Il sistema Bacs (Bankers' Automated Clearing Services) è alla base di gran parte delle attività di pagamento nel Regno Unito. Solo nel quarto trimestre del 2024, il sistema ha elaborato circa 1,745 miliardi di pagamenti, per un valore complessivo di circa 1,47 mila miliardi di sterline. Bacs, di proprietà e gestito da Pay.UK, gestisce stipendi, pagamenti ai fornitori, pensioni ed erogazioni pubbliche.

A questo livello, anche considerazioni di routine relative all'elaborazione, come voci duplicate o dettagli dell'account errati, possono influire negativamente sui pagamenti mentre questi attraversano il sistema. Dato che l'attività di richiamo Bacs non viene pubblicata in dettaglio, le attività spesso hanno una visibilità limitata sulla frequenza con cui si verificano i richiami o sulla loro percentuale di successo. Sebbene il processo di richiamo sia ben definito, i risultati possono dipendere dalla tempistica, dallo stato del pagamento e dalla rapidità con cui i team agiscono una volta identificato un problema. Comprendere come funziona il processo aiuta i team a rispondere in modo più efficace quando devono apportare correzioni.

Di seguito, illustreremo come funziona una richiesta di richiamo Bacs, i limiti di tempo applicabili ai richiami e come creare un processo interno che ti aiuti a individuare rapidamente gli errori e a recuperare i fondi in modo efficace.

Contenuto dell'articolo

• È possibile richiamare un pagamento Bacs?
  
• Come funziona il processo di richiamo Bacs?
  
• Quali sono le scadenze o le restrizioni applicabili ai richiami Bacs?
  
• Quali scenari possono richiedere una richiesta di richiamo Bacs?
  
• In che modo i team possono gestire e monitorare efficacemente le richieste di richiamo?
  
• In che modo Stripe Payments può essere d'aiuto
  

Possibilità di richiamo di un pagamento Bacs

Sì, un pagamento Bacs Direct Credit può essere richiamato tramite richiesta di richiamo Bacs, che consente alla tua banca di intercettare un pagamento che non è ancora stato liquidato. La banca destinataria tenterà di bloccare il credito e di reindirizzarlo a te prima che arrivi sul conto del destinatario.

Questa procedura si applica solo agli accrediti diretti in uscita. I rimborsi degli addebiti diretti in entrata vengono gestiti separatamente tramite la Garanzia di addebito diretto.

Funzionamento del processo di richiamo Bacs

Bacs opera secondo con un ciclo di pagamento che richiede circa tre giorni lavorativi e il periodi di richiamo si chiude rapidamente. È quindi fondamentale sapere come gestirlo in modo rapido ed efficace.

Di seguito sono riportate le fasi del processo di richiamo:

1. Il tuo team individua il problema e contatta la banca

Una volta individuato il problema, avvisa immediatamente il responsabile delle operazioni di pagamento del tuo team. Il richiamo deve essere presentato prima che i fondi vengano ricevuti. Il tuo team contatterà la banca fornendo le informazioni relative al pagamento: numero di conto e sort code del destinatario, importo e data del pagamento.

2. La banca attiva il richiamo

Se ti trovi ancora all'interno di questa finestra temporale, è la tua banca ad avviare la richiesta di richiamo tramite il sistema Bacs. Potresti operare tramite un bureau approvato da Bacs o un fornitore di servizi di pagamento, come Stripe, che facilita la comunicazione con la banca. In ogni caso, l'avvio formale del richiamo spetta sempre alla tua banca. L'istruzione viene quindi inoltrata alla banca del beneficiario con una semplice richiesta di restituzione dei fondi, anziché di accredito sul conto del destinatario.

3. La banca del destinatario risponde

Fino a quando il pagamento non viene accreditato sul conto del destinatario, la sua banca può bloccarlo e restituirlo. Se è troppo tardi, dovrai chiedere al destinatario di accettare la restituzione del denaro.

4. I fondi vengono restituiti

Quando un richiamo va a buon fine, solitamente il rimborso viene accreditato sul tuo conto entro pochi giorni lavorativi. Le banche non sempre confermano in modo proattivo, quindi ti consigliamo di verificare l'accredito.

Scadenze o restrizioni che si applicano ai richiami Bacs

I richiami Bacs sono soggetti a scadenze rigide. All'interno del ciclo Bacs di tre giorni, la scadenza cruciale è mezzogiorno del giorno lavorativo precedente la data di regolamento del pagamento. Una volta che il pagamento è stato regolato, il richiamo formale non è più possibile.

