Desafío

En 2003, Mike McDerment, que dirigía una pequeña empresa de diseño desde el sótano de Toronto de su madre, utilizó Word y Excel para enviar facturas rudimentarias a sus clientes. Llegó el día en que ahorró por error en una factura antigua, lo que le costó horas de trabajo. Este incidente tan exasperante como común, llevó a McDerment a fundar FreshBooks, un software de contabilidad que ahorra cientos de horas al año a los propietarios de empresas con herramientas para gestionar facturas, gastos, pagos e informes financieros.

Hasta la fecha, FreshBooks ha llegado a más de 30 millones de clientes en más de 160 países. Entre sus clientes se encuentran propietarios de pequeñas empresas y contables de muchos sectores, como el de la construcción, el informático y el legal. FreshBooks comenzó a utilizar soluciones de pago alojadas en Stripe en 2014, incluido Stripe Connect, que permitió a las empresas conectar sus propias cuentas de Stripe a la plataforma FreshBooks.

«Para nosotros es muy importante proporcionar una experiencia de usuario líder para los propietarios de pequeñas empresa, sus empleados y sus clientes», dijo Andrew Gunner, director sénior de producto para los pagos de FreshBooks. «Realmente queríamos trabajar en estrecha colaboración con un socio que nos permitiera seguir siendo dueños de aquellos aspectos de la experiencia del usuario que son importantes para nosotros».

El crecimiento de FreshBooks en los últimos años vino acompañado por la expansión de muchas de las empresas a las que prestaba sus servicios. En 2023, sus necesidades de pagos habían cambiado mucho y querían ofrecer una experiencia integral con un proceso de onboarding más ágil, con menos fricción y un mayor control sobre el flujo de pagos de sus clientes. Además, FreshBooks quería incorporar más servicios financieros en el futuro y garantizar que su nueva solución de pagos ayudara a sus clientes a reducir el fraude a medida que escalaban sus negocios.

Solución

FreshBooks eligió a Stripe en un principio por su capacidad de innovar con ellos para satisfacer las necesidades cambiantes de los clientes. La empresa eligió expandirse con Stripe por esta misma razón. En 2024, FreshBooks optó por cambiar su integración Connect de ser una solución alojada a una solución de pago de marca blanca, FreshBooks Payments, que ayuda a los propietarios de empresas a enviar facturas para habilitar los pagos, gestionar los pagos y dar seguimiento a los ingresos, todo desde dentro de la propia plataforma de FreshBooks. Al cambiar de una solución alojada en Stripe a un enfoque de marca blanca, FreshBooks pudo obtener un mayor control sobre la experiencia de pago y personalizar la interfaz de usuario directamente dentro de su propia plataforma.

Conocedora de que la gestión de los ciclos de flujo de caja es clave para las pequeñas empresas, FreshBooks implementó el componente integrado Connect para Instant Payouts como parte de su integración actualizada. Esta solución permite a las empresas acceder al efectivo en cuestión de minutos, de día o de noche, incluso en días festivos y fines de semana. Para pagos con tarjeta, los fondos estarán disponibles cuando se complete la transacción. Para pagos ACH y débito, los fondos estarán disponibles en cuanto se liquide un pago.

Para impulsar la adopción y el uso repetido de su solución Instant Payouts, FreshBooks participó en un taller de asesoramiento para el crecimiento. Durante este evento, expertos de Stripe en productos, riesgos y marketing compartieron estrategias para la monetización, la gestión de riesgos y las campañas promocionales. FreshBooks planea utilizar los componentes integrados de Connect para el Onboarding con el fin de crear un flujo más rápido y optimizado que no haga necesario que los clientes abandonen la plataforma FreshBooks en ningún momento. Las soluciones de componentes integrados de Stripe para el Onboarding cumplen con la normativa en todas las zonas geográficas, lo que permite a FreshBooks ofrecer una experiencia de Onboarding fluida para su base de clientes mundial sin tener que crear o mantener un flujo de Onboarding único para cada país.

«Los componentes integrados son algo que realmente nos entusiasma», dijo Gunner. «Podemos usar los componentes integrados de Stripe para proporcionar una única experiencia coherente.Además, nos permite hacerlo de una manera relativamente fácil de desarrollar. Al usar componentes integrados, ahorramos tiempo, ganamos velocidad y aprendemos sin tener que crear primero una API completa».

Con Connect, FreshBooks puede seguir desarrollando su oferta financiera porque el diseño modular de Connect sirve de base para añadir fácilmente productos y servicios financieros, como Faster Payouts y financiación para empresas, para ayudar a las empresas a gestionar el flujo de caja y a crecer. Esta modularidad también permitirá a FreshBooks personalizar aún más su integración con Connect en el futuro utilizando las API de Stripe.

