การหักเงินคืนอาจสร้างความหงุดหงิดให้กับทั้งธุรกิจและลูกค้าได้ ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้สาเหตุของการหักเงินคืน ผลกระทบ และการดำเนินการเพื่อหลีกเลี่ยงการหักเงินคืน นอกจากนี้ คุณจะได้เรียนรู้ว่าค่าธรรมเนียมใดบ้างที่สามารถเรียกเก็บจากลูกค้าได้ และผลกระทบของการหักเงินคืนต่อคะแนนเครดิต

เนื้อหาหลักในบทความ

• การหักเงินคืนคืออะไร
  
• อะไรทำให้เกิดการหักเงินคืน
  
• การหักเงินคืนมีค่าใช้จ่ายเท่าใดสำหรับธุรกิจ
  
• ค่าธรรมเนียมใดบ้างที่สามารถเรียกเก็บจากลูกค้าได้
  
• การหักเงินคืนใช้เวลาในการดำเนินการนานเท่าใด
  
• ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากการหักเงินคืนคืออะไร
  
• สามารถดำเนินการใดได้บ้างเพื่อหลีกเลี่ยงการหักเงินคืน
  

การหักเงินคืนคืออะไร

การหักเงินคืน หรือ “Rücklastschrift” คือการหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA ที่ถูกส่งคืน หรือการชำระเงินที่ไม่สำเร็จ การหักเงินคืนจะส่งผลให้บัญชีของผู้ชำระเงินจะได้รับเงินคืนและบัญชีของผู้รับจะถูกหักเงิน การหักเงินคืนอาจเกิดขึ้นภายในหกสัปดาห์หลังจากการหักเงิน

การหักเงินคืนมักจะมีค่าใช้จ่ายทั้งสำหรับลูกค้าและธุรกิจ ด้วยเหตุนี้ คุณควรทำความเข้าใจข้อกำหนดและเงื่อนไขของธนาคารของคุณล่วงหน้า และเสนอวิธีการชำระเงินอื่นๆ หากจำเป็น

อะไรทำให้เกิดการหักเงินคืน

หนึ่งในสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดของการหักเงินคืนคือเงินในบัญชีไม่เพียงพอ เมื่อลูกค้ามีเงินในบัญชีไม่เพียงพอสำหรับการชำระเงินตามจำนวนที่กำหนดสำหรับธุรกรรม ธนาคารจะปฏิเสธการชำระเงินและเกิดการหักเงินคืน

อีกสาเหตุหนึ่งของการหักเงินคืนคือรายละเอียดการชำระเงินที่ไม่ถูกต้อง หากบริษัทกรอกรายละเอียดบัญชีผิดโดยไม่ได้ตั้งใจ หรือลูกค้ากรอกหมายเลขผิด อาจทำให้เกิดการหักเงินคืนได้

สุดท้ายนี้ การไม่ชำระเงินตามกำหนดเวลาก็เป็นอีกสาเหตุหนึ่งที่พบบ่อยของการหักเงิน หากธุรกิจไม่สามารถส่งคำสั่งชำระเงินได้ทันเวลา หรือหากธนาคารต้องการเวลามากกว่าที่คาดไว้ในการดำเนินการธุรกรรม อาจนำไปสู่ปัญหาในการรับเงินได้

การหักเงินคืนมีค่าใช้จ่ายเท่าใดสำหรับธุรกิจในสหภาพยุโรป

การหักเงินคืนอาจมีค่าใช้จ่ายสูงสำหรับธุรกิจ ตามคำสั่งของสหภาพยุโรปว่าด้วยบริการชำระเงิน (PSD2) ธุรกิจสามารถชำระได้สูงสุด 8 ยูโรต่อการหักเงินคืน ค่าธรรมเนียมนี้ประกอบด้วยค่าธรรมเนียมพื้นฐาน 4 ยูโร บวกค่าใช้จ่ายอื่นๆ ซึ่งแตกต่างกันไปตามธนาคารของลูกค้า นอกจากนี้ อาจมีค่าใช้จ่ายอื่นๆ เกิดขึ้นโดยขึ้นอยู่กับธนาคาร ตัวอย่างเช่น ธุรกิจอาจต้องรับผิดชอบต่อความเสียหายหากไม่ดำเนินการตรวจสอบที่เกี่ยวข้องอย่างถูกต้อง

