Die Herausforderung

Seit mehr als 30 Jahren zentralisiert Unanet wichtige Geschäftsprozesse und transformiert manuelle Aufgaben digital für behördliche Auftragnehmer sowie Unternehmen aus den Bereichen Architektur, Ingenieurwesen und Bauwesen (Architecture, Engineering and Construction, AEC). Das Unternehmen begann mit der Bereitstellung elektronischer Zeiterfassungssoftware, durch die behördliche Auftragnehmer ihre Stundenzettel in Papierform ersetzen konnten. Nach und nach entwickelte es zudem ERP-Lösungen (Enterprise Resource Planning) und CRM-Lösungen (Customer Relationship Management) für eine Vielzahl projektbasiert arbeitender Unternehmen.

Finanz- und Rechnungswesen sind Hauptbestandteile der ERP-Software des Unternehmens, doch Unanet stellte fest, dass seine Kundinnen und Kunden dennoch mit einer erheblichen Verlangsamung ihrer Debitorenbuchhaltung zu kämpfen hatten: Die Zustellung und Statusverfolgung von Rechnungen war zeitaufwendig und erfolgte manuell und die Kundschaft bezahlte Rechnungen meist mit Papierschecks.

Neben der Tatsache, dass Kundinnen und Kunden dadurch verspäteten Zahlungen und dem Risiko von Betrug und Fehlern ausgesetzt waren, stellten diese Offline-Zahlungen eine Schwachstelle im Softwareangebot von Unanet dar – eine Lücke, die das Unternehmen schließen wollte. „Letztendlich geht es bei ERP-Software um Workflow-Automatisierung. Daher war das Hinzufügen von Zahlungen eine natürliche Erweiterung des Workflows der Debitorenbuchhaltung“, sagt Steve Karp, Senior Vice President und Head of Financial Products bei Unanet.

Das Hinzufügen einer Funktion für Online-Zahlungen allein hätte jedoch keine große Verbesserung dargestellt. Schließlich mussten die Kundinnen und Kunden von Unanet den Status von Rechnungen weiterhin manuell nachverfolgen, versuchen, Zahlungen von säumigen Zahlerinnen und Zahlern einzuziehen, und Zahlungen mit Kundenkontoinformationen abgleichen. Also musste jede Zahlungstechnologie vollständig in die ERP-Software von Unanet integriert sein, um den vom Unternehmen anvisierten vollständigen Workflow zu ermöglichen. Das Zahlungssystem musste außerdem die größeren Rechnungsbeträge verarbeiten, die üblicherweise bei Regierungsaufträgen und AEC-Projekten anfallen und sich oft auf Zehntausende – oder sogar Hunderttausende – von Dollar belaufen.

Die Lösung

Unanet nutzte Stripe Connect, um eine Zahlungslösung in ein neues Produkt mit dem Namen „AR Automation“ zu integrieren, ein Abonnement-Add-on für seine ERP-Software, das eine End-to-End-Automatisierung des Prozesses der Debitorenbuchhaltung bietet.

Die Funktionen von Connect boten eine ideale Lösung für die Anforderungen von Unanet, einschließlich APIs, die es einfach machten, Zahlungen in die ERP-Software des Unternehmens zu integrieren, integrierter Onboarding-Tools und Plattformkontrollen, die eine fortlaufende Zahlungsoptimierung ermöglichen. Mit Connect gelang es Unanet, AR Automation innerhalb von vier Monaten zu entwickeln und einzuführen.

Einer der größten Vorteile der Connect-Plattform war laut Karp die „hybride“ Natur ihrer Technologie: Sie bot eine Kombination aus Plug-and-Play-Komponenten und leistungsstarken Entwicklungstools, die es Unanet ermöglichten, seine Integration individuell anzupassen. „Dies ist eine einzigartige Kombination: Sie ist nicht komplett vorgefertigt, muss aber auch nicht vollständig maßgeschneidert entwickelt werden“, so Karp.

Mithilfe von Connect entwickelte Unanet AR Automation so, dass seine Kundinnen und Kunden nativ elektronische Rechnungen senden können, die einen Link zu einem von Stripe unterstützten Zahlungsportal enthalten, das sichere ACH- oder Kreditkartenzahlungen akzeptiert. Nutzer/innen können zudem automatische Erinnerungs-E-Mails mit einem „Jetzt bezahlen“-Link planen, der direkt mit dem Zahlungsportal verbunden ist. Bei einmaligen Abrechnungen ohne Rechnung können die Kundinnen und Kunden von Unanet diese Zahlungen direkt in ihrem Zahlungsportal erfassen.

