I italiensk lagstiftning fastställs olika tidsfrister för utfärdande av fakturor beroende på typ av transaktion (t.ex. försäljning av lös eller fast egendom eller tillhandahållande av tjänster). Det finns också olika tidsfrister beroende på typ av faktura: omedelbar eller uppskjuten.

Nedan undersöker vi de rättsliga kraven för att utfärda en faktura, om den ska utfärdas före eller efter betalning, vad en proformafaktura är och dess syfte.

Vad innehåller den här artikeln?

• Rättsliga krav för att utfärda en faktura
  
• Utfärda en faktura före eller efter betalning
  
• Faktura efter betalning: Proformafakturan
  
• När utfärdas en faktura efter betalning?
  

Rättsliga krav för att utfärda en faktura

Skyldigheten att utfärda en faktura regleras i artikel 6 av presidentdekret 633/1972 och beror på om försäljningen avser lös egendom, fast egendom eller tillhandahållande av tjänster.

• Försäljning av lös egendom: Försäljning anses ske vid den tidpunkt då varorna levereras eller skickas. En faktura kan utfärdas antingen före eller efter betalning.

• Försäljning av fast egendom: Transaktionen anses äga rum den dag då avtalet undertecknas. Överlåtaren ska utfärda en faktura när äganderätten till egendomen överförs.

• Tillhandahållande av tjänster: Tillhandahållandet av tjänsterna ska anses vara slutfört när betalningen har mottagits. För faktureringsändamål anses tjänsten vara slutförd när betalning har mottagits. Återigen kan en faktura utfärdas antingen före eller efter betalning.

Det finns två undantag från dessa regler:

Tidigare utfärdande av en faktura

Enligt artikel 6 ska transaktionen fortfarande anses vara slutförd om fakturan utfärdas innan transaktionen är slutförd, t.ex. innan avtalet ingås (för fast egendom), innan varorna har levererats eller expedierats (för lös egendom) eller innan betalning har erlagts (för tjänster).

När det gäller en förskottsfaktura anses därför datumet för utfärdandet av fakturan vara dagen för transaktionen. En förskottsfaktura är en formell faktura som måste uppfylla alla lagkrav.

Förskottsfaktura

Om kunden betalar en handpenning innan han eller hon får en beställd vara ska leverantören utfärda en faktura på handpenningsbeloppet.

Vad gäller tillhandahållande av tjänster ska en handpenning som tas emot i allmänhet utgöra transaktionen. I sådana fall måste fakturan för förskottsbetalningen utfärdas inom 12 dagar från den dag då betalningen mottogs.

Utfärda en faktura före eller efter betalning

Standardpraxis är att utfärda fakturan omedelbart efter försäljning av varor eller tillhandahållande av tjänster och få betalning vid ett senare tillfälle på grundval av de överenskomna villkoren. I praktiken är detta tillvägagångssätt det enklaste, eftersom det säkerställer att fakturan utfärdas i tid och undviker potentiella påföljder för sent utfärdande. Lagen kräver dock inte nödvändigtvis att fakturan utfärdas innan betalning sker. I många fall kan den utfärdas efter betalning.

Om du utfärdar fakturan efter betalningen beror tiden du har på dig att utfärda den främst på om fakturan är omedelbar eller uppskjuten:

• Inom 24 timmar: För en omedelbar pappersfaktura (för dem som fortfarande är tillåtna att utfärda en)

• Inom 12 dagar: För en omedelbar elektronisk faktura

• Senast den 15:e i följande månad: För uppskjuten fakturering, oavsett om fakturan är i pappersform eller elektronisk form

Faktura efter betalning: Proformafakturan

Ett vanligt exempel på att utfärda en faktura efter betalning är när den följer en proformafaktura. En proformafaktura är inte en skattemässigt giltig faktura utan ett utkast. Den tillhandahålls för granskning innan avtalet mellan leverantören och kunden slutförs och innan den officiella fakturan utfärdas.

Proformafakturan kan också skapas med hjälp av ett elektroniskt faktureringsprogram och då inkludera ett lämpligt avsnitt som indikerar att fakturan inte är giltig för skatteändamål.

Vaför är en proformafaktura användbar?

En företagsägare kan ha nytta av en proformafaktura eftersom den kan:

• Utfärdas före betalning: På så sätt kan du undvika att ådra dig skatteförpliktelser innan du får en betalning från kunden. Faktum är att de flesta skatter, inklusive moms, beräknas baserat på det datum då fakturan utfärdas, oavsett om betalning har mottagits eller inte.

• Ändras när som helst: En proformafaktura är ett icke-skattepliktigt dokument som kan ändras. Att använda en proformafaktura eliminerar därför behovet av att utfärda en kreditnota i händelse av fel.

• Granskas: En kund som får en proformafaktura kan granska priser, beskrivning av tjänster eller produkter och riktigheten i den information som visas.

Egenskaper hos en proformafaktura

Huvuddragen i en proformafaktura inkluderar:

• Datum för utfärdande: Proformafakturan utfärdas före betalning, medan den slutliga fakturan endast kan skapas efter att kunden har betalat det förfallna beloppet. Utfärdandet av den slutliga fakturan är obligatoriskt eftersom det är det enda dokument som gör transaktionen relevant för skatteändamål.

• Konvertering av fakturor: Faktureringsprogram gör det enkelt att omvandla en proformafaktura till en slutfaktura med bara några få steg.

• Numrering: Numreringen för proformafakturan är helt skild från den för slutfakturan.

• Nödvändig information: Följande förklaring måste finnas med på proformafakturan: "Detta dokument utgör inte en giltig faktura i den mening som avses i DpR 633 26/10/1972 i dess ändrade lydelse. Den slutliga fakturan kommer att utfärdas när det hela fakturabeloppet har betalats (artikel 6, paragraf 3 av DpR 633/72)."

I takt med att ditt företag växer kan det bli allt mer komplicerat att hantera faktureringsprocessen. Det finns verktyg som kan hjälpa till att automatisera den här processen, exempelvis Stripe Invoicing som är en omfattande och skalbar faktureringsplattform som låter dig skapa och skicka fakturor för både engångsbetalningar och återkommande betalningar utan att skriva någon kod. Med Invoicing sparar du tid och får betalt snabbare, eftersom 87 % av Stripe-fakturor betalas inom 24 timmar. Tack vare tredjepartspartner kan du även använda Invoicing för obligatorisk e-fakturering.

När utfärdas en faktura efter betalning?

Det är upp till företaget att bestämma om fakturan ska utfärdas före eller efter betalning. Ofta utfärdar företag eller frilansare – som advokater, notarier eller revisorer – fakturan efter betalning, till en början med hjälp av en proformafaktura. Kunden betalar baserat på proformafakturan och leverantören utfärdar sedan den slutliga fakturan. Detta är en vanlig men inte obligatorisk praxis. Yrkesutövaren eller företaget kan också utfärda den slutliga fakturan innan de tar emot betalningen.

Även när produkter och tjänster köps på nätet sker betalningen vanligtvis i förskott, innan varorna eller tjänsterna tas emot. I dessa fall utfärdas fakturan, som är frivillig i e-handel mellan företag och konsumenter (B2C) om inte kunden särskilt begär det, efter betalning.