Une exemption de taxe de vente de la Virginie soustrait la taxe de vente de 5,3 % de l'État ou les taux combinés de 6 % à 7 % qui s'appliquent dans certaines régions d'un achat qui serait autrement taxable. L'exemption dépend de la personne qui achète, de ce qui est acheté, ou des deux. Certaines exemptions s'appliquent automatiquement une fois que vous avez un certificat valide dans vos dossiers. Une exemption fondée sur la personne qui achète se résume à un certificat dûment rempli qui transfère la décision fiscale, et le risque qui l'accompagne, au client.

Ci-dessous, nous aborderons l'admissibilité à ces exemptions et le fonctionnement des certificats, y compris les formulaires nécessaires et ce qui se passe lorsque l'un d'eux s'avère non valide.

Points clés à retenir

• La Virginie accorde des exemptions de taxe de vente à des catégories précises de clients, notamment les revendeurs, les fabricants, les producteurs agricoles, les organismes à but non lucratif approuvés et les entités gouvernementales.

• Un certificat d'exemption dûment rempli transfère la responsabilité d'une exemption inadéquate du marchand au client, à condition que le marchand l'ait acceptée de bonne foi.

• Les marchands doivent conserver les certificats d'exemption dans leurs dossiers pendant au moins trois ans afin de respecter le délai de prescription de la Virginie pour les cotisations fiscales.

Qu'est-ce qu'une exemption de taxe de vente de la Virginie?

Une exemption de taxe de vente de la Virginie soustrait la taxe de vente et d'utilisation de l'État d'un achat qui serait autrement taxable. Les exemptions sont liées au client, comme un organisme à but non lucratif ou un organisme gouvernemental, ou à la transaction, comme un achat pour la revente ou de l'équipement de fabrication acheté pour la production.

Qui est admissible à une exemption de taxe de vente en Virginie?

Les exemptions de la Virginie se divisent en plusieurs catégories. Chacune possède sa propre voie d'admissibilité :

• Revendeurs : toute entreprise inscrite pour percevoir la taxe de vente de la Virginie peut acheter des stocks hors taxes si elle prévoit de revendre ces stocks. Ces entreprises utilisent le formulaire ST-10 pour documenter l'achat.

• Fabricants : les entreprises profitent d'une exemption en vertu du code de la Virginie, art. 58.1-609.3, pour les machines, les outils et les fournitures utilisés directement dans la production de biens destinés à la vente; cela signifie l'équipement sur le plancher de production plutôt que le chariot élévateur déplaçant les palettes finies dans un entrepôt.

• Producteurs agricoles : les machines agricoles, les semences, les aliments pour animaux et les engrais utilisés pour cultiver des cultures ou élever du bétail pour le marché sont admissibles en vertu d'une exemption similaire.

• Organismes à but non lucratif : une organisation 501(c)(3), (c)(4) ou (c)(19) doit soumettre une demande d'exemption de la taxe de vente au détail et d'utilisation au Department of Taxation en ligne sur Nonprofit Online ou en format papier à l'aide du formulaire NP-1. Une fois accordée, l'exemption fonctionne sur un cycle de renouvellement de cinq à sept ans avant que l'organisation ne doive soumettre une nouvelle demande.

• Entités gouvernementales : les organismes fédéraux, d'État et locaux sont exemptés sur les achats effectués avec des fonds publics, bien que les formalités diffèrent selon qu'un sous-traitant achète du matériel au nom du gouvernement ou non.

• Revendeurs hors de l'État : les entreprises qui effectuent des achats pour la revente peuvent généralement utiliser le certificat de revente de leur État d'origine ou un certificat Streamlined Sales Tax au lieu de s'inscrire en Virginie uniquement pour acheter des stocks.

Quels produits et services sont exemptés de la taxe de vente en Virginie?

La Virginie taxe les biens meubles corporels par défaut et exempte la plupart des services. Si vous vendez des services de consultation, de réparation ou un abonnement qui n'est pas lié à un bien taxable, aucune taxe ne s'applique. Les exemptions pour les biens sont plus étroites et plus spécifiques.

Voici ce que vous devez savoir :

• Épicerie et produits d'hygiène personnelle : la Virginie a éliminé la portion d'État de la taxe de vente sur les aliments pour la consommation à domicile et les articles d'hygiène de base. Les localités appliquent toujours la taxe d'option locale de 1 % sur ces achats, de sorte que même si le prix de détail n'est pas exempt de taxes partout, il n'est plus assujetti au taux de l'État.

• Médicaments sur ordonnance et certains équipements médicaux : les médicaments sur ordonnance, l'insuline et les équipements médicaux durables, tels que les fauteuils roulants et les appareils auditifs, sont exemptés lorsqu'ils sont achetés pour l'usage d'un patient.

• Intrants de fabrication et agricoles : les matières premières qui entrent dans la composition d'un produit fini, ainsi que les machines utilisées directement dans la production, sont admissibles en vertu des exemptions décrites ci-dessus.

• Manuels achetés par les étudiants collégiaux ou universitaires inscrits : ils sont exemptés lorsqu'ils sont vendus par l'école ou par un autre marchand lorsqu'un département ou un instructeur a certifié que le livre était un manuel obligatoire pour un cours en particulier.

• Certains achats publics et d'organismes à but non lucratif : une fois qu'une organisation détient un certificat d'exemption valide, ses achats admissibles sont exemptés indépendamment de ce qui est acheté, à condition que ce soit pour l'usage de l'organisation.

Comment fonctionnent les certificats d'exemption de taxe de vente en Virginie?

