Terugboekingen kunnen frustrerend zijn voor zowel ondernemingen als klanten. In dit artikel lees je wat de oorzaken zijn van terugboekingen, wat de gevolgen zijn en wat je moet doen om terugboekingen te voorkomen. Ook lees je welke kosten aan klanten kunnen worden doorberekend en hoe een terugboeking de kredietwaardigheid kan beïnvloeden.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een terugboeking?
  
• Wat zijn de oorzaken van terugboekingen?
  
• Hoeveel kost een terugboeking een onderneming?
  
• Welke kosten kunnen aan de klant worden doorberekend?
  
• Hoelang duurt het om een terugboeking te verwerken?
  
• Wat zijn de mogelijke gevolgen van terugboekingen?
  
• Welke acties kunnen worden ondernomen om terugboekingen te voorkomen?
  

Wat is een terugboeking?

Een terugboeking of 'Rücklastschrift' is een teruggeboekt SEPA-incasso of mislukte betaling. Als gevolg van een terugboeking wordt het account van de betaler gecrediteerd en het account van de ontvanger gedebiteerd. Een terugboeking kan plaatsvinden tot zes weken nadat een betaling is gedebiteerd.

Terugboekingen brengen doorgaans kosten met zich mee voor zowel de klant als de onderneming. Daarom is het belangrijk dat je de voorwaarden van je eigen bank van tevoren begrijpt en indien nodig alternatieve betaalmethoden aanbiedt.

Wat is de oorzaak van terugboekingen?

Een van de meest voorkomende oorzaken van terugboekingen is onvoldoende geld op het account. Wanneer een klant onvoldoende geld op zijn account heeft om het bedrag te vereffenen dat nodig is voor een transactie, weigert de bank de betaling en vindt er een terugboeking plaats.

Een andere oorzaak van terugboekingen zijn onjuiste betaalgegevens. Als een bedrijf onbedoeld de verkeerde accountgegevens heeft ingevoerd of als de klant een verkeerd nummer heeft ingevoerd, kan dit leiden tot een terugboeking.

Tot slot zijn gemiste deadlines ook een veelvoorkomende oorzaak van terugboekingen. Als een onderneming betaalinstructies niet op tijd verstuurt of als de bank meer tijd nodig heeft dan verwacht om een transactie te verwerken, kan dit leiden tot problemen bij het ontvangen van het bedrag.

Hoeveel kost een terugboeking een onderneming in de Europese Unie?

Een terugboeking kan aanzienlijke kosten met zich meebrengen voor ondernemingen. Volgens de richtlijn van de Europese Unie inzake betaaldiensten (PSD2) kunnen ondernemingen tot 8 euro per terugboeking betalen. Deze kosten bestaan uit een basisvergoeding van 4 euro plus kosten, die variëren afhankelijk van de bank van de klant. Daarnaast kunnen er ook andere kosten ontstaan, afhankelijk van de bank. De onderneming kan bijvoorbeeld aansprakelijk zijn voor verliezen als deze de relevante controles niet goed heeft uitgevoerd.

Als terugkerende incasso's vaak voorkomen, kan een bank SEPA-incasso's voor de onderneming volledig blokkeren, waardoor de onderneming zou moeten overstappen op andere betaalmethoden, wat ook extra kosten met zich mee kan brengen.

Welke kosten kunnen aan de klant worden doorberekend?

Als een klant een factuur niet betaalt, kan dit ertoe leiden dat de onderneming kosten doorberekent aan de klant. Welke kosten kunnen worden doorberekend, hangt af van het relevante juridische kader. In de regel worden echter kosten voor te late betaling in rekening gebracht als de klant de factuur niet op tijd betaalt. De kosten voor te late betaling kunnen niet als boete worden geïnd en kunnen slechts zo hoog zijn als de kosten die in verband met de te late betaling worden gemaakt (bijv. papieren en postzegels). Als de klant zelfs na meerdere betaalherinneringen nog steeds niet betaalt, kan de onderneming juridische stappen ondernemen.