FreshBooks también implementó Stripe Radar for Fraud Teams para detectar fraudes automáticamente y redactar reglas personalizadas de prevención de fraude. También adoptó Radar for platform, que aborda un desafío clave de la empresa. Tradicionalmente, los procesos separados de evaluación de riesgos y supervisión de transacciones dificultaban detectar rápidamente la actividad de pagos inusuales. Radar for platform vincula estos procesos, lo que permite detectar fraudes de forma más precisa y oportuna tanto en los comerciantes como en las transacciones, al tiempo que reduce los falsos positivos.

FreshBooks trabajó con los servicios para profesionales de Stripe para diseñar la integración en una línea temporal corta y garantizar una experiencia fluida para los usuarios que migran a FreshBooks Payments. El equipo de servicios para profesionales organizó talleres para ayudar a FreshBooks a acelerar el proceso de Onboarding, reestructurar su estrategia de precios y prepararse para la migración. El equipo de servicios para profesionales mantuvo un estrecho contacto con los desarrolladores de FreshBooks durante todo el proceso, proporcionando orientación y conocimientos especializados mediante llamadas semanales sobre el progreso y mensajes diarios de Slack. Más adelante en el proyecto, los equipos también se asociaron con el equipo de migraciones de Stripe para garantizar un proceso de migración fluido.

Los equipos desarrollaron una estrategia para migrar los datos de los clientes de las cuentas conectadas de FreshBooks en cohortes, establecida en factores clave de éxito, como el volumen de datos, la complejidad del sistema y la preparación del cliente. Durante la fase de planificación de la migración, el equipo de migración de datos identificó una oportunidad para agilizar el proceso: creó una herramienta de migración personalizada que permitió la importación simultánea de datos a miles de cuentas conectadas separadas, lo que mejoró significativamente la eficiencia del esfuerzo de migración de FreshBooks. Con esta herramienta, la migración de cada cliente de la cohorte se completó en el transcurso de un día desde la recepción de los datos.

Resultados

FreshBooks Payments mejora la experiencia del cliente con un recorrido de pago de principio a fin

FreshBooks lanzó FreshBooks Payments y utilizó los componentes integrados de Connect para lanzar cuanto antes al mercado un proceso de Onboarding rápido, sencillo y de marca blanca que los clientes pueden completar en cuestión de minutos. Y una vez hecho el Onboarding, esos clientes tienen acceso a una solución de pago completa totalmente integrada en su software de contabilidad.

«Realmente trasladamos la expectativa de lo que es una experiencia de cliente de solo una experiencia de interfaz de usuario a un recorrido de servicios financieros de principio a fin», dijo Gunner. «Ahí es donde realmente creemos que tendremos una mejora escalonada en la forma en que hoy atendemos a nuestros clientes».

Los pagos integrados aumentan la eficiencia para los equipos de FreshBooks

FreshBooks espera que las soluciones de Stripe añadidas generen ganancias en cuanto a eficiencia para sus equipos internos. La expansión de FreshBooks con Stripe proporciona a la empresa más propiedad del recorrido del pago, lo que le da más transparencia en los datos de los clientes. Eso significa que cuando los clientes tienen preguntas, los equipos de atención al cliente de FreshBooks pueden abordarlas y resolverlas rápidamente.

Instant Payouts y el taller de asesoramiento para el crecimiento aumentan un 31 % los ingresos en 30 días

Tras la participación de FreshBooks en el taller de asesoramiento sobre crecimiento de Stripe, la empresa vio resultados rápidos en su oferta Instant Payouts. En los 30 días posteriores a la implementación de las recomendaciones dadas en el taller, FreshBooks hizo crecer un 22 % las empresas que usaban Instant Payouts, mejoró la retención mensual en un 9 % y aumentó los ingresos en un 31 %.

FreshBooks aumenta su capacidad para lanzar rápidamente nuevos servicios financieros al mercado

FreshBooks considera que su integración ampliada con Connect es un punto de partida, sabiendo que puede añadir fácilmente nuevas funcionalidades y líneas de empresa con las soluciones financieras integradas de Stripe.

«Estamos buscando implementar cosas como una financiación más rápida y financiación en tiempo real para nuestros propietarios para que tengan una mayor visibilidad y control sobre su flujo de caja», dijo Gunner. «En muchos sentidos, creemos que estamos al comienzo de este viaje. Estamos entusiasmados ante la idea de usar toda la potencia de Stripe para ayudar a resolver los problemas de nuestros clientes».

Radar for Platforms ayuda a FreshBooks a bloquear cuentas fraudulentas

Con Radar for Platforms, FreshBooks ya puede utilizar decisiones dinámicas y basadas en el riesgo que ofrecen una visión diaria en tiempo real del estado de tu cartera.

«Esta herramienta ha aumentado de manera significativa la eficiencia de nuestro equipo de riesgo, que ahora puede centrar sus esfuerzos en los casos donde la intervención manual es realmente necesaria. Además, nos ha permitido bloquear más de 300 cuentas fraudulentas durante el proceso de onboarding de nuestra plataforma en tan solo tres meses» dijo Andrew Gunner.