Ett undantag från omsättningsskatt i Virginia tar bort delstatens omsättningsskatt på 5,3 %, eller de kombinerade skattesatserna på 6 % till 7 % som gäller i vissa regioner, från ett köp som annars skulle vara skattepliktigt. Undantaget beror på vem som köper, vad som köps eller både och. Vissa undantag gäller automatiskt när du har ett giltigt intyg sparat. Ett undantag som baseras på vem som köper handlar i grunden om ett ifyllt intyg som flyttar skattebeslutet och den medföljande risken till kunden.

Nedan går vi igenom vem som kvalificerar sig för dessa undantag och hur intyg fungerar, inklusive de involverade blanketterna och vad som händer när ett intyg visar sig vara ogiltigt.

Viktiga lärdomar

• Virginia beviljar undantag från omsättningsskatt till specifika kundkategorier, inklusive återförsäljare, tillverkare, jordbruksproducenter, godkända ideella organisationer och statliga enheter.

• Ett ifyllt intyg om undantag flyttar ansvaret för ett felaktigt undantag från säljaren till kunden – så länge säljaren accepterade det i god tro.

• Säljare måste spara intyg om undantag i minst tre år för att matcha Virginias preskriptionstid för taxering.

Vad är ett undantag från omsättningsskatt i Virginia?

Ett undantag från Virginias omsättningsskatt tar bort delstatens omsättnings- och användningsskatt från ett köp som annars skulle vara skattepliktigt. Undantag är knutna till kunden, till exempel en ideell organisation eller myndighet, eller till transaktionen, till exempel ett köp för återförsäljning eller tillverkningsutrustning som köps för produktion.

Vem kvalificerar sig för ett undantag från omsättningsskatt i Virginia?

Virginias undantag är uppdelade i flera kategorier. Varje kategori har sin egen väg till kvalificering:

• Återförsäljare: Alla företag som är registrerade för att ta ut omsättningsskatt i Virginia kan köpa in inventarier skattefritt om de planerar att sälja inventarierna vidare. Dessa företag använder blankett ST-10 för att dokumentera köpet.

• Tillverkare: Företag får ett undantag enligt Va. Code § 58.1-609.3 för maskiner, verktyg och förnödenheter som används direkt vid produktion av varor till försäljning. Detta innebär utrustningen på produktionsgolvet snarare än gaffeltrucken som flyttar färdiga pallar i en lagerlokal.

• Jordbruksproducenter: Jordbruksmaskiner, utsäde, foder och gödningsmedel som används för att odla grödor eller föda upp boskap för marknaden kvalificerar sig under ett liknande undantag.

• Ideella organisationer: En 501(c)(3)-, (c)(4)- eller (c)(19)-organisation måste ansöka hos Department of Taxation om undantag från omsättnings- och användningsskatt för detaljhandeln online via Nonprofit Online eller via blankett NP-1 i pappersform. När undantaget har beviljats löper det på en förnyelsecykel om fem till sju år innan organisationen måste ansöka igen.

• Statliga enheter: Federala, delstatliga och lokala myndigheter är undantagna från skatt vid köp som görs med statliga medel, även om pappersarbetet skiljer sig åt beroende på om en uppdragstagare köper in material å statens vägnar.

• Återförsäljare utanför staten: Företag som köper för återförsäljning kan vanligtvis använda sitt återförsäljarintyg från hemstaten eller ett Streamlined Sales Tax-intyg i stället för att registrera sig i Virginia bara för att köpa in inventarier.

Vilka produkter och tjänster är undantagna från omsättningsskatt i Virginia?

Virginia beskattar materiell personlig egendom som standard och undantar de flesta tjänster. Om du säljer konsulttjänster, reparationsarbete eller ett abonnemang som inte är knutet till en skattepliktig vara, tillämpas ingen skatt. Undantagen för varor är snävare och mer specifika.

Här är vad du behöver veta:

• Livsmedel och personliga hygienartiklar: Virginia har tagit bort den statliga delen av omsättningsskatten på mat för hemmakonsumtion och grundläggande hygienartiklar. Lokala myndigheter tillämpar fortfarande den lokala skatten på 1 % på dessa köp, så även om hyllpriset inte är skattefritt överallt omfattas det inte längre av den statliga skattesatsen.