Daarnaast mag de onderneming ook verwerkingskosten in rekening brengen bij terugboekingen, maar deze mogen niet hoger zijn dan de werkelijk gemaakte kosten. Deze verwerkingskosten moeten altijd apart aan de klant worden gefactureerd en mogen niet verborgen zijn in het factuurbedrag.

Hoelang duurt de procedure voor een terugboeking?

Over het algemeen duurt het ten minste vijf werkdagen voordat de bank van de klant de oorspronkelijke betaling annuleert en terugboekt. In sommige gevallen kan dit echter langer duren, afhankelijk van het type account en de bank via wie de procedure wordt uitgevoerd.

Wat zijn de mogelijke gevolgen van terugboekingen?

De gevolgen kunnen ernstiger zijn dan je denkt. Wanneer een betaling wordt teruggeboekt, ontvangt je account het geld niet, waardoor je mogelijk niet aan je eigen verplichtingen kunt voldoen. Bovendien wordt elke terugboeking ook van je account afgeschreven. De bank vraagt over het algemeen verwerkingskosten voor elke teruggeboekte betaling. Als dit vaak gebeurt, kan dit snel oplopen.

Je klantervaring kan echter ook schade ondervinden door terugboekingen. Wanneer een klant een factuur niet kan vereffenen of ervoor kiest dit niet te doen en dit leidt tot een terugboeking, kan dit een negatieve invloed hebben op de reputatie van je onderneming. Andere klanten kunnen denken dat je in financiële problemen komt of onbetrouwbaar bent, zelfs als dit niet het geval is. Houd daarom niet alleen rekening met de onmiddellijke gevolgen van terugboekingen, maar ook met de langetermijneffecten ervan op je onderneming.

Welke acties kunnen worden ondernomen om terugboekingen te voorkomen?

Terugboekingen kunnen leiden tot tijdrovende chargebacks, financiële verliezen en een slechte reputatie. Bovendien kunnen terugboekingen een negatieve invloed hebben op je kredietwaardigheid, wat van invloed kan zijn op je vermogen om krediet en andere vormen van financiering te krijgen. Het is belangrijk om snel en professioneel te handelen wanneer een terugboeking plaatsvindt.

Zorg er eerst voor dat je klanten over alle informatie beschikken die ze nodig hebben om betalingen op tijd te doen. Dit omvat ook het verstrekken van duidelijke betaalinformatie op facturen of websites. Daarnaast kan het instellen van automatische betalingen er ook voor zorgen dat betalingen stipt en correct worden uitgevoerd. Een andere optie is om controleprocessen in te voeren om ervoor te zorgen dat alle klantgegevens correct worden ingevoerd. Dit kan het risico op fouten bij het invoeren van accountgegevens minimaliseren.

Daarnaast moet je regelmatig je bankrekening controleren. Als je een onverwachte terugboeking ontvangt, moet je onmiddellijk actie ondernemen en uitzoeken waarom dit is gebeurd. Op deze manier kunnen mogelijke problemen vroegtijdig worden geïdentificeerd en klanten snel op de hoogte worden gesteld, zodat het probleem kan worden opgelost.

Een goede boekhouding en effectieve incassoactiviteiten kunnen ook helpen om terugboekingen te voorkomen. Zorg ervoor dat je klanten hun facturen op tijd betalen en dat je snel reageert op openstaande betalingen. Een goede voorbereiding en een proactieve aanpak kunnen helpen verliezen tot een minimum te beperken of zelfs te voorkomen.

Ondernemingen moeten ook controleren of hun betalingproviders bepaalde maatregelen bieden om terugboekingen te voorkomen. Met Chargeback Protection biedt Stripe een speciaal programma om jou en je onderneming te beschermen tegen onvoorziene chargebacks. Stripe Payments helpt je onderneming om betalingen efficiënter te beheren en monitoren. Stripe Radar helpt je accountgegevens te controleren en fouten of andere problemen zoals fraude te identificeren, zodat deze snel kunnen worden verholpen of zelfs voorkomen.