Desafío

Desde hace más de 30 años, Unanet centraliza procesos importantes de las empresas y transforma digitalmente las tareas manuales de contratistas gubernamentales y empresas de arquitectura, ingeniería y construcción (también conocidas por AEC). La empresa empezó ofreciendo un software electrónico de control horario para sustituir a las hojas de control horario en papel de los contratistas gubernamentales, pero poco a poco fue desarrollando soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP) y de gestión de la relación con el cliente (CRM) para un amplio abanico de empresas orientadas a proyectos.

Las finanzas y la contabilidad son componentes clave del software ERP de la empresa, pero Unanet comprobó que sus clientes seguían enfrentándose a una importante ralentización de sus procesos de cuentas a cobrar: la entrega y el seguimiento del estado de las facturas era un proceso manual que consumía mucho tiempo y la mayoría de los clientes pagaban las facturas con cheques en papel.

Además de exponer a los clientes a retrasos en los pagos y al riesgo de fraude y errores, estos pagos sin conexión representaban una laguna en la oferta de software de Unanet que la empresa se propuso eliminar. «Al fin y al cabo, el software ERP consiste en automatizar flujos de trabajo, así que añadir pagos era una extensión natural del flujo de trabajo de las cuentas a cobrar», explica Steve Karp, vicepresidente sénior y director de productos financieros de Unanet.

Sin embargo, añadir una función de pagos por Internet no supondría una gran mejora si los clientes de Unanet tuvieran que seguir supervisando manualmente el estado de las facturas, intentar cobrar los pagos demorados y conciliar los pagos con la información de las cuentas de los clientes. Eso significaba que cualquier tecnología de pagos tenía que integrarse plenamente en el software ERP de Unanet para lograr el flujo de trabajo completo que la empresa se había imaginado. El sistema de pago también tenía que procesar los grandes volúmenes de facturación típicos de los contratos gubernamentales y los proyectos AEC, que a menudo ascienden a decenas de miles o incluso cientos de miles de dólares.

Solución

Unanet utilizó Stripe Connect para integrar una solución de pagos en un nuevo producto que denomina «AR Automation», un servicio complementario de suscripción a su software ERP que proporciona automatización integral del proceso de las cuentas a cobrar.

Las funciones de Connect brindaban una solución ideal para las necesidades de Unanet, e incluían unas API que facilitaban la integración de los pagos en el software ERP de la empresa, herramientas integradas de activación y controles de la plataforma que permiten optimizar los pagos de forma continua. Gracias a Connect, Unanet pudo crear y lanzar AR Automation en cuatro meses.

Una de las mayores ventajas de la plataforma de Connect, según Karp, era la naturaleza «híbrida» de su tecnología: ofrecía una combinación de componentes listos para usar con potentes herramientas de desarrollo que permitían a Unanet personalizar su integración. «Es una combinación única: no está totalmente preconfigurada y no hay que diseñarla a medida desde cero», afirma Karp.

Gracias a Connect, Unanet diseñó AR Automation para permitir a sus clientes enviar facturas electrónicas de forma nativa. Dichas facturas incluyen un enlace a un portal de pagos basado en Stripe que acepta pagos seguros con tarjeta de crédito o ACH. Los usuarios también pueden programar correos electrónicos automáticos de recordatorio con un enlace tipo «pagar ahora» conectado directamente al portal de pagos. Para las facturas puntuales, los clientes de Unanet pueden registrar esos pagos directamente en su portal de pagos.

Como los datos de Stripe están totalmente integrados en la plataforma ERP de Unanet, todos los pagos que se reciben a través del portal se registran y concilian automáticamente con el número de factura y la cuenta de cliente correctos. Unanet también aprovechó su integración con los datos de Stripe para crear un Dashboard de cobros, que proporciona a los clientes información financiera detallada como, por ejemplo, el saldo de las cuentas a cobrar, su índice de rotación y su vencimiento.

Crear un proceso de activación también resultó fácil gracias a la interfaz de usuario personalizable para el Onboarding de Connect. A través de una aplicación integrada en el sistema ERP, los clientes de Unanet pueden configurar fácilmente sus preferencias de pago y especificar detalles como si quieren aceptar pagos ACH, tarjetas de crédito o ambos; si quieren absorber o repercutir las comisiones de las tarjetas de crédito; y los límites de tamaño de las transacciones. Estas preferencias se pueden establecer de forma global o solo para clientes, proyectos o facturas concretos. Una vez que los clientes de Unanet han establecido sus preferencias, Stripe gestiona automáticamente otras tareas de Onboarding, como las obligaciones de la normativa de conocimiento del cliente (KYC) y la garantía de observancia de otros requisitos y estándares de cumplimiento de la normativa.

Desde el lanzamiento de AR Automation, Karp y su equipo han aprovechado la flexibilidad de Connect para optimizar la función de pagos para satisfacer las necesidades de sus clientes. En estrecha colaboración con Stripe, Unanet aumentó el límite de pagos ACH para dar cabida a importes de facturas más elevados y a una mayor velocidad de transacciones semanales. Unanet también ha mejorado las opciones de pago de sus clientes añadiendo adeudos preautorizados para las transacciones en Canadá. En ambos casos, Karp señaló que las funciones de Connect y el soporte al desarrollo ofrecido por Stripe han ayudado a Unanet a lograr su visión de un flujo de trabajo de las cuentas a cobrar totalmente automatizado. «El nivel de soporte empresarial y técnico que recibimos ha sido impresionante», afirma Karp.

Resultados

Aceleración de los pagos y ventajas financieras para los clientes de Unanet

Añadir la opción de pago electrónico a la herramienta de facturación automatizada de Unanet ha transformado la función de cuentas por cobrar en un sector en el que la gran mayoría de los clientes seguía pagando con cheque. Los usuarios de AR Automation han visto mejoras como una disminución de 30 días en el período de ventas pendientes de cobro (DSO) y un aumento del 20 % en el flujo de caja.

Creación de una solución integral de extremo a extremo

Las funciones de Stripe dirigidas a desarrolladores, incluidas sus API y sus componentes integrados, ayudaron a Unanet a diseñar los pagos como una funcionalidad nativa dentro de su plataforma ERP. Esa integración completa proporciona a Unanet más control sobre cómo personalizar la función de pagos dentro de la suite de software y más flexibilidad para futuras mejoras. «El hecho de que Stripe encaje tan fácilmente en este flujo de trabajo más amplio que estamos diseñando es lo que aporta a nuestros clientes y también a nosotros», explica Karp. «Algunos de nuestros competidores compraron soluciones de pago preconfiguradas y ahora dependen del producto y la hoja de ruta de otra empresa».

Una base de usuarios cada vez mayor

Gracias a la creciente adopción de AR Automation, Unanet ha obtenido una nueva fuente de ingresos, así como una potente función nueva para retener a los clientes de ERP. Desde su lanzamiento, Unanet ha registrado un aumento del 40 % en el número de usuarios activos de AR Automation y del 55 % en las facturas enviadas a través del sistema. El volumen de procesamiento de pagos ha crecido un 50 % y el tamaño medio de las transacciones ha aumentado un 25 %.