Die Akzeptanz von Kartenzahlungen wird für Unternehmen in Deutschland immer wichtiger – auch für Kleinunternehmen. Die zunehmende Verbreitung von bargeldlosen Zahlungsmethoden ist kein vorübergehender Trend, sondern eine nachhaltige Entwicklung. Für Kleinunternehmer/innen gilt es, konkurrenzfähig zu bleiben und den Erwartungen der Kundinnen und Kunden gerecht zu werden. In diesem Artikel erfahren Sie, ob Kleinunternehmen Kartenzahlungen anbieten dürfen oder sogar müssen. Zudem erläutern wir, welche Vorteile das Akzeptieren von Kartenzahlungen bringt und wie Sie vorgehen müssen, um diese in Ihrem Unternehmen zu implementieren. Darüber hinaus finden Sie Informationen darüber, mit welchen Kosten Sie rechnen müssen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie können Kleinunternehmen Kartenzahlungen akzeptieren?
  
• Welche Vorteile hat die Kartenzahlung für kleine Unternehmen?
  
• Dürfen oder müssen Kleinunternehmen Kartenzahlungen anbieten?
  
• Welche Kosten fallen für Kleinunternehmen bei Kartenzahlungen an?
  

Wie können Kleinunternehmer/innen Kartenzahlungen akzeptieren?

Kleinunternehmer/innen müssen mehrere technische, organisatorische und rechtliche Anforderungen erfüllen, wenn sie Kartenzahlungen akzeptieren möchten.

Zunächst müssen sie einen Zahlungsdienstleister auswählen. Banken oder spezialisierte Unternehmen wie Stripe bieten Zahlungsdienstleistungen wie die Abwicklung von Kartenzahlungen an. Unternehmer/innen müssen ein Händlerkonto eröffnen und einen Vertrag abschließen, in dem die Bedingungen und Gebühren für die Nutzung des Zahlungsdienstes festgelegt sind.

Mit Stripe Terminal können Kleinunternehmer/innen Zahlungen am Point of Sale (POS) akzeptieren und erhalten im nächsten Schritt die erforderliche Hardware. Dies kann ein vorab zertifiziertes Kartenlesegerät wie der S700 oder ein mobiles Gerät wie das BBPOS WisePad 3 sein. Es kann jedoch auch ein vorhandenes iPhone oder Android-Smartphone in Kombination mit dem Tap-to-Pay-Dienst von Stripe verwendet werden.

Unabhängig vom gewählten Kartenzahlungssystem ist es wichtig, dass vor Ort eine stabile Internetverbindung verfügbar ist. Dies ist entscheidend für die Akzeptanz von Kartenzahlungen am Point of Sale. Sie sollten auch prüfen, wie Kartenzahlungen in Ihre Buchhaltungssoftware integriert werden können.

Kartenlesegeräte für Kleinunternehmer/innen sind einfach zu bedienen und erfordern nur wenig Wartung. Es ist jedoch wichtig, dass alle Mitarbeitenden, die Zahlungen abwickeln, entsprechend geschult sind. So lassen sich Fehler bei der Abwicklung minimieren und ein reibungsloser Ablauf gewährleisten. Kleinunternehmer/innen, die bisher nur Barzahlungen akzeptiert haben, bringen häufig Schilder mit der Aufschrift „Keine Kartenzahlungen“ an ihren Verkaufsstellen an. Diese Schilder können durch Hinweise wie „Kartenzahlungen jetzt möglich“ ersetzt werden, sobald das gewählte Kartenzahlungssystem betriebsbereit ist.

Nach der Einführung von Kartenzahlungen sollten Sie Ihre Kundinnen und Kunden darüber informieren, dass nun eine neue Zahlungsoption verfügbar ist. Wenn Sie als Kleinunternehmer/in Ihre Kundschaft in der Regel über andere Kanäle, wie beispielsweise einen Newsletter, informieren, sollten Sie auch diesen Kanal nutzen, um die neue Zahlungsoption bekannt zu geben.

Die Akzeptanz von Kartenzahlungen für Kleinunternehmer/innen ist auch mit bestimmten gesetzlichen Anforderungen verbunden. Es ist wichtig, die für das Unternehmen relevanten gesetzlichen Anforderungen zu kennen, beispielsweise in Bezug auf das Steuerrecht, das Zahlungsdienstleistungsgesetz (ZAG) und das Geldwäschegesetz (GwG). Da Kartenzahlungen mit der Verarbeitung personenbezogener Daten verbunden sind, müssen Sie die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einhalten. Diese Vorschriften sehen unter anderem vor, dass Kundinnen und Kunden über die Art und den Zweck der Datenverarbeitung informiert werden müssen (siehe Artikel 13 der DSGVO). Diese Informationen können beispielsweise durch Schilder oder Hinweise an der Kasse vermittelt werden.

Weitere Informationen finden Sie in unseren Artikeln zum Thema Akzeptanz von Kreditkarten als Kleinunternehmen und Akzeptanz von Kreditkartenzahlungen ohne Kartenlesegerät.

Flowchart: Implementierung von Kartenzahlungen für Kleinunternehmer/innen

Welche Vorteile hat die Kartenzahlung für kleine Unternehmen?

