กฎหมายของอิตาลีกําหนดขีดจํากัดเวลาในการออกใบกํากับภาษีที่แตกต่างกันออกไปตามประเภทของธุรกรรม (เช่น การให้บริการหรือการขายสินค้าที่สามารถเคลื่อนย้ายได้หรือเคลื่อนย้ายไม่ได้) นอกจากนี้ยังมีกําหนดเวลาที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับประเภทของใบแจ้งหนี้ โดยมีแบบทันทีหรือที่เลื่อนเวลา

ด้านล่างเราจะมาดูข้อกําหนดทางกฎหมายสําหรับการออกใบแจ้งหนี้ ว่าควรออกใบแจ้งหนี้ก่อนหรือหลังการชําระเงิน ใบแจ้งหนี้แบบ Pro forma คืออะไร และจุดประสงค์ของใบแจ้งหนี้ดังกล่าว

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ข้อกําหนดทางกฎหมายสําหรับการออกใบแจ้งหนี้
  
• การออกใบแจ้งหนี้ก่อนหรือหลังการชําระเงิน
  
• ใบแจ้งหนี้หลังจากชําระเงิน: ใบแจ้งหนี้แบบ Pro forma
  
• ควรออกใบแจ้งหนี้หลังจากชําระเงินเมื่อใด
  

ข้อกําหนดทางกฎหมายสําหรับการออกใบแจ้งหนี้

หน้าที่ในการออกใบกํากับภาษีอยู่ภายใต้มาตราที่ 6 ของกฎ Presidential Decree 633/1972 และขึ้นอยู่กับว่าการขายเกี่ยวข้องกับสินค้า อสังหาริมทรัพย์ หรือการให้บริการที่เคลื่อนย้ายได้หรือไม่

• การขายสินค้าที่สามารถเคลื่อนย้ายได้: จะถือว่าเกิดการขายเมื่อมีการจัดส่งหรือส่งมอบสินค้า คุณสามารถออกใบแจ้งหนี้ก่อนหรือหลังการชําระเงินก็ได้

• การขายอสังหาริมทรัพย์: ธุรกรรมจะถือว่าเกิดขึ้นในวันที่มีการลงนามในสัญญา ผู้โอนต้องออกใบแจ้งหนี้เมื่อมีการโอนสิทธิ์ในทรัพย์สิน

• การให้บริการ: การให้บริการจะถือว่าเสร็จสมบูรณ์เมื่อได้รับการชําระเงิน สำหรับวัตถุประสงค์ในการเรียกเก็บเงิน บริการจะถือว่าเสร็จสมบูรณ์เมื่อได้รับการชําระเงิน และเช่นกัน คุณสามารถออกใบแจ้งหนี้ก่อนหรือหลังการชําระเงินก็ได้

กฎเหล่านี้มีข้อยกเว้นอยู่ 2 ข้อ ดังนี้

การออกใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า

ตามมาตราที่ 6 หากมีการออกใบแจ้งหนี้ก่อนที่ธุรกรรมจะเสร็จสิ้น เช่น ก่อนที่จะสรุปสัญญา (สําหรับทรัพย์สินที่ไม่สามารถเคลื่อนย้ายได้) ก่อนที่จะจัดส่งหรือส่งมอบสินค้า (สําหรับทรัพย์สินที่เคลื่อนย้ายได้) หรือก่อนที่จะทำการชําระเงิน (สําหรับบริการ) ธุรกรรมดังกล่าวยังคงถือว่าเสร็จสมบูรณ์

ดังนั้นในกรณีของใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า วันที่ออกใบแจ้งหนี้จะถือเป็นวันที่ของธุรกรรม ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าคือใบแจ้งหนี้อย่างเป็นทางการที่ต้องปฏิบัติตามข้อกําหนดทางกฎหมายทั้งหมด

ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า

ในการจัดหาสินค้า ถ้าลูกค้าชําระเงินดาวน์ก่อนที่จะได้รับสินค้าที่สั่ง ซัพพลายเออร์จะต้องออกใบแจ้งหนี้ตามจํานวนเงินของการชําระเงินดาวน์

ในการให้บริการ เมื่อได้รับการชําระเงินดาวน์ โดยทั่วไปแล้วการชําระเงินดาวน์ถือเป็นธุรกรรม ในกรณีเช่นนี้ จะต้องออกใบแจ้งหนี้สําหรับการชําระเงินล่วงหน้าภายใน 12 วันนับจากวันที่ได้รับการชําระเงิน

