A legislação italiana estabelece prazos diferentes para a emissão de faturas em função do tipo de transação (ou seja, a venda de produtos móveis ou imóveis, ou a prestação de serviços). Além disso, os prazos diferem dependendo do tipo de fatura: imediata ou diferida.

Abaixo, examinamos os requisitos legais para a emissão de uma fatura, se ela deve ser emitida antes ou depois do pagamento, o que é uma fatura pró-forma e sua finalidade.

Neste artigo:

• Requisitos legais para emissão de uma fatura
  
• Emissão de uma fatura antes ou depois do pagamento
  
• Fatura após o pagamento: a fatura pró-forma
  
• Quando uma fatura é emitida após o pagamento?
  

Requisitos legais para emissão de uma fatura

A obrigação de emitir uma fatura é regulada pelo Artigo 6 do Decreto Presidencial 633/1972 e depende de a venda envolver produtos móveis, imóveis ou prestação de serviços.

• Venda de produtos móveis: considera-se que as vendas ocorrem no momento em que os produtos são entregues ou enviados. A fatura pode ser emitida antes ou depois do pagamento.

• Venda de imóveis: a transação é considerada como ocorrendo na data de assinatura do contrato. O cedente deve emitir uma fatura quando o título do imóvel é transferido.

• Prestação de serviços: a prestação de serviços será considerada concluída após o recebimento do pagamento. Para fins de cobrança, o serviço é considerado completo quando o pagamento é recebido. Novamente, uma fatura pode ser emitida antes ou depois do pagamento.

Há duas exceções a essas regras:

Emissão antecipada de uma fatura

De acordo com o Artigo 6, se a fatura for emitida antes da conclusão da transação, por exemplo, antes da celebração do contrato (para produtos imóveis), antes da entrega ou expedição dos produtos (para produtos móveis), ou antes de o pagamento ser efetuado (para serviços), a transação será considerada concluída.

Portanto, no caso de uma fatura antecipada, a data de emissão da fatura é considerada como a data da transação. Uma pré-fatura é uma fatura formal que deve cumprir todos os requisitos legais.

Fatura antecipada

No fornecimento de produtos, se o cliente fizer um pagamento adiantado antes de receber os produtos comprados, o fornecedor deve emitir uma fatura no valor do pagamento inicial.

Na prestação de serviços, quando um pagamento inicial é recebido, esse pagamento constitui normalmente a transação. Nesses casos, a fatura do pagamento antecipado deve ser emitida no prazo de 12 dias a contar da data de recebimento do pagamento.

Emissão de uma fatura antes ou depois do pagamento

A prática padrão é emitir a fatura imediatamente após a venda de produtos ou a prestação de serviços e receber o pagamento posteriormente com base nos termos acordados. Na prática, essa abordagem é a mais simples, pois garante que a fatura seja emitida no prazo e evita possíveis penalidades por atraso na emissão. No entanto, a lei não exige necessariamente que a fatura seja emitida antes do pagamento. Em muitos casos, ela é emitida após o pagamento.

Se você emitir a fatura após o pagamento, o tempo que você tem para emiti-la dependerá principalmente de a fatura ser imediata ou diferida:

• Dentro de 24 horas: para uma fatura impressa imediata (para os que ainda tem permissão para emiti-la)

• Dentro de 12 dias: para uma fatura eletrônica imediata

• Até o dia 15 do mês seguinte: para cobrança diferida, se a fatura for impressa ou eletrônica

Fatura após o pagamento: a fatura pró-forma

Um exemplo comum de emissão de uma fatura após o pagamento é quando ela segue uma fatura pró-forma. Uma fatura pró-forma não é uma fatura fiscalmente válida, mas um documento preliminar. Ela é fornecida para análise antes da finalização do contrato entre o fornecedor e o cliente e antes da emissão da fatura oficial.

A fatura pró-forma também pode ser criada usando um software de faturamento eletrônico e adicionando um texto apropriado para indicar que a fatura não é válida para fins fiscais.

Para que serve uma fatura pró-forma?

Uma fatura pró-forma pode ser útil para um proprietário de empresa porque pode ser:

• Emitida antes do pagamento: isso ajuda você a evitar incorrer em obrigações fiscais antes de receber o pagamento do cliente. Na verdade, a maioria dos impostos, incluindo o imposto sobre valor agregado (IVA), é calculada com base na data de emissão da fatura, independentemente do recebimento do pagamento.

• Alterada a qualquer momento: uma fatura pró-forma é um documento não tributável que pode ser modificado. Portanto, o uso de uma fatura pró-forma elimina a necessidade de emitir uma nota de crédito em caso de erros.

• Revisada para verificar se está correta: um cliente que recebe uma fatura pró-forma pode verificar os preços, a descrição dos serviços ou produtos e a precisão das informações exibidas.

Recursos de uma fatura pró-forma

As principais características de uma fatura pró-forma são:

• Data de emissão: a fatura pró-forma é emitida antes do pagamento, enquanto a fatura final só pode ser criada depois que o cliente liquida o valor devido. A emissão da fatura final é obrigatória, pois é o único documento que torna a transação relevante para fins fiscais.

• Conversão de faturas: o software de faturamento facilita a conversão de uma fatura pró-forma em uma fatura final em apenas algumas etapas.

• Numeração: a numeração da fatura pró-forma é completamente distinta da numeração da fatura final.

• Dados necessários: a seguinte declaração deve constar na fatura pró-forma: "Este documento não constitui uma fatura válida para os fins da DpR 633 26/10/1972 conforme alterada. A fatura final será emitida mediante o pagamento do valor devido (Artigo 6, Parágrafo 3, DpR 633/72)."

Conforme sua empresa cresce, o gerenciamento do processo de faturamento pode se tornar cada vez mais complexo. Algumas ferramentas podem ajudar a automatizar esse processo, como o Stripe Invoicing, uma plataforma de faturamento abrangente e expansível que permite criar e enviar faturas para pagamentos avulsos e recorrentes sem qualquer programação. Com o Invoicing, você economiza tempo e recebe mais rápido, já que 87% das faturas da Stripe são pagas em 24 horas. Graças a parceiros externos, você também pode usar o Invoicing para o faturamento eletrônico obrigatório.

Quando uma fatura é emitida após o pagamento?

É a empresa que decide se emite a fatura antes ou depois do pagamento. Muitas vezes, empresas ou freelancers (como advogados, cartórios ou contadores) emitem a fatura após o pagamento, usando inicialmente uma fatura pró-forma. O cliente paga com base na fatura pró-forma e o fornecedor emite a fatura final. Essa é uma prática comum, mas não obrigatória. O profissional ou a empresa também pode emitir a fatura final antes de receber o pagamento.

Mesmo quando os produtos e serviços são comprados online, o pagamento costuma ser feito com antecedência, antes que os produtos ou serviços sejam recebidos. Nesses casos, a fatura (opcional no e-commerce business-to-consumer (B2C), a menos que solicitada especificamente pelo cliente) é emitida após o pagamento.