Rücklastschriften können für Unternehmen, Händler und Kundschaft gleichermaßen ärgerlich sein. In unserem Artikel erfahren Sie alles Wichtige zu Ursachen, Folgen und Maßnahmen rund um das Thema Rücklastschriften. Hier lesen Sie auch, welche Gebühren auf die Kundschaft übertragen werden dürfen und wie sich eine Rücklastschrift auf die Bonität auswirken kann.
Worum geht es in diesem Artikel?
- Was ist eine Rücklastschrift?
- Was sind die Ursachen von Rücklastschriften?
- Welche Kosten müssen Händler für Rücklastschriften tragen?
- Welche Gebühren darf man auf die Kundschaft übertragen?
- Wie lange dauert eine Rücklastschrift?
- Welche Folgen können Rücklastschriften haben?
- Welche Maßnahmen zur Vermeidung von Rücklastschriften gibt es?
Was ist eine Rücklastschrift?
Eine Rücklastschrift ist die Rückbuchung einer SEPA-Lastschrift, sprich eine fehlgeschlagene Abbuchung. Dadurch wird dem Konto der/des Zahlungspflichtigen der Betrag gutgeschrieben und das Konto der Empfängerin/des Empfängers belastet. Eine Rücklastschrift kann im Allgemeinen bis zu 6 Wochen nach der Abbuchung erfolgen.
Rücklastschriften sind meist mit Kosten für sowohl die Kundschaft als auch Unternehmen verbunden. Aus diesem Grund ist es wichtig, sich im Vorfeld mit den Bedingungen der eigenen Bank auseinanderzusetzen und gegebenenfalls alternative Zahlungsmethoden anzubieten.
Was sind die Ursachen von Rücklastschriften?
Eine der häufigsten Ursachen für Rücklastschriften sind unzureichende Kontostände. Wenn eine Kundin/ein Kunde nicht genug Geld auf ihrem/seinem Konto hat, um den Betrag zu begleichen, der für eine Transaktion benötigt wird, wird die Bank den Zahlungsbetrag abweisen und es entsteht eine Rücklastschrift.
Eine weitere Ursache für Rücklastschriften sind falsche Zahlungsdetails. Wenn ein Unternehmen versehentlich falsche Kontodaten angegeben hat oder die Kundin/der Kunde einfach eine falsche Nummer angegeben hat, kann es zu einer Rücklastschrift kommen.
Schließlich ist auch die Verletzung von Fristen eine häufige Ursache für Rücklastschriften. Wenn Unternehmen nicht rechtzeitig Zahlungsanweisungen versendet haben oder wenn die Bank mehr Zeit benötigt als erwartet, um die Transaktion abzuschließen, kann es zu Problemen mit dem Empfang des Betrags kommen.
Welche Kosten müssen Händler für Rücklastschriften in der EU tragen?
Eine Rücklastschrift kann für Händler und Unternehmen mit erheblichen Kosten verbunden sein. Laut der EU-Richtlinie über Zahlungsdienste (PSD2) können Händler und Unternehmen für eine Rücklastschrift bis zu 8 Euro Gebühren bezahlen. Diese Gebühr besteht aus einer Grundgebühr in Höhe von 4 Euro sowie weiteren Kosten, die je nach Bank der Kundin/des Kunden variieren. Darüber hinaus können sich weitere Kosten ergeben, aber auch hier hängt die Höhe der Gebühr von der jeweiligen Bank ab. So müssen Händler beispielsweise für Schäden aufgrund einer Rücklastschrift haften, wenn sie möglicherweise die Prüfungsverfahren nicht ordnungsgemäß durchgeführt haben.
Zusätzlich kann es bei häufigen Rücklastschriften dazu kommen, dass die Bank dem Händler das Lastschriftverfahren ganz sperrt. In diesem Fall müssen Händler auf andere Zahlungsmethoden ausweichen, was wiederum mit zusätzlichem Aufwand verbunden ist.
Welche Gebühren darf man auf die Kundschaft übertragen?
Wenn eine Kundin/ein Kunde ihre/seine Rechnung nicht bezahlt, kann es vorkommen, dass das Unternehmen Gebühren auf die Kundin/den Kunden überträgt. Welche Gebühren dabei erlaubt sind, hängt von der jeweiligen Gesetzeslage ab. Grundsätzlich ist es aber möglich, eine Mahngebühr zu berechnen, wenn die Kundin/der Kunde die Rechnung nicht fristgerecht begleicht. Diese Mahngebühr darf laut Bürgerlichem Gesetzbuch (BGB) einmalig bis zu einem bestimmten Betrag pro Mahnung anfallen. Die Mahngebühr darf dabei keine Strafgebühr sein, sondern lediglich so hoch sein, wie die Kosten, die für den Mahnvorgang anfallen, sprich Papier und Portokosten. Falls die Kundin/der Kunde auch nach mehreren Mahnungen noch immer nicht bezahlt hat, kann man sie/ihn auf Zahlung verklagen und dem Gericht den jeweiligen Rechnungsbetrag sowie die bereits angefallenen Gebühren vorlegen.
