Bankers' Automated Clearing Services (Bacs) คิดเป็นสัดส่วนใหญ่ในการชำระเงินของสหราชอาณาจักร โดยในไตรมาสที่ 4 ของปี 2024 เพียงอย่างเดียว ระบบนี้ก็ประมวลผลการชำระเงินไปแล้วประมาณ 1,745 ล้านรายการ โดยมีมูลค่าประมาณ 1.47 ล้านล้านปอนด์ โดย Bacs เป็นของและจัดการโดย Pay.UK โดยรองรับการจ่ายเงินเดือน การชำระเงินให้ซัพพลายเออร์ การจ่ายบำนาญ และการเบิกจ่ายของรัฐบาล

ในระดับนี้ แม้แต่ข้อควรพิจารณาในการประมวลผลตามปกติ เช่น รายการที่ซ้ำซ้อนหรือรายละเอียดบัญชีไม่ถูกต้อง ก็อาจส่งผลเสียต่อการชำระเงินได้เมื่อดำเนินการผ่านระบบ เนื่องจากการดำเนินการเรียกคืนแบบ Bacs จะไม่ได้รับการเผยแพร่โดยละเอียด ธุรกิจมักไม่ค่อยเห็นว่าการเรียกคืนเกิดบ่อยแค่ไหน หรือดำเนินการสำเร็จบ่อยแค่ไหน แม้ว่าขั้นตอนการเรียกคืนจะได้รับการกำหนดไว้เป็นอย่างดี แต่ผลลัพธ์ก็อาจขึ้นอยู่กับช่วงเวลา สถานะการชำระเงิน และความรวดเร็วในการดำเนินการของทีมเมื่อพบปัญหา ซึ่งเมื่อเข้าใจวิธีการทำงานของขั้นตอนนี้ ก็จะช่วยให้ทีมต่างๆ รับมือได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อจำเป็นต้องทำการแก้ไข

ด้านล่างนี้ เราจะพาไปดูวิธีการทำงานของคำขอเรียกคืนแบบ Bacs, กำหนดเวลาที่มีผลกับการเรียกคืน และวิธีวางขั้นตอนภายในองค์กรที่จะช่วยให้คุณตรวจพบข้อผิดพลาดได้อย่างรวดเร็วและรับเงินคืนได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เนื้อหาหลักในบทความ

• สามารถเรียกคืนการชำระเงินแบบ Bacs ได้หรือไม่
  
• ขั้นตอนการเรียกคืนแบบ Bacs ทำงานอย่างไร
  
• การเรียกคืนแบบ Bacs มีกำหนดเวลาหรือข้อจำกัดใดบ้าง
  
• มีกรณีใดบ้างที่อาจต้องส่งคำขอเรียกคืนแบบ Bacs
  
• ทีมจะจัดการและติดตามคำขอเรียกคืนให้มีประสิทธิภาพได้อย่างไร
  
• Stripe Payments ช่วยอะไรได้บ้าง
  

สามารถเรียกคืนการชำระเงินแบบ Bacs ได้หรือไม่

ได้ คุณสามารถเรียกคืนการชำระเงินด้วยการโอนเงินอัตโนมัติแบบ Bacs ได้ผ่านคำขอเรียกคืนแบบ Bacs ซึ่งช่วยให้ธนาคารของคุณสามารถระงับการชำระเงินที่ยังไม่แล้วเสร็จได้ โดยธนาคารในฝั่งผู้รับจะพยายามหยุดการโอนเงินเข้าและส่งเงินกลับมาให้คุณก่อนที่เงินจะเข้าบัญชีของผู้รับ

ขั้นตอนนี้ใช้ได้กับการโอนเงินออกอัตโนมัติเท่านั้น ส่วนการคืนเงินสำหรับการหักบัญชีอัตโนมัติขาเข้าจะได้รับการจัดการแยกต่างหากผ่านการรับประกันการหักบัญชีอัตโนมัติ

