Uitdaging

Mike McDerment runde in 2003 een klein ontwerpbureau vanuit de kelder van zijn moeders huis in Toronto en gebruikte Word en Excel om rudimentaire facturen naar zijn klanten te sturen. Toen kwam de dag dat hij per ongeluk een oude factuur overschreef, wat hem uren werk kostte. Dat ongelukje, dat zowel irritant is als maar al te vaak voorkomt, zette McDerment ertoe aan om FreshBooks op te richten, een boekhoudprogramma dat ondernemers honderden uren per jaar bespaart met tools voor facturering, onkosten, betalingen en financiële rapportage.

Tot nu toe heeft FreshBooks meer dan 30 miljoen klanten bereikt in meer dan 160 landen. Het bedrijf heeft eigenaren van kleine ondernemingen en accountants in verschillende branches, zoals de bouw, IT en de juridische sector. FreshBooks begon in 2014 met het gebruik van door Stripe gehoste betaaloplossingen, waaronder Stripe Connect, waarmee bedrijven hun eigen Stripe-accounts konden koppelen aan het FreshBooks-platform.

'Het is enorm belangrijk voor ons om een topgebruikerservaring te bieden aan eigenaren van kleine bedrijven, hun medewerkers en hun klanten', zegt Andrew Gunner, senior director of product for payments bij FreshBooks. 'We wilden echt graag samenwerken met een partner die ons de kans gaf om de voor ons belangrijke aspecten van de gebruikerservaring zelf te blijven regelen.'

FreshBooks is in de loop der jaren flink gegroeid, net als veel van de bedrijven die ze bedienen. In 2023 waren de betalingsbehoeften van FreshBooks veranderd en wilden ze een complete betaalervaring bieden met makkelijkere onboarding, minder gedoe, meer controle over het betalingsproces van klanten en de mogelijkheid om in de toekomst meer financiële diensten aan te bieden. Met deze nieuwe oplossing wilde FreshBooks de acceptatie van geïntegreerde betalingen stimuleren en hun betalingsecosysteem opbouwen als een inkomstenstroom. FreshBooks wilde er ook voor zorgen dat de nieuwe betaaloplossing klanten kon helpen om fraude te verminderen, zelfs als ze hun bedrijf opschaalden.

Oplossing

FreshBooks koos oorspronkelijk voor Stripe omdat het bedrijf kon innoveren met FreshBooks om tegemoet te komen aan de veranderende behoeften van klanten. Om dezelfde reden koos het bedrijf voor uitbreiding met Stripe. In 2024 koos FreshBooks ervoor om de bestaande gekoppelde integratie te veranderen van een gehoste oplossing in een white-label betaaloplossing, FreshBooks Payments, die ondernemers helpt bij het versturen van facturen met Payments, het beheren van betalingen en het volgen van inkomsten, allemaal via het platform van FreshBooks. Door over te stappen van een door Stripe gehoste oplossing naar een white-label aanpak, kon FreshBooks meer controle krijgen over de betaalervaring en de gebruikersinterface rechtstreeks aanpassen op het eigen platform.

FreshBooks wist dat het beheren van cashflowcycli essentieel is voor kleine ondernemingen en implementeerde daarom de oplossing Instant Payouts van Connect als onderdeel van de bijgewerkte integratie. Met die oplossing hebben ondernemingen binnen een paar minuten toegang tot contant geld, dag en nacht, zelfs op feestdagen en in het weekend. Voor kaartbetalingen is geld beschikbaar wanneer de transactie is voltooid. Voor ACH-betalingen en debitbetalingen is geld beschikbaar zodra een betaling is vereffend.

FreshBooks nam deel aan een adviesworkshop over groei om acceptatie en herhaald gebruik van de oplossing Instant Payouts te stimuleren. Tijdens dat evenement deelden Stripe experts op het gebied van producten, risico's en marketing strategieën voor het genereren van inkomsten, risicobeheer en reclamecampagnes. FreshBooks wil de ingebouwde componenten van Connect gebruiken voor onboarding om een snellere, gestroomlijnde onboarding-flow te creëren waarbij klanten het FreshBooks-platform op geen enkel moment hoeven te verlaten. De ingebouwde componenten van Stripe voor onboarding voldoen aan alle geografische vereisten, waardoor FreshBooks een naadloze onboarding-ervaring kan bieden aan zijn wereldwijde klantenbestand zonder voor elk land een unieke onboarding-flow te hoeven ontwikkelen of onderhouden.

'Geïntegreerde componenten zijn iets waar we erg enthousiast over zijn', zegt Gunner. 'We kunnen de geïntegreerde componenten van Stripe gebruiken om één consistente ervaring te bieden. Het maakt het mogelijk om dat op een relatief eenvoudige manier te doen. Door gebruik te maken van ingebouwde componenten besparen we tijd, winnen we snelheid en leren we zonder eerst een volledige API te hoeven ontwikkelen.”

Met Connect kan FreshBooks voortbouwen op zijn financiële aanbod, omdat het modulaire ontwerp van Connect dient als basis om eenvoudig financiële producten en diensten toe te voegen, zoals snellere uitbetalingen en financiering van ondernemingen, om ondernemingen te helpen met het beheren en vergroten van hun cashflow. Die modulaire opzet maakt het ook mogelijk voor FreshBooks om de gekoppelde integratie in de toekomst verder aan te passen met behulp van de API's van Stripe.

