La sfida

Da oltre 30 anni, Unanet centralizza processi aziendali strategici e trasforma digitalmente attività manuali per appaltatori governativi e aziende dei settori architettura, ingegneria ed edilizia (AEC). L'azienda ha iniziato la propria attività offrendo software per la rilevazione elettronica delle ore lavorate in sostituzione dei fogli presenze cartacei utilizzati dagli appaltatori governativi, per poi sviluppare progressivamente soluzioni di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) e di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) per un'ampia gamma di attività basate su progetti.

Le funzioni finanziaria e contabile rappresentano componenti fondamentali del software ERP di Unanet. Tuttavia, l'azienda si è resa conto che i propri clienti continuavano a dover affrontare un importante rallentamento nel processo di gestione dei crediti commerciali (AR): l'invio delle fatture e il monitoraggio del loro stato erano attività lunghe e manuali, mentre la maggior parte dei clienti continuava a pagare le fatture tramite assegni cartacei.

Oltre a esporre i clienti a ritardi nei pagamenti e al rischio di frodi ed errori, questi pagamenti offline evidenziavano una lacuna nell'offerta software di Unanet, una lacuna che l'azienda voleva eliminare. "Alla fine, il software ERP serve ad automatizzare i flussi di lavoro, quindi integrare i pagamenti rappresentava un'estensione naturale del processo di gestione dei crediti commerciali", ha affermato Steve Karp, vicepresidente senior e responsabile dei prodotti finanziari di Unanet.

Tuttavia, aggiungere una funzione di pagamento online avrebbe offerto vantaggi limitati se i clienti di Unanet avessero continuato a monitorare manualmente lo stato delle fatture, a sollecitare i pagamenti in ritardo e a riconciliare i pagamenti con le informazioni degli account cliente. Per questo motivo, qualsiasi tecnologia di pagamento doveva integrarsi completamente con il software ERP di Unanet, così da creare il flusso operativo completo immaginato dall'azienda. Il sistema di pagamento doveva inoltre essere in grado di gestire gli importi elevati tipici dei contratti pubblici e dei progetti AEC, che spesso ammontano a decine di migliaia o addirittura centinaia di migliaia di dollari.

La soluzione

Unanet ha utilizzato Stripe Connect per integrare una soluzione di pagamento in un nuovo prodotto denominato AR Automation, un servizio aggiuntivo in abbonamento al proprio software ERP che offre l'automazione end-to-end del processo di gestione dei crediti commerciali.

Le funzioni di Connect hanno rappresentato la soluzione ideale per le esigenze di Unanet, grazie ad API che hanno reso semplice l'integrazione dei pagamenti nel software ERP dell'azienda, a strumenti integrati per l'attivazione e a controlli di piattaforma che consentono di ottimizzare continuamente i pagamenti. Grazie a Connect, Unanet è riuscita a sviluppare e lanciare AR Automation in soli quattro mesi.

Secondo Karp, uno dei principali vantaggi della piattaforma Connect era la natura "ibrida" della sua tecnologia: una combinazione di componenti pronti all'uso e potenti strumenti di sviluppo che hanno consentito a Unanet di personalizzare l'integrazione. "È una combinazione unica: non è una soluzione completamente pronta all'uso, ma non richiede nemmeno uno sviluppo interamente personalizzato", ha proseguito Karp.

Grazie a Connect, Unanet ha progettato AR Automation in modo da consentire ai propri clienti di inviare fatture elettroniche direttamente dalla piattaforma, includendo un collegamento a un portale di pagamento basato su Stripe che accetta pagamenti sicuri tramite ACH o carta di credito. Gli utenti possono inoltre programmare email di promemoria automatiche contenenti un link "Paga ora" collegato direttamente al portale di pagamento. Per gli addebiti una tantum non associati a una fattura, i clienti di Unanet possono registrare direttamente tali pagamenti nel portale.

