Les services de compensation automatisée des banques (Bacs) sous-tendent une grande partie de l’activité de paiement dans le Royaume-Uni. Rien qu’au quatrième trimestre de l’année 2024, ce système a traité environ 1,745 milliard de paiements, pour une valeur d’environ 1 470 milliards de livres sterling. Détenu et géré par Pay.UK, le système Bacs gère les salaires, les paiements des fournisseurs, les pensions et les décaissements effectués par le gouvernement.

À une telle échelle, même les éléments de traitement de routine, tels que des entrées en double ou des informations du compte incorrectes peuvent avoir un impact négatif sur les paiements au fur et à mesure qu’ils transitent par le système. L’historique des annulations Bacs n’est pas publié de manière détaillée, ce qui limite la visibilité des entreprises sur la fréquence des demandes d’annulation et leur taux d’aboutissement. Bien que le processus d’annulation soit bien défini, les résultats peuvent dépendre du calendrier, de l’état des paiements et de la réactivité des équipes une fois le problème identifié. Comprendre le fonctionnement du processus permet aux équipes de réagir de manière plus efficace lorsque des corrections sont nécessaires.

Dans cet article, nous verrons comment fonctionne une demande d’annulation Bacs, les délais qui s’appliquent aux annulations et comment mettre en place un processus interne qui vous aidera à détecter rapidement les erreurs et à récupérer les fonds de manière efficace.

Contenu de l’article

• Peut-on annuler un paiement Bacs?
  
• Comment fonctionne le processus d’annulation Bacs?
  
• Quels sont les délais ou limites applicables aux annulations Bacs?
  
• Quels scénarios pourraient nécessiter une demande d’annulation Bacs?
  
• Comment les équipes peuvent-elles gérer et suivre les demandes d’annulation de manière efficace?
  
• Comment Stripe Payments peut vous aider
  

Peut-on annuler un paiement Bacs?

Oui, un paiement Bacs par crédit direct (virement automatique) peut être annulé par le biais d’une demande d’annulation Bacs, qui donne à votre banque la possibilité d’intercepter un paiement qui n’a pas encore été réglé. L’institution financière réceptrice tente de bloquer le crédit et de vous le renvoyer avant qu’il n’arrive sur le compte du bénéficiaire.

Ce processus s’applique uniquement aux crédits directs sortants. Les remboursements de prélèvements automatiquesentrants sont traités séparément dans le cadre de la garantie de prélèvement automatique.

Comment fonctionne le processus d’annulation Bacs?

Le système Bacs fonctionne selon un cycle de paiement d’environ trois jours ouvrables, après quoi la fenêtre d’annulation se referme rapidement. Il est important de savoir comment l’utiliser de manière rapide et efficace.

Voici les étapes du processus d’annulation :

1. Votre équipe identifie le problème et contacte l’institution financière

Une fois que vous avez détecté le problème, informez immédiatement la personne qui gère les opérations de paiement de votre équipe. L’annulation doit être soumise avant la réception des fonds. Votre équipe communiquera à l’institution financière les informations de paiement, notamment : le numéro de compte et le code guichet du bénéficiaire, le montant et la date du paiement.

2. L’institution financière déclenche l’annulation

Si le délai n’est pas encore dépassé, votre institution financière initie l’annulation par l’intermédiaire du système Bacs. Vous pouvez faire appel à un bureau ou un prestataire de services de paiement approuvé par Bacs, tel que Stripe, qui facilite la communication avec votre institution financière. Dans tous les cas, c’est à votre institution financière d’initier l’annulation de manière formelle. Cette instruction est ensuite transmise à l’institution financière du bénéficiaire en lui demandant simplement de renvoyer les fonds au lieu de créditer le compte du destinataire.

3. L’institution financière du bénéficiaire répond

Tant que le paiement n’a pas été crédité sur le compte du bénéficiaire, son institution financière peut arrêter le processus et renvoyer l’argent. S’il est trop tard, vous aurez besoin que le bénéficiaire accepte de restituer l’argent.

4. Les fonds sont restitués

Lorsqu’une demande d’annulation aboutie, l’argent est généralement reversé sur votre compte au bout de quelques jours ouvrables. Les institutions financières ne le confirment pas toujours de manière proactive, donc vous devrez vérifier votre compte.

Quels sont les délais ou limites applicables aux annulations Bacs?

Les annulations Bacs sont soumises à des limites strictes. Dans le cycle Bacs de trois jours, la date limite cruciale est fixée à midi le jour ouvrable précédant la date à laquelle le paiement doit être réglé. Une fois le paiement réglé, il n’est plus possible de demander l’annulation en suivant la procédure officielle.

