ความท้าทาย

Unanet ได้รวมศูนย์ขั้นตอนทางธุรกิจที่สำคัญๆ และปรับเปลี่ยนงานที่ต้องทำด้วยตนเองให้เป็นแบบดิจิทัลสำหรับผู้ทำสัญญากับรัฐบาลและบริษัทด้านสถาปัตยกรรม วิศวกรรม และการก่อสร้าง (AEC) มากว่า 30 ปีแล้ว บริษัทนี้เริ่มจากการให้บริการซอฟต์แวร์ติดตามเวลาแบบอิเล็กทรอนิกส์เพื่อใช้แทนใบลงเวลาแบบกระดาษให้กับผู้ทำสัญญากับรัฐบาล แต่ต่อมาก็ค่อยๆ พัฒนาโซลูชันการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) และการบริหารลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) สำหรับธุรกิจต่างๆ จำนวนมากที่ทำงานเป็นโปรเจ็กต์

การเงินและการทำบัญชีเป็นองค์ประกอบสำคัญของซอฟต์แวร์ ERP ของบริษัทนี้ แต่ Unanet ก็พบว่าลูกค้ายังมีขั้นตอนจัดการลูกหนี้การค้า (AR) ที่ล่าช้าเป็นอย่างมาก กล่าวคือ การจัดส่งและติดตามสถานะของใบแจ้งหนี้ใช้เวลานานและต้องดำเนินการเอง และส่วนใหญ่แล้ว ลูกค้าจะชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ด้วยเช็คกระดาษ

นอกจากลูกค้าจะต้องเผชิญกับการชำระเงินที่ล่าช้าและความเสี่ยงที่จะเกิดการฉ้อโกงและข้อผิดพลาดแล้ว ซอฟต์แวร์ของ Unanet ยังไม่ได้รองรับการชำระเงินแบบออฟไลน์เหล่านี้ด้วย ซึ่งเป็นช่องโหว่ที่บริษัทต้องการขจัดให้หมดไป "ท้ายที่สุดแล้ว ซอฟต์แวร์ ERP เป็นเรื่องของการทำให้ขั้นตอนการทำงานดำเนินไปแบบอัตโนมัติ ดังนั้น การเพิ่มการชำระเงินเข้ามาจึงเป็นการขยายขั้นตอนการทำงานเกี่ยวกับลูกหนี้การค้าที่ลงตัวทีเดียว" Steve Karp ซึ่งดำรงตำแหน่ง Senior Vice President และ Head of Financial Products ของ Unanet กล่าว

อย่างไรก็ตาม การเพิ่มฟีเจอร์การชำระเงินออนไลน์คงไม่ได้ช่วยปรับปรุงอะไรมากนักหากลูกค้าของ Unanet ยังต้องติดตามสถานะของใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง พยายามเรียกเก็บเงินจากผู้ที่ชำระล่าช้า และกระทบยอดการชำระเงินกับข้อมูลบัญชีลูกค้าอยู่ ซึ่งหมายความว่า เทคโนโลยีการชำระเงินใดๆ จะต้องผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์ ERP ของ Unanet ได้อย่างเต็มรูปแบบเพื่อให้มีขั้นตอนการทำงานที่ครบครันตามที่บริษัทคิดไว้ นอกจากนี้ ระบบการชำระเงินยังต้องรับมือกับมูลค่าใบแจ้งหนี้ที่มากขึ้นได้ด้วย ซึ่งมักพบในสัญญาของรัฐบาลและโปรเจ็กต์ AEC ที่มักจะมีมูลค่าหลายหมื่น (หรือแม้กระทั่งหลายแสน) ดอลลาร์สหรัฐ

โซลูชัน

Unanet ใช้ Stripe Connect เพื่อผสานการทำงานโซลูชันการชำระเงินเข้ากับผลิตภัณฑ์ใหม่ที่เรียกว่า "AR Automation" ซึ่งเป็นบริการเสริมของการชำระเงินตามรอบบิลสำหรับซอฟต์แวร์ ERP ที่ช่วยให้ขั้นตอนเกี่ยวกับลูกหนี้การค้าเป็นระบบอัตโนมัติแบบครบวงจร

