Im Jahr 2024 exportierte Deutschland Waren im Wert von rund 1.549 Milliarden € ins Ausland. Trotz eines leichten Rückgangs im Vergleich zum Vorjahr: Der internationale Handel bleibt ein zentraler Pfeiler der deutschen Wirtschaft. Doch mit dem Verkauf über Ländergrenzen hinweg steigen für Unternehmen auch die administrativen und steuerlichen Anforderungen – beispielsweise, wenn es um die korrekte Rechnungsstellung geht.

In diesem Artikel geben wir Ihnen einen kompakten Überblick über die wichtigsten Vorschriften, die deutsche Unternehmen beim Schreiben von Rechnungen ins europäische und außereuropäische Ausland beachten sollten. Sie erfahren zudem, welche Dokumentations- und Meldepflichten gelten. Zur Veranschaulichung finden Sie darüber hinaus zwei Beispielrechnungen eines deutschen Unternehmens.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was müssen deutsche Unternehmen bei der Rechnungsstellung ins EU-Ausland beachten?
  
• Was müssen deutsche Unternehmen bei der Rechnungsstellung in Drittstaaten beachten?
  
• Beispiel: Rechnungsstellung eines deutschen Unternehmens nach Österreich und in die Schweiz
  
• Welche Dokumentations- und Meldepflichten haben deutsche Unternehmen, wenn sie Rechnungen ins Ausland stellen?
  
• Vergleich: B2B-Rechnungen ins Ausland
  

Was müssen deutsche Unternehmen bei der Rechnungsstellung ins EU-Ausland beachten?

Wenn Unternehmen mit Sitz in Deutschland Rechnungen ins EU-Ausland stellen möchten, müssen sie einige Punkte beachten. Obwohl der Handel im europäischen Binnenmarkt weitgehend vereinfacht wurde, gelten für grenzüberschreitende Geschäftsvorgänge spezielle Regelungen. Besonders die Umsatzsteuer ist bei einer Rechnung ins Ausland ein zentraler Faktor. Unterschiedliche Vorschriften entscheiden darüber, ob die Umsatzsteuer ausgewiesen werden muss oder die Lieferung steuerfrei bleibt.

Grundsätzliche Pflichtangaben

Um den Anforderungen des Finanzamts gerecht zu werden, muss eine Rechnung ins Ausland ebenso wie eine Rechnung ins Inland grundsätzlich die Pflichtangaben nach §14 UStG enthalten. Hierzu zählen:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
  
• vollständiger Name und vollständige Anschrift der Leistungsempfängerin beziehungsweise des Leistungsempfängers
  
• eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
  
• Datum der Rechnungsausstellung
  
• Datum der Lieferung oder sonstigen Leistung
  
• die dem leistenden Unternehmen vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  
• die Menge und Art der gelieferten Produkte oder den Umfang und die Art der erbrachten Dienstleistung
  
• Netto- und Bruttobetrag
  
• der anzuwendende Steuersatz und der entsprechende Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis auf die Steuerbefreiung
  

Je nach Art des Geschäfts gelten jedoch einige Besonderheiten bei grenzüberschreitenden Geschäften.

Umsatzsteuerbefreiung bei Warenlieferungen

Wenn ein deutsches Unternehmen Waren an ein Unternehmen in einem anderen EU-Staat liefert, kann diese Lieferung umsatzsteuerfrei erfolgen – als sogenannte innergemeinschaftliche Lieferung (siehe § 4 UStG und § 6a UStG). Voraussetzung ist, dass beide Unternehmen über eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügen. Zudem muss der Gegenstand der Lieferung tatsächlich von Deutschland aus in das andere Land verbracht werden. Sind diese Voraussetzungen erfüllt und dokumentiert, kann Steuerfreiheit gewährt werden.

Das rechnungsstellende deutsche Unternehmen muss in diesem Fall lediglich einen Nettobetrag auf der Rechnung ausweisen. Ein Steuersatz sowie ein Bruttobetrag müssen nicht angegeben werden. Als zusätzliche Angabe – im Vergleich zu einer Rechnung an ein Unternehmen mit Sitz in Deutschland – muss die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des empfangenden Unternehmens enthalten sein. Darüber hinaus muss ein schriftlicher Hinweis auf die Steuerbefreiung ergänzt werden, beispielsweise „steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung”.

Umsatzsteuerbefreiung bei Dienstleistungen

Wenn deutsche Unternehmen Geschäftskundinnen und -kunden in anderen EU-Ländern Dienstleistungen in Rechnung stellen, spricht man von innergemeinschaftlichen sonstigen Leistungen (siehe § 3a UStG). In diesem Fall ist grundsätzlich der Ort der Leistungsempfänger/innen steuerlich maßgeblich: Die Leistung ist nicht in Deutschland, sondern im Land der Kundinnen und Kunden steuerpflichtig. Daher stellt das deutsche Unternehmen die Leistung ohne Umsatzsteuer in Rechnung. Die Steuer wird von den empfangenden Unternehmen im Rahmen des Reverse-Charge-Verfahrens geschuldet und abgeführt.

