De Italiaanse wetgeving stelt verschillende termijnen vast voor de uitreiking van facturen, afhankelijk van het soort transactie (oftewel de verkoop van roerende of onroerende goederen of de levering van diensten). Er zijn ook verschillende deadlines, afhankelijk van het type factuur: onmiddellijk of uitgesteld.

Hieronder gaan we in op de wettelijke vereisten voor het uitgeven van een factuur, of deze voor of na betaling moet worden uitgegeven, wat een pro-formafactuur is en wat het doel ervan is.

Wat staat er in dit artikel?

• Juridische vereisten voor het uitgeven van een factuur
  
• De uitgifte van een factuur voor of na betaling
  
• Factuur na betaling: De pro-formafactuur
  
• Wanneer wordt een factuur verstuurd na betaling?
  

Juridische vereisten voor het uitgeven van een factuur

De verplichting om een factuur uit te reiken is geregeld in artikel 6 van presidentieel besluit 633/1972 en hangt af van de vraag of de verkoop betrekking heeft op roerende goederen, onroerend goed of het verrichten van diensten.

• Verkoop van roerende goederen: De verkoop wordt geacht plaats te vinden op het moment dat de goederen worden geleverd of verzonden. Een factuur kan zowel voor als na de betaling worden uitgegeven.

• Verkoop van onroerend goed: De transactie wordt geacht plaats te vinden op de datum van ondertekening van het contract. De overdrager moet een factuur uitgeven wanneer het eigendom van het onroerend goed wordt overgedragen.

• Dienstverlening: De levering van diensten wordt geacht te zijn voltooid na ontvangst van de betaling. Voor facturatiedoeleinden wordt de dienst als voltooid beschouwd wanneer de betaling is ontvangen. Nogmaals, een factuur kan zowel voor als na betaling worden uitgegeven.

Er zijn twee uitzonderingen op deze regels:

Eerdere uitgifte van een factuur

Volgens artikel 6 wordt de transactie nog steeds als voltooid beschouwd als de factuur wordt uitgegeven voordat de transactie is voltooid, zoals vóór de sluiting van de overeenkomst (voor onroerende goederen), vóór de levering of verzending van de goederen (voor roerende goederen) of voordat de betaling is verricht (voor diensten).

In het geval van een voorschotfactuur wordt de datum van uitgifte van de factuur dus beschouwd als de datum van de transactie. Een prefactuur is een formele factuur die aan alle wettelijke eisen moet voldoen.

Voorschotfactuur

Als klanten bij de levering van goederen een aanbetaling doen voordat ze de bestelde goederen ontvangen, moet de leverancier een factuur uitgeven voor het bedrag van de aanbetaling.

Bij het verlenen van diensten, wanneer een aanbetaling wordt ontvangen, vormt de aanbetaling over het algemeen de transactie. In dergelijke gevallen moet de factuur voor het voorschot worden uitgereikt binnen 12 dagen na de datum van ontvangst van de betaling.

De uitgifte van een factuur voor of na betaling

De standaardpraktijk is om de factuur onmiddellijk na de verkoop van goederen of de levering van diensten uit te geven en later te betalen op basis van de overeengekomen voorwaarden. In de praktijk is deze aanpak het eenvoudigst, omdat het ervoor zorgt dat de factuur op tijd wordt uitgegeven en mogelijke boetes voor te late uitgifte worden voorkomen. De wet vereist echter niet noodzakelijkerwijs dat de factuur vóór de betaling wordt uitgereikt; in veel gevallen gebeurt dit na betaling.

Als je de factuur uitgeeft na de betaling, hangt de tijd die je hebt om de factuur uit te geven voornamelijk af van de vraag of de factuur onmiddellijk of uitgesteld is:

• Binnen 24 uur: Voor een directe papieren factuur (voor degenen die er nog steeds een mogen uitgeven)

• Binnen 12 dagen: Voor een onmiddellijke elektronische factuur

• Op de 15e dag van de volgende maand: Voor uitgestelde facturatie, ongeacht of de factuur op papier of elektronisch is

Factuur na betaling: De pro-formafactuur

Een veelvoorkomend voorbeeld van het uitgeven van een factuur na betaling is wanneer deze volgt op een pro-formafactuur. Een pro-formafactuur is geen fiscaal geldige factuur maar een conceptdocument. Het document wordt ter controle verstrekt voordat de overeenkomst tussen de leverancier en de klant wordt afgerond en vóór de uitgifte van de officiële factuur.