Vous pouvez vous épargner ces tracasseries si vous constatez l’erreur le jour même où vous envoyez le fichier Bacs (c’est-à-dire le premier jour du cycle Bacs). Ensuite, votre institution financière peut être en mesure de retirer l’ensemble du fichier à la fin de la période de traitement, généralement à 22 h 30. À ce moment-là, vous pouvez corriger le problème et soumettre à nouveau le fichier le jour suivant. Toutes les institutions financières ne proposent pas cette option et beaucoup d’entre elles facturent des frais fixes par annulation.

Bien que les annulations ne concernent que les erreurs réelles (p. ex. paiements en double, mauvais numéros de compte, montants incorrects), le système Bacs ne limite pas les montants pouvant faire l’objet d’une annulation, ce qui signifie que vous pouvez demander une annulation pour tout paiement en cours de traitement.

Quels scénarios pourraient nécessiter une demande d’annulation Bacs?

Les annulations constituent le seul filet de sécurité en cas de problème avec un paiement Bacs.

Elles sont particulièrement utiles dans quelques scénarios courants :

• Paiements en double : si la même facture ou écriture de paie est émise deux fois, une annulation vous permet d’intercepter le deuxième paiement avant qu’il ne parvienne au compte du bénéficiaire.

• Informations du compte erronées : si vous vous trompez d’un chiffre en entrant le code guichet par exemple, vos fonds peuvent être envoyés sur le mauvais compte. Une annulation peut rediriger l’argent avant qu’il ne parvienne au mauvais destinataire.

• Montant incorrect : si un individu ajoute un zéro supplémentaire au montant du paiement, une annulation vous donne la possibilité de révoquer le transfert et de corriger le montant avant que les fonds ne soient réglés.

• Paiements frauduleux ou non autorisés : en cas de suspicion de fraude, les annulations sont l’un des seuls outils qui vous permettent d’interrompre un transfert en cours.

Comment les équipes peuvent-elles gérer et suivre les demandes d’annulation de manière efficace?

Les demandes d’annulation n’aboutissent que si votre équipe peut repérer rapidement les erreurs et agir avec précision. Cela signifie qu’il faut mettre en place des systèmes avant qu’un problème ne survienne.

Voici quelques bonnes pratiques :

Renforcer les vérifications des paiements

De manière générale, il est possible d’éviter les problèmes qui causent des annulations. Adopter des étapes de validation avant la soumission des fichiers.

Mettre en place un processus d’annulation

Créez un processus documenté indiquant l’agent qui remarque l’erreur, la personne qui contacte l’institution financière et quelles informations doivent être partagées. Assurez-vous que le processus se déroule rapidement, en quelques heures.

Suivre les demandes d’annulation

Enregistrez les détails du paiement, la date et l’heure d’envoi de la demande d’annulation et l’agent qui l’a traitée au sein de l’institution financière. Vérifiez ensuite que les fonds ont bien été restitués.

Préparer un plan de secours

Si le délai pour demander une annulation est déjà passé, vous devrez peut-être contacter directement le bénéficiaire ou modifier les futurs paiements de manière à corriger l’erreur. Dans tous les cas, votre équipe doit être prête.

Traiter chaque annulation comme une occasion d’apprentissage

Examinez votre processus et identifiez la faille. Comment l’erreur a-t-elle été détectée et comment s’est-elle produite? Qu’est-ce qui aurait facilité la résolution du problème et comment pouvez-vous améliorer votre processus à l’avenir?

Comment Stripe Payments peut vous aider

Stripe Payments propose une solution de paiement unifiée et mondiale adaptée à toutes les entreprises, des jeunes pousses aux grands groupes. Elle permet d’accepter des paiements en ligne et en personne, partout dans le monde.

Stripe Payments peut vous aider à :

• Optimiser votre expérience de paiement : créez une expérience client sans friction et économisez des milliers d’heures d’ingénierie grâce à des interfaces utilisateurs de paiement prédéfinies, à l’accès à plus de 125 modes de paiement et à Link, un portefeuille numérique conçu par Stripe.

• Pénétrer plus rapidement de nouveaux marchés : touchez des clients dans le monde entier grâce aux options de paiement transfrontalier. Réduisez la complexité et le coût de la gestion multidevises dans 195 pays et plus de 135 devises.

• Unifier les paiements en personne et en ligne : créez une expérience de commerce unifiée sur les canaux en ligne et en personne pour personnaliser les interactions, récompenser la fidélité et augmenter les revenus.

• Améliorer le rendement des paiements : augmentez vos revenus grâce à une gamme d’outils de paiement personnalisables et faciles à configurer, y compris une protection contre la fraude sans codage et des capacités avancées pour améliorer les taux d’autorisation.

• Avancer plus rapidement grâce à une plateforme flexible et fiable pour soutenir votre croissance : bâtissez sur une plateforme conçue pour se développer avec vous, offrant un taux de disponibilité historique de 99,999 % et une fiabilité de premier ordre dans le secteur.

Découvrez comment Stripe Payments peut faciliter vos paiements en ligne et en personne, ou faites vos premiers pas dès aujourd’hui.