Obwohl keine Pflicht dazu besteht, sollten auch kleine Unternehmen in Erwägung ziehen, Kartenzahlungen als Zahlungsoption anzubieten. Hierfür sprechen einige Vorteile:

• Erhöhte Kundenzufriedenheit: Kartenzahlungen sind schnell und bequem, weshalb viele Menschen lieber mit girocard oder Kreditkarte als mit Bargeld zahlen. Der Trend zum bargeldlosen Einkauf lässt sich statistisch belegen: Im Jahr 2023 wurden knapp 62 % des Einzelhandelsumsatzes in Deutschland mit Kartenzahlungen erzielt, während es zehn Jahre zuvor nur gut 42 % waren. Die Möglichkeit, einfach die Karte zu nutzen, wird von Kundinnen und Kunden mittlerweile mehrheitlich vorausgesetzt. Gibt es die Option nicht, kann dies zu Irritationen und Missstimmung führen. Andersherum können Kartenzahlungen die Zufriedenheit und Loyalität der Kundinnen und Kunden steigern. Zumal die schnellere Abwicklung Warteschlangen reduziert und den Service verbessert. Zudem erlauben moderne Kartenterminals Kundinnen und Kunden nicht nur eine Zahlung mit girocard und Kreditkarte, sondern ebenfalls mit Mobile Wallets.
  
• Umsatzsteigerung: Diverse Studien zur Psychologie des Geldes und dem Bezahlverhalten legen nahe, dass Menschen es als weniger „schmerzhaft“ empfinden, wenn sie mit Karte statt bar bezahlen. Zudem liegt der Fokus der Käufer/innen bei der Kartenzahlung eher auf dem Produkt, während das Bezahlen mit Bargeld den Fokus auf die Kosten lenkt. Kartenzahlungen sind abstrakter und der physische Verlust des Geldes wird weniger stark wahrgenommen als bei Barzahlungen. Dies führt dazu, dass Menschen tendenziell mehr Geld ausgeben und bereit sind, höhere Preise zu akzeptieren, wenn sie die Möglichkeit haben, mit Karte zu zahlen. Die Akzeptanz von Kartenzahlungen kann demnach die Kaufbereitschaft erhöhen und den Umsatz von kleinen Unternehmen steigern.
  
• Sicherheitsvorteile: Für Kleinunternehmer/innen bedeutet die Reduzierung von Bargeld beispielsweise im eigenen Geschäft mehr Sicherheit. Das Risiko von Diebstahl und Überfällen wird verringert. Auch die mögliche Annahme von Falschgeld wird durch Kartenzahlungen unmöglich. Für Kundinnen und Kunden sind Kartenzahlungen bei Kleinunternehmen im Hinblick auf die Sicherheit ebenfalls von Vorteil: Wenn sie kein Bargeld mit sich führen müssen, kann es nicht verlorengehen oder gestohlen werden.
  
• Vereinfachte Buchhaltung: Kartenzahlungen werden automatisch dokumentiert und verringern damit den manuellen Aufwand für Kleinunternehmen. Die Buchhaltung wird vereinfacht, beschleunigt und weniger fehleranfällig. Zahlungsdienstleister/innen wie Stripe bieten Schnittstellen zu den gängigen Buchhaltungsprogrammen an. Dies ermöglicht eine nahtlose Integration sowie das schnelle Importieren von Transaktionsdaten. Diese sind bereits strukturiert und können ohne Umwege zur Erstellung von Finanzberichten und Steuererklärungen genutzt werden.
  
• Bessere Finanzplanung: Elektronische Zahlungen werden in der Regel schneller auf dem Geschäftskonto gutgeschrieben als Bargeldeinzahlungen. Dies verbessert die Liquidität und erleichtert die Finanzplanung. Zudem können Kartenzahlungen jederzeit transparent nachvollzogen und für detaillierte Auswertungen genutzt werden.
  
• Imageverbesserung: Kartenzahlungen können Kleinunternehmen helfen, sich als modern, professionell und kundenorientiert zu positionieren und damit ihr Image zu verbessern. Als zeitgemäße Zahlungsoption hat die Kartenzahlung einen direkten Einfluss auf die Außendarstellung. Wer nur Bargeld akzeptiert, wird in der heutigen, digitalen Zeit vor allem von jüngeren Kundengruppen unter Umständen als altmodisch wahrgenommen.
  

Weitere Informationen zu potenziellen Vorteilen von Kartenzahlungen für Unternehmen und Kundinnen beziehungsweise Kunden finden Sie in unserem Artikel zum bargeldlosen Zahlungsverkehr.

Dürfen oder müssen Kleinunternehmen Kartenzahlungen anbieten?

In Deutschland sind Kleinunternehmen nicht gesetzlich verpflichtet, Kartenzahlungen via girocard oder Kreditkarte anzubieten. Die Entscheidung, Kartenzahlungen zu akzeptieren, liegt im Ermessen jedes einzelnen Unternehmens. Dies bedeutet im Umkehrschluss, dass es Kleinunternehmer/innen grundsätzlich gestattet ist, ihren Kundinnen und Kunden Zahlungen per Karte zu ermöglichen – beispielsweise beim Kauf von Produkten.

Welche Kosten fallen für Kleinunternehmen bei Kartenzahlungen an?

Kleinunternehmen sollten die Kosten für die Implementierung von Kartenzahlungen vorab sorgfältig prüfen. Zudem sollte Klarheit über die spezifischen Anforderungen sowie den gewünschten Umfang der Zahlungsdienstleistung herrschen. Kleinunternehmer/innen müssen zunächst entscheiden, ob sie ihr eigenes Smartphone mit Tap to Pay nutzen oder ein eigenständiges Kartenlesegerät anschaffen möchten. Letzteres kann für einen überschaubaren zwei- oder dreistelligen Betrag erworben werden. Zudem fallen für die einzelnen Transaktionen geringe Gebühren an. Ausführliche Informationen hierzu finden Sie in unserer Preisübersicht. Darüber hinaus sind lediglich die Kosten für die Internetverbindung zu berücksichtigen.