หากมีการหักเงินคืนบ่อยๆ ธนาคารอาจบล็อกไม่ให้ธุรกิจใช้การหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA ซึ่งอาจทำให้ธุรกิจต้องเปลี่ยนไปใช้วิธีการชำระเงินอื่น ซึ่งอาจมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

ค่าธรรมเนียมใดบ้างที่สามารถเรียกเก็บจากลูกค้าได้

หากลูกค้าไม่ชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ ธุรกิจอาจเรียกเก็บค่าธรรมเนียมจากลูกค้า ค่าธรรมเนียมที่สามารถเรียกเก็บได้จะขึ้นอยู่กับกรอบกฎหมายที่เกี่ยวข้อง อย่างไรก็ตาม โดยทั่วไปแล้ว จะมีการเรียกเก็บค่าธรรมเนียมการชำระเงินล่าช้าหากลูกค้าไม่ชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ตรงเวลา ค่าธรรมเนียมการชำระเงินล่าช้าไม่สามารถเรียกเก็บเป็นค่าปรับ และจะสูงเท่ากับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจากการชำระเงินล่าช้า (เช่น ค่าเอกสารและค่าแสตมป์) หากลูกค้ายังคงไม่ชำระเงินอย่างต่อเนื่องแม้จะได้รับการแจ้งให้ชำระเงินหลายครั้ง ธุรกิจอาจดำเนินการทางกฎหมาย

นอกจากนี้ ธุรกิจยังได้รับอนุญาตให้เรียกเก็บค่าธรรมเนียมการดำเนินการในกรณีที่มีการหักเงินคืนด้วย อย่างไรก็ตาม ค่าธรรมเนียมนี้อาจไม่สูงกว่าค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง ค่าธรรมเนียมการดำเนินการนี้ต้องเรียกเก็บจากลูกค้าแยกต่างหาก และต้องไม่ซ่อนไว้ในยอดใบแจ้งหนี้

การหักเงินคืนใช้เวลาในการดำเนินการนานเท่าใด

โดยทั่วไปแล้ว ธนาคารของลูกค้าจะใช้เวลาอย่างน้อยห้าวันทำการในการยกเลิกและประมวลผลการชำระเงินเดิม อย่างไรก็ตาม ในบางกรณีอาจใช้เวลานานกว่านั้น ขึ้นอยู่กับประเภทบัญชีและธนาคารที่ดำเนินการ

ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากการหักเงินคืนคืออะไร

ผลกระทบอาจร้ายแรงกว่าที่คุณคิด เมื่อการชำระเงินถูกปรับคืน บัญชีของคุณจะไม่ได้รับเงิน ดังนั้นคุณอาจไม่สามารถปฏิบัติตามภาระผูกพันของตนเองได้ นอกจากนี้ การหักเงินจากบัญชีแต่ละครั้งจะถูกหักจากบัญชีของคุณด้วย โดยทั่วไปธนาคารจะเรียกเก็บค่าธรรมเนียมการดำเนินการสำหรับการหักเงินแต่ละครั้งที่ถูกปรับคืน หากเกิดเหตุการณ์นี้บ่อยครั้ง ค่าธรรมเนียมอาจเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว

