Bankers' Automated Clearing Services (Bacs) ondersteunt een groot deel van de betalingsactiviteiten in het Verenigd Koninkrijk. Alleen al in het vierde kwartaal van 2024 verwerkte het systeem ongeveer 1,745 miljard betalingen, met een totale waarde van ongeveer £ 1,47 biljoen. Bacs is eigendom van en wordt beheerd door Pay.UK en verzorgt salarissen, leveranciersbetalingen, pensioenen en overheidsuitkeringen.

Op deze schaal kunnen zelfs routinematige verwerkingsaspecten, zoals dubbele boekingen of onjuiste rekeninggegevens, een negatieve invloed hebben op betalingen terwijl ze door het systeem gaan. Omdat Bacs annuleringsacties niet in detail worden gepubliceerd, hebben bedrijven vaak beperkt inzicht in hoe vaak annuleringsacties plaatsvinden en hoe vaak ze succesvol zijn. Hoewel het annuleringsproces zelf goed is gedefinieerd, kunnen de resultaten afhangen van de timing, de betalingsstatus en hoe snel teams handelen zodra een probleem is vastgesteld. Als teams begrijpen hoe het proces werkt, kunnen ze effectiever reageren wanneer ze correcties moeten aanbrengen.

Hieronder bespreken we hoe een Bacs-annuleringsverzoek werkt, welke termijnen van toepassing zijn op annuleringen en hoe je een intern proces kunt opzetten waarmee je fouten snel kunt opsporen en geld effectief kunt terugvorderen.

Wat staat er in dit artikel?

• Kan een Bacs-betaling worden geannuleerd?
  
• Hoe werkt het Bacs-annuleringsproces?
  
• Welke deadlines of limieten gelden voor Bacs-annuleringen?
  
• In welke scenario's kan een Bacs-annuleringsverzoek nodig zijn?
  
• Hoe kunnen teams annuleringsverzoeken effectief beheren en volgen?
  
• Hoe Stripe Payments kan helpen
  

Kan een Bacs-betaling worden geannuleerd?

Ja, een Bacs Direct Credit-betaling kan worden geannuleerd via een Bacs-annuleringsverzoek, waardoor je bank de kans krijgt om een betaling die nog niet is verwerkt, te onderscheppen. De ontvangende bank zal proberen de creditering te stoppen en deze naar jou terug te sturen voordat deze op de rekening van de ontvanger terechtkomt.

Dit proces geldt alleen voor uitgaande directe crediteringen. Inkomende automatische incasso's worden apart afgehandeld via de automatische incassogarantie.

Hoe werkt het Bacs-annuleringsproces?

Bacs werkt met een betalingscyclus van ongeveer drie werkdagen, en de annuleringstijd is kort. Het is belangrijk om te weten hoe je dit snel en effectief kunt doen.

Dit zijn de stappen van het annuleringsproces:

1. Je team ontdekt het probleem en neemt contact op met de bank

Zodra je het probleem ontdekt, breng je onmiddellijk de persoon op de hoogte die verantwoordelijk is voor de betalingsverrichtingen binnen je team. De annulering moet worden ingediend voordat het geld is ontvangen. Je team neemt contact op met de bank met de betalingsgegevens: het rekeningnummer en de sorteercode van de ontvanger, het betalingsbedrag en de datum.

2. De bank start de annulering

Als je nog binnen de termijn zit, start je bank de annulering via het Bacs-systeem. Je kunt een door Bacs goedgekeurd bureau of een betaaldienstverlener, zoals Stripe, gebruiken om de communicatie met je bank te vergemakkelijken. Hoe dan ook, het is de taak van je bank om de formele annulering te starten. Die instructie wordt dan doorgestuurd naar de bank van de ontvanger met een simpel verzoek om het geld terug te sturen in plaats van het op de rekening van de ontvanger te storten.

3. De bank van de ontvanger reageert

Zolang de betaling nog niet op de rekening van de ontvanger is bijgeschreven, kan zijn bank deze tegenhouden en terugsturen. Als het te laat is, moet je de ontvanger vragen om het geld terug te sturen.

4. Het geld wordt teruggestort

Als een annulering lukt, zie je het geld meestal binnen een paar werkdagen weer op je rekening staan. Banken bevestigen dit niet altijd proactief, dus je moet zelf even checken of het geld is bijgeschreven.

Welke deadlines of limieten gelden voor Bacs-annuleringen?

Bacs-annuleringen hebben strikte deadlines. In de driedaagse Bacs-cyclus is de cruciale deadline 12.00 uur op de werkdag vóór de vervaldatum van de betaling. Nadat de betaling is verwerkt, is een formele annulering niet meer mogelijk.

Je kunt dit proces vermijden als je de fout op dezelfde dag ontdekt waarop je het Bacs-bestand indient (d.w.z. de eerste dag van de Bacs-cyclus). Dan kan je bank mogelijk het hele bestand terugtrekken voor het einde van de werkdag, meestal 22.30 uur. Op dat moment kun je het probleem oplossen en het bestand de volgende dag opnieuw indienen. Niet alle banken ondersteunen deze optie en veel banken brengen een vast bedrag per annulering in rekening.

