La loi italienne fixe des délais différents pour l’émission des factures en fonction du type de transaction (c’est-à-dire la vente de biens meubles ou immeubles ou la prestation de services). Il existe également des délais différents selon le type de facture : immédiate ou différée.

Ci-dessous, nous examinons les exigences légales pour l’émission d’une facture, si elle doit être émise avant ou après le paiement, ce qu’est une facture pro forma et son objectif.

Sommaire de cet article

• Exigences légales pour l’émission d’une facture
  
• Émission d’une facture avant ou après paiement
  
• Facture après paiement : Facture pro forma
  
• Quand une facture est-elle émise après paiement ?
  

Exigences légales pour l’émission d’une facture

L’obligation d’émettre une facture est régie par l’article 6 du décret présidentiel 633/1972 et varie selon que la vente porte sur des biens mobiliers, des biens immobiliers ou la prestation de services.

• Vente de biens mobiliers : Les ventes sont réputées avoir lieu au moment de la livraison ou de l’expédition des biens. Une facture peut être émise avant ou après le paiement.

• Vente de biens immobiliers : La transaction est considérée comme ayant lieu à la date de signature du contrat. Le cédant doit émettre une facture au moment du transfert du titre de propriété.

• Prestation de services : La prestation de services est réputée terminée à réception du paiement. À des fins de facturation, le service est considéré comme effectif à la réception du paiement. Là encore, une facture peut être émise avant ou après le paiement.

Deux exceptions à ces règles s’appliquent :

Émission antérieure d’une facture

Selon l’article 6, si la facture est émise avant la conclusion de la transaction, par exemple avant la conclusion du contrat (pour les biens immobiliers), avant la livraison ou l’expédition des marchandises (pour les biens mobiliers) ou avant que le paiement ne soit effectué (pour les services), la transaction est toujours considérée comme conclue.

Par conséquent, dans le cas d’une facture anticipée, la date d’émission de la facture est considérée comme la date de la transaction. Une pré-facture est une facture formelle qui doit être conforme à toutes les exigences légales.

Facture d’acompte

Dans le cadre de la livraison de biens, si le client verse un acompte avant de recevoir les biens commandés, le fournisseur doit émettre une facture pour le montant de l’acompte.

Dans le cadre d’une prestation de services, lorsqu’un acompte est reçu, il constitue généralement la transaction. Dans ce cas, la facture de l’acompte doit être émise dans un délai de 12 jours à compter de la date de réception du paiement.

Émission d’une facture avant ou après paiement

La pratique courante est d’émettre la facture immédiatement après la vente de biens ou la prestation de services et de recevoir le paiement plus tard sur la base des conditions convenues. En pratique, cette approche est la plus simple, car elle permet de s’assurer que la facture est émise à temps et d’éviter les pénalités potentielles en cas d’émission tardive. Cependant, la loi n’exige pas nécessairement que la facture soit émise avant le paiement. Dans de nombreux cas, elle est émise après le paiement.

Si vous émettez la facture après le paiement, le délai dont vous disposez pour l’émettre varie principalement selon que la facture est immédiate ou différée :

• Dans les 24 heures : Pour une facture papier immédiate (pour ceux qui sont encore autorisés à en émettre une)

• Dans un délai de 12 jours : Pour une facturation électronique immédiate

• Au plus tard le 15e jour du mois suivant : Pour une facturation différée, qu’il s’agisse d’une facture papier ou électronique

Facture après paiement : Facture pro forma

Un exemple courant d’émission d’une facture après paiement est lorsqu’elle fait suite à une facture pro forma. Une facture pro forma n’est pas une facture fiscalement valable mais un document provisoire. Elle est fournie pour examen avant la finalisation du contrat entre le fournisseur et le client et avant l’émission de la facture officielle.

La facture pro forma peut également être créée à l’aide d’un logiciel de facturation électronique en ajoutant la langue appropriée pour indiquer que la facture n’est pas valide à des fins fiscales.

À quoi sert une facture pro forma ?

Un propriétaire d’entreprise peut trouver une facture pro forma utile parce qu’elle peut être :

• Délivrée avant paiement : Cela vous permet d’éviter d’avoir à payer vos obligations fiscales avant de recevoir le paiement du client. En fait, la plupart des taxes, y compris la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), sont calculées en fonction de la date d’émission de la facture, que le paiement ait été reçu ou non.

• Modifiée à tout moment : Une facture pro forma est un document non taxable qui peut être modifié. Par conséquent, l’utilisation d’une facture pro forma élimine le besoin d’émettre un avoir en cas d’erreur.

• Examinée pour en vérifier l’exactitude : Un client recevant une facture pro forma peut vérifier les prix, la description des services ou des produits, ainsi que l’exactitude des informations affichées.

Caractéristiques d’une facture pro forma

Les principales caractéristiques d’une facture pro forma sont les suivantes :

• Date d’émission : La facture pro forma est émise avant le paiement, tandis que la facture finale ne peut être créée qu’après que le client a réglé le montant dû. L’émission de la facture finale est obligatoire car c’est le seul document qui rend la transaction pertinente à des fins fiscales.

• Conversion des factures : Un logiciel de facturation permet de convertir facilement une facture pro forma en facture finale en quelques étapes seulement.

• Numérotation : La numérotation de la facture pro forma est complètement distincte de celle de la facture finale.

• Informations nécessaires : La déclaration suivante doit figurer sur la facture pro forma : « Ce document ne constitue pas une facture valable aux fins du DpR 633 du 26/10/1972 tel que modifié. La facture définitive sera émise lors du paiement du montant dû (article 6, paragraphe 3, DpR 633/72) ».

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, la gestion du processus de facturation peut devenir de plus en plus complexe. Certains outils peuvent vous aider à automatiser ce processus, comme Stripe Invoicing, une plateforme de facturation complète et évolutive qui vous permet de créer et d’envoyer des factures pour les paiements ponctuels et récurrents sans écrire de code. Avec Invoicing, vous gagnez du temps et vous faites payer plus rapidement, puisque 87 % des factures Stripe sont encaissées dans les 24 heures. Grâce aux partenaires tiers, vous pouvez également utiliser Invoicing pour la facturation électronique obligatoire.

Quand une facture est-elle émise après paiement ?

C’est à l’entreprise de décider d’émettre la facture avant ou après le paiement. Souvent, les entreprises ou les indépendants, tels que les avocats, les notaires ou les comptables, émettent la facture après paiement, en utilisant initialement une facture pro forma. Le client paie sur la base de la facture pro forma, et le fournisseur émet ensuite la facture finale. Il s’agit d’une pratique courante, mais non obligatoire. Le professionnel ou l’entreprise peut également émettre la facture finale avant de recevoir le paiement.

Même lorsque les biens et services sont achetés en ligne, le paiement est généralement effectué à l’avance, avant que les biens ou services ne soient reçus. Dans ce cas, la facture (facultative dans le commerce en ligne B2C, sauf demande expresse du client) est émise après le paiement.