Uitdaging

Al meer dan 30 jaar zorgt Unanet ervoor dat belangrijke bedrijfsprocessen worden gecentraliseerd en dat handmatige taken digitaal worden omgezet voor overheidsaannemers en bedrijven in de architectuur-, engineering- en bouwsector (AEC). Het bedrijf begon met het leveren van software voor elektronische tijdregistratie ter vervanging van papieren urenstaten voor overheidsaannemers, maar ontwikkelde geleidelijk aan oplossingen voor enterprise resource planning (ERP) en customer relationship management (CRM) voor een breed scala aan projectgerichte ondernemingen.

Financiën en boekhouding zijn belangrijke onderdelen van de ERP-software van het bedrijf, maar Unanet zag dat hun klanten nog steeds te maken hadden met een flinke vertraging in hun debiteurenproces (AR): het versturen en bijhouden van de status van facturen was tijdrovend en handmatig, en klanten betaalden facturen meestal met papieren cheques.

Behalve dat klanten hierdoor te maken kregen met vertraagde betalingen en het risico op fraude en fouten, vormden deze offline betalingen een ontbrekend stukje in het softwareaanbod van Unanet, een gat dat het bedrijf wilde dichten. “Uiteindelijk draait ERP-software om het automatiseren van workflows, dus het toevoegen van betalingen was een logische uitbreiding van de debiteurenworkflow”, aldus Steve Karp, senior vicepresident en hoofd financiële producten bij Unanet.

Het toevoegen van een online betaalfunctie zou echter niet veel verbetering opleveren als Unanet-klanten nog steeds handmatig de status van facturen moesten bijhouden, achterstallige betalingen moesten innen en betalingen moesten afstemmen met de accountgegevens van klanten. Dat betekende dat elke betaaltechnologie volledig moest integreren met de ERP-software van Unanet om de complete workflow te creëren die het bedrijf voor ogen had. Het betalingssysteem moest ook de grotere factuurbedragen aankunnen die je vaak ziet bij overheidscontracten en AEC-projecten, die vaak tienduizenden, of zelfs honderdduizenden, dollars bedragen.

Oplossing

Unanet gebruikte Stripe Connect om een betaaloplossing te integreren in een nieuw product dat het ‘AR Automation’ noemt, een aanvullende abonnementsdienst bij hun ERP-software die het debiteurenproces van begin tot eind automatiseert.

De functies van Connect boden een ideale oplossing voor de behoeften van Unanet, waaronder API’s waarmee betalingen eenvoudig in de ERP-software van het bedrijf konden worden geïntegreerd, ingebouwde tools voor onboarding en platformcontroles die continue optimalisatie van betalingen mogelijk maken. Met Connect kon Unanet AR Automation in vier maanden bouwen en lanceren.

Een van de grootste voordelen van het Connect-platform was volgens Karp het ‘hybride’ karakter van de technologie: het bood een combinatie van plug-and-play-componenten en krachtige ontwikkelingstools waarmee Unanet de integratie op maat kon maken. “Het is een unieke combinatie: het is niet helemaal kant-en-klaar, maar het hoeft ook niet volledig op maat te worden gemaakt”, aldus Karp.

Met behulp van Connect heeft Unanet AR Automation ontworpen, zodat hun klanten rechtstreeks elektronische facturen kunnen versturen met een link naar een door Stripe aangedreven betaalportaal, dat veilige ACH- of creditcardbetalingen accepteert. Gebruikers kunnen ook automatische herinneringsmails inplannen met een ‘nu betalen’-link die direct naar het betaalportaal leidt. Voor eenmalige betalingen waarvoor geen factuur is, kunnen klanten van Unanet die betalingen direct in hun betaalportaal invoeren.