อย่างไรก็ตาม ประสบการณ์ของลูกค้าอาจได้รับผลกระทบอันเนื่องมาจากการหักเงินคืน เมื่อลูกค้าไม่สามารถชำระเงินตามใบแจ้งหนี้หรือเลือกที่จะไม่ชำระเงิน และนำไปสู่การหักเงินคืน ชื่อเสียงของธุรกิจของคุณอาจได้รับผลกระทบในทางลบ ลูกค้ารายอื่นอาจคิดว่าคุณกำลังประสบปัญหาทางการเงินหรือขาดความน่าเชื่อถือ แม้ว่าจะไม่ใช่ก็ตาม ด้วยเหตุนี้ คุณจึงไม่ควรคำนึงถึงผลกระทบในทันทีของการหักเงินคืนสินค้าเท่านั้น แต่ควรคำนึงถึงผลกระทบระยะยาวต่อธุรกิจของคุณด้วย

สามารถดำเนินการใดได้บ้างเพื่อหลีกเลี่ยงการหักเงินคืน

การหักเงินคืนอาจทำให้เกิดการโต้แย้งการชำระเงินที่ใช้เวลานาน การสูญเสียทางการเงิน และชื่อเสียงที่ไม่ดี นอกจากนี้ การหักเงินคืนอาจส่งผลเสียต่อคะแนนเครดิตของคุณซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อความสามารถในการรับเครดิตและการจัดหาเงินทุนประเภทอื่นๆ สิ่งสำคัญคือต้องดำเนินการอย่างรวดเร็วและเป็นมืออาชีพเมื่อมีการหักเงินคืน

ขั้นแรก ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าลูกค้าของคุณมีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการชำระเงินตรงเวลา ซึ่งรวมถึงการให้ข้อมูลการชำระเงินที่ชัดเจนบนใบแจ้งหนี้หรือเว็บไซต์ นอกจากนี้ การตั้งค่าการชำระเงินอัตโนมัติยังช่วยให้มั่นใจได้ว่าการชำระเงินจะตรงเวลาและถูกต้อง อีกทางเลือกหนึ่งคือการนำกระบวนการตรวจสอบมาใช้เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลลูกค้าทั้งหมดถูกป้อนอย่างถูกต้อง ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาดขณะป้อนข้อมูลบัญชี

นอกจากนี้ คุณควรตรวจสอบบัญชีธนาคารของคุณเป็นประจำ หากได้รับการหักเงินคืนโดยไม่คาดคิด ควรดำเนินการทันทีและหาสาเหตุ ซึ่งจะช่วยให้สามารถระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ตั้งแต่เนิ่นๆ และแจ้งให้ลูกค้าทราบได้อย่างทันท่วงที เพื่อให้สามารถแก้ไขปัญหาได้

การทำบัญชีที่ดีและกระบวนการติดตามหนี้ที่มีประสิทธิภาพสามารถช่วยป้องกันการหักเงินคืนได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าลูกค้าของคุณชำระใบแจ้งหนี้ตรงเวลา และคุณดำเนินการอย่างรวดเร็วต่อการชำระเงินค้างชำระ การเตรียมการที่ดีและแนวทางเชิงรุกสามารถช่วยลดหรือป้องกันความสูญเสียได้

ธุรกิจควรตรวจสอบด้วยว่าผู้ให้บริการชำระเงินมีมาตรการเฉพาะในการหลีกเลี่ยงการหักเงินคืนหรือไม่ Stripe นำเสนอโปรแกรมพิเศษเพื่อปกป้องคุณและธุรกิจของคุณจากการโต้แย้งการชำระเงินที่ไม่คาดคิดด้วย Chargeback Protection Stripe Payments ช่วยให้ธุรกิจของคุณจัดการและตรวจสอบการชำระเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น Stripe Radar ช่วยให้คุณตรวจสอบรายละเอียดบัญชีและระบุข้อผิดพลาดหรือปัญหาอื่นๆ เช่น การฉ้อโกง เพื่อให้สามารถแก้ไขปัญหาเหล่านี้ได้อย่างรวดเร็วหรือแม้กระทั่งป้องกันไม่ให้เกิดขึ้น