De pro-formafactuur kan ook worden gemaakt met behulp van elektronische facturatiesoftware waaraan de juiste taal is toegevoegd om aan te geven dat de factuur niet geldig is voor belastingdoeleinden.

Waar is een pro-formafactuur nuttig voor?

Een bedrijfseigenaar kan een pro-formafactuur om de volgende redenen nuttig vinden:

• Uitgegeven voorafgaand aan betaling: Zo voorkom je dat je eerst belasting moet betalen voordat je de betaling van de klant ontvangt. In feite worden de meeste belastingen, inclusief belasting over de toegevoegde waarde (btw), berekend op basis van de datum waarop de factuur is uitgegeven, ongeacht of de betaling is ontvangen.

• Op elk moment te wijzigen: Een pro-formafactuur is een niet-belastbaar document dat kan worden gewijzigd. Door het gebruik van een pro-formafactuur is het dus niet meer nodig om een creditnota uit te geven in geval van fouten.

• Gecontroleerd op juistheid: Een klant die een pro-formafactuur ontvangt, kan de prijzen, beschrijving van diensten of producten en de juistheid van de weergegeven informatie bekijken.

Kenmerken van een pro-formafactuur

De belangrijkste kenmerken van een pro-formafactuur zijn:

• Datum van uitgifte: De pro-formafactuur wordt uitgegeven vóór de betaling, terwijl de definitieve factuur pas kan worden gemaakt nadat de klant het verschuldigde bedrag heeft voldaan. De uitgifte van de definitieve factuur is verplicht omdat dit het enige document is dat de transactie relevant maakt voor belastingdoeleinden.

• Factuurconversie: Facturatiesoftware maakt het mogelijk om in een paar stappen eenvoudig een pro-formafactuur om te zetten in een definitieve factuur.

• Nummering: De nummering van de pro-formafactuur staat volledig los van die van de definitieve factuur.

• Noodzakelijke informatie: De volgende verklaring moet op de pro-formafactuur worden vermeld: "Dit document vormt geen geldige factuur in de zin van DpR 633 26/10/1972, zoals gewijzigd. De definitieve factuur wordt uitgegeven na betaling van het verschuldigde bedrag (artikel 6, lid 3, DpR 633/72)."

Naarmate je onderneming groeit, kan het beheer van het facturatieproces steeds complexer worden. Sommige tools kunnen helpen om dit proces te automatiseren, zoals Stripe Invoicing, een uitgebreid en schaalbaar facturatieplatform waarmee je facturen voor zowel eenmalige als terugkerende betalingen kunt maken en verzenden zonder iets te programmeren. Met Invoicing bespaar je tijd en word je sneller uitbetaald: 87% van de Stripe-facturen wordt binnen 24 uur geïnd. Dankzij externe partners kun je Invoicing ook gebruiken voor verplichte e-facturatie.

Wanneer wordt een factuur verstuurd na betaling?

Het is aan de onderneming om te beslissen of de factuur voor of na de betaling wordt uitgegeven. Vaak geven ondernemingen of freelancers, zoals advocaten, notarissen of accountants, de factuur na betaling uit, in eerste instantie op basis van een pro-formafactuur. De klant betaalt op basis van de pro-formafactuur en de leverancier geeft vervolgens de definitieve factuur uit. Dit is een gebruikelijke, maar niet verplichte praktijk: de professional of onderneming kan ook de definitieve factuur opmaken voordat deze de betaling ontvangt.

Zelfs wanneer producten en diensten online worden gekocht, wordt de betaling meestal vooraf gedaan, voordat de goederen of diensten worden ontvangen. In deze gevallen wordt de factuur (optioneel in B2C-e-commerce (business-to-consumer), tenzij de klant hierom uitdrukkelijk verzoekt) na betaling uitgegeven.