Die Herausforderung

Rückbuchungen können Händler/innen Zeit, Aufmerksamkeit und Umsatz kosten. Seit seiner Einführung im Jahr 2021 hat Chargeflow mehr als 15.000 Händlerinnen und Händlern dabei geholfen, den Prozess für Zahlungsanfechtungen bei 50 Zahlungsabwicklern zu automatisieren. Die KI-gestützte Plattform für Zahlungsanfechtungen des Unternehmens ist branchenführend bei Rückgewinnungsraten und Erfolgsquoten für Rückbuchungen in der Abwicklung.

Die rasche Akzeptanz von Chargeflow bei Händlerinnen und Händlern hat im Finanzteam von Anfang an für Störungen gesorgt. Da das Unternehmen nur Zahlungen für erfolgreich zurückgewonnene Rückbuchungen einzieht, muss es Wochen auf die Beilegung von Zahlungsanfechtungen warten, bevor es den Kundinnen und Kunden die Kosten in Rechnung stellt. Diese Entscheidung wurde getroffen, um Händler/innen in Bezug auf ihr Betriebskapital zu unterstützen, das bereits durch Rückbuchungen belastet ist. Durch die manuelle Erfassung und Messung dieser Ereignisse war es schwierig, den Zeitpunkt oder Betrag der Rechnung vorherzusehen. Dies führte zu Verzögerungen der Einnahmen. Gleichzeitig hatte das Team nicht die Möglichkeit, den Prozess zu automatisieren.

Diese Verzögerungen wurden durch den langsamen und komplexen Invoicing-Prozess des Unternehmens noch verstärkt. Das Finanzteam von Chargeflow nutzte Tabellenkalkulationen, um die für jede Rechnung erforderlichen detaillierten Ereignisdaten manuell zu erfassen, zu verwalten und abzugleichen. Da jede angefochtene Zahlung separat abgerechnet wurde, erhielten einige Großhändler Dutzende Rechnungen pro Woche. Chargeflow benötigte einen Partner, um seine Billing-Prozesse zu automatisieren, damit sich sein Finanzteam auf die Umsatzgenerierung konzentrieren konnte.

Das Finanzteam von Chargeflow hatte außerdem Schwierigkeiten, bei den vielen Zahlungsabwicklern den Überblick zu behalten. Das Unternehmen verwaltet Zahlungsanfechtungen für 50 Zahlungsabwickler. Gleichzeitig kümmert es sich mithilfe von 2 Zahlungsabwicklern um die eigene Abrechnung bei 5 Produkten und 6 Zahlungsmethoden. Dadurch entstehen zusätzliche Workflows für Teams.

Damit Chargeflow sein exponentielles Wachstum aufrechterhalten konnte, benötigte es ein einheitliches System, um die Arbeit zu vereinfachen und alle Zahlungsabwickler zentral zu verwalten. „Als wir Chargeflow auf den Markt brachten, hatten wir das Minimum entwickelt, das wir für den Einstieg benötigten. Wir wuchsen so schnell, dass wir unsere Abläufe optimieren mussten, um mehr Transparenz und Kontrolle über alle unsere Umsatzströme – von Revenue Recognition, Abrechnung, Rechnungen und Einzug bis hin zum Abgleich – zu erhalten“, sagt Yuval Ben-Ami, Vice President of Product bei Chargeflow.

Die Lösung

2025 entschied sich Chargeflow nach der Prüfung mehrerer Anbieter für Stripe, um seine Umsatz-Workflows zu modernisieren und die Sichtbarkeit bei seinen Zahlungspartnern zu verbessern.

„Für uns war die Entscheidung für Stripe ganz klar, da es alle unsere Anforderungen erfüllt, angemessene Preise bietet und sich als zuverlässig erwiesen hat“, sagt Ben-Ami.