Omdat de Stripe-gegevens volledig zijn geïntegreerd met het ERP-platform van Unanet, worden alle betalingen die via het portaal binnenkomen automatisch geboekt en afgestemd op het juiste factuurnummer en de juiste klantrekening. Unanet heeft de Stripe-gegevensintegratie ook gebruikt om een incassodashboard te maken, dat klanten gedetailleerde financiële inzichten biedt, zoals het debiteuren saldo, de debiteurenomloopsnelheid en de debiteurenleeftijd.

Het opzetten van een onboardingproces was ook eenvoudig dankzij de aanpasbare onboarding-gebruikersinterface van Connect. Via een geïntegreerde app in het ERP-systeem kunnen Unanet-klanten eenvoudig hun betalingsvoorkeuren instellen, waarbij ze details kunnen specificeren zoals of ze ACH, creditcards of beide willen accepteren; of ze creditcardkosten zelf dragen of doorberekenen; en limieten voor transactiebedragen. Deze voorkeuren kunnen op algemeen niveau worden ingesteld, of alleen voor specifieke klanten, projecten of facturen. Zodra Unanet-klanten hun voorkeuren hebben ingesteld, regelt Stripe automatisch de overige onboarding-taken, zoals de ‘ken-je-klant’-verplichtingen (KYC) en het waarborgen van andere vereisten en normen voor compliance.

Sinds de invoering van AR Automation hebben Karp en zijn team gebruikgemaakt van de flexibiliteit van Connect om de betalingsfunctie af te stemmen op de behoeften van hun klanten. In nauwe samenwerking met Stripe heeft Unanet de ACH-limiet verhoogd om ruimte te bieden aan grotere factuurbedragen en hogere wekelijkse transactievolumes. Unanet heeft ook de betalingsopties voor hun klanten verbeterd door vooraf geautoriseerde afschrijvingen toe te voegen voor transacties in Canada. In beide gevallen, zo merkte Karp op, hebben de functies van Connect en de ontwikkelingsondersteuning van Stripe Unanet geholpen om hun visie op een volledig geautomatiseerde workflow voor debiteurenbeheer te realiseren. “Het niveau van technische en zakelijke ondersteuning dat we krijgen, is indrukwekkend”, aldus Karp.

Resultaten

Betalingen versnellen en financiële voordelen bieden aan Unanet-klanten

Door de optie voor elektronische betalingen toe te voegen aan de geautomatiseerde factureringstool van Unanet is de debiteurenadministratie compleet veranderd in een sector waar de overgrote meerderheid van de klanten nog steeds met een cheque betaalde. Gebruikers van AR Automation hebben verbeteringen gezien, zoals een afname van 30 dagen in de Days Sales Outstanding (DSO) en een toename van 20% in de cashflow.

Een geïntegreerde, end-to-end-oplossing creëren

Dankzij de developersvriendelijke functies van Stripe, zoals de API’s en geïntegreerde componenten, kon Unanet betalingen als een native functie in hun bestaande ERP-platform inbouwen. Door die volledige integratie heeft Unanet meer controle over hoe ze de betalingsfunctie binnen de softwaresuite aanpassen en biedt het meer flexibiliteit voor toekomstige verbeteringen. “Het feit dat Stripe zo makkelijk past in de bredere workflow die we aan het ontwikkelen zijn, dat is de meerwaarde voor ons en voor onze klanten”, zei Karp. “Sommige van onze concurrenten hebben kant-en-klare betaaloplossingen gekocht, en nu zijn ze afhankelijk van het product en de roadmap van iemand anders.”

Een groeiend gebruikersbestand

Door de toenemende acceptatie van AR Automation heeft Unanet zowel een extra inkomstenbron gekregen als een krachtige nieuwe functie om ERP-klanten te behouden. Sinds de lancering heeft Unanet een stijging van 40% gezien in het aantal actieve gebruikers van AR Automation en een stijging van 55% in het aantal facturen dat via het systeem wordt verzonden. Het volume aan verwerkte betalingen is met 50% gegroeid en de gemiddelde transactiegrootte is met 25% toegenomen.