Poiché i dati di Stripe sono completamente integrati nella piattaforma ERP di Unanet, tutti i pagamenti ricevuti tramite il portale vengono automaticamente registrati e riconciliati con il numero di fattura e l'account cliente corrispondenti. Unanet ha inoltre sfruttato l'integrazione con i dati di Stripe per creare una dashboard dedicata alla gestione degli incassi, che fornisce ai clienti informazioni finanziarie dettagliate, come il saldo dei crediti commerciali, l'indice di rotazione dei crediti commerciali e l'anzianità del credito.

Anche la creazione del processo di attivazione si è rivelata semplice grazie all'interfaccia utente personalizzabile di Connect. Attraverso un'applicazione integrata nel sistema ERP, i clienti di Unanet possono configurare facilmente le proprie preferenze di pagamento, specificando se desiderano accettare pagamenti ACH, carte di credito o entrambe le modalità, se intendono assorbire o trasferire ai clienti le commissioni sulle carte di credito e quali limiti applicare agli importi delle transazioni. Queste preferenze possono essere impostate a livello globale oppure solo per specifici clienti, progetti o fatture. Una volta configurate le preferenze, Stripe gestisce automaticamente le altre attività di attivazione, come l'adeguata verifica della clientela (KYC) e il rispetto degli altri requisiti e standard di conformità.

Dopo il lancio di AR Automation, Karp e il suo team hanno sfruttato la flessibilità di Connect per ottimizzare ulteriormente le funzioni di pagamento in base alle esigenze dei clienti. Lavorando a stretto contatto con Stripe, Unanet ha aumentato il limite dei pagamenti ACH per supportare importi di fattura più elevati e volumi settimanali di transazioni più elevati. Unanet ha inoltre ampliato le opzioni di pagamento disponibili per i propri clienti introducendo gli addebiti preautorizzati per le transazioni in Canada. In entrambi i casi, ha sottolineato Karp, le funzionalità di Connect e il supporto allo sviluppo fornito da Stripe hanno aiutato Unanet a realizzare la propria visione di un processo di gestione dei crediti commerciali completamente automatizzato. "Il livello di assistenza tecnica e commerciale che riceviamo è stato davvero impressionante", ha dichiarato Karp.

I risultati

Accelerare i pagamenti e generare benefici finanziari per i clienti di Unanet

L'aggiunta dell'opzione di pagamento elettronico allo strumento di fatturazione automatizzata di Unanet ha trasformato la gestione dei crediti commerciali in un settore in cui la grande maggioranza dei clienti continuava a pagare tramite assegno. Gli utenti di AR Automation hanno registrato miglioramenti significativi, tra cui una riduzione di 30 giorni del tempo medio di incasso (DSO) e un aumento del 20% del flusso di cassa.

Una soluzione integrata end-to-end

Le funzioni pensate per gli sviluppatori offerte da Stripe, comprese le API e i componenti integrati, hanno aiutato Unanet a rendere i pagamenti una funzionalità nativa della propria piattaforma ERP. Questa integrazione completa offre a Unanet un maggiore controllo sulla personalizzazione delle funzionalità di pagamento all'interno della suite software e una maggiore flessibilità per futuri miglioramenti. "Il fatto che Stripe si integri così facilmente nel più ampio flusso operativo che stiamo progettando rappresenta un valore sia per noi sia per i nostri clienti", ha commentato Karp. "Alcuni nostri concorrenti hanno acquistato soluzioni di pagamento pronte all'uso e ora dipendono dal prodotto e dalla roadmap di qualcun altro."

Una base di utenti in crescita

Con la crescente adozione di AR Automation, Unanet ha ottenuto sia una nuova fonte di ricavi sia una potente funzione aggiuntiva per fidelizzare i clienti ERP. Dal lancio della soluzione, Unanet ha registrato un aumento del 40% degli utenti attivi di AR Automation e un incremento del 55% del numero di fatture inviate tramite il sistema. Il volume dei pagamenti elaborati è cresciuto del 50%, mentre l'importo medio delle transazioni è aumentato del 25%.