Hoewel annuleringen alleen voor echte fouten is (bijvoorbeeld dubbele betalingen, verkeerde rekeningen, onjuiste bedragen), legt Bacs geen beperkingen op aan geannuleerde bedragen, wat betekent dat je een terugboeking kunt aanvragen voor elke betaling die nog in behandeling is.

In welke scenario's kan een Bacs-annuleringsverzoek nodig zijn?

Annuleringen zijn de enige vangnet wanneer er iets misgaat met een Bacs-betaling.

Ze zijn vooral nuttig in een aantal veelvoorkomende scenario's:

• Dubbele betalingen: Als dezelfde factuur of salarisbetaling twee keer wordt verstuurd, kun je met een annulering de tweede betaling tegenhouden voordat deze de ontvanger bereikt.

• Verkeerde rekeninggegevens: Als je bijvoorbeeld een cijfer verkeerd hebt ingevoerd in de sorteercode, kan je geld naar de verkeerde rekening worden overgemaakt. Met een annulering kun je het geld omleiden voordat het op de verkeerde bestemming terechtkomt.

• Verkeerd bedrag: Als iemand een extra nul toevoegt aan het betalingsbedrag, kun je met een annulering de overschrijving annuleren en corrigeren voordat het geld wordt bijgeschreven.

• Frauduleuze of ongeautoriseerde betalingen: In gevallen van vermoedelijke fraude zijn annuleringen een van de weinige manieren om een overschrijving halverwege ongedaan te maken.

Hoe kunnen teams annuleringen goed beheren en volgen?

Annuleringen werken alleen als je team fouten snel kan spotten en precies kan handelen. Dat betekent dat je systemen moet opzetten voordat er iets misgaat.

Dit zijn enkele aanbevolen werkwijzen:

Verscherp je betalingscontroles

Problemen die een annulering rechtvaardigen, zijn meestal te voorkomen. Zorg voor validatiestappen voordat bestanden worden ingediend.

Definieer een annuleringsproces

Creëer een gedocumenteerd proces waarin wordt beschreven wie de fout opmerkt, wie contact opneemt met de bank en welke gegevens moeten worden gedeeld. Zorg ervoor dat dit snel gebeurt, binnen enkele uren.

Volg annuleringsverzoeken

Noteer de betalingsgegevens, de datum en het tijdstip waarop de annuleringsactie is ingediend en wie deze bij de bank heeft afgehandeld. Controleer vervolgens of het geld daadwerkelijk is teruggestort.

Zorg dat je een back-upplan hebt

Als de annuleringstermijn al is verstreken, moet je misschien rechtstreeks contact opnemen met de ontvanger of toekomstige betalingen aanpassen om de fout te corrigeren. Hoe dan ook, je team moet hierop voorbereid zijn.

# Beschouw elke annulering als een kans om te leren

Denk na over je proces en bedenk wat er mis is gegaan. Hoe is de fout ontdekt en hoe is deze überhaupt ontstaan? Wat had het makkelijker gemaakt om de fout te herstellen en hoe kun je je proces voor de toekomst verbeteren?

Hoe Stripe Payments kan helpen

Stripe Payments biedt een uniforme, wereldwijde betaaloplossing waarmee elke onderneming, van groeiende start-ups tot internationale ondernemingen, online, fysieke en overal ter wereld betalingen kan ontvangen.

Stripe Payments kan je helpen met:

• Je afrekenervaring te optimaliseren: creëer een probleemloze klantervaring en bespaar duizenden technische uren met vooraf gebouwde betaalinterfaces, toegang tot 125+ betaalmethoden en Link, een wallet gebouwd door Stripe.

• Sneller uit te breiden naar nieuwe markten: bereik klanten over de hele wereld en verminder de complexiteit en kosten van multivalutabeheer met grensoverschrijdende betaalopties, beschikbaar in 195 landen in 135+ valuta's.

• Het samenvoegen van fysieke en online betalingen: bouw een unified commerce-ervaring op via online en fysieke kanalen om interacties te personaliseren, loyaliteit te belonen en inkomsten te laten groeien.

• Het verbeteren van de betaalprestaties: verhoog inkomsten met een reeks aanpasbare, eenvoudig te configureren betaaltools, waaronder no code-fraudebescherming en geavanceerde mogelijkheden om autorisatiepercentages te verbeteren.

• Sneller te werken met een flexibel, betrouwbaar platform voor groei: bouw voort op een platform dat is ontworpen om met jou mee te groeien, met een historische uptime van 99,999% en toonaangevende betrouwbaarheid.

Lees meer over hoe Stripe Payments je online en fysieke betalingen kan stimuleren, of ga er vandaag nog mee aan de slag.