Een vrijstelling van de omzetbelasting in Virginia verwijdert de omzetbelasting van 5,3% van de staat, of de gecombineerde tarieven van 6% tot 7% die in bepaalde regio's van toepassing zijn, van een aankoop die anders belastbaar zou zijn. De vrijstelling hangt af van wie de aankoop doet, wat er wordt gekocht of beide. Sommige vrijstellingen worden automatisch toegepast zodra je een geldig certificaat in je dossier hebt. Een vrijstelling die is gebaseerd op wie de aankoop doet, komt neer op een ingevuld certificaat dat de belastingbeslissing en het bijbehorende risico naar de klant verschuift.

Hieronder bespreken we wie in aanmerking komt voor deze vrijstellingen en hoe certificaten werken, inclusief de bijbehorende formulieren en wat er gebeurt als er een ongeldig blijkt te zijn.

Kernpunten

• Virginia verleent vrijstellingen van de omzetbelasting aan specifieke categorieën klanten, waaronder wederverkopers, fabrikanten, landbouwproducenten, goedgekeurde non-profitorganisaties en overheidsinstellingen.

• Een ingevuld vrijstellingscertificaat verschuift de aansprakelijkheid voor een onjuiste vrijstelling van de verkoper naar de klant, zolang de verkoper het te goeder trouw heeft geaccepteerd.

• Verkopers moeten vrijstellingscertificaten ten minste drie jaar bewaren, zodat deze overeenkomen met de verjaringstermijn van Virginia voor belastingaanslagen.

Wat een vrijstelling van de omzetbelasting in Virginia is

Een vrijstelling van de omzetbelasting in Virginia verwijdert de omzet- en gebruiksbelasting van de staat van een aankoop die anders belastbaar zou zijn. Vrijstellingen zijn gekoppeld aan de klant, zoals een non-profitorganisatie of overheidsinstelling, of aan de transactie, zoals een wederverkoopaankoop of productieapparatuur die voor de productie is gekocht.

Wie in aanmerking komt voor een vrijstelling van de omzetbelasting in Virginia

De vrijstellingen van Virginia zijn onderverdeeld in meerdere categorieën. Elke categorie heeft een eigen manier om in aanmerking te komen:

• Wederverkopers: Elke onderneming die is geregistreerd om de omzetbelasting van Virginia te berekenen, kan voorraad belastingvrij kopen als de planning is om die voorraad door te verkopen. Deze ondernemingen gebruiken formulier ST-10 om de aankoop te documenteren.

• Fabrikanten: Ondernemingen krijgen een vrijstelling onder Va. Code § 58.1-609.3 voor machines, gereedschappen en benodigdheden die direct worden gebruikt bij het produceren van goederen voor de verkoop. Dit betekent de apparatuur op de productievloer in plaats van de heftruck die afgewerkte pallets door een magazijn verplaatst.

• Landbouwproducenten: Landbouwmachines, zaden, veevoer en meststoffen die worden gebruikt om gewassen te verbouwen of vee te fokken voor de markt, komen in aanmerking voor een vergelijkbare vrijstelling.

• Non-profitorganisaties: Een 501(c)(3)-, (c)(4)- of (c)(19)-organisatie moet online via Nonprofit Online of via papieren formulier NP-1 een vrijstelling van de detailhandelsomzetbelasting en gebruiksbelasting aanvragen bij de belastingdienst. Zodra deze is verleend, kent de vrijstelling een verlengingscyclus van vijf tot zeven jaar voordat de organisatie opnieuw een aanvraag moet indienen.

• Overheidsinstellingen: Federale, staats- en lokale instanties zijn vrijgesteld voor aankopen die met overheidsgeld zijn gedaan, hoewel het papierwerk verschilt, afhankelijk van of een onderaannemer namens de overheid materialen koopt.

• Wederverkopers buiten de staat: Ondernemingen die voor wederverkoop inkopen, kunnen meestal het wederverkoopcertificaat van hun thuisstaat of een Streamlined Sales Tax-certificaat gebruiken in plaats van zich in Virginia te registreren om alleen maar voorraad te kopen.

Producten en diensten die zijn vrijgesteld van de omzetbelasting in Virginia

Virginia belast standaard tastbare persoonlijke eigendommen en stelt de meeste diensten vrij. Als je advies, reparatiewerkzaamheden of een abonnement verkoopt dat niet is gekoppeld aan een belastbaar goed, is er geen belasting van toepassing. De vrijstellingen voor goederen zijn beperkter en specifieker.

Dit is wat je moet weten:

• Boodschappen en persoonlijke hygiëneproducten: Virginia heeft het staatsdeel van de omzetbelasting op voedsel voor thuisconsumptie en basisartikelen voor hygiëne afgeschaft. Gemeenten passen nog steeds de lokale optionele belasting van 1% toe op deze aankopen, dus hoewel de prijs in de schappen niet overal belastingvrij is, is deze niet langer onderworpen aan het landelijke tarief.