Puoi evitare l'intero processo se l'errore viene individuato lo stesso giorno in cui invii il file Bacs (ossia il primo giorno del ciclo Bacs). In questo caso, la banca potrebbe essere in grado di ritirare l'intero file entro la fine della finestra operativa, generalmente entro le 22:30. A quel punto, puoi correggere l'errore e inviare nuovamente il file il giorno successivo. Non tutte le banche supportano questa opzione e molte applicano una commissione fissa per ogni richiamo.

Inoltre, i richiami sono consentiti solo in presenza di errori effettivi (ad esempio, pagamenti duplicati, conti errati o importi non corretti). Tuttavia, Bacs non impone limiti agli importi richiamabili, quindi puoi richiedere l'annullamento di ogni pagamento ancora in fase di elaborazione.

Scenari potrebbero richiedere una richiesta di richiamo Bacs

I richiami costituiscono l'unica misura di sicurezza quando si verificano problemi con un pagamento Bacs.

Si rivelano particolarmente utili in una serie di scenari comuni:

• Pagamenti duplicati: se la stessa fattura o la stessa voce di libro paga viene inviata due volte, il richiamo ti consente di intercettare il secondo pagamento prima che raggiunga il destinatario.

• Dati del conto errati: se hai sbagliato una cifra nel sort code, ad esempio, i tuoi fondi potrebbero essere inviati al conto sbagliato. Il richiamo può reindirizzare il denaro prima che raggiunga la destinazione non corretta.

• Importo errato: se qualcuno aggiunge uno zero in più all'importo del pagamento, il richiamo ti consente di annullare il trasferimento e correggerlo prima che i fondi vengano accreditati.

• Pagamenti fraudolenti o non autorizzati: nei casi di sospetta frode, i richiami sono uno degli unici strumenti che consentono di annullare un trasferimento in corso.

Modalità dei team per gestire e monitorare efficacemente le richieste di richiamo

I richiami funzionano solo se il tuo team è in grado di individuare rapidamente gli errori e agire con precisione. Ciò significa creare sistemi prima che qualcosa non funzioni correttamente.

Ecco alcune best practice:

Rafforza i controlli sui pagamenti

I problemi che richiedono un richiamo sono solitamente prevenibili. Implementa delle procedure di verifica prima dell'invio dei file.

Definisci una procedura per i richiami

Crea una procedura documentata che specifichi chi deve segnalare l'errore, chi deve contattare la banca e quali dettagli devono essere comunicati. Assicurati che tutto avvenga rapidamente, entro poche ore.

Tieni traccia delle richieste di richiamo

Registra i dettagli del pagamento, la data e l'ora in cui è stata presentata la richiesta di richiamo e chi se ne è occupato in banca. Quindi, verifica che i fondi siano stati effettivamente restituiti.

Prepara un piano di riserva

Se il periodo di richiamo è già scaduto, potresti dover contattare direttamente il destinatario o modificare i pagamenti futuri per correggere l'errore. In entrambi i casi, il tuo team deve essere preparato.

Considera ogni richiamo come un'opportunità di apprendimento

Rifletti sul tuo processo e valuta che cosa non ha funzionato. Come è stato individuato l'errore e come si è verificato? Quali azioni avrebbero semplificato la risoluzione, come puoi migliorare il tuo processo in futuro?

In che modo Stripe Payments può essere d'aiuto

Stripe Payments offre una soluzione di pagamento unificata e globale che aiuta qualsiasi attività, dalle start-up in fase di espansione alle multinazionali, ad accettare pagamenti online, di persona e in tutto il mondo.

Con Stripe Payments puoi:

• Ottimizzare l'esperienza della procedura di pagamento: crea un'esperienza senza problemi per il cliente e risparmia migliaia di ore di progettazione con le interfacce utente predefinite, per accedere a oltre 125 metodi di pagamento e a Link, il wallet di Stripe.

• Espanderti più rapidamente in nuovi mercati: raggiungi i clienti di tutto il mondo e riduci le complessità e i costi della gestione multivaluta con opzioni di pagamento transfrontaliere, disponibili in 195 Paesi e in più di 135 valute.

• Unificare i pagamenti di persona e online: crea un'esperienza di commercio unificato su canali online e di persona per personalizzare le interazioni, premiare la fedeltà e aumentare i ricavi.

• Migliorare le prestazioni dei pagamenti: aumenta i ricavi con una gamma di strumenti di pagamento personalizzabili e facili da configurare, tra cui protezione contro le frodi no-code e funzionalità avanzate per migliorare i tassi di autorizzazione.

• Stare al passo con la rapidità operativa grazie a una piattaforma flessibile e affidabile per la crescita: sfrutta una piattaforma progettata per crescere insieme a te, con uno storico di operatività del 99,999% e un'affidabilità leader nel settore.

Scopri di più come Stripe Payments può supportare i tuoi pagamenti online e di persona oppure inizia oggi stesso.