• Receptbelagda läkemedel och viss medicinsk utrustning: Receptbelagda mediciner, insulin och hållbar medicinsk utrustning såsom rullstolar och hörapparater är undantagna när de köps för en patients bruk.

• Insatsvaror för tillverkning och jordbruk: Råmaterial som blir en del av en färdig produkt, tillsammans med de maskiner som används direkt i produktionen, kvalificerar sig enligt de undantag som beskrivs ovan.

• Kurslitteratur som köps av inskrivna högskolestudenter: Dessa är undantagna när de säljs av skolan eller av en annan säljare när en institution eller en lärare har intygat att boken är obligatorisk kurslitteratur för en specifik kurs.

• Vissa köp från ideella organisationer och statliga enheter: När en organisation innehar ett giltigt intyg om undantag är dess kvalificerade köp undantagna oavsett vad som köps, så länge det är för organisationens eget bruk.

Hur fungerar intyg om undantag från omsättningsskatt i Virginia?

Ett intyg om undantag flyttar ansvaret för skattebeslutet från dig till din kund. När en kund ger dig en ifylld blankett intygar hen med sin underskrift att köpet är kvalificerat. Sedan sparar du intyget i stället för att ta ut skatt. Om staten beslutar att undantaget inte gällde faller ansvaret vanligtvis på den kund som gjorde det falska intygandet, inte på dig.

Virginia tillåter generella intyg, vilka täcker alla framtida köp från den kunden utan att en ny blankett krävs för varje transaktion. Många företag använder detta eftersom det vanligtvis inte är genomförbart att samla in ett nytt intyg för varje beställning från en återkommande grossistkund.

Ett ifyllt intyg behöver köparens namn och adress, hens skatteregistreringsnummer för omsättningsskatt när undantaget är baserat på återförsäljning, anledningen till undantaget och en underskrift. Behåll intyg i händelse av en revision, men du behöver inte skicka in dem till Department of Taxation.

Olika typer av undantag använder olika blanketter:

• Köp för återförsäljning: Blankett ST-10, som fylls i av kunden vid köptillfället

• Statliga köp: Blankett ST-12, som är knuten till myndighetens undantagna status

• Köp av ideella organisationer: Blankett NP-1, när organisationen innehar ett giltigt intyg om undantag

• Köp för forskning och utveckling: Blankett ST-11, samma blankett som används för tillverkning

Vilka är kraven på registerhållning för att acceptera intyg om undantag?

Virginias allmänna preskriptionstid för taxering av omsättningsskatt är tre år från det datum då deklarationen skulle lämnas in. Intyg och de transaktioner som de täcker måste finnas kvar i dina register i minst den tiden.

Följande bästa praxis kan göra en revision betydligt mindre smärtsam om den inträffar:

• Förvara intyg digitalt och knyt dem till kundregistret: Knyt dem inte till enskilda fakturor. Ett enda generellt intyg kan täcka hundratals transaktioner under flera år, så kopplingen måste vara uppenbar för alla som granskar dina filer.

• Kontrollera att varje intyg är fullständigt innan du accepterar det: En saknad underskrift, en blank anledning till undantag eller ett utgånget undantagsnummer för ideella organisationer lämnar dig oskyddad i händelse av en revision.

• Kontrollera undantag för ideella organisationer regelbundet: Eftersom dessa löper ut på en förnyelsecykel kanske ett intyg som var giltigt för tre år sedan inte är giltigt idag, och säljaren ansvarar för att hålla dokumentationen uppdaterad.

• Behåll intyg även efter att en kundrelation har avslutats: Tidsgränsen på tre år för lagring börjar gälla från transaktionsdatumet.

Vad händer om ett företag accepterar ett ogiltigt intyg om undantag?

Virginia skyddar vanligtvis en säljare som accepterat ett intyg i god tro. Detta innebär att intyget var fullständigt vid första anblicken och att det inte fanns någon anledning att misstänka att köpet inte var kvalificerat. I det scenariot, om undantaget visar sig vara felaktigt, kommer Department of Taxation att kräva köparen på den obetalda skatten, inte säljaren.

Ett ofullständigt formulär, en signatur som inte stämmer överens med kunden, eller en orsak till undantag som inte passar transaktionen flyttar dock över ansvaret på säljaren. Om en revisor beslutar att du visste eller borde ha vetat att undantaget inte var tillämpligt, blir du skyldig den ej inkasserade skatten plus böter och ränta beräknat fram till det ursprungliga transaktionsdatumet.

