Défi

Depuis plus de 30 ans, Unanet aide les prestataires du secteur public ainsi que les cabinets d'architecture, d'ingénierie et de construction (AEC) à centraliser leurs processus métier et à remplacer leurs tâches manuelles par des workflows numériques. À ses débuts, l'entreprise proposait un logiciel de suivi électronique du temps destiné à remplacer les feuilles de temps papier des prestataires du secteur public. Au fil des années, elle a progressivement enrichi son offre avec des solutions de planification des ressources de l'entreprise (ERP) et de gestion de la relation client (CRM) adaptées à un large éventail d'entreprises fonctionnant par projet.

Si la finance et la comptabilité occupent une place centrale dans l'ERP d'Unanet, ses clients continuaient de voir leur processus de gestion des comptes clients (AR) considérablement ralenti. L'envoi des factures et le suivi de leur traitement reposaient encore sur des tâches manuelles particulièrement chronophages, tandis que la plupart des règlements s'effectuaient par chèque.

Au-delà des retards de paiement et des risques de fraude ou d'erreur qu'ils entraînaient, ces paiements hors ligne révélaient surtout une lacune dans l'offre logicielle d'Unanet, que l'entreprise était déterminée à combler. « Au fond, un ERP est avant tout conçu pour automatiser les workflows. L'ajout des paiements s'est donc imposé comme le prolongement naturel du processus de gestion des comptes clients », souligne Steve Karp, Senior Vice President et responsable des produits financiers chez Unanet.

Pour autant, l'ajout d'une solution de paiement en ligne n'aurait pas apporté grand-chose si les clients d'Unanet avaient continué à suivre manuellement l'état de leurs factures, à effectuer les relances de paiement et à rapprocher les paiements des comptes clients. La solution de paiement devait donc s'intégrer au cœur de l'ERP d'Unanet afin d'offrir le workflow de bout en bout imaginé par l'entreprise. Elle devait également être capable de traiter les montants de facturation, souvent très élevés, propres aux marchés publics et aux projets d'architecture, d'ingénierie et de construction (AEC), qui se chiffrent fréquemment en dizaines, voire en centaines de milliers de dollars.

Solution

Pour intégrer une solution de paiement à son nouveau produit, baptisé « AR Automation », Unanet s'est appuyée sur Stripe Connect. Proposé en complément de son ERP sous forme d'abonnement, ce service automatise de bout en bout le processus de gestion des comptes clients

Les fonctionnalités de Connect répondaient parfaitement aux besoins d'Unanet : des API facilitant l'intégration des paiements à son ERP, des outils d'intégration des utilisateurs prêts à l'emploi et des contrôles de plateforme permettant d'optimiser les paiements dans la durée. Grâce à Connect, Unanet a conçu et lancé AR Automation en seulement quatre mois.

Pour Steve Karp, l'un des principaux atouts de Connect tient à son approche hybride. La solution associe des composants prêts à l'emploi à des outils de développement avancés, ce qui a permis à Unanet de personnaliser son intégration sans repartir de zéro. « Nous ne sommes pas obligés de choisir entre une solution standard et un développement entièrement sur mesure. Connect nous offre le meilleur des deux mondes », résume Steve Karp.

Grâce à Connect, Unanet a conçu AR Automation pour permettre à ses clients d'envoyer directement des factures électroniques intégrant un lien vers un portail de paiement propulsé par Stripe, où les règlements par carte bancaire ou par ACH sont traités en toute sécurité. Les utilisateurs peuvent également programmer des e-mails de relance automatiques contenant un lien « Payer maintenant » renvoyant directement vers ce portail. Les paiements ponctuels qui ne donnent pas lieu à l'émission d'une facture peuvent, eux aussi, être enregistrés directement depuis le portail de paiement.

Entièrement intégrées à l'ERP d'Unanet, les données Stripe permettent d'associer automatiquement chaque paiement à la bonne facture, de l'imputer au bon compte client et d'effectuer le rapprochement correspondant. Cette intégration a également servi de socle à un tableau de bord de recouvrement offrant une vision détaillée des comptes clients, notamment du solde des créances, de leur rotation et de leur ancienneté.

Connect a également simplifié le processus d'onboarding grâce à une interface utilisateur personnalisable. Depuis une application intégrée à l'ERP, les clients d'Unanet configurent leurs préférences de paiement en quelques clics : choix des moyens de paiement acceptés (ACH, carte bancaire ou les deux), prise en charge ou non des frais de carte et plafonds de transaction. Ces paramètres peuvent être définis à l'échelle de l'organisation ou uniquement pour certains clients, projets ou factures. Après avoir configuré leurs préférences de paiement, les clients d'Unanet n'ont plus rien à faire : Stripe prend automatiquement le relais pour gérer les obligations KYC et les autres exigences de conformité.

AR Automation à peine lancé, Unanet a continué d'enrichir sa solution pour répondre aux besoins de ses clients. Avec l'appui des équipes Stripe, l'entreprise a notamment relevé les plafonds des paiements ACH afin de prendre en charge des factures plus élevées et des volumes de transactions plus importants. Elle a également ajouté les prélèvements préautorisés pour les transactions au Canada. Pour Karp, ces évolutions illustrent toute la souplesse de Connect et la qualité de l'accompagnement proposé par Stripe, deux atouts qui ont permis à Unanet de concrétiser sa vision d'un processus de gestion des comptes clients entièrement automatisé. « Le niveau d'accompagnement que nous apporte Stripe, tant sur le plan technique que métier, est remarquable », conclut Steve Karp.

Résultats

Des paiements plus rapides au bénéfice des clients d'Unanet

L'intégration des paiements électroniques à l'outil de facturation automatisée d'Unanet a profondément transformé la gestion des comptes clients dans un secteur où les règlements par chèque restent largement majoritaires. Les utilisateurs d'AR Automation ont notamment réduit leur délai moyen d'encaissement (DSO) de 30 jours et augmenté leur trésorerie de 20 %.

Une solution unifiée, de bout en bout

Les API et les composants intégrables de Stripe ont fait des paiements une fonctionnalité native de l'ERP d'Unanet. L'entreprise garde ainsi la main sur l'expérience de paiement, qu'elle peut adapter à sa suite logicielle et faire évoluer au rythme de ses besoins. « Le véritable atout de Stripe, c'est sa capacité à s'intégrer naturellement au workflow que nous développons. C'est exactement ce que nous recherchions, pour nous comme pour nos clients », estime Steve Karp. « Certains de nos concurrents ont fait le choix de solutions de paiement prêtes à l'emploi. Aujourd'hui, ils ont les mains liées par le produit et la feuille de route d'un tiers. »

Une clientèle en pleine expansion

Le succès d'AR Automation ouvre à Unanet une nouvelle source de revenus tout en renforçant la fidélisation des clients de son ERP. Depuis son lancement, le nombre d'utilisateurs actifs a progressé de 40 %, tandis que le volume de factures traitées par la plateforme a bondi de 55 %. Dans le même temps, le volume des paiements traités a augmenté de 50 % et le montant moyen des transactions de 25 %.