O Bankers' Automated Clearing Services (Bacs) sustenta uma grande parte das transações no Reino Unido. Somente no quarto trimestre de 2024, o sistema processou cerca de 1,745 bilhão de pagamentos, movimentando aproximadamente £1,47 trilhão em valor. De propriedade e gerenciado pela Pay.UK, o Bacs viabiliza salários, pagamentos a fornecedores, pensões e repasses governamentais.

Em uma escala desse porte, até mesmo considerações rotineiras de processamento, como lançamentos duplicados ou dados de conta incorretos, podem afetar negativamente os pagamentos à medida que eles passam pelo sistema. Como a atividade de estorno do Bacs não é publicada em detalhes, as empresas frequentemente têm visibilidade limitada sobre a frequência dos estornos ou sua taxa de sucesso. Embora o processo de estorno em si seja bem definido, os resultados podem depender do momento, do status do pagamento e da rapidez com que as equipes agem após a identificação de um problema. Compreender como o processo funciona ajuda as equipes a responder de forma mais eficaz quando precisam corrigir erros.

Abaixo, discutiremos como funciona uma solicitação de devolução Bacs, os prazos que se aplicam às devoluções e como construir um processo interno que o ajudará a detectar erros rapidamente e recuperar fundos de forma eficaz.

O que vamos abordar neste artigo?

• Um pagamento Bacs pode ser devolvido?
  
• Como funciona o processo de devolução Bacs?
  
• Quais prazos ou limites se aplicam às a devoluções Bacs?
  
• Quais cenários podem exigir uma solicitação de devolução Bacs?
  
• Como as equipes podem gerenciar e monitorar as solicitações de devolução de forma eficaz?
  
• Como o Stripe Payments pode ajudar
  

Um pagamento Bacs pode ser devolvido?

Sim, um pagamento Bacs Direct Credit pode ser devolvido por meio de uma solicitação de devolução Bacs, que dá ao seu banco a oportunidade de interceptar um pagamento que ainda não foi compensado. O banco do destinatário tentará interromper o crédito e redirecioná-lo de volta para você antes que o valor seja creditado na conta do beneficiário.

Este processo aplica-se apenas aos créditos automáticos enviados. Os reembolsos de débito automático recebidos são processados separadamente através da Garantia de débito automático.

Como funciona o processo de devolução Bacs?

O Bacs executa um ciclo de pagamento que leva cerca de três dias úteis, e o prazo para estorno se encerra rapidamente. É importante saber como lidar com ele de forma rápida e eficaz.

Estas são as etapas do processo de devolução:

1. Sua equipe identifica o problema e entra em contato com o banco

Assim que você detectar o problema, notifique imediatamente quem gerencia as operações de pagamento em sua equipe. A devolução precisa ser enviada antes que os fundos sejam recebidos. Sua equipe entrará em contato com o banco com as informações de pagamento: o número da conta do beneficiário e o sort code, o valor do pagamento e a data.

2. O banco aciona a devolução

Se você ainda estiver no prazo, seu banco inicia a devolução por meio do sistema Bacs. Você pode usar uma agência ou provedor de pagamento aprovado pelo Bacs, como a Stripe, que facilita a comunicação com seu banco. De qualquer forma, é tarefa do seu banco iniciar a devolução formal. Essa instrução é encaminhada ao banco do beneficiário com uma solicitação simples de devolver os fundos em vez de creditar na conta do beneficiário.

3. O banco do beneficiário responde

Desde que o pagamento não tenha chegado à conta do beneficiário, o banco pode interrompê-lo e enviá-lo de volta. Se for tarde demais, você precisará que o beneficiário concorde em devolver o dinheiro.

4. Os fundos são devolvidos

Quando uma devolução é bem-sucedida, você normalmente verá o dinheiro de volta em sua conta dentro de alguns dias úteis. Os bancos nem sempre confirmam de forma proativa, por isso você precisará verificar o crédito.

Quais prazos ou limites se aplicam às devoluções Bacs?

As devoluções Bacs possuem prazos rígidos. No ciclo de três dias do Bacs, o prazo crítico é ao meio-dia do dia útil anterior à data de liquidação do pagamento. Após a compensação do pagamento, não é possível realizar um estorno formal.

Você pode evitar esse processamento se detectar o erro no mesmo dia em que envia o arquivo Bacs (ou seja, no primeiro dia do ciclo Bacs). Em seguida, seu banco pode ser capaz de retirar todo o arquivo até o final da janela operacional, normalmente às 22:30. Nesse momento, você pode corrigir o problema e reenviar no dia seguinte. Nem todos os bancos suportam essa opção, e muitos cobram uma tarifa fixa por devolução.

Enquanto as devoluções são apenas para erros reais (por exemplo, pagamentos duplicados, contas erradas, valores incorretos), o Bacs não restringe os valores de devolução, o que significa que você pode solicitar uma anulação para qualquer pagamento ainda em processamento.

Quais cenários podem exigir uma solicitação de devolução Bacs?

Devoluções são a única proteção quando algo der errado com um pagamento Bacs.

Eles são especialmente úteis em alguns cenários comuns:

• Pagamentos duplicados: se a mesma fatura ou lançamento de folha de pagamento for emitida duas vezes, uma devolução permite interceptar o segundo pagamento antes que ele chegue ao beneficiário.

• Dados da conta incorretos: se você não tiver recebido um dígito no sort code, por exemplo, seus fundos podem ser enviados para a conta incorreta. Uma devolução pode redirecionar o dinheiro antes que ele chegue ao destino indesejado.

• Valor incorreto: se alguém adicionar um zero extra ao valor do pagamento, uma devolução oferece a você a chance de cancelar a transferir e corrigi-la antes da compensação dos fundos.

• Pagamentos fraudulentos ou não autorizados: em casos de suspeita de fraude, as devoluções são uma das únicas ferramentas que dão a você a chance de anular a transferência.

Como as equipes podem gerenciar e acompanhar as solicitações de devolução de forma eficaz?

As devoluções só funcionam se sua equipe detectar erros rapidamente e agir com precisão. Isso significa criar sistemas antes que algo dê errado.

Estas são algumas práticas recomendadas:

Reforce suas análises de pagamento

Problemas de devolução são geralmente evitáveis. Implemente etapas de validação antes do envio dos arquivos.

Defina um processo de devolução

Crie um processamento documentado que detalhe quem percebe o erro, quem entra em contato com o banco e quais detalhes precisam ser compartilhados.

Acompanhar solicitações de devolução

Registre os detalhes do pagamento, a data e a hora em que a solicitação de devolução foi enviada e quem a processou no banco. Em seguida, confirme se os fundos foram realmente devolvidos.

Prepare-se com um plano de backup

Se o prazo para devolução já tiver se encerrado, talvez seja necessário entrar em contato diretamente com o beneficiário ou ajustar os futuros pagamentos para corrigir o erro. De qualquer forma, sua equipe deve estar preparada.

Trate cada devolução como uma oportunidade de aprendizado

Reflita sobre seu processo e considere o que deu errado. Como o erro foi detectado e como ele aconteceu inicialmente? O que teria facilitado a correção e como você pode melhorar seu processo para o futuro?

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