Défi

Depuis plus de 30 ans, Unanet centralise les processus opérationnels clés et assure la transformation numérique des tâches manuelles pour les sous-traitants du secteur public ainsi que pour les cabinets d’architecture, d’ingénierie et de construction (AIC). À ses débuts, l’entreprise proposait des logiciels de suivi électronique du temps de travail destinés à remplacer les feuilles de temps papier utilisées par les sous-traitants du secteur public, mais elle a progressivement développé des solutions de planification des ressources de l’entreprise (PRE) et de gestion de la relation client (CRM) pour un large éventail d’entreprises travaillant sur des projets.

Les finances et la comptabilité sont des éléments clés du logiciel PRE de l’entreprise. Pourtant, Unanet a constaté que ses clients étaient toujours confrontés à un ralentissement majeur de leur processus de gestion des comptes clients : la livraison et le suivi de l’état des factures étaient longs et manuels, et les clients payaient la plupart de leurs factures avec des chèques papier.

En plus d’exposer les clients aux retards de paiement ainsi qu’aux risques de fraude et d’erreurs, ces paiements hors ligne représentaient une pièce manquante dans l’offre logicielle d’Unanet, une lacune que l’entreprise souhaitait combler. « En fin de compte, le logiciel PRE concerne l’automatisation des flux de travail; l’ajout de paiements était donc une extension naturelle du flux de travail lié aux comptes clients », a déclaré Steve Karp, vice-président principal et responsable des produits financiers d’Unanet.

Cependant, l’ajout d’une fonction de paiements en ligne n’offrirait pas beaucoup d’amélioration si les clients d’Unanet devaient toujours suivre manuellement l’état des factures, tenter de percevoir les paiements des retardataires et rapprocher les paiements avec les informations de compte du client. Cela signifiait que toute technologie de paiement devait s’intégrer entièrement au logiciel PRE d’Unanet pour créer le flux de travail complet que l’entreprise envisageait. Le système de paiement devait également gérer les montants de facture plus importants que l’on trouve généralement dans les contrats publics et les projets d’AIC, qui s’élèvent souvent à des dizaines, voire des centaines de milliers de dollars.

Solution

Unanet a utilisé Stripe Connect pour intégrer une solution de paiement à un nouveau produit appelé « AR Automation », un service additionnel par abonnement à son logiciel PRE qui offre une automatisation de bout en bout du processus de gestion des comptes clients.

Les fonctionnalités de Connect offraient une solution idéale pour les besoins d’Unanet, notamment des API facilitant l’intégration des paiements au logiciel PRE de l’entreprise, des outils d’inscription des utilisateurs intégrés et des contrôles de plateforme permettant une optimisation continue des paiements. Grâce à Connect, Unanet a pu développer et lancer AR Automation en quatre mois.

Selon M. Karp, l’un des principaux avantages de la plateforme Connect résidait dans la nature « hybride » de sa technologie : elle offrait à la fois des composantes prêtes à l’emploi et de puissants outils de développement qui ont permis à Unanet de personnaliser son intégration. « C’est une combinaison unique : ce n’est pas entièrement un produit prêt à l’emploi, mais cela ne nécessite pas non plus une conception entièrement sur mesure », a déclaré M. Karp.

En utilisant Connect, Unanet a conçu AR Automation pour permettre à ses clients d’envoyer nativement des factures électroniques qui incluent un lien vers un portail de paiement alimenté par Stripe, qui accepte les paiements sécurisés par CCA ou par carte de crédit. Les utilisateurs peuvent également programmer des courriels de rappel automatique contenant un lien « Payez maintenant » connecté directement au portail de paiement. Pour les factures ponctuelles où il n’y a pas de facture, les clients d’Unanet peuvent ainsi enregistrer ces paiements directement dans leur portail de paiement.

Puisque les données de Stripe sont entièrement intégrées à la plateforme PRE d’Unanet, tous les paiements reçus par le portail sont automatiquement affichés et rapprochés au bon numéro de facture et de compte client. Unanet a également profité de son intégration de données Stripe pour créer un tableau de bord d’encaissement, qui donne aux clients des informations financières détaillées telles que le solde des comptes clients, le taux de rotation des comptes clients et l’ancienneté de ces comptes.

La création d’un processus d’inscription des utilisateurs a également été facile grâce à l’interface d’inscription des utilisateurs personnalisable de Connect. Grâce à une application intégrée au système PRE, les clients d’Unanet peuvent facilement configurer leurs préférences de paiement, en précisant s’ils souhaitent accepter les paiements par CCA, par carte de crédit ou les deux; ou s’ils souhaitent absorber ou répercuter les frais de carte de crédit; et les limites de taille de transaction. Ces préférences peuvent être définies au niveau global, ou uniquement pour des clients, des projets ou des factures précis. Une fois que les clients d’Unanet ont défini leurs préférences, Stripe gère automatiquement les autres tâches liées à l’inscription des utilisateurs, telles que les obligations de connaissance du client (KYC) et le respect d’autres exigences et normes de conformité.

Depuis le déploiement de AR Automation, M. Karp et son équipe ont profité de la flexibilité de Connect pour optimiser la fonctionnalité de paiement en fonction des besoins de leurs clients. En étroite collaboration avec Stripe, Unanet a augmenté la limite des virements par CCA pour prendre en charge des montants de facture plus élevés et des volumes de transactions hebdomadaires plus importants. Unanet a également amélioré les options de paiement pour ses clients en ajoutant des débits préautorisés pour les transactions au Canada. Dans les deux cas, a noté M. Karp, les fonctions de Connect et le service d’assistance au développement offert par Stripe ont aidé Unanet à concrétiser sa vision d’un flux de travail des comptes clients entièrement automatisé. « Le niveau de soutien technique et commercial que nous recevons est impressionnant », a déclaré M. Karp.

Résultats

Accélérer les paiements et offrir des avantages financiers aux clients d’Unanet

L’ajout de l’option de paiement électronique à l’outil de facturation automatisé d’Unanet a transformé la gestion des comptes clients pour un secteur où la grande majorité des clients payaient encore par chèque. Les utilisateurs de AR Automation ont constaté des améliorations telles qu’une réduction de 30 jours du délai de recouvrement des créances (DSO) et une augmentation de 20 % des flux de trésorerie.

Créer une solution intégrée de bout en bout

Les fonctionnalités de Stripe adaptées aux développeurs, notamment ses API et ses composants intégrés, ont aidé Unanet à intégrer les paiements en tant que fonctionnalité native au sein de sa plateforme PRE existante.Cette intégration complète offre à Unanet un meilleur contrôle sur la personnalisation de la fonction de paiement au sein de la suite logicielle et procure davantage de flexibilité pour de futures améliorations. « Le fait que Stripe puisse s’intégrer si facilement dans ce flux de travail plus large que nous concevons, c’est ce qui représente de la valeur pour nous et pour nos clients », a déclaré M. Karp. « Certains de nos concurrents ont acheté des solutions de paiement prêtes à l’emploi, et ils dépendent désormais du produit et de la feuille de route de quelqu’un d’autre. »

Une base d’utilisateurs en croissance

Avec l’adoption croissante de AR Automation, Unanet a gagné à la fois une source de revenus supplémentaire et une nouvelle fonction puissante pour fidéliser ses clients PRE. Depuis le lancement, Unanet a constaté une augmentation de 40 % du nombre d’utilisateurs actifs pour AR Automation et une augmentation de 55 % des factures livrées par le système. Le volume de traitement des paiements a augmenté de 50 %, et la taille moyenne des transactions a augmenté de 25 %.