Die Akzeptanz von Kartenzahlungen wird für Unternehmen in Deutschland immer wichtiger – auch für Kleinunternehmen. Die zunehmende Verbreitung von bargeldlosen Zahlungsmethoden ist kein vorübergehender Trend, sondern eine nachhaltige Entwicklung. Für Kleinunternehmer/innen gilt es, konkurrenzfähig zu bleiben und den Erwartungen der Kundinnen und Kunden gerecht zu werden. In diesem Artikel erfahren Sie, ob Kleinunternehmen Kartenzahlungen anbieten dürfen oder sogar müssen. Zudem erläutern wir, welche Vorteile das Akzeptieren von Kartenzahlungen bringt und wie Sie vorgehen müssen, um diese in Ihrem Unternehmen zu implementieren. Darüber hinaus finden Sie Informationen darüber, mit welchen Kosten Sie rechnen müssen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie können Kleinunternehmen Kartenzahlungen akzeptieren?
  
• Welche Vorteile hat die Kartenzahlung für kleine Unternehmen?
  
• Dürfen oder müssen Kleinunternehmen Kartenzahlungen anbieten?
  
• Welche Kosten fallen für Kleinunternehmen bei Kartenzahlungen an?
  

Wie können Kleinunternehmen Kartenzahlungen akzeptieren?

Um Kartenzahlungen akzeptieren zu können, müssen Kleinunternehmen einige technische, organisatorische und rechtliche Voraussetzungen erfüllen. Zunächst muss ein Zahlungsdienstleister ausgewählt werden. Die Abwicklung von Kartenzahlungen wird von Banken oder spezialisierten Unternehmen wie Stripe angeboten. Das Unternehmen muss dazu ein Händlerkonto eröffnen und mithilfe eines Vertrags werden die Bedingungen und Gebühren für die Nutzung des Zahlungsdienstes festgelegt. Mit Stripe Terminal kann das Kleinunternehmen Zahlungen am POS akzeptieren und erhält im nächsten Schritt die notwendige Hardware. Dies kann ein vorzertifiziertes Kartenlesegerät wie das S 700 oder ein mobiles Gerät wie das BBPOS WisePad 3 sein. Es ist jedoch auch möglich, ein bereits vorhandenes iPhone oder Android-Smartphone zu nutzen – in Kombination mit dem Stripe-Service Tap to Pay. Unabhängig des gewählten Kartenzahlungssystems ist es wichtig, dass vor Ort eine stabile Internetverbindung eingerichtet wird. Diese ist Voraussetzung dafür, Kartenzahlungen am Point of Sale akzeptieren zu können. Zudem sollte geprüft werden, wie die Kartenzahlungen in die Buchhaltungssoftware Ihres Kleinunternehmens integriert werden können.

Kartenlesegeräte für Kleinunternehmen sind einfach zu bedienen und erfordern nur einen minimalen Wartungsaufwand. Dennoch sollten alle Personen geschult werden, die für das Kleinunternehmen Zahlungen abwickeln. Auf diese Weise werden Fehler im Umgang vermieden und ein reibungsloser Ablauf garantiert. Häufig haben Kleinunternehmen, die nur Barzahlungen akzeptieren, am Point of Sale Schilder mit Aufschriften wie „Kartenzahlungen nicht möglich“ – diese können ersetzt werden durch einen Hinweis wie „Ab sofort auch Kartenzahlung möglich“.

Es empfiehlt sich, die Kundinnen und Kunden nach Einführung der Kartenzahlung darauf hinzuweisen, dass ihnen ab sofort eine neue Zahlungsoption zur Verfügung steht. Wenn Sie als Kleinunternehmer/in Ihre Kundschaft gewöhnlich auf anderen Wegen informieren – beispielsweise in Form eines Newsletters – sollte auch dieser Kanal genutzt werden.

Kartenzahlungen bei Kleinunternehmen bringen auch rechtliche Anforderungen mit sich. Es gilt, die gesetzlichen Vorgaben zu kennen, die das Unternehmen betreffen, zum Beispiel in Bezug auf das Steuerrecht, das Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) sowie das Geldwäschegesetz (GwG). Da Kartenzahlungen die Verarbeitung personenbezogener Daten beinhalten, ist es wichtig, die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten. Diese sehen unter anderem vor, dass Kundinnen und Kunden über die Art und den Zweck der Datenverarbeitung informiert werden (siehe § 13 DSGVO). Hierfür kann ein entsprechender Hinweis beispielsweise durch Schilder oder Flyer im Kassenbereich gegeben werden.

Weitere Informationen finden Sie in unseren Artikeln zum Akzeptieren von Kreditkartenzahlungen als kleines Unternehmen sowie ohne Kartenlesegerät.

Ablaufdiagramm für die Einführung von Kartenzahlungen in Kleinunternehmen

Welche Vorteile hat die Kartenzahlung für kleine Unternehmen?