การออกใบแจ้งหนี้ก่อนหรือหลังการชําระเงิน

แนวทางปฏิบัติมาตรฐานคือต้องออกใบแจ้งหนี้ทันทีหลังจากการขายสินค้าหรือการให้บริการและรับการชําระเงินในภายหลังตามเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้ ในทางปฏิบัติแล้ว วิธีนี้เป็นวิธีที่ง่ายที่สุด เนื่องจากวิธีนี้จะช่วยให้ออกใบแจ้งหนี้ได้ตรงเวลาและหลีกเลี่ยงบทลงโทษที่อาจเกิดขึ้นสําหรับการออกล่าช้า อย่างไรก็ตาม กฎหมายไม่ได้กำหนดว่าต้องออกใบแจ้งหนี้ก่อนการชําระเงินเสมอไป ในหลายๆ กรณีจะออกหลังการชําระเงิน

หากคุณออกใบแจ้งหนี้หลังจากชําระเงิน ระยะเวลาที่คุณมีในการออกใบแจ้งหนี้นั้นจะขึ้นอยู่กับว่าใบแจ้งหนี้นั้นๆ เป็นแบบทันทีหรือแบบเลื่อนเวลา

• ภายใน 24 ชั่วโมง: สําหรับใบแจ้งหนี้แบบทันทีฉบับกระดาษ (สําหรับผู้ที่ยังคงได้รับอนุญาตให้ออกใบแจ้งหนี้)

• ภายใน 12 วัน: สําหรับใบแจ้งหนี้แบบทันทีรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

• ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป: สําหรับการเรียกเก็บเงินที่เลื่อนเวลา ไม่ว่าจะเป็นใบแจ้งหนี้ฉบับกระดาษหรืออิเล็กทรอนิกส์ก็ตาม

ใบแจ้งหนี้หลังจากการชําระเงิน: ใบแจ้งหนี้ Pro forma

ตัวอย่างทั่วไปของการออกใบแจ้งหนี้หลังจากชําระเงินคือเมื่อทำตามใบแจ้งหนี้ Pro forma ใบแจ้งหนี้ Pro forma ไม่ใช่ใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องทางการเงิน แต่เป็นเอกสารฉบับร่าง ใช้สำหรับการตรวจสอบก่อนสรุปข้อตกลงระหว่างซัพพลายเออร์กับลูกค้า และก่อนจะออกใบแจ้งหนี้อย่างเป็นทางการ

ใบแจ้งหนี้ Pro forma ยังสามารถสร้างโดยใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์โดยใส่ข้อความที่เหมาะสมเพื่อระบุว่าใบแจ้งหนี้นี้ไม่ได้ใช้สําหรับวัตถุประสงค์ทางภาษี

ใบแจ้งหนี้ Pro forma มีประโยชน์สําหรับอะไร

เจ้าของธุรกิจอาจพบว่าใบแจ้งหนี้ Pro forma มีประโยชน์เนื่องจากสามารถ:

• ออกก่อนชําระเงิน: วิธีนี้จะช่วยป้องกันไม่ให้มีภาระหน้าที่ทางภาษีก่อนที่จะได้รับการชําระเงินจากลูกค้า ในความเป็นจริง ภาษีส่วนใหญ่ ซึ่งรวมถึงภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) จะคํานวณตามวันที่ออกใบแจ้งหนี้ ไม่ว่าจะได้รับการชําระเงินหรือไม่ก็ตาม

• เปลี่ยนได้ทุกเมื่อ: ใบแจ้งหนี้ Pro forma คือเอกสารที่ไม่ต้องเสียภาษีซึ่งแก้ไขได้ ดังนั้นการใช้ใบแจ้งหนี้ Pro forma จึงทำให้ไม่จําเป็นต้องออกใบลดหนี้ในกรณีที่เกิดข้อผิดพลาด

• ตรวจสอบความถูกต้อง: ลูกค้าที่รับใบแจ้งหนี้ Pro forma สามารถตรวจสอบราคา คําอธิบายบริการหรือผลิตภัณฑ์ และความถูกต้องของข้อมูลที่แสดงได้