Voraussetzung einer innergemeinschaftlichen sonstigen Leistung ist wie bei der innergemeinschaftlichen Lieferung, dass die beteiligten Unternehmen in unterschiedlichen EU-Ländern ansässig sind und über Umsatzsteuer-Identifikationsnummern verfügen. Auf der Rechnung, die ein leistendes deutsches Unternehmen stellt, müssen nur Nettobeträge aufgeführt werden. Zudem muss die Rechnung einen schriftlichen Hinweis wie „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ beinhalten.

Reverse-Charge-Verfahren

Das zugrundeliegende Prinzip innergemeinschaftlicher Lieferungen und sonstiger Leistungen ist das Reverse-Charge-Verfahren. Beim Reverse-Charge-Verfahren schuldet nicht das leistende Unternehmen, sondern die empfangende Partei die Umsatzsteuer gegenüber ihrem lokalen Finanzamt. In der Rechnung wird daher nur der Nettobetrag ausgewiesen.

Rechtsgrundlage ist Artikel 196 der EU-Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie sowie § 13b UStG. Ziel der Regelung ist es, Steuerbetrug zu verhindern und den Verwaltungsaufwand bei grenzüberschreitenden Geschäften zu reduzieren. Unterstützung bei der Rechnungsstellung ins EU-Ausland bietet Stripe Invoicing. Mit Invoicing können Sie rechtskonforme Rechnungen in wenigen Klicks online versenden und Ihre Rechnungsstellung automatisieren. Wenn Sie Unterstützung bei der wiederkehrenden Rechnungsstellung und der Verwaltung von Abonnements benötigen, hilft Ihnen Stripe Billing.

Was müssen deutsche Unternehmen bei der Rechnungsstellung in Drittstaaten beachten?

Während der Handel innerhalb der EU durch gemeinsame steuerliche Rahmenbedingungen strukturiert ist, gelten bei der Rechnungsstellung in Drittstaaten andere Vorgaben. Als Drittstaaten gelten alle Länder, die nicht zum sogenannten Gemeinschaftsgebiet gehören – also weder Mitglied der EU noch des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) sind. Hierzu zählen beispielsweise die Schweiz, die USA, China, oder Brasilien. Auch einige Staaten auf europäischem Boden gelten als Drittstaaten, wenn sie nicht Teil des Gemeinschaftsgebiets sind, zum Beispiel Andorra, San Marino oder der Vatikanstaat.

Auch bei Drittländern ist die Umsatzsteuer ein entscheidender Faktor, allerdings greifen andere Regelungen als im europäischen Binnenmarkt. Für Drittstaaten gibt es keine einheitlichen steuerlichen Vorgaben: Je nach Land gelten unterschiedliche Anforderungen für deutsche Unternehmen. Viele Staaten wenden das Reverse-Charge-Verfahren – darunter die Schweiz, Großbritannien, Australien, China oder Singapur. Mit anderen Staaten hat Deutschland bilaterale Steuerabkommen geschlossen. Und in einigen Fällen müssen sich deutsche Unternehmen im jeweiligen Drittland steuerlich registrieren oder sogenannte Fiskalvertreter/innen beauftragen, die vor Ort steuerliche Pflichten übernehmen. Eine sorgfältige Prüfung der landesspezifischen Vorgaben ist für deutsche Unternehmen somit unerlässlich.

Steuerfreie Ausfuhrlieferungen bei Warenexport

Lieferungen aus Deutschland in Drittstaaten können unter bestimmten Bedingungen als steuerfreie Ausfuhrlieferung nach § 4 Nr. 1a UStG und § 6 UStG behandelt werden. Voraussetzung ist, dass der Liefergegenstand das deutsche beziehungsweise das EU-Zollgebiet tatsächlich verlässt und dies durch entsprechende Ausfuhrnachweise belegt wird. Dazu zählen insbesondere Zollpapiere oder elektronische Ausgangsvermerke des Zolls.

Wird die Ausfuhr ordnungsgemäß dokumentiert, darf das deutsche Unternehmen eine Rechnung ohne Umsatzsteuer stellen. Ein entsprechender Hinweis wie „Steuerfreie Ausfuhrlieferung gemäß § 4 Nr. 1a UStG i. V. m. § 6 UStG“ ist verpflichtend.

Dienstleistungen in Drittstaaten

Bei B2B-Dienstleistungen ist zu prüfen, wo der Leistungsort liegt. Dieser ist nach § 3a Absatz 2 UStG der Sitz des empfangenden Unternehmens oder – wenn die Leistung dort erbracht wird – der Ort der Betriebsstätte.

