Desafío

Durante más de 30 años, Unanet se ha encargado de centralizar procesos comerciales importantes y de transformar digitalmente las tareas manuales para los contratistas del Gobierno y las empresas de arquitectura, ingeniería y construcción (AEC). En sus comienzos, la empresa proporcionaba software de registro electrónico del tiempo para sustituir las hojas de control de horas en papel de los contratistas del Gobierno, pero gradualmente desarrolló soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP) y de gestión de relaciones con los clientes (CRM) para una amplia gama de empresas que trabajan por proyectos.

Las finanzas y la contabilidad son componentes clave del software de ERP de la empresa; sin embargo, Unanet comprobó que sus clientes todavía se enfrentaban a una gran ralentización en su proceso de cuentas por cobrar (AR): la entrega y el seguimiento del estado de las facturas eran un proceso manual que llevaba mucho tiempo, y la mayoría de los clientes pagaba las facturas con cheques en papel.

Además de exponer a los clientes a retrasos en los pagos y al riesgo de fraude y errores, estos pagos no electrónicos representaban una pieza que faltaba en la oferta de software de Unanet, una brecha que la empresa quería eliminar. «Al fin y al cabo, el software ERP se basa en la automatización de los flujos de trabajo, por lo que añadir los pagos era una extensión natural del flujo de trabajo de la contabilidad de clientes», afirmó Steve Karp, vicepresidente sénior y director de productos financieros de Unanet.

Sin embargo, incorporar una funcionalidad de pagos electrónicos no supondría una gran mejora si los clientes de Unanet aún tenían que hacer un seguimiento manual del estado de las facturas, intentar cobrarles a los deudores morosos y conciliar los pagos con la información de la cuenta del cliente. Esto significaba que cualquier tecnología de pago tenía que integrarse por completo con el software de ERP de Unanet para crear el flujo de trabajo completo que la empresa imaginaba. El sistema de pago también tenía que gestionar los tamaños de las facturas más grandes que se suelen encontrar en los contratos gubernamentales y los proyectos de AEC, que suelen ser de decenas, o incluso de cientos, de miles de dólares.

Solución

Unanet utilizó Stripe Connect para integrar una solución de pagos en un nuevo producto al que llama «AR Automation», un servicio complementario por suscripción para su software ERP que ofrece una automatización integral del proceso de cuentas por cobrar.

Las funcionalidades de Connect ofrecían una solución ideal para las necesidades de Unanet, entre las que se incluían API que facilitaban la integración de los pagos en el software ERP de la empresa, herramientas de onboarding integradas y controles de la plataforma que permiten optimizar los pagos de forma continua. Gracias a Connect, Unanet pudo desarrollar y poner en marcha AR Automation en cuatro meses.

Una de las mayores ventajas de la plataforma Connect, según Karp, era la naturaleza «híbrida» de su tecnología: ofrecía una combinación de componentes listos para usar junto con potentes herramientas de desarrollo que permitían a Unanet personalizar su integración. «Es una combinación única: no es totalmente comercial y no tiene que diseñarse a medida en su totalidad», comentó Karp.

Mediante el uso de Connect, Unanet diseñó AR Automation para permitir a sus clientes enviar facturas electrónicas de forma nativa que incluyen un enlace a un portal de pago impulsado por Stripe, que acepta pagos seguros con ACH o tarjeta de crédito. Los usuarios también pueden programar correos electrónicos de recordatorio automático con un enlace para «pagar ahora» conectado directamente al portal de pagos. Para las facturas únicas en las que no hay factura, los clientes de Unanet pueden registrar esos pagos directamente en su portal de pagos.

Dado que los datos de Stripe están totalmente integrados en la plataforma de ERP de Unanet, todos los pagos recibidos a través del portal se publican y concilian de forma automática con el número de factura y la cuenta del cliente correctos. Unanet también aprovechó su integración de datos de Stripe para crear un Dashboard de cobros, que proporciona a los clientes información financiera detallada, como el saldo de AR, el índice de rotación de AR y la antigüedad de AR.

Crear un proceso de onboarding también fue fácil gracias a la interfaz de usuario de onboarding personalizable de Connect. A través de una aplicación integrada en el sistema de ERP, los clientes de Unanet pueden configurar fácilmente sus preferencias de pago, especificar detalles como si desean aceptar ACH, tarjetas de crédito o ambos; si desean absorber o transferir las comisiones de las tarjetas de crédito, y los límites de tamaño de las transacciones. Estas preferencias se pueden establecer a nivel global o solo para clientes, proyectos o facturas específicos. Una vez que los clientes de Unanet configuran sus preferencias, Stripe gestiona de manera automática otras tareas de onboarding, como las obligaciones de Conoce a tu cliente (KYC) y la garantía del cumplimiento de otros requisitos y normativas.

Desde el lanzamiento de AR Automation, Karp y su equipo han aprovechado la flexibilidad de Connect para optimizar la funcionalidad de pagos según las necesidades de sus clientes. En estrecha colaboración con Stripe, Unanet aumentó el límite de ACH para adaptarse a importes de facturas más grandes y velocidades de transacciones semanales más altas. Unanet también ha mejorado las opciones de pago de sus clientes con débitos previamente autorizados para las transacciones en Canadá. En ambos casos, Karp señaló que las funcionalidades de Connect y el soporte de desarrollo ofrecido por Stripe han ayudado a Unanet a lograr su visión de un flujo de trabajo de cuentas por cobrar totalmente automatizado. «El nivel de soporte técnico y comercial que recibimos ha sido impresionante», indicó Karp.

Resultados

Aceleración de los pagos y prestación de beneficios financieros a los clientes de Unanet

La incorporación de la opción de pago electrónico a la herramienta de facturación automatizada de Unanet ha transformado la función de cuentas por cobrar en un sector en el que la gran mayoría de los clientes seguían pagando con cheque. Los usuarios de AR Automation han experimentado mejoras como una disminución de 30 días en el período promedio de cobro (DSO) y un aumento del 20 % en el flujo de caja.

Creación de una solución integral de extremo a extremo

Las funcionalidades de Stripe para desarrolladores, que incluyen sus API y componentes integrados, ayudaron a Unanet a crear pagos como una funcionalidad nativa dentro de su plataforma de ERP existente. Esa integración total le otorga a Unanet más control sobre cómo personaliza la función de pagos dentro del paquete de software y proporciona más flexibilidad para futuras mejoras. «El hecho de que Stripe pueda adaptarse tan fácilmente a este flujo de trabajo más amplio que estamos diseñando es lo más valioso para nosotros y para nuestros clientes», afirmó Karp. «Algunos de nuestros competidores compraron soluciones de pago listas para usar, y ahora dependen del producto y la hoja de ruta de otra persona».

Una base de usuarios cada vez mayor

Con la creciente adopción de AR Automation, Unanet ha obtenido tanto un flujo de ingresos adicional como una nueva y potente funcionalidad para retener a los clientes de ERP. Desde el lanzamiento, Unanet ha experimentado un aumento del 40 % en los usuarios activos de AR Automation y un aumento del 55 % de las facturas enviadas a través del sistema. El volumen de procesamiento de pagos ha crecido un 50 %, y el tamaño promedio de las transacciones ha aumentado un 25 %.