ขั้นตอนการเรียกคืนแบบ Bacs ทำงานอย่างไร

Bacs จะมีรอบการชำระเงินที่ใช้เวลาประมาณ 3 วันทำการ และระยะเวลาในการเรียกคืนจะหมดลงอย่างรวดเร็ว คุณจึงจำเป็นต้องรู้วิธีจัดการเรื่องนี้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

ขั้นตอนการเรียกคืนมีดังนี้

1. ทีมของคุณตรวจพบปัญหาและติดต่อธนาคาร

เมื่อคุณพบปัญหา โปรดรีบแจ้งให้ผู้ที่จัดการเรื่องการชำระเงินในทีมของคุณทราบทันที คุณต้องยื่นเรื่องเรียกคืนก่อนที่จะได้รับเงินจำนวนดังกล่าว จากนั้น ทีมของคุณจะติดต่อธนาคารเพื่อแจ้งข้อมูลการชำระเงิน เช่น หมายเลขบัญชีของผู้รับ และ Sort Code รวมถึงจำนวนเงินที่ชำระและวันที่ชำระเงิน

2. ธนาคารจะเริ่มดำเนินการเรียกคืน

หากยังไม่เลยระยะเวลาที่กำหนด ธนาคารของคุณก็จะเริ่มดำเนินการเรียกคืนผ่านระบบ Bacs คุณอาจใช้สำนักงานหรือผู้ให้บริการการชำระเงินที่ได้รับอนุมัติจาก Bacs เช่น Stripe ได้ ซึ่งจะช่วยให้สื่อสารกับธนาคารได้สะดวกขึ้น แต่ไม่ว่าคุณจะเลือกวิธีไหน การเริ่มดำเนินการเรียกคืนอย่างเป็นทางการก็เป็นหน้าที่ของธนาคารอยู่ดี จากนั้น ระบบจะส่งคำสั่งดังกล่าวไปยังธนาคารของผู้รับพร้อมคำของ่ายๆ ว่าให้คืนเงินแทนที่จะโอนเงินเข้าบัญชีของผู้รับ

3. ธนาคารของผู้รับตอบกลับ

ตราบใดที่เงินยังไม่ได้เข้าบัญชีของผู้รับ ธนาคารก็ยังสามารถหยุดการชำระเงินดังกล่าวและส่งเงินคืนได้ แต่หากไม่ทันแล้ว คุณก็จะต้องให้ผู้รับตกลงที่จะคืนเงินดังกล่าว

4. มีการคืนเงิน

เมื่อเรียกคืนสำเร็จ คุณมักจะเห็นเงินกลับเข้าบัญชีภายในไม่กี่วันทำการ ธนาคารจะไม่ได้ยืนยันให้คุณเสมอไป คุณจึงต้องตรวจสอบดูเงินที่เข้ามาเอง

การเรียกคืนแบบ Bacs มีกำหนดเวลาหรือข้อจำกัดใดบ้าง

การเรียกเก็บเงินแบบ Bacs มีวันตัดรอบที่ตายตัว ในกรณีที่รอบการชำระเงินแบบ Bacs ใช้เวลา 3 วัน กำหนดเวลาอย่างช้าที่สุดคือเวลาเที่ยงวันของวันทำการก่อนจะถึงเวลาที่ยอดเงินดังกล่าวไปถึงผู้รับ หลังจากชำระเงินไปแล้ว ก็จะดำเนินการเรียกคืนอย่างเป็นทางการไม่ได้อีก

คุณสามารถเลี่ยงขั้นตอนนี้ได้หากพบข้อผิดพลาดในวันเดียวกันกับวันที่ส่งคำสั่งให้ดำเนินการแบบ Bacs (ซึ่งก็คือวันแรกของรอบการชำระเงินแบบ Bacs) จากนั้น ธนาคารของคุณอาจยกเลิกคำสั่งดังกล่าวทั้งหมดได้ทันก่อนหมดเวลาดำเนินการได้ (ซึ่งมักจะอยู่ที่เวลา 22:30 น.) ในจุดนี้ คุณสามารถแก้ไขปัญหานี้แล้วค่อยส่งใหม่ในวันถัดไปได้ แต่บางธนาคารก็ไม่รองรับวิธีนี้ และมีหลายแห่งที่เรียกเก็บค่าธรรมเนียมในอัตราคงที่ตามการเรียกคืน

