Una exención del impuesto sobre las ventas de Virginia elimina el impuesto sobre las ventas del 5,3 % del estado o las tasas combinadas del 6 % al 7 % que se aplican en ciertas regiones de una compra que de otro modo sería gravable. La exención depende de quién compre, de qué se compre o de ambos. Algunas exenciones se aplican automáticamente una vez que tienes un certificado válido archivado. Una exención que se basa en quién compra se reduce a un certificado completado que traslada la decisión sobre el impuesto y el riesgo que conlleva al cliente.

A continuación, explicaremos quién cumple los requisitos para estas exenciones y cómo funcionan los certificados, incluidos los formularios correspondientes y lo que sucede cuando uno resulta no ser válido.

De un vistazo

• Virginia concede exenciones del impuesto sobre las ventas a categorías específicas de clientes, incluidos revendedores, fabricantes, productores agrícolas, entidades sin ánimo de lucro aprobadas y entidades gubernamentales.

• Un certificado de exención completado traslada la responsabilidad de una exención indebida del vendedor al cliente, siempre y cuando el vendedor lo haya aceptado de buena fe.

• Los vendedores deben mantener archivados los certificados de exención durante al menos tres años para cumplir con el plazo de prescripción de las liquidaciones de impuestos de Virginia.

Qué es una exención del impuesto sobre las ventas de Virginia

Una exención del impuesto sobre las ventas de Virginia elimina el impuesto sobre las ventas y el uso del estado de una compra que, de otro modo, estaría sujeta a impuestos. Las exenciones se asocian al cliente, como una entidad sin ánimo de lucro o una entidad reguladora del gobierno, o a la transacción, como una compra de reventa o un equipo de fabricación comprado para la producción.

¿Quién cumple los requisitos para obtener una exención del impuesto sobre las ventas en Virginia?

Las exenciones de Virginia se dividen en varias categorías. Cada una tiene su propia forma de cumplir los requisitos:

• Revendedores: cualquier empresa registrada para cobrar el impuesto sobre las ventas de Virginia puede comprar inventario sin impuestos si tiene previsto revender ese inventario. Esas empresas utilizan el Formulario ST-10 para documentar la compra.

• Fabricantes: las empresas obtienen una exención en virtud de la sección 58.1-609.3 del Código de Virginia para la maquinaria, las herramientas y los suministros utilizados directamente en la producción de bienes para la venta; esto significa el equipo en la planta de producción en lugar de la carretilla elevadora que mueve palés terminados por un almacén.

• Productores agrícolas: la maquinaria agrícola, las semillas, los piensos y los fertilizantes utilizados para cultivar o criar ganado para el mercado cumplen los requisitos en virtud de una exención similar.

• Entidades sin ánimo de lucro: una organización 501(c)(3), (c)(4) o (c)(19) debe solicitar al Departamento de Impuestos una exención del impuesto sobre las ventas al por menor y sobre el uso de manera en línea a través de Nonprofit Online o en papel con el Formulario NP-1. Una vez concedida, la exención se ejecuta en un ciclo de renovación de cinco a siete años antes de que la organización tenga que volver a solicitarla.

• Entidades gubernamentales: las agencias federales, estatales y locales están exentas en las compras realizadas con fondos gubernamentales, aunque el papeleo difiere dependiendo de si un contratista está comprando materiales en nombre del gobierno.

• Revendedores de fuera del estado: las empresas que compran para revender por lo general pueden utilizar el certificado de reventa de su estado de origen o un certificado de Streamlined Sales Tax en lugar de registrarse en Virginia solo para comprar inventario.

¿Qué productos y servicios están exentos del impuesto sobre las ventas en Virginia?

Virginia grava los bienes muebles tangibles por defecto y exime a la mayoría de los servicios. Si vendes servicios de consultoría, mano de obra de reparación o una suscripción que no está vinculada a un bien sujeto a impuestos, no se aplica ningún impuesto. Las exenciones para los bienes son más reducidas y específicas.

Esto es lo que necesitas saber:

• Comestibles y productos de higiene personal: Virginia eliminó la parte estatal del impuesto sobre las ventas en los alimentos para consumo doméstico y los artículos de higiene básica. Las localidades todavía aplican el impuesto local opcional del 1 % sobre estas compras, por lo que, aunque el precio en el estante no está exento de impuestos en todas partes, ya no está sujeto a la tasa estatal.

• Medicamentos recetados y determinados equipos médicos: los medicamentos recetados, la insulina y los equipos médicos duraderos, como sillas de ruedas y audífonos, están exentos cuando se compran para el uso de un paciente.

• Materiales agrícolas y de fabricación: las materias primas que pasan a formar parte de un producto acabado, junto con la maquinaria utilizada directamente en la producción, cumplen los requisitos de las exenciones descritas anteriormente.

• Libros de texto comprados por estudiantes universitarios matriculados: están exentos cuando los vende la escuela o por otro vendedor cuando un departamento o un profesor ha certificado el libro como texto obligatorio para un curso específico.

• Determinadas compras gubernamentales y de entidades sin ánimo de lucro: una vez que una organización posee un certificado de exención válido, sus compras que cumplan los requisitos están exentas independientemente de lo que se compre, siempre que sea para uso de la organización.

Cómo funcionan los certificados de exención del impuesto sobre las ventas en Virginia

Un certificado de exención traslada la responsabilidad de la decisión sobre el impuesto de ti a tu cliente. Cuando un cliente te entrega un formulario completado, certifica con su firma que la compra cumple los requisitos. A continuación, tú archivas el certificado en lugar de cobrar el impuesto. Si el estado decide que la exención no es aplicable, la responsabilidad recae habitualmente sobre el cliente que realizó la certificación falsa, no sobre ti.