ฟีเจอร์ของใบแจ้งหนี้ Pro forma

ฟีเจอร์หลักของใบแจ้งหนี้ Pro forma ได้แก่

• วันที่ออกบัตร: ใบแจ้งหนี้ Pro forma เป็นแบบออกก่อนที่จะชําระเงิน ในขณะที่คุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้สุดท้ายได้หลังจากที่ลูกค้าชําระยอดเงินที่ครบกําหนดชําระแล้วเท่านั้น จําเป็นต้องมีการออกใบแจ้งหนี้ฉบับสุดท้ายเนื่องจากเป็นเอกสารเพียงฉบับเดียวที่ทำให้ธุรกรรมมีความถูกต้องสำหรับวัตถุประสงค์ทางภาษี

• การแปลงใบแจ้งหนี้: ซอฟต์แวร์ Invoicing ช่วยให้การแปลงใบแจ้งหนี้ Pro forma เป็นใบแจ้งหนี้ขั้นสุดท้ายได้อย่างง่ายดายภายในไม่กี่ขั้นตอน

• การกําหนดหมายเลข: การกําหนดหมายเลขสําหรับใบแจ้งหนี้ Pro forma จะแยกจากใบแจ้งหนี้สุดท้ายโดยสิ้นเชิง

• ข้อมูลที่จําเป็น: ใบแจ้งหนี้ Pro forma จะต้องมีข้อความต่อไปนี้ "เอกสารนี้ไม่ใช่ใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องตามวัตถุประสงค์ของ DpR 633 26/10/1972 ที่แก้ไขแล้ว ระบบจะออกใบแจ้งหนี้สุดท้ายเมื่อคุณชําระเงินที่ครบกําหนดชําระ (มาตรา 6, วรรค 3, DpR 633/72)"

เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น การจัดการกระบวนการออกใบแจ้งหนี้อาจมีความซับซ้อนมากขึ้น เครื่องมือบางอย่างอาจช่วยทําให้ขั้นตอนนี้ทํางานโดยอัตโนมัติ เช่น Stripe Invoicing ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มการออกใบแจ้งหนี้ที่ครอบคลุมและปรับขนาดได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณสร้างและส่งใบแจ้งหนี้สําหรับการชําระเงินแบบครั้งเดียวและการชําระเงินตามแบบแผนล่วงหน้าได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ดใดๆ Invoicing ช่วยให้คุณประหยัดเวลาและรับเงินได้เร็วขึ้น เนื่องจาก 87% ของใบแจ้งหนี้ Stripe เรียกเก็บได้ภายใน 24 ชั่วโมง เมื่อทำงานร่วมกับพาร์ทเนอร์บริษัทอื่น คุณจะใช้ Invoicing สําหรับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์บังคับได้เช่นกัน

ควรออกใบแจ้งหนี้หลังจากชําระเงินเมื่อใด

ธุรกิจจะเป็นผู้ตัดสินใจว่าจะออกใบแจ้งหนี้ก่อนหรือหลังการชําระเงิน บ่อยครั้งที่ธุรกิจหรือผู้ทํางานอิสระ เช่น ทนายความ พนักงานจดทะเบียน หรือนักบัญชี จะออกใบแจ้งหนี้หลังจากชําระเงิน โดยตอนแรกจะใช้ใบแจ้งหนี้ Pro forma ลูกค้าจะชําระเงินตามใบแจ้งหนี้ Pro forma จากนั้นซัพพลายเออร์จะออกใบแจ้งหนี้สุดท้าย นี่เป็นแนวทางปฏิบัติที่พบบ่อยแต่ไม่ได้บังคับ คนทำงานหรือบริษัทยังสามารถออกใบแจ้งหนี้สุดท้ายก่อนที่จะได้รับการชําระเงินได้ด้วย

แม้แต่เมื่อลูกค้าซื้อสินค้าและบริการทางออนไลน์ ก็มักจะมีชําระเงินล่วงหน้าก่อนที่ลูกค้าจะได้รับสินค้าหรือบริการ ในกรณีเหล่านี้ ใบแจ้งหนี้ดังกล่าว (ไม่บังคับสําหรับอีคอมเมิร์ซสําหรับธุรกิจต่อผู้บริโภค (B2C) เว้นแต่ลูกค้าจะเป็นผู้ขอโดยเฉพาะ) จะออกหลังจากชำระเงิน