แม้ว่าการเรียกคืนจะมีไว้สำหรับข้อผิดพลาดจริงๆ เท่านั้น (เช่น การชำระเงินซ้ำซ้อน บัญชีที่ไม่ถูกต้อง จำนวนเงินที่ไม่ถูกต้อง) แต่ Bacs ก็ไม่ได้จำกัดจำนวนเงินในการเรียกคืน ซึ่งทำให้คุณขอปรับคืนการชำระเงินใดก็ได้ที่ยังไม่แล้วเสร็จ

มีกรณีใดบ้างที่อาจต้องส่งคำขอเรียกคืนแบบ Bacs

การเรียกคืนเป็นเพียงวิธีเดียวที่คุณจะใช้ได้เมื่อเกิดข้อผิดพลาดในการชำระเงินแบบ Bacs

วิธีนี้จะมีประโยชน์มากในกรณีที่พบบ่อยเพียงไม่กี่กรณี ดังนี้

• การชำระเงินซ้ำซ้อน: หากใบแจ้งหนี้หรือรายการจ่ายเงินเดือนเดียวกันได้รับการดำเนินการไป 2 รอบ การเรียกคืนก็จะช่วยให้คุณระงับการชำระเงินรอบที่ 2 ได้ก่อนที่เงินจะไปถึงผู้รับ

• รายละเอียดบัญชีไม่ถูกต้อง: สมมติว่าคุณระบุ Sort Code ผิดไปหลักหนึ่ง ระบบก็อาจโอนเงินของคุณเข้าผิดบัญชีได้ การเรียกคืนจะช่วยเปลี่ยนเส้นทางของเงินดังกล่าวก่อนจะเข้าบัญชีที่ไม่ถูกต้องได้

• ยอดเงินไม่ถูกต้อง: หากมีคนเพิ่ม 0 เพิ่มมาอีกตัวในยอดที่ชำระ การเรียกคืนจะเปิดโอกาสให้คุณยกเลิกการโอนเงินนั้นๆ และแก้ไขตัวเลขก่อนที่เงินจะไปถึงผู้รับ

• การชำระเงินที่เป็นการฉ้อโกงหรือไม่ได้รับอนุญาต: ในกรณีที่สงสัยว่ามีการฉ้อโกง การเรียกคืนก็เป็นเครื่องมือหนึ่งในไม่กี่อย่างที่ช่วยให้คุณสามารถปรับคืนเงินในระหว่างการโอนได้

ทีมจะจัดการและติดตามคำขอเรียกคืนให้มีประสิทธิภาพได้อย่างไร

การเรียกคืนจะใช้ได้เฉพาะในกรณีที่ทีมของคุณตรวจพบข้อผิดพลาดได้เร็วและดำเนินการได้อย่างแม่นยำ ซึ่งแสดงว่าต้องมีการวางระบบไว้ก่อนที่จะเกิดข้อผิดพลาดขึ้น

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางส่วนมีดังนี้

ตรวจสอบการชำระเงินของคุณให้รัดกุมขึ้น

ปัญหาที่สมควรได้รับการเรียกคืนมักจะป้องกันได้ ให้จัดให้มีขั้นตอนการตรวจสอบก่อนส่งคำสั่งให้ดำเนินการ

กำหนดขั้นตอนการเรียกคืน

วางขั้นตอนที่ระบุเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างละเอียดว่าใครพบข้อผิดพลาด ใครติดต่อธนาคาร และต้องแจ้งรายละเอียดใดบ้าง ให้ตรวจสอบว่าการดำเนินการเป็นไปอย่างรวดเร็วในไม่กี่ชั่วโมง

ติดตามคำขอเรียกคืน

บันทึกรายละเอียดการชำระเงิน วันที่และเวลาที่ยื่นขอเรียกคืน และผู้ที่ดำเนินการกับธนาคาร จากนั้น ให้ยืนยันว่ามีการคืนเงินแล้วจริงๆ