Obwohl keine Pflicht dazu besteht, sollten auch kleine Unternehmen in Erwägung ziehen, Kartenzahlungen als Zahlungsoption anzubieten. Hierfür sprechen einige Vorteile:

• Erhöhte Kundenzufriedenheit: Kartenzahlungen sind schnell und bequem, weshalb viele Menschen lieber mit girocard oder Kreditkarte als mit Bargeld zahlen. Der Trend zum bargeldlosen Einkauf lässt sich statistisch belegen: Im Jahr 2023 wurden knapp 62 % des Einzelhandelsumsatzes in Deutschland mit Kartenzahlungen erzielt, während es zehn Jahre zuvor nur gut 42 % waren. Die Möglichkeit, einfach die Karte zu nutzen, wird von Kundinnen und Kunden mittlerweile mehrheitlich vorausgesetzt. Gibt es die Option nicht, kann dies zu Irritationen und Missstimmung führen. Andersherum können Kartenzahlungen die Zufriedenheit und Loyalität der Kundinnen und Kunden steigern. Zumal die schnellere Abwicklung Warteschlangen reduziert und den Service verbessert. Zudem erlauben moderne Kartenterminals Kundinnen und Kunden nicht nur eine Zahlung mit girocard und Kreditkarte, sondern ebenfalls mit Mobile Wallets.
  
• Umsatzsteigerung: Diverse Studien zur Psychologie des Geldes und dem Bezahlverhalten legen nahe, dass Menschen es als weniger „schmerzhaft“ empfinden, wenn sie mit Karte statt bar bezahlen. Zudem liegt der Fokus der Käufer/innen bei der Kartenzahlung eher auf dem Produkt, während das Bezahlen mit Bargeld den Fokus auf die Kosten lenkt. Kartenzahlungen sind abstrakter und der physische Verlust des Geldes wird weniger stark wahrgenommen als bei Barzahlungen. Dies führt dazu, dass Menschen tendenziell mehr Geld ausgeben und bereit sind, höhere Preise zu akzeptieren, wenn sie die Möglichkeit haben, mit Karte zu zahlen. Die Akzeptanz von Kartenzahlungen kann demnach die Kaufbereitschaft erhöhen und den Umsatz von kleinen Unternehmen steigern.
  
• Sicherheitsvorteile: Für Kleinunternehmer/innen bedeutet die Reduzierung von Bargeld beispielsweise im eigenen Geschäft mehr Sicherheit. Das Risiko von Diebstahl und Überfällen wird verringert. Auch die mögliche Annahme von Falschgeld wird durch Kartenzahlungen unmöglich. Für Kundinnen und Kunden sind Kartenzahlungen bei Kleinunternehmen im Hinblick auf die Sicherheit ebenfalls von Vorteil: Wenn sie kein Bargeld mit sich führen müssen, kann es nicht verlorengehen oder gestohlen werden.
  
• Vereinfachte Buchhaltung: Kartenzahlungen werden automatisch dokumentiert und verringern damit den manuellen Aufwand für Kleinunternehmen. Die Buchhaltung wird vereinfacht, beschleunigt und weniger fehleranfällig. Zahlungsdienstleister/innen wie Stripe bieten Schnittstellen zu den gängigen Buchhaltungsprogrammen an. Dies ermöglicht eine nahtlose Integration sowie das schnelle Importieren von Transaktionsdaten. Diese sind bereits strukturiert und können ohne Umwege zur Erstellung von Finanzberichten und Steuererklärungen genutzt werden.
  
• Bessere Finanzplanung: Elektronische Zahlungen werden in der Regel schneller auf dem Geschäftskonto gutgeschrieben als Bargeldeinzahlungen. Dies verbessert die Liquidität und erleichtert die Finanzplanung. Zudem können Kartenzahlungen jederzeit transparent nachvollzogen und für detaillierte Auswertungen genutzt werden.
  
• Imageverbesserung: Kartenzahlungen können Kleinunternehmen helfen, sich als modern, professionell und kundenorientiert zu positionieren und damit ihr Image zu verbessern. Als zeitgemäße Zahlungsoption hat die Kartenzahlung einen direkten Einfluss auf die Außendarstellung. Wer nur Bargeld akzeptiert, wird in der heutigen, digitalen Zeit vor allem von jüngeren Kundengruppen unter Umständen als altmodisch wahrgenommen.
  

Weitere Informationen zu potenziellen Vorteilen von Kartenzahlungen für Unternehmen und Kundinnen beziehungsweise Kunden finden Sie in unserem Artikel zum bargeldlosen Zahlungsverkehr.

Dürfen oder müssen Kleinunternehmen Kartenzahlungen anbieten?

In Deutschland sind Kleinunternehmen nicht gesetzlich verpflichtet, Kartenzahlungen via girocard oder Kreditkarte anzubieten. Die Entscheidung, Kartenzahlungen zu akzeptieren, liegt im Ermessen jedes einzelnen Unternehmens. Dies bedeutet im Umkehrschluss, dass es Kleinunternehmer/innen grundsätzlich gestattet ist, ihren Kundinnen und Kunden Zahlungen per Karte zu ermöglichen – beispielsweise beim Kauf von Produkten.

Welche Kosten fallen für Kleinunternehmen bei Kartenzahlungen an?

Kleinunternehmen sollten die Kosten für die Implementierung von Kartenzahlungen vorab sorgfältig prüfen. Zudem sollte Klarheit über die spezifischen Anforderungen sowie den gewünschten Umfang der Zahlungsdienstleistung herrschen. Kleinunternehmer/innen müssen zunächst entscheiden, ob sie ihr eigenes Smartphone mit Tap to Pay nutzen oder ein eigenständiges Kartenlesegerät anschaffen möchten. Letzteres kann für einen überschaubaren zwei- oder dreistelligen Betrag erworben werden. Zudem fallen für die einzelnen Transaktionen geringe Gebühren an. Ausführliche Informationen hierzu finden Sie in unserer Preisübersicht. Darüber hinaus sind lediglich die Kosten für die Internetverbindung zu berücksichtigen.