• Receptgeneesmiddelen en bepaalde medische apparatuur: Medicijnen op recept, insuline en duurzame medische apparatuur zoals rolstoelen en hoortoestellen zijn vrijgesteld wanneer ze worden gekocht voor gebruik door een patiënt.

• Productie- en landbouwmaterialen: Grondstoffen die deel gaan uitmaken van een eindproduct, samen met de machines die direct bij de productie worden gebruikt, komen in aanmerking voor de hierboven beschreven vrijstellingen.

• Studieboeken gekocht door ingeschreven studenten: Deze zijn vrijgesteld wanneer ze door de school worden verkocht of door een andere verkoper wanneer een afdeling of een docent het boek heeft gecertificeerd als een verplicht studieboek voor een specifieke cursus.

• Bepaalde aankopen van non-profitorganisaties en de overheid: Zodra een organisatie een geldig vrijstellingscertificaat heeft, zijn de in aanmerking komende aankopen vrijgesteld, ongeacht wat er wordt gekocht, zolang het maar voor gebruik door de organisatie is.

Werking van vrijstellingscertificaten voor de omzetbelasting in Virginia

Een vrijstellingscertificaat verschuift de verantwoordelijkheid voor de belastingbeslissing van jou naar de klant. Wanneer een klant een ingevuld formulier overhandigt, certificeert deze met een handtekening dat de aankoop in aanmerking komt. Vervolgens bewaar je het certificaat in het dossier in plaats van belasting te berekenen. Als de staat besluit dat de vrijstelling niet van toepassing was, valt de aansprakelijkheid meestal op de klant die de onjuiste certificering heeft gedaan, niet op jou.

Virginia staat algemene certificaten (blanket certificates) toe, die alle toekomstige aankopen van die klant dekken zonder dat er voor elke transactie een nieuw formulier nodig is. Veel ondernemingen gebruiken dit, omdat het meestal niet haalbaar is om voor elke bestelling van een terugkerende groothandelsklant een nieuw certificaat te verzamelen.

Een ingevuld certificaat heeft de naam en het adres van de koper nodig, het registratienummer voor de omzetbelasting wanneer de vrijstelling op wederverkoop is gebaseerd, de reden voor de vrijstelling en een handtekening. Bewaar certificaten voor het geval van een audit, maar je hoeft ze niet in te dienen bij de belastingdienst (Department of Taxation).

Verschillende typen vrijstellingen gebruiken verschillende formulieren:

• Wederverkoopaankopen: Formulier ST-10, dat op het moment van aankoop door de klant wordt ingevuld

• Overheidsaankopen: Formulier ST-12, dat gekoppeld is aan de vrijgestelde status van de instantie

• Aankopen door non-profitorganisaties: Formulier NP-1, zodra de organisatie in het bezit is van een geldig vrijstellingscertificaat

• Aankopen voor onderzoek en ontwikkeling: Formulier ST-11, hetzelfde formulier als voor productie

Archiveringsvereisten voor het accepteren van vrijstellingscertificaten

De algemene verjaringstermijn van Virginia voor een aanslag van de omzetbelasting is drie jaar vanaf de datum waarop de aangifte moest worden ingediend. Certificaten en de transacties die ze dekken, moeten ten minste zo lang in je dossier blijven.

Deze best practices kunnen een audit veel minder pijnlijk maken als deze plaatsvindt:

• Bewaar certificaten digitaal en koppel ze aan het klantrecord: Koppel ze niet aan individuele facturen. Eén enkel algemeen certificaat kan honderden transacties over meerdere jaren dekken, dus de connectie moet duidelijk zijn voor iedereen die je dossiers beoordeelt.

• Controleer of elk certificaat compleet is voordat je het accepteert: Bij een ontbrekende handtekening, een blanco reden voor vrijstelling of een verlopen vrijstellingsnummer voor non-profitorganisaties ben je onbeschermd in het geval van een audit.

• Controleer vrijstellingen voor non-profitorganisaties regelmatig opnieuw: Omdat deze op basis van een verlengingscyclus verlopen, is een certificaat dat drie jaar geleden geldig was nu mogelijk niet meer geldig en is de verkoper ervoor verantwoordelijk om de documentatie actueel te houden.

• Bewaar certificaten zelfs nadat een klantrelatie eindigt: De bewaartermijn van drie jaar loopt vanaf de transactiedatum.

Wat gebeurt er als een onderneming een ongeldig vrijstellingscertificaat accepteert?

Virginia beschermt doorgaans een verkoper die te goeder trouw een certificaat heeft geaccepteerd. Dit betekent dat het certificaat op het eerste gezicht volledig was en er geen reden was om te vermoeden dat de aankoop niet in aanmerking kwam. Als in dat scenario de vrijstelling onjuist blijkt te zijn, verhaalt het Department of Taxation de onbetaalde belasting op de koper, niet op de verkoper.