Virginia permite los certificados generales, que cubren todas las compras futuras de ese cliente sin requerir un nuevo formulario para cada transacción. Muchas empresas los utilizan porque no suele ser factible pedir un nuevo certificado para cada pedido de un cliente mayorista habitual.

Un certificado completado debe incluir el nombre y la dirección del comprador, su número de registro del impuesto sobre las ventas cuando la exención se base en la reventa, el motivo de la exención y una firma. Conserva los certificados en caso de auditoría, pero no es necesario presentarlos ante el Departamento de Impuestos.

Los diferentes tipos de exención utilizan diferentes formularios:

• Compras para reventa: Formulario ST-10, que completa el cliente en el momento de la compra

• Compras gubernamentales: Formulario ST-12, que está vinculado al estatus de exención de la agencia

• Compras de entidades sin ánimo de lucro: Formulario NP-1, una vez que la organización posee un certificado de exención válido

• Compras para investigación y desarrollo: Formulario ST-11, el mismo formulario utilizado para la fabricación

¿Cuáles son los requisitos de mantenimiento de registros para aceptar certificados de exención?

El plazo de prescripción general de Virginia para una liquidación del impuesto sobre las ventas es de tres años desde la fecha en que vencía la declaración. Los certificados y las transacciones que cubren deben permanecer en tus archivos al menos durante ese tiempo.

Estas prácticas recomendadas pueden hacer que una auditoría sea mucho menos dolorosa si se produce:

• Guarda los certificados digitalmente y vincúlalos al registro del cliente: no los vincules a facturas individuales. Un único certificado general podría cubrir cientos de transacciones a lo largo de varios años, por lo que la conexión debe ser obvia para cualquier persona que revise tus archivos.

• Comprueba que cada certificado esté completo antes de aceptarlo: la falta de una firma, un motivo de exención en blanco o un número de exención de entidad sin ánimo de lucro caducado te deja desprotegido en caso de auditoría.

• Vuelve a comprobar las exenciones de las entidades sin ánimo de lucro periódicamente: debido a que caducan en un ciclo de renovación, un certificado válido hace tres años podría no serlo hoy, y el vendedor es responsable de mantener la documentación actualizada.

• Conserva los certificados incluso después de que termine la relación con un cliente: el plazo de retención de tres años cuenta desde la fecha de la transacción.

¿Qué ocurre si una empresa acepta un certificado de exención no válido?

Virginia normalmente protege a un vendedor que aceptó un certificado de buena fe. Esto significa que el certificado estaba completo a simple vista y no había ningún motivo para sospechar que la compra no cumplía los requisitos. En esa situación, si resulta que la exención es incorrecta, el Departamento de Tributación reclamará el impuesto no pagado al comprador, no al vendedor.

Sin embargo, un formulario incompleto, una firma que no coincide con la del cliente o un motivo de exención que no se ajusta a la transacción transfieren la responsabilidad al vendedor. Si un auditor decide que sabías o deberías haber sabido que la exención no era aplicable, deberás el impuesto no recaudado más las sanciones y los intereses calculados hasta la fecha de la transacción original.

¿Qué herramientas pueden ayudar a gestionar los certificados de exención?

La mayor parte del trabajo relacionado con los certificados de exención, desde su recopilación hasta su almacenamiento, ocurre fuera de tu infraestructura de pagos. Un proveedor de servicios de pago como Stripe interviene en la parte del cálculo una vez que has determinado que un cliente cumple los requisitos.

Stripe Tax te permite marcar a clientes individuales como exentos de impuestos en su registro de cliente mediante un campo con tres valores posibles: ninguno, exento o inversión. El último se aplica a las transacciones B2B en regímenes fiscales con reglas de inversión del sujeto pasivo, lo cual no se aplica a las ventas nacionales de Virginia. Una vez que un cliente se marca como exento, Stripe Tax lo excluye automáticamente de los cálculos de impuestos en facturas y cargos posteriores. De ese modo, no tienes que poner a cero manualmente el impuesto en cada transacción para un cliente mayorista o sin fines de lucro recurrente.

Una herramienta automatizada no valida ni almacena el certificado por ti. El hecho de que hayas marcado a un cliente como exento no significa que lo hayas verificado. Eso se basa en un certificado que has revisado y archivado en otro lugar, lo cual es el mantenimiento de registros que el estado espera. Las empresas que gestionan volúmenes significativos de ventas exentas suelen combinar esta configuración con un proceso de documentos independiente, ya sea una unidad compartida organizada por cliente o un sistema de seguimiento de certificados dedicado. El objetivo es que haya un rastro documental detrás de cada registro de cliente exento: uno que sea fácil de presentar si el Departamento de Tributación lo solicita.

Cómo puede ayudarte Stripe Tax

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• Bienes y servicios digitales en todos los estados de EE. UU. y en más de 100 países
  
• Bienes físicos en todos los estados de EE. UU. y 42 países
  

Stripe Tax puede ayudarte a:

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• Regístrate para pagar impuestos: si necesitas registrarte para el impuesto sobre las ventas en EE. UU., deja que Stripe gestione tus registros de impuestos. Te beneficiarás de un proceso simplificado que rellena previamente los datos de la solicitud, lo que te ahorra tiempo y simplifica el cumplimiento de la normativa local. Si necesitas ayuda para registrarte fuera de EE. UU., Stripe colabora con Taxually para ayudarte a registrarte ante las autoridades fiscales locales.

• Recaudar impuestos automáticamente: Stripe Tax calcula y recauda el importe exacto de los impuestos adeudados, sin importar qué vendas ni la ubicación de la venta. Es compatible con cientos de productos y servicios y está al día sobre las normas fiscales y los cambios de tipos.
   

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Preguntas frecuentes sobre las exenciones del impuesto sobre las ventas de Virginia