Das Unternehmen begann mit der Einführung der nutzungsbasierten Abrechnung von Billing. Chargeflow nutzte nicht nur die umfangreiche Dokumentation und die flexiblen APIs von Stripe, sondern arbeitete über einen gemeinsamen Slack-Kanal auch eng mit dem Billing-Team zusammen, um die nutzungsbasierte Abrechnung einzurichten und das ergebnisbasierte Preismodell zu automatisieren.

Das Abrechnungssystem von Chargeflow löst jetzt automatisch ein Billing-Ereignis aus, wenn Chargeflow eine angefochtene Zahlung gewinnt, eine Benachrichtigung zu einer angefochtenen Zahlung von einem Kartennetzwerk verwaltet oder eine Transaktion analysiert, um eine zukünftige Rückbuchung zu verhindern. Durch diese Billing-Ereignisse wird eine einzige, konsolidierte Rechnung in Stripe Invoicing generiert. Dadurch fällt die manuelle Nachverfolgung und Erstellung von Rechnungen weg. Außerdem reduziert Chargeflow fehlgeschlagene Zahlungen jetzt noch stärker und optimiert Finanzvorgänge mit automatischen Funktionen für die Umsatzsicherung. Dazu gehören beispielsweise Smart Retries, mit denen fehlgeschlagene Zahlungsversuche zu optimalen Zeitpunkten wiederholt werden, und der Kartenaktualisierer, der abgelaufene Karten automatisch aktualisiert, um die Abbruchrate zu minimieren.

Chargeflow hat seinen Drittanbieter-Zahlungsabwickler als Designpartner und Erstanwender in Billing integriert, um die Abrechnung in einer einzigen Quelle zusammenzuführen und die Verwaltung mehrerer separater Workflows, Abrechnungslogiken, Dashboards und Abgleiche zu vermeiden.

„Eine einzige Datenquelle ist entscheidend“, sagt Ben-Ami, „sie ist für unser Kundenerfolgsmanagement-Team sichtbar, sodass es die von ihm verwalteten Händler/innen direkt kontaktieren kann. Das Finanzteam muss keine Berichte aus verschiedenen Systemen generieren. Das ist sehr hilfreich für uns.“

Die Ergebnisse

Chargeflow stellte Billing innerhalb von sechs Wochen bereit

Das Engineering-Team des Unternehmens nutzte die Stripe-Dokumentation, um die Plattform schnell zu implementieren und anzupassen. Die Implementierung, interne Tests und Pilotprojekte mit 25 % seiner Händler/innen nahmen einen Monat in Anspruch. Schon zwei Wochen später hatte das Team alle seine Händler/innen erfolgreich in Billing eingebunden.

Die nutzungsbasierte Abrechnung lieferte eine Abrechnungsgenauigkeit von 99 %

Dank des Wechsels von der manuellen Erfassung zu nutzungsbasierten Abrechnungsereignissen mit Stripe, kann Chargeflow jetzt genau überwachen, wie genau seine Abrechnung der Realität entspricht. Mittlerweile erreicht das Unternehmen eine Genauigkeit von 99 % bei der Abrechnung.

Automatische Tools lieferten eine Umsatzsicherungsquote von 48 %

Automatische Tools wie Smart Retries und Kartenaktualisierer verhalfen Chargeflow zu einer Umsatzsicherungsquote von 48 % für fehlgeschlagene Zahlungen im laufenden Jahr. Zuvor hatte das Unternehmen keine Tools zur Umsatzrückgewinnung eingesetzt.

Die Abrechnung für mehrere Abwickler spart 80 Stunden Arbeit pro Monat

Chargeflow benötigte nur fünf Tage, um seine Abrechnungsdaten von anderen Abwicklern in Stripe zu vereinheitlichen. Seitdem hat das FinOps-Team des Unternehmens durch die Vermeidung doppelter Arbeit und manueller Dateneingabe etwa 80 Stunden pro Monat eingespart.

„Anstatt mehr Personal einstellen zu müssen, konnten wir zwei Mitarbeiter/innen mit unseren FinOps beauftragen, die sich auf den Zahlungseinzug konzentrieren“, sagt Ben-Ami.