Een onvolledig formulier, een handtekening die niet overeenkomt met de klant of een reden voor de vrijstelling die niet bij de transactie past, verschuift de verantwoordelijkheid echter naar de verkoper. Als een auditor oordeelt dat je wist of had moeten weten dat de vrijstelling niet van toepassing was, ben je de niet-geïnde belasting verschuldigd, plus boetes en rente berekend tot de oorspronkelijke transactiedatum.

Welke tools kunnen helpen bij het beheer van vrijstellingscertificaten?

Het meeste werk rond vrijstellingscertificaten, van verzameling tot opslag, vindt plaats buiten je betaalinfrastructuur. Een betaaldienstverlener zoals Stripe speelt een rol bij de berekening zodra je hebt vastgesteld dat een klant in aanmerking komt.

Stripe Tax laat je individuele klanten als vrijgesteld van belasting markeren in hun klantdossier via een veld met drie mogelijke waarden: geen, vrijgesteld of verlegd. De laatste is van toepassing op B2B-transacties in belastingregimes met de verleggingsregeling, wat niet van toepassing is op binnenlandse verkopen in Virginia. Zodra een klant is gemarkeerd als vrijgesteld, sluit Stripe Tax deze automatisch uit van belastingberekeningen op volgende facturen en betalingen. Op die manier hoef je de belasting niet bij elke transactie handmatig op nul te zetten voor een terugkerende groothandel of non-profitorganisatie.

Een geautomatiseerde tool valideert of bewaart het certificaat niet voor je. Dat je een klant als vrijgesteld hebt gemarkeerd, betekent niet dat je deze hebt geverifieerd. Dat is gebaseerd op een certificaat dat je ergens anders hebt beoordeeld en opgeslagen, wat de administratie is die de staat verwacht. Ondernemingen die grote volumes aan vrijgestelde verkopen verwerken, combineren deze instelling doorgaans met een afzonderlijke documentenprocedure, of dat nu een gedeelde schijf is die per klant is georganiseerd of een speciaal systeem voor het traceren van certificaten. Het doel is een papieren spoor achter elk vrijgesteld klantdossier – een spoor dat eenvoudig kan worden overlegd als het Department of Taxation daarom vraagt.

Hoe Stripe Tax kan helpen

Stripe Tax vermindert de complexiteit van fiscale compliance, zodat je je kunt concentreren op de groei van je onderneming. Begin met het wereldwijd innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande integratie, op een knop in het dashboard te klikken of onze krachtige applicatieprogrammeerinterface (API) te gebruiken.

Stripe Tax helpt je bij het bewaken van je verplichtingen en waarschuwt je wanneer je een belastingregistratiedrempel overschrijdt op basis van je Stripe-transacties. Het kan je ook namens jou registreren om belasting te berekenen in de VS, Amerikaanse aangiftes automatiseren in het Dashboard en wereldwijde aangiftes beheren via vertrouwde partners. Stripe Tax berekent en int automatisch omzetbelasting, belasting over de toegevoegde waarde (btw) en goods and services tax (GST) op:

• Digitale goederen en diensten in alle Amerikaanse staten en meer dan 100 landen
  
• Fysieke goederen in alle Amerikaanse staten en 42 landen
  

Stripe Tax kan je helpen:

• Begrijpen waar je je moet registreren en belasting moet innen: bekijk waar je belasting moet innen op basis van je Stripe-transacties. Nadat je je hebt geregistreerd, schakel je binnen enkele seconden belastinginning in een nieuwe staat of een nieuw land in. Je kunt beginnen met het innen van belasting door één regel code toe te voegen aan je bestaande Stripe-integratie, of belastinginning toevoegen met één klik op de knop in het Stripe-dashboard.

• Registreren om belasting te betalen: Als je je in de VS moet registreren voor de omzetbelasting, laat Stripe dan je belastingregistraties beheren. Je profiteert van een vereenvoudigd proces waarbij de aanmeldgegevens vooraf worden ingevuld. Dit bespaart tijd en vereenvoudigt de compliance met lokale regelgeving. Als je hulp nodig hebt bij de registratie buiten de VS, werkt Stripe samen met Taxually om je te helpen bij de registratie bij lokale belastingautoriteiten.

• Automatisch belasting te innen: Stripe Tax berekent en int het juiste bedrag aan verschuldigde belasting, ongeacht wat of waar je verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met belastingregels en tariefwijzigingen.
   

• Aangifte vereenvoudigen: Stripe Tax automatiseert Amerikaanse aangiftes in het Dashboard, mogelijk gemaakt door TaxJar. Voor wereldwijde aangiftes integreert Stripe Tax naadloos met aangiftepartners, zodat je wereldwijde aangiftes nauwkeurig en op tijd zijn. Laat onze partners je aangiftes beheren, zodat jij je kunt richten op de groei van je onderneming. 

Lees meer over Stripe Tax, of ga vandaag nog aan de slag.

Veelgestelde vragen over vrijstellingen van de omzetbelasting in Virginia