ฟีเจอร์ของ Connect นำเสนอโซลูชันที่เข้ากับความต้องการของ Unanet มากที่สุด เช่น API ที่ช่วยให้ผสานการทำงานการชำระเงินเข้ากับซอฟต์แวร์ ERP ของบริษัทได้ง่าย, เครื่องมือการเริ่มต้นใช้งานในตัว และการควบคุมแพลตฟอร์มที่ช่วยให้มีการเพิ่มประสิทธิภาพการชำระเงินอย่างต่อเนื่อง โดย Connect ช่วยให้ Unanet สามารถสร้างและเปิดตัว AR Automation ได้ใน 4 เดือน

ข้อได้เปรียบหนึ่งที่ใหญ่ที่สุดของแพลตฟอร์ม Connect (ตามคำกล่าวของ Karp) ก็คือการที่เทคโนโลยีนี้เป็นแบบ "ผสานผสาน" โดยเป็นการรวมกันระหว่างองค์ประกอบที่เริ่มใช้งานได้ทันทีเข้ากับเครื่องมือการพัฒนาที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยให้ Unanet ปรับแต่งการผสานการทำงานของตนได้ โดย Karp กล่าวว่า "เป็นการผสมผสานที่ไม่เหมือนใคร เพราะไม่ได้เป็นแบบสำเร็จรูปเสียทีเดียว แต่ก็ไม่ต้องดำเนินการทางวิศวกรรมแบบเฉพาะตัวทั้งหมดเช่นกัน"

Unanet ได้ออกแบบ AR Automation โดยใช้ Connect เพื่อให้ลูกค้าส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่มีลิงก์ไปยังพอร์ทัลการชำระเงินที่ขับเคลื่อนโดย Stripe ได้เลยในตัว ซึ่งรองรับการชำระเงินแบบ ACH หรือการชำระเงินด้วยบัตรเครดิตที่ปลอดภัย นอกจากนี้ ผู้ใช้ยังกำหนดเวลาส่งอีเมลแจ้งเตือนอัตโนมัติพร้อมลิงก์ "ชำระเงินทันที" ที่เชื่อมต่อโดยตรงกับพอร์ทัลการชำระเงินได้ด้วย ในกรณีที่เป็นใบเรียกเก็บเงินครั้งเดียวที่ไม่มีใบแจ้งหนี้ ลูกค้าของ Unanet สามารถลงบันทึกการชำระเงินเหล่านั้นในพอร์ทัลการชำระเงินได้โดยตรง

เนื่องจากข้อมูลของ Stripe ผสานการทำงานกับแพลตฟอร์ม ERP ของ Unanet อย่างสมบูรณ์ การชำระเงินทั้งหมดที่ได้รับผ่านพอร์ทัลจึงได้รับการประมวลผลและกระทบยอดกับหมายเลขใบแจ้งหนี้และบัญชีลูกค้าที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ Unanet ยังใช้ประโยชน์จากการผสานการทำงานกับข้อมูลของ Stripe เพื่อสร้างแดชบอร์ดการเรียกเก็บเงิน ซึ่งให้ข้อมูลเชิงลึกทางการเงินโดยละเอียดแก่ลูกค้า เช่น ยอดคงเหลือของ AR, อัตราหมุนเวียนของ AR และอายุของ AR

การสร้างขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งานยังทำได้ง่ายด้วยเมื่อใช้อินเทอร์เฟซผู้ใช้สำหรับกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่ปรับแต่งได้ของ Connect โดยลูกค้าของ Unanet สามารถกำหนดการตั้งค่าการชำระเงินได้ง่ายๆ ผ่านแอปที่ฝังอยู่ในระบบ ERP โดยระบุรายละเอียดต่างๆ เช่น การระบุว่าต้องการรับ ACH, บัตรเครดิต หรือทั้ง 2 อย่าง, ต้องการรับผิดชอบค่าธรรมเนียมบัตรเครดิตเองหรือให้อีกฝ่ายรับผิดชอบ และขีดจำกัดขนาดธุรกรรม การตั้งค่าเหล่านี้สามารถตั้งค่าได้ในระดับสากลหรือจะตั้งค่าให้กับลูกค้า โปรเจ็กต์ หรือใบแจ้งหนี้บางรายการเท่านั้นก็ได้ ทั้งนี้ เมื่อลูกค้าของ Unanet กำหนดการตั้งค่าแล้ว Stripe จะจัดการงานอื่นๆ ของกระบวนการเริ่มต้นใช้งานให้โดยอัตโนมัติ เช่น ภาระหน้าที่เกี่ยวกับ KYC (Know Your Customer) และการรับรองข้อบังคับและมาตรฐานด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดอื่นๆ

