Att ta emot betalningar med kort blir allt viktigare för företag i Tyskland, och det gäller även småföretagare. Den ökande populariteten för kontantfria betalningsmetoder är inte en övergående trend, utan en hållbar utveckling som är här för att stanna. Småföretagare måste vara konkurrenskraftiga och uppfylla sina kunders förväntningar.

I den här artikeln förklarar vi allt som småföretagare behöver veta alternativen för kortbetalning. Vi tittar också närmare på fördelarna med att ta emot kortbetalningar och ger vägledning om hur du kan integrera dem i ditt företag. Du hittar också information om kostnader.

Vad innehåller den här artikeln?

• Hur kan småföretagare ta emot betalningar med kort?
  
• Vilka är fördelarna med kortbetalningar för småföretagare?
  
• Är småföretagare tillåtna eller skyldiga att erbjuda kortbetalningar?
  
• Vilka är kostnaderna för kortbetalningar för småföretagare?
  

How can small-scale entrepreneurs accept card payments?

Small-scale entrepreneurs must meet several technical, organizational, and legal requirements if they want to accept card payments.

First, they must choose a payment service provider. Banks or specialized companies such as Stripe provide payment services such as the processing of card payments. Business owners must open a merchant account and agree to a contract, which is used to define the conditions and fees for using the payment service.

With Stripe Terminal, small-scale entrepreneurs can accept payments at the point of sale (POS) and receive the necessary hardware in the next step. This could be a precertified card reader such as the S700 or a mobile device such as the BBPOS WisePad 3. However, an existing iPhone or Android smartphone may be used, in combination with Stripe’s Tap to Pay service.

Regardless of the card payment system chosen, it is important to ensure that a stable internet connection is available on-site. This is key for accepting card payments at the point of sale. You should also investigate how card payments can be integrated into your accounting software.

Card readers designed for small-scale entrepreneurs are easy to use and require little maintenance. However, it’s important that anyone handling payments is properly trained. This will help minimize handling errors and ensure a smooth process. Small-scale entrepreneurs that previously accepted only cash payments often display “No card payments” signs at the point of sale. These signs can be replaced with messages such as “Card payments now accepted” once the chosen card payment system is operational.

After introducing card payments, you should inform customers that a new payment option is now available. If, as a small-scale entrepreneur, you usually inform your customers by other means, such as a newsletter, you should also use this channel to announce the new payment option.

Accepting card payments for small-scale entrepreneurs also involves meeting certain legal requirements. It is important to understand the legal requirements that affect the business, such as those related to tax law, the Payment Services Supervision Act (ZAG), and the Money Laundering Act (GwG). Since card payments involve the processing of personal data, you must comply with the provisions of the General Data Protection Regulation (GDPR). These regulations stipulate, among other things, that customers must be informed about the type and purpose of data processing (see Article 13 of the GDPR). This information can be communicated through signs or notices at the checkout, for example.

You can find more information in our articles on accepting credit cards as a small business and accepting credit card payments without a card reader.

Flowchart: Implementing card payments for small-scale entrepreneurs

Vilka är fördelarna med kortbetalningar för småföretagare?

Även om det inte är obligatoriskt, bör småföretag överväga att erbjuda kortbetalningar som betalningsalternativ. Det har flera fördelar:

• Ökad kundnöjdhet: Kortbetalningar är snabba och bekväma, vilket är anledningen till att många föredrar att betala med bankkort eller kreditkort istället för kontanter. År 2023 stod kortbetalningar i Tyskland för nästan 62% av försäljningen i detaljhandeln, en ökning från cirka 42% år 2013. Majoriteten av kunderna förväntar sig nu att kunna betala med kort, så de kan bli missnöjda om det inte är möjligt. Att erbjuda kortbetalningar kan förbättra kundnöjdheten och lojaliteten, särskilt som snabbare hantering minskar köer och förbättrar servicen. Moderna kortterminaler gör det också möjligt för kunderna att betala både med bankkort och kreditkort, såväl som med mobila plånböcker.
  
• Ökad omsättning: Flera studier om pengars psykologi och betalningsbeteende tyder på att människor uppfattar det som mindre "smärtsamt" att betala med kort än att betala med kontanter. Detta beror på att kunderna tenderar att fokusera mer på själva produkten när de betalar med kort, medan de tenderar att fokusera mer på kostnaden när de betalar med kontanter. Kortbetalningar är mer abstrakta och kunderna uppfattar den fysiska förlusten av pengar som mindre stark jämfört med kontantbetalningar. Därmed tenderar kunderna att spendera mer och är ofta villiga att acceptera högre priser när de har möjlighet att betala med kort. Att ta emot betalningar med kort kan öka kundernas köpvilja och öka försäljningen för småföretagare.
  
• Högre säkerhet: För småföretagare innebär färre kontanter i butikerna också ökad säkerhet och minskad risk för stöld och rån. Kortbetalningar eliminerar också risken att ta emot falska pengar. Det ökar också säkerheten för kunderna när småföretagare erbjuder kortbetalningar. Om kunderna inte behöver bära kontanter kan de inte heller råka ut för att de blir stulna eller tappas.
  
• __ Enklare bokföring:__ Kortbetalningar registreras automatiskt, vilket minskar det administrativa arbetet för småföretagare. Bokföringen blir effektivare, snabbare och innehåller färre fel. Betaltjänstleverantörer som Stripe tillhandahåller gränssnitt till de vanligaste bokföringsprogrammen. Det skapar en sömlös integration och snabb import av transaktionsuppgifter. Dessa välstrukturerade data kan användas för att generera finansiella rapporter och förbereda skattedeklarationer.
  
• Bättre finansiell planering: Elektroniska betalningar krediteras vanligtvis till företagskontot snabbare än kontantinsättningar. Det förbättrar likviditeten och underlättar den finansiella planeringen. Dessutom kan kortbetalningar när som helst spåras transparent och användas för detaljerad analys.
  
• Varumärkesförstärkning: Genom att ta emot betalningar med kort kan småföretagare förbättra sin image och få företaget att framstå som modernt, professionellt och kundorienterat. Som modern betalningsmetod har kortbetalningar en direkt inverkan på allmänhetens uppfattning. I dagens digitala tidsålder kan företag som bara tar emot kontanter uppfattas som föråldrade, särskilt av yngre kunder.
  

För mer information om de potentiella fördelarna med kortbetalningar för företag och kunder, se vår artikel om kontantfria betalningar.

Är småföretagare tillåtna eller skyldiga att erbjuda kortbetalningar?

I Tyskland är småföretagare inte juridiskt skyldiga att erbjuda kortbetalning via girocard eller kreditkort. Det är upp till varje företagare att bestämma om de vill ta emot kortbetalningar. Omvänt innebär detta att småföretagare i allmänhet tillåts erbjuda sina kunder möjlighet att betala med kort, till exempel vid köp av produkter.

Vilka är kostnaderna för kortbetalningar för småföretagare?

Småföretagare bör noggrant utvärdera kostnaderna för att erbjuda kortbetalningar. De bör också definiera vilken omfattning av betaltjänsten de har behov av. Småföretagare bör först bestämma om de vill använda sin egen smartphone med Tap to Pay eller köpa en fristående kortterminal.

En kortterminal kan köpas för ett rimligt två- eller tresiffrigt belopp. Mindre avgifter kan också tillkomma vid enskilda transaktioner. Se vår prisöversikt för mer information.