Utmaning

I mer än 30 år har Unanet centraliserat viktiga företagsprocesser och digitalt transformerat manuella uppgifter för statliga entreprenörer samt arkitekt-, ingenjörs- och byggföretag (AEC). Företaget började med att tillhandahålla elektronisk tidrapporteringsprogramvara för att ersätta papperstidrapporter för statliga entreprenörer, men utvecklade successivt lösningar för affärssystem (ERP) och kundhantering (CRM) för en rad olika projektbaserade företag.

Finans och redovisning är nyckelkomponenter i företagets ERP-programvara, men Unanet såg att deras kunder fortfarande hade stora problem med långsamma processer för kundfordringar (AR): att leverera och spåra status för fakturor var tidskrävande och manuellt, och kunderna betalade oftast fakturor med papperscheckar.

Förutom att kunderna utsattes för försenade betalningar och risken för bedrägeri och fel, representerade dessa offlinebetalningar en saknad pusselbit i Unanets programvaruerbjudande – en lucka som företaget ville täppa till. ”I slutändan handlar ERP-programvara om automatisering av arbetsflöden, så att lägga till betalningar var en naturlig förlängning av arbetsflödet för kundfordringar”, säger Steve Karp, Unanets Senior Vice President och Head of Financial Products.

Att lägga till en funktion för onlinebetalningar skulle dock inte innebära någon större förbättring om Unanets kunder fortfarande var tvungna att manuellt spåra status för fakturor, försöka driva in pengar från sena betalare och stämma av betalningar med kundkontoinformation. Det innebar att all betalningsteknik var tvungen att integreras helt med Unanets ERP-programvara för att skapa det kompletta arbetsflödet som företaget hade tänkt sig. Betalningssystemet var också tvunget att hantera de större fakturabeloppen som vanligtvis förekommer i statliga kontrakt och AEC-projekt, vilka ofta uppgår till tiotusentals – eller till och med hundratusentals – dollar.

Lösning

Unanet använde Stripe Connect för att integrera en betalningslösning i en ny produkt som de kallar ”AR Automation”, ett tillägg till abonnemangstjänsten för deras ERP-programvara som erbjuder automatiserad hantering av kundfordringar från början till slut.

Connects funktioner erbjöd en idealisk lösning för Unanets behov, inklusive API:er som gjorde det enkelt att integrera betalningar i företagets ERP-programvara, inbyggda verktyg för onboarding och plattformskontroller som möjliggör löpande optimering av betalningar. Med Connect kunde Unanet bygga och lansera AR Automation på fyra månader.

En av de största fördelarna med Connect-plattformen, enligt Karp, var dess ”hybrida” teknik: den erbjöd en kombination av plug-and-play-komponenter och kraftfulla utvecklingsverktyg som gjorde det möjligt för Unanet att anpassa sin integration. ”Det är en unik kombination: det är inte helt färdigpaketerat och det behöver inte anpassas från grunden”, säger Karp.

Med hjälp av Connect utformade Unanet AR Automation så att kunderna direkt kan skicka elektroniska fakturor som innehåller en länk till en Stripe-driven betalningsportal, där säkra ACH- eller kortbetalningar accepteras. Användarna kan också schemalägga automatiska påminnelsemejl med en ”betala nu”-länk som är kopplad direkt till betalningsportalen. För engångsräkningar där det inte finns någon faktura kan Unanets kunder logga dessa betalningar direkt i sin betalningsportal.

Eftersom Stripes data är helt integrerade med Unanets ERP-plattform registreras alla betalningar som tas emot via portalen automatiskt och stäms av mot rätt fakturanummer och kundkonto. Unanet utnyttjade också sin dataintegration med Stripe för att skapa en dashboard för debiteringar som ger kunderna detaljerade finansiella insikter som AR-saldo, AR-omsättningshastighet och en åldersanalys av AR.

Det var också enkelt att skapa en onboardingprocess med Connects anpassningsbara användargränssnitt för onboarding. Via en inbäddad app i ERP-systemet kan Unanets kunder enkelt konfigurera sina betalningspreferenser, och ange detaljer som om de vill acceptera ACH, kort eller både och; om de vill absorbera eller föra vidare kortavgifter; samt gränser för transaktionsstorlek. Dessa preferenser kan ställas in på global nivå, eller endast för specifika kunder, projekt eller fakturor. När Unanets kunder har ställt in sina preferenser hanterar Stripe automatiskt andra uppgifter vid onboarding, såsom KYC-skyldigheter (kundkännedom) samt att se till att andra krav på efterlevnad och standarder uppfylls.

Sedan utrullningen av AR Automation har Karp och hans team dragit nytta av flexibiliteten i Connect för att optimera betalningsfunktionen efter kundernas behov. I nära samarbete med Stripe höjde Unanet ACH-gränsen för att kunna hantera större fakturabelopp och högre veckovisa transaktionshastigheter. Unanet har också förbättrat kundernas betalningsalternativ genom att lägga till förhandsgodkända debiteringar för transaktioner i Kanada. Karp noterade att Connects funktioner och den support för utvecklare som Stripe erbjuder har hjälpt Unanet att förverkliga sin vision om ett helt automatiserat arbetsflöde för kundreskontra i båda fallen. ”Den tekniska och affärsmässiga support vi får har varit imponerande”, säger Karp.

Resultat

Påskyndar betalningar och levererar ekonomiska fördelar till Unanets kunder

Att lägga till alternativet för elektronisk betalning i Unanets automatiserade verktyg för fakturor har förvandlat kundfordringsfunktionen i en bransch där de allra flesta kunder fortfarande betalade med check. Användare av AR Automation har sett förbättringar som en 30 dagars minskning av dagar med utestående betalningar (DSO) och en ökning av kassaflödet med 20 %.

Skapa en integrerad, heltäckande lösning

Stripes utvecklarvänliga funktioner, inklusive API:er och inbäddade komponenter, hjälpte Unanet att bygga betalningar som en integrerad funktion inom sin befintliga ERP-plattform. Den fullständiga integrationen ger Unanet större kontroll över hur de anpassar betalningsfunktionen inom programvarusviten och ger mer flexibilitet för framtida förbättringar. ”Det faktum att Stripe så enkelt kan passa in i detta bredare arbetsflöde som vi skapar – det är värdet för oss och för våra kunder”, säger Karp. ”Vissa av våra konkurrenter köpte färdiga betalningslösningar, och nu är de beroende av någon annans produkt och handlingsplan.”

En växande användarbas

Med en växande användning av AR Automation har Unanet fått både en ytterligare intäktsström och en kraftfull ny funktion för att behålla ERP-kunder. Sedan lanseringen har Unanet sett en ökning med 40 % av aktiva användare för AR Automation och en ökning med 55 % av fakturor som levereras genom systemet. Betalningsvolymen har ökat med 50 %, och den genomsnittliga transaktionsstorleken har ökat med 25 %.