ตั้งแต่เปิดตัว AR Automation ทาง Karp และทีมงานก็ใช้ประโยชน์จากความยืดหยุ่นของ Connect เพื่อปรับฟีเจอร์การชำระเงินให้เข้ากับความต้องการของลูกค้า และ Unanet ก็ทำงานอย่างใกล้ชิดกับ Stripe ซึ่งทำให้ Unanet ขยายขีดจำกัดของ ACH เพื่อรองรับจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้ได้มากขึ้นและปริมาณธุรกรรมรายสัปดาห์ที่สูงขึ้นได้ นอกจากนี้ Unanet ยังปรับปรุงตัวเลือกการชำระเงินของลูกค้าโดยเพิ่มการหักบัญชีอัตโนมัติสำหรับธุรกรรมในแคนาดา โดย Karp ตั้งข้อสังเกตว่าในทั้ง 2 กรณีนี้ ฟีเจอร์ของ Connect และการสนับสนุนด้านการพัฒนาจาก Stripe ก็ช่วยให้ Unanet วางขั้นตอนการทำงานเกี่ยวกับลูกหนี้การค้าแบบอัตโนมัติเต็มรูปแบบได้อย่างที่คิดไว้ "เราได้รับการสนับสนุนทางเทคนิคและธุรกิจในระดับที่น่าประทับใจ" Karp กล่าว

ผลลัพธ์

การชำระเงินที่เร็วขึ้นและมอบสิทธิประโยชน์ทางการเงินให้กับลูกค้าของ Unanet

การเพิ่มตัวเลือกการชำระเงินอิเล็กทรอนิกส์ลงในเครื่องมือออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติของ Unanet ได้พลิกโฉมฟังก์ชันด้านลูกหนี้การค้าของอุตสาหกรรมที่ลูกค้าส่วนใหญ่ยังคงชำระเงินด้วยเช็คอยู่ โดยผู้ใช้ AR Automation มีการดำเนินงานต่างๆ ที่ดีขึ้น เช่น ระยะเวลาการเก็บหนี้เฉลี่ย (DSO) ลดลง 30 วัน และกระแสเงินสดเพิ่มขึ้น 20%

การสร้างโซลูชันที่ผสานการทำงานแบบครบวงจร

ฟีเจอร์ของ Stripe ที่นักพัฒนาใช้งานได้ง่าย (เช่น API และองค์ประกอบที่ฝังอยู่) ช่วยให้ Unanet สร้างการชำระเงินให้เป็นฟังก์ชันแบบเนทีฟภายในแพลตฟอร์ม ERP ที่มีอยู่ได้ การผสานการทำงานเต็มรูปแบบนี้ทำให้ Unanet ควบคุมวิธีปรับแต่งฟังก์ชันการชำระเงินภายในชุดซอฟต์แวร์ได้มากขึ้น และช่วยให้ทำการปรับปรุงต่างๆ ในอนาคตได้ยืดหยุ่นขึ้น "การที่ Stripe เข้ากับขั้นตอนการทำงานในวงกว้างที่เรากำลังออกแบบอยู่นี้ได้อย่างง่ายดาย นับเป็นประโยชน์ต่อทั้งเราเองและลูกค้าของเรา" Karp กล่าว "คู่แข่งบางรายของเราซื้อโซลูชันการชำระเงินสำเร็จรูป และตอนนี้ก็ต้องเปลี่ยนไปใช้ผลิตภัณฑ์และแผนงานของผู้ให้บริการรายอื่นแทน"

ฐานผู้ใช้ที่เพิ่มขึ้น

เมื่อมีการนำ AR Automation ไปใช้กันมากขึ้น Unanet ก็มีทั้งช่องทางสร้างรายรับเพิ่มเติม และฟีเจอร์ใหม่ที่ทรงพลังเพื่อรักษาลูกค้า ERP เอาไว้ โดยตั้งแต่เปิดตัว Unanet ก็มีผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่สำหรับ AR Automation เพิ่มขึ้น 40% และมีใบแจ้งหนี้ที่ส่งผ่านระบบดังกล่าวเพิ่มขึ้น 55% ปริมาณการประมวลผลการชำระเงินเพิ่มขึ้น 50% และขนาดธุรกรรมเฉลี่ยเพิ่มขึ้น 25%