La legislación italiana establece diferentes plazos para la emisión de facturas en función del tipo de transacción (es decir, la venta de bienes muebles o inmuebles, o la prestación de servicios). También hay diferentes plazos según el tipo de factura: inmediata o diferida.

A continuación, examinamos los requisitos legales para emitir una factura, si debe emitirse antes o después del pago, qué es una factura proforma y para qué sirve.

¿Qué contiene este artículo?

• Requisitos legales para emitir una factura
  
• Emisión de una factura: antes o después del pago
  
• Factura después del pago: factura proforma
  
• ¿Cuándo se emite una factura después del pago?
  

Requisitos legales para emitir una factura

La obligación de emitir factura está regulada por el artículo 6 del Decreto Presidencial 633/1972 y depende de si se trata de bienes muebles, bienes inmuebles o prestación de servicios.

• Venta de bienes muebles: se considera que las ventas se producen en el momento en que se entregan o envían los bienes. Se puede emitir una factura antes o después del pago.

• Venta de bienes inmuebles: se considera que la transacción tiene lugar en la fecha de firma del contrato. El cedente debe emitir una factura cuando se transfiere el título de propiedad.

• Prestación de servicios: la prestación de servicios se considerará completada en el momento de la recepción del pago. A efectos de facturación, el servicio se considera completado cuando se recibe el pago. Una vez más, una factura puede emitirse antes o después del pago.

Hay dos excepciones a estas normativas:

Emisión anticipada de una factura

De conformidad con el artículo 6, si la factura se emite antes de que se complete la transacción, por ejemplo, antes de que se celebre el contrato (en el caso de bienes inmuebles), antes de que se entreguen o envíen los bienes (en el caso de los bienes muebles) o antes de que se efectúe el pago (en el caso de los servicios), la transacción se considerará completada.

Por lo tanto, en el caso de una factura anticipada, la fecha de emisión de la factura se considera la fecha de la transacción. Una prefactura es una factura formal que debe cumplir con todos los requisitos legales.

Factura anticipada

En el suministro de bienes, si el cliente realiza un anticipo antes de recibir los bienes pedidos, el proveedor debe emitir una factura por el monto del anticipo.

En la prestación de servicios, cuando se recibe un anticipo del pago, el anticipo generalmente constituye la transacción. En tales casos, la factura por el pago adelantado debe emitirse en el transcurso de 12 días después a la fecha de recepción del pago.

Emisión de una factura: antes o después del pago

La práctica habitual es emitir la factura inmediatamente después de la venta de bienes o la prestación de servicios y recibir el pago más tarde, en función de las condiciones acordadas. En la práctica, este enfoque es el más sencillo, ya que garantiza que la factura se emita a tiempo y evita posibles sanciones por una emisión tardía. Sin embargo, la ley no exige necesariamente que la factura se emita antes del pago; en muchos casos, se emite después del pago.

Si emites la factura después del pago, el período de tiempo que tienes para emitirla depende principalmente de si la factura es inmediata o diferida:

• En el transcurso de 24 horas: para una factura inmediata en papel (para aquellos a quienes aún se les permite emitir una)

• En el transcurso de 12 días: para una factura digital inmediata

• A más tardar el día 15 del mes siguiente: para la facturación diferida, tanto si la factura es en papel como si es electrónica

Factura después del pago: factura proforma

Un ejemplo común de emisión de una factura después del pago se produce cuando sigue a una factura proforma. Una factura proforma no es una factura válida desde el punto de vista fiscal, sino un borrador del documento. Se proporciona para su revisión antes de finalizar el acuerdo entre el proveedor y el cliente, y antes de la emisión de la factura oficial.

La factura proforma también se puede crear utilizando un software de facturación electrónica y se puede añadir el lenguaje adecuado para indicar que la factura no es válida a efectos fiscales.

¿Para qué sirve una factura proforma?

Una factura proforma puede resultarle útil al propietario de una empresa porque puede:

• Emitirse antes del pago: esto te ayuda a no incurrir en obligaciones fiscales antes de recibir el pago del cliente. De hecho, la mayoría de los impuestos, incluido el impuesto sobre el valor añadido (IVA), se calculan en función de la fecha de emisión de la factura, independientemente de si se ha recibido el pago.

• Modificarse en cualquier momento: una factura proforma es un documento exento de impuestos que puede modificarse. Por lo tanto, el uso de una factura proforma elimina la necesidad de emitir una nota de crédito en caso de errores.

• Revisarse para comprobar que sea correcta: el cliente que recibe una factura proforma puede revisar los precios, la descripción de los servicios o productos y la precisión de la información que se muestra.

Características de una factura proforma

Las principales características de una factura proforma son:

• Fecha de emisión: la factura proforma se emite antes del pago, mientras que la factura final solo se puede crear después de que el cliente haya pagado el importe adeudado. La emisión de la factura final es obligatoria ya que es el único documento que hace que la transacción sea relevante a efectos fiscales.

• Conversión de facturas: el software de facturación permite convertir fácilmente una factura proforma en una factura final en unos pocos pasos.

• Numeración: la numeración de la factura proforma es completamente independiente de la de la factura final.

• Información necesaria: en la factura proforma debe incluirse la siguiente declaración: «Este documento no constituye una factura válida a los efectos de DpR 633 26/10/1972 y sus enmiedas. La factura final se emitirá en el momento del pago del monto adeudado (artículo 6, apartado 3, DpR 633/72)».

A medida que tu empresa crece, la gestión del proceso de facturación puede ser cada vez más compleja. Algunas herramientas pueden ayudar a automatizar este proceso, como Stripe Invoicing, una plataforma de facturación integral y escalable que te permite crear y enviar facturas para pagos únicos y recurrentes sin necesidad de escribir ningún código. Con Invoicing, puedes ahorrar tiempo y recibir antes los pagos, ya que el 87 % de las facturas de Stripe se cobran en el transcurso de 24 horas. Gracias a los socios externos, también puedes usar Invoicing para la facturación digital obligatoria.

¿Cuándo se emite una factura después del pago?

Corresponde a la empresa decidir si emite la factura antes o después del pago. Es habitual que las empresas o los trabajadores autónomos (como abogados, notarios o contables) emitan la factura después del pago, en un primer momento mediante una factura proforma. El cliente realiza el pago en función de la factura proforma, y el proveedor emite entonces la factura final. Esta es una práctica común pero no obligatoria; el profesional o la empresa también pueden emitir la factura final antes de recibir el pago.

Incluso cuando los productos y servicios se compran en línea, el pago generalmente se realiza por adelantado, antes de que se reciban los bienes o servicios. En estos casos, la factura —opcional en el comercio digital de empresa a consumidor (B2C), a menos que el cliente lo solicite expresamente— se emite después del pago.