Vilka verktyg kan underlätta hanteringen av intyg om undantag?

Det mesta arbetet med intyg om undantag, från insamling till lagring, sker utanför din betalinfrastruktur. En betalleverantör som Stripe kommer in på beräkningssidan när du har fastställt att en kund är kvalificerad.

Stripe Tax låter dig markera enskilda kunder som skattebefriade i deras kundregister via ett fält med tre möjliga värden: ingen, undantagen eller omvänd. Det sistnämnda gäller för B2B-transaktioner i skattesystem med regler för omvänd skattskyldighet, vilket inte gäller för inrikesförsäljning i Virginia. När en kund har markerats som undantagen exkluderar Stripe Tax dem automatiskt från skatteberäkningar på efterföljande fakturor och debiteringar. På så sätt slipper du manuellt nolla skatten för varje transaktion för en återkommande grossist- eller ideell kund.

Ett automatiserat verktyg validerar eller lagrar inte intyget åt dig. Bara för att du har markerat en kund som undantagen betyder det inte att du har verifierat den. Det baseras på ett intyg som du har granskat och arkiverat någon annanstans, vilket är den typ av bokföring som staten förväntar sig. Företag som hanterar betydande volymer av undantagen försäljning kombinerar vanligtvis den här inställningen med en separat dokumentprocess, oavsett om det är en delad enhet organiserad efter kund eller ett dedikerat system för intygsspårning. Målet är ett pappersspår bakom varje undantagen kundpost – ett som är lätt att ta fram om Department of Taxation begär det.

Så här kan Stripe Tax hjälpa till

Stripe Tax minskar komplexiteten med att följa skatteregler så att du kan fokusera på att få ditt företag att växa. Börja ta ut skatt globalt genom att lägga till en enda rad kod i din befintliga integration, klicka på en knapp i Dashboard eller använda vårt kraftfulla API.

Stripe Tax hjälper dig att övervaka dina skyldigheter och varnar dig när du överskrider ett tröskelvärde för skatteregistrering baserat på dina Stripe-transaktioner. Det kan även registrera sig för att ta ut skatt åt dig i USA, automatisera amerikanska deklarationer i Dashboard och hantera globala deklarationer genom betrodda partner. Stripe Tax beräknar och tar automatiskt ut omsättningsskatt, moms och GST på:

• Digitala varor och tjänster i alla delstater i USA och över 100 länder
  
• Fysiska varor i alla delstater i USA och 42 länder
  

Stripe Tax kan hjälpa dig att:

• Förstå var du ska registrera dig och ta ut skatt: Se var du behöver ta ut skatt baserat på dina Stripe-transaktioner. När du har registrerat dig kan du aktivera skatteuppbörd i en ny delstat eller ett nytt land på några sekunder. Du kan börja ta ut skatt genom att lägga till en enda kodrad i den befintliga Stripe-integrationen eller lägga till skatteuppbörd med ett enda klick i Stripe Dashboard.

• Registrera dig för att betala skatt: Om du behöver registrera dig för omsättningsskatt i USA kan du låta Stripe hantera dina skatteregistreringar. Du drar nytta av en förenklad process som förifyller uppgifter i ansökan – vilket sparar tid åt dig och förenklar efterlevnad av lokala bestämmelser. Om du behöver hjälp med att registrera dig utanför USA samarbetar Stripe med Taxually för att hjälpa dig att registrera dig hos lokala skattemyndigheter.

• Ta ut skatt automatiskt: Stripe Tax beräknar och tar ut rätt skatt oavsett vad eller var du säljer. Stripe Tax har stöd för hundratals produkter och tjänster och inkluderar de senaste skattereglerna och skattesatsändringarna.
   

• Förenkla deklarationer: Stripe Tax automatiserar amerikanska deklarationer i Dashboard, och drivs av TaxJar. För globala deklarationer integreras Stripe Tax sömlöst med deklarationspartner, så att dina globala deklarationer är korrekta och görs i tid. Låt våra partner hantera dina deklarationer så att du kan fokusera på att få ditt företag att växa. 

Läs mer om Stripe Tax, eller börja i dag.

Vanliga frågor om undantag från omsättningsskatt i Virginia