Da die Stripe-Daten vollständig in die ERP-Plattform von Unanet integriert sind, werden alle über das Portal eingehenden Zahlungen automatisch verbucht und mit der richtigen Rechnungsnummer und dem Kundenkonto abgeglichen. Unanet nutzte seine Stripe-Datenintegration auch, um ein Dashboard für den Forderungseinzug zu erstellen, das seiner Kundschaft detaillierte finanzielle Einblicke wie den Saldo, die Umschlagshäufigkeit und die Auswertung ihrer Debitorenbuchhaltung bietet.

Die Erstellung eines Onboarding-Prozesses war mit der anpassbaren Onboarding-Benutzeroberfläche von Connect ebenfalls problemlos möglich. Über eine eingebettete App im ERP-System können die Kundinnen und Kunden von Unanet ihre Zahlungspräferenzen ganz einfach konfigurieren und Details wie die Akzeptanz von ACH, Kreditkarten oder beidem festlegen, ob Kreditkartengebühren übernommen oder weitergegeben werden sollen, sowie Transaktionsgrößenlimits. Diese Präferenzen können auf globaler Ebene oder nur für bestimmte Kundinnen und Kunden, Projekte oder Rechnungen festgelegt werden. Sobald die Kundinnen und Kunden von Unanet ihre Präferenzen eingerichtet haben, verwaltet Stripe automatisch andere Onboarding-Aufgaben wie KYC-Verpflichtungen (Know Your Customer) und die Sicherstellung weiterer Compliance-Anforderungen und -Standards.

Seit der Einführung von AR Automation haben Karp und sein Team die Flexibilität von Connect genutzt, um die Zahlungsfunktion für die Bedürfnisse ihrer Kundinnen und Kunden zu optimieren. In enger Zusammenarbeit mit Stripe hat Unanet das ACH-Limit erhöht, um größere Rechnungsbeträge und höhere wöchentliche Transaktionsgeschwindigkeiten zu ermöglichen. Unanet hat außerdem die Zahlungsoptionen seiner Kundschaft verbessert, indem vorautorisierte Lastschriften für Transaktionen in Kanada hinzugefügt wurden. In beiden Fällen, so Karp, haben die Funktionen von Connect und der von Stripe angebotene Entwicklungs-Support Unanet dabei geholfen, seine Vision eines vollständig automatisierten Workflows für die Debitorenbuchhaltung zu verwirklichen. „Das Maß an technischer und geschäftlicher Unterstützung, das wir erhalten, ist beeindruckend“, sagt Karp.

Die Ergebnisse

Beschleunigung von Zahlungen und finanzielle Vorteile für Kundinnen und Kunden von Unanet

Das Hinzufügen der elektronischen Zahlungsoption zum automatisierten Rechnungsstellungstool von Unanet hat die Debitorenbuchhaltung in einer Branche verändert, in der die überwiegende Mehrheit der Kundinnen und Kunden noch per Scheck bezahlte. Nutzer/innen von AR Automation konnten Verbesserungen wie eine Verringerung der Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) um 30 Tage und eine Steigerung des Cashflows um 20 % verzeichnen.

Entwicklung einer integrierten End-to-End-Lösung

Die entwicklerfreundlichen Funktionen von Stripe, einschließlich seiner APIs und eingebetteten Komponenten, halfen Unanet, Zahlungen als native Funktion in seiner bestehenden ERP-Plattform zu integrieren. Diese vollständige Integration gibt Unanet mehr Kontrolle darüber, wie die Zahlungsfunktion innerhalb der Software-Suite angepasst wird, und bietet mehr Flexibilität für zukünftige Verbesserungen. „Die Tatsache, dass sich Stripe so einfach in diesen umfassenderen Workflow einfügen lässt, den wir entwickeln – das ist der wahre Mehrwert für uns und für unsere Kundinnen und Kunden“, sagt Karp. „Einige unserer Mitbewerber haben vorgefertigte Zahlungslösungen erworben und sind nun vom Produkt und den Vorgaben anderer abhängig.“

Eine wachsende Nutzerbasis

Mit der zunehmenden Akzeptanz von AR Automation hat Unanet sowohl eine zusätzliche Einnahmequelle als auch eine leistungsstarke neue Funktion zur Bindung von ERP-Kundinnen und -Kunden gewonnen. Seit der Einführung verzeichnet Unanet einen Anstieg der aktiven Nutzer/innen für AR Automation um 40 % und eine Zunahme der über das System zugestellten Rechnungen um 55 %. Das Volumen der abgewickelten Zahlungen ist um 50 % gestiegen und die durchschnittliche Transaktionsgröße hat sich um 25 % erhöht.