FreshBooks implementeerde ook Radar for Fraud Teams van Stripe om fraude automatisch op te sporen en aangepaste fraudepreventieregels op te stellen. Het maakte ook gebruik van Radar voor platforms om een belangrijke zakelijke probleem aan te pakken. Vroeger was het lastig om snel ongebruikelijke betalingen te spotten omdat de processen voor het accepteren van verkopers en het controleren van transacties los van elkaar liepen. Radar voor platforms koppelt die processen aan elkaar, waardoor fraude bij zowel verkopers als transacties beter en sneller kan worden opgespoord en er minder valse positieven zijn.

FreshBooks werkte samen met zakelijke dienstverlening van Stripe om de integratie op korte termijn te ontwikkelen en gebruikers een soepele ervaring te bieden bij de migratie naar FreshBooks Payments. Het team zakelijke dienstverlening verzorgde workshops om FreshBooks te helpen de onboardingprocedure te versnellen, de prijsstrategie te herstructureren en zich voor te bereiden op de migratie. Het team onderhield gedurende de hele procedure nauw contact met de developers van FreshBooks en bood begeleiding en expertise door middel van wekelijkse voortgangsgesprekken en dagelijkse Slack-berichten. Later in het project werkten de teams ook samen met het migratieteam van Stripe om een naadloze procedure te garanderen.

De teams bedachten een strategie om de klantgegevens van de gekoppelde accounts van FreshBooks in groepen over te zetten, waarbij ze keken naar belangrijke dingen zoals de hoeveelheid gegevens, de complexiteit van het systeem en of de klanten er klaar voor waren. Tijdens de planningsfase van de migratie zag het gegevensmigratieteam een kans om de procedure te stroomlijnen: ze bouwden een aangepaste migratietool waarmee gegevens tegelijkertijd in duizenden afzonderlijke gekoppelde accounts konden worden geïmporteerd, wat de efficiëntie van de migratie van FreshBooks aanzienlijk verbeterde. Met deze tool werd de migratie van de klanten van elke groep binnen een dag na ontvangst van de gegevens voltooid.

Resultaten

FreshBooks Payments verbetert klantervaring in geheel betaaltraject

FreshBooks lanceerde FreshBooks Payments en gebruikte de geïntegreerde componenten van Connect om snel een soepele, eenvoudige white-label onboardingprocedure op de markt te brengen die klanten binnen enkele minuten kunnen voltooien. Na de onboarding hebben de klanten toegang tot een volledige betaaloplossing die volledig is geïntegreerd in hun boekhoudsoftware.

'We veranderen echt wat mensen verwachten van een klantervaring, van alleen een gebruikersinterface naar complete financiële dienstverlening', aldus Gunner. 'Daar denken we echt dat we een grote stap vooruit kunnen zetten in hoe we onze klanten nu helpen.'

Geïntegreerde betalingen verhogen de efficiëntie voor FreshBooks-teams

FreshBooks verwacht dat de toegevoegde Stripe-oplossingen de interne teams efficiënter zullen maken. De uitbreiding van FreshBooks met Stripe geeft de onderneming meer verantwoordelijkheid voor het betaaltraject, waardoor er meer transparantie is in klantgegevens. Dit betekent dat wanneer klanten vragen hebben, de klantenservice van FreshBooks die snel kan beantwoorden en oplossen.

Instant Payouts en groeiadviesworkshop verhogen inkomsten met 31% in 30 dagen

Na de deelname van FreshBooks aan de groeiadviesworkshop van Stripe zag het bedrijf snel resultaten in het Instant Payouts-aanbod. Binnen 30 dagen na het doorvoeren van de aanbevelingen uit de workshop, groeide FreshBooks met 22% dankzij Instant Payouts, verbeterde het de maandelijkse klantbehoud met 9% en stegen de inkomsten met 31%.

FreshBooks kan nieuwe financiële diensten snel op de markt brengen

FreshBooks ziet de uitgebreide Connect-integratie als een startpunt, omdat het weet dat het met de geïntegreerde financiële oplossingen van Stripe makkelijk nieuwe functies en bedrijfsactiviteiten kan toevoegen.

'We zijn bezig met het implementeren van zaken als snellere financiering en realtime financiering voor onze eigenaren, zodat ze meer inzicht en controle krijgen over hun cashflow', zegt Gunner. 'We denken in veel opzichten dat we aan het begin van dit traject staan. We vinden het geweldig om de kracht van Stripe te gebruiken om problemen voor onze klanten op te lossen.'

Radar voor platforms helpt FreshBooks met het blokkeren van frauduleuze accounts

Met Radar voor platforms kan FreshBooks nu dynamische, op risico's gebaseerde beslissingen nemen die elke dag een realtime beeld geven van hoe het met hun portfolio staat.

'Deze tool heeft ons risicoteam veel efficiënter gemaakt, zodat we ons kunnen richten op dingen waar echt handmatig ingrijpen nodig is. Daardoor hebben we in maar drie maanden tijd meer dan 300 frauduleuze accounts kunnen tegenhouden die zich op ons platform wilden aanmelden', aldus Gunner.