เตรียมพร้อมรับมือด้วยแผนสำรอง

หากพ้นระยะเวลาการเรียกคืนไปแล้ว คุณอาจต้องติดต่อผู้รับโดยตรงหรือปรับการชำระเงินในอนาคตเพื่อกระทบยอดกับข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้น แต่ไม่ว่าจะใช้วิธีไหน ทีมของคุณก็ควรเตรียมพร้อมเอาไว้

มองว่าการเรียกคืนทุกครั้งเป็นโอกาสในการเรียนรู้

ให้พิจารณาขั้นตอนของคุณ และดูว่าเกิดข้อผิดพลาดอะไรบ้าง ตรวจพบข้อผิดพลาดได้อย่างไร และข้อผิดพลาดนั้นเกิดขึ้นมาได้อย่างไรตั้งแต่ต้น แล้วมีวิธีไหนบ้างที่จะช่วยให้แก้ไขได้ง่ายขึ้น และคุณจะปรับปรุงขั้นตอนนี้ในอนาคตได้อย่างไร

Stripe Payments ช่วยอะไรได้บ้าง

Stripe Payments มอบโซลูชันการชำระเงินระดับโลกแบบครบวงจรที่ช่วยให้ธุรกิจใดๆ ตั้งแต่สตาร์ทอัพที่กำลังเติบโตไปจนถึงองค์กรระดับโลก โดยรับชำระเงินออนไลน์ ที่จุดขาย และทั่วโลกได้

Stripe Payments ช่วยคุณทำสิ่งต่อไปนี้ได้

• เพิ่มประสิทธิภาพให้ประสบการณ์การชำระเงินของคุณ: สร้างประสบการณ์ที่ราบรื่นให้กับลูกค้าและประหยัดเวลาในการทำงานวิศวกรรมได้หลายพันชั่วโมงด้วย UI การชำระเงินที่สร้างไว้ให้แล้ว, สิทธิ์เข้าถึงวิธีการชำระเงินมากกว่า 125 วิธี และ Link ซึ่งเป็นกระเป๋าเงินที่สร้างโดย Stripe

• ขยายไปสู่ตลาดใหม่ๆ ได้เร็วขึ้น: เข้าถึงลูกค้าทั่วโลกและลดความซับซ้อนและค่าใช้จ่ายในการจัดการหลายสกุลเงินด้วยตัวเลือกการชำระเงินข้ามพรมแดนที่มีให้บริการใน 195 ประเทศและกว่า 135 สกุลเงิน

• รวมการชำระเงินที่จุดขายและทางออนไลน์ไว้ด้วยกัน: สร้างประสบการณ์การค้าแบบแพลตฟอร์มรวมในช่องทางออนไลน์และที่จุดขายเพื่อปรับแต่งการโต้ตอบให้ตรงกลุ่ม ตอบแทนความภักดี และเพิ่มรายได้

• ปรับปรุงประสิทธิภาพการชำระเงิน: เพิ่มรายรับด้วยเครื่องมือการชำระเงินที่กำหนดเองได้และปรับแต่งได้ง่ายๆ ซึ่งรวมถึงระบบป้องกันการฉ้อโกงแบบไม่ต้องเขียนโค้ดและความสามารถขั้นสูงเพื่อเพิ่มอัตราการอนุมัติ

• เดินหน้าได้เร็วขึ้นด้วยแพลตฟอร์มที่ยืดหยุ่นและเชื่อถือได้เพื่อการเติบโต: สร้างบนแพลตฟอร์มที่ออกแบบมาเพื่อขยับขยายไปพร้อมกับคุณ โดยมีประวัติระยะเวลาให้บริการ 99.999% โดยแทบจะไม่หยุดทำงานเลย และมีความน่าเชื่อถือสูงเป็นระดับแนวหน้าของอุตสาหกรรม

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe Payments สามารถขับเคลื่อนการชำระเงินออนไลน์และที่จุดขายได้ หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้