Außerdem ist es Unternehmen erlaubt, eine Bearbeitungsgebühr für Rücklastschriften zu erheben. Diese darf allerdings nicht höher sein als die tatsächlich entstandenen Kosten. Die Kundin/Der Kunde muss diese Bearbeitungsgebühr aber immer separat in Rechnung gestellt bekommen und die Gebühr darf niemals als Teil des Rechnungsbetrags versteckt werden.
Wie lange dauert eine Rücklastschrift?
Im Allgemeinen dauert es mindestens fünf Werktage für die Bank der Kundin/des Kunden, um die ursprüngliche Zahlung zurückzuziehen und abzurechnen. In manchen Fällen kann dies jedoch mehr Zeit in Anspruch nehmen, je nach Art des Kontos und über welche Bank der Prozess läuft.
Welche Folgen können Rücklastschriften haben?
Die Folgen können schwerwiegender sein, als Sie denken. Wenn eine Zahlung zurückgebucht wird, fehlt das Geld auf Ihrem Konto. Das kann dazu führen, dass Sie Ihre eigenen Verpflichtungen nicht mehr erfüllen können. Außerdem belastet jede Rücklastschrift Ihr Konto zusätzlich. Die Bank verlangt in der Regel Bearbeitungsgebühren für jede zurückgegebene Lastschrift. Wenn dies häufiger vorkommt, kann sich das schnell zu einer unangenehm hohen Summe anhäufen.
Aber auch Ihre Kundenbeziehungen können unter Rücklastschriften leiden. Wenn eine Kundin/ein Kunde ihre/seine Rechnung nicht begleichen kann oder will und es deshalb zur Rücklastschrift kommt, kann das Vertrauen in Ihr Unternehmen sinken und Bewertungen negativ ausfallen. Andere Kundinnen und Kunden könnten dann denken, dass Sie finanzielle Probleme haben oder unzuverlässig sind – auch wenn das nicht der Fall ist. Deshalb sollten Sie nicht nur die unmittelbaren Folgen von Rücklastschriften im Blick haben, sondern auch deren langfristige Auswirkungen auf Ihr Unternehmen.
Welche Maßnahmen zur Vermeidung von Rücklastschriften gibt es?
Rücklastschriften können zeitraubende Streitigkeiten, finanzielle Verluste und einen schlechten Ruf verursachen. Darüber hinaus können sie negative Auswirkungen auf Ihre Bonität haben, welche Sie aber benötigen, um Kredite und andere Finanzierungsmöglichkeiten in Anspruch zu nehmen. Wenn Sie nicht rechtzeitig handeln und die Situation nicht klären, kann dies dazu führen, dass Ihr Unternehmen als unzuverlässig eingestuft wird.
Sie sollten sicherstellen, dass Ihre Kundschaft über ausreichende Informationen verfügt, um Zahlungen pünktlich zu leisten. Dazu gehört auch die Bereitstellung von klaren Zahlungsinformationen auf Rechnungen oder Websites. Weiterhin kann die Einrichtung von automatisierten Zahlungen dazu beitragen, dass Zahlungen pünktlich und regelmäßig erfolgen. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Überprüfungsprozesse einzuführen, um sicherzustellen, dass alle Kundendaten korrekt eingegeben werden. Dies kann das Risiko von Fehlern bei der Eingabe von Kontodaten minimieren.
Außerdem sollten Sie regelmäßig Ihr Bankkonto überprüfen. Wenn Sie eine unerwartete Rücklastschrift erhalten haben, sollten Sie sofort reagieren und den Grund herausfinden. Auf diese Weise können mögliche Probleme frühzeitig erkannt werden und es besteht die Möglichkeit, dass der Kunde/die Kundin rechtzeitig benachrichtigt wird, um das Problem zu lösen.
Eine gute Buchhaltung und ein effektives Mahnwesen können ebenfalls dazu beitragen, Rücklastschriften zu vermeiden. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Kundschaft ihre Rechnungen pünktlich bezahlt und dass Sie bei ausbleibenden Zahlungen schnell reagieren. Eine gute Vorbereitung und eine proaktive Herangehensweise können dabei helfen, Schäden zu minimieren oder gar nicht erst entstehen zu lassen.
Unternehmen sollten zudem prüfen, ob ihr Zahlungsdienstleister bestimmte Maßnahmen zur Vermeidung von Rücklastschriften anbietet. Stripe bietet mit der Chargeback Protection ein spezielles Programm an, mit dem Sie Ihr Unternehmen vor unvorhergesehenen Anfechtungen schützen können. Darüber hinaus hilft Stripe Payments Unternehmen, ihren Zahlungsverkehr besser zu verwalten und zu überwachen. Stripe Radar hilft Ihnen bei der Überprüfung von Kontodaten und bei der Erkennung von Fehlern oder anderen Problemen wie beispielsweise Betrug, sodass diese frühzeitig behoben werden können oder erst gar nicht auftreten.