Liegt der Leistungsort in einem Drittstaat, ist die Dienstleistung in Deutschland nicht steuerbar. Demnach wird auf der entsprechenden Ausgangsrechnung eines deutschen Unternehmens keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Es empfiehlt sich, einen schriftlichen Hinweis auf der Rechnung zu ergänzen, beispielsweise „Nicht steuerbar gemäß § 3a Abs. 2 UStG – Leistungsort im Drittland.“Wenn das betreffende Drittland das Reverse-Charge-Verfahren anwendet, kann zusätzlich vermerkt werden: „Reverse-Charge – Steuerschuldnerschaft liegt beim Leistungsempfänger im Drittland.“

Beispiel: Rechnungsstellung eines deutschen Unternehmens nach Österreich und in die Schweiz

Wenn ein Unternehmen eine Rechnung von Deutschland nach Österreich an ein anderes Unternehmen über die Lieferung eines Produkts schickt, handelt es sich um eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung. Stellt ein deutsches Unternehmen eine Rechnung an ein Unternehmen in der Schweiz, ist dies eine Ausfuhrlieferung. Diese ist bei Vorliegen der Voraussetzungen nach § 4 Nr. 1a UStG in Verbindung mit § 6 UStG steuerfrei.

Welche Dokumentations- und Meldepflichten haben deutsche Unternehmen, wenn sie Rechnungen ins Ausland stellen?

Unternehmen mit Sitz in Deutschland, die Rechnungen ins Ausland stellen, unterliegen besonderen Dokumentations- und Meldepflichten. Diese dienen der korrekten umsatzsteuerlichen Behandlung sowie der Transparenz gegenüber den Finanzbehörden. Entscheidend ist dabei stets, ob die Rechnung ins europäische oder außereuropäische Ausland geht, denn je nach Zielland gelten unterschiedliche Anforderungen.

Innerhalb der EU

Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen haben deutsche Unternehmen klare Pflichten zu erfüllen, damit die Lieferung umsatzsteuerfrei bleibt:

• Erstens müssen sie die Unternehmereigenschaft der Abnehmer/innen nachweisen. Dies ist mithilfe einer gültigen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer möglich.
  
• Zweitens ist ein Belegnachweis erforderlich, der dokumentiert, dass die Ware tatsächlich in einen anderen EU-Mitgliedstaat gelangt ist. Als Nachweise dienen beispielsweise Frachtpapiere oder Speditionsbescheinigungen.
  

Für innergemeinschaftliche Dienstleistungen gelten ähnliche Anforderungen. Auch hier ist die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der Leistungsempfänger/innen Pflicht. Zusätzlich muss ein Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft der Leistungsempfänger/innen auf der Rechnung ergänzt werden.

Sämtliche innergemeinschaftlichen Umsätze müssen darüber hinaus in einer Zusammenfassenden Meldung erfasst und elektronisch an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) übermittelt werden (siehe § 18a UStG). Die gemeldeten Angaben müssen mit denen in der Umsatzsteuervoranmeldung und der Jahreserklärung übereinstimmen. Wenn alle diese Voraussetzungen erfüllt sind, greift die Steuerbefreiung.

Außerhalb der EU

Auch bei Lieferungen in Drittstaaten haben deutsche Unternehmen klare Pflichten zu erfüllen, wenn sie die Steuerfreiheit ihrer Ausfuhrlieferungen in Anspruch nehmen möchten:

• Zentrales Kriterium ist der Ausfuhrnachweis: Das deutsche Unternehmen muss belegen, dass die Ware tatsächlich aus dem Inland in ein Drittland gelangt ist. Dies geschieht in der Regel mithilfe zollamtlich bestätigter Ausfuhrdokumente.
  
• Darüber hinaus muss die Rechnung ausdrücklich auf die Steuerbefreiung für Ausfuhrlieferungen hinweisen.
  In bestimmten Fällen, zum Beispiel bei Nachfragen durch die Finanzbehörden, können ergänzend auch Zahlungsnachweise erforderlich sein.
  

Bei Dienstleistungen an Unternehmen in Drittstaaten ist vor allem wichtig, auf der Rechnung den Hinweis zu ergänzen, dass der Leistungsort in einem Drittland liegt.

Bei Geschäften mit Ländern außerhalb der EU ist keine Zusammenfassende Meldung erforderlich. Dennoch müssen steuerfreie Ausfuhren sorgfältig in der Umsatzsteuervoranmeldung sowie in der Jahresumsatzsteuererklärung angegeben werden.

Warum Dokumentation so wichtig ist

Die genannten Belege und Meldungen sind keine Formsache, sondern rechtlich relevante Grundlagen für die Inanspruchnahme steuerlicher Privilegien. Fehlen Ausfuhrnachweise oder ist die Zusammenfassende Meldung nicht korrekt abgegeben, kann das zu einer rückwirkenden Nachversteuerung der Umsätze führen. Auch Verzugszinsen und Bußgelder sind möglich. Unternehmen in Deutschland sind daher gut beraten, ihre grenzüberschreitenden Geschäftsvorgänge systematisch zu dokumentieren und archivierungspflichtige Unterlagen gemäß § 147 AO über mindestens zehn Jahre aufzubewahren.

Vergleich: B2B-Rechnungen ins Ausland