Un certificat d'exemption transfère la responsabilité de la décision fiscale de vous à votre client. Lorsqu'un client vous remet un formulaire dûment rempli, il atteste par sa signature que l'achat est admissible. Ensuite, vous conservez le certificat dans vos dossiers au lieu de percevoir la taxe. Si l'État décide que l'exemption ne s'appliquait pas, la responsabilité incombe généralement au client qui a fait la fausse déclaration, et non à vous.

La Virginie autorise les certificats généraux, qui couvrent tous les achats futurs de ce client sans exiger un nouveau formulaire pour chaque transaction. De nombreuses entreprises les utilisent parce qu'il n'est généralement pas possible de recueillir un nouveau certificat pour chaque commande d'un client de gros régulier.

Un certificat dûment rempli doit comporter le nom et l'adresse de l'acheteur, son numéro d'inscription aux taxes de vente lorsque l'exemption est fondée sur la revente, la raison de l'exemption et une signature. Conservez les certificats en cas d'audit, mais vous n'avez pas besoin de les déposer auprès du Department of Taxation.

Différents types d'exemptions utilisent des formulaires différents :

• Achats pour la revente : le formulaire ST-10, qui est rempli par le client au moment de l'achat

• Achats publics : le formulaire ST-12, qui est lié au statut d'exemption de l'organisme

• Achats par un organisme à but non lucratif : le formulaire NP-1, une fois que l'organisation détient un certificat d'exemption valide

• Achats de recherche et développement : le formulaire ST-11, le même formulaire que celui utilisé pour la fabrication

Quelles sont les exigences en matière de tenue de dossiers pour l'acceptation de certificats d'exemption?

Le délai de prescription général de la Virginie pour une cotisation de taxe de vente est de trois ans à compter de la date d'échéance de la déclaration. Les certificats et les transactions qu'ils couvrent doivent rester dans vos dossiers au moins aussi longtemps.

Ces bonnes pratiques peuvent rendre un audit beaucoup moins pénible s'il se produit :

• Conservez les certificats sous forme numérique et associez-les au dossier du client : ne les associez pas à des factures individuelles. Un seul certificat général peut couvrir des centaines de transactions sur plusieurs années, de sorte que le lien doit être évident pour quiconque examine vos dossiers.

• Vérifiez que chaque certificat est complet avant de l'accepter : une signature manquante, une raison d'exemption vierge ou un numéro d'exemption pour organisme à but non lucratif expiré vous laisse sans protection en cas d'audit.

• Vérifiez périodiquement les exemptions des organismes à but non lucratif : comme elles expirent lors d'un cycle de renouvellement, un certificat valide il y a trois ans peut ne plus l'être aujourd'hui, et le marchand est responsable de tenir la documentation à jour.

• Conservez les certificats même après la fin d'une relation avec un client : le délai de conservation de trois ans court à compter de la date de la transaction.

Que se passe-t-il si une entreprise accepte un certificat d'exemption non valide?

La Virginie protège généralement un marchand qui a accepté un certificat de bonne foi. Cela signifie que le certificat était complet en apparence et qu'il n'y avait aucune raison de douter de l'admissibilité de l'achat. Dans ce scénario, si l'exemption s'avère inappropriée, le Department of Taxation réclame la taxe impayée à l'acheteur, et non au marchand.

Cependant, un formulaire incomplet, une signature qui ne correspond pas au client ou un motif d'exemption qui ne s'applique pas à la transaction transfère la responsabilité au marchand. Si un vérificateur décide que vous saviez ou auriez dû savoir que l'exemption ne s'appliquait pas, vous devrez payer la taxe non perçue ainsi que les pénalités et les intérêts calculés jusqu'à la date de la transaction initiale.

Quels outils peuvent faciliter la gestion des certificats d'exemption?

La majeure partie du travail lié aux certificats d'exemption, de la collecte à la conservation, s'effectue en dehors de votre infrastructure de paiement. Un prestataire de services de paiement comme Stripe intervient au niveau du calcul une fois que vous avez déterminé qu'un client est admissible.

Stripe Tax vous permet de marquer des clients individuellement comme étant exonérés de taxes dans leur profil client au moyen d'un champ offrant trois valeurs possibles : aucune, exemptée ou taxe au preneur. Cette dernière s'applique aux transactions interentreprises dans les régimes fiscaux appliquant des règles de taxe au preneur, ce qui ne s'applique pas aux ventes intérieures en Virginie. Une fois qu'un client est signalé comme exempté, Stripe Tax l'exclut automatiquement des calculs de taxes sur les factures et les paiements ultérieurs. Ainsi, vous n'avez pas à réduire manuellement la taxe à zéro lors de chaque transaction pour un client régulier qui achète en gros ou pour un organisme à but non lucratif.

Un outil automatisé ne valide ni ne conserve le certificat pour vous. Le simple fait d'avoir marqué un client comme exempté ne signifie pas que vous l'avez vérifié. Cette vérification repose sur un certificat que vous avez examiné et conservé ailleurs, ce qui correspond à la tenue de registres exigée par l'État. Les entreprises qui traitent des volumes importants de ventes exemptées associent généralement ce paramètre à un processus de documentation distinct, qu'il s'agisse d'un disque partagé organisé par client ou d'un système dédié de suivi des certificats. L'objectif est de conserver une trace écrite pour chaque profil de client exempté – une trace facile à fournir si le Department of Taxation la demande.

Comment Stripe Tax peut vous aider

Stripe Tax simplifie la conformité fiscale afin que vous puissiez vous consacrer pleinement au développement de votre entreprise. Commencez à percevoir les taxes dans le monde entier en ajoutant une seule ligne de code à votre intégration existante, en cliquant sur un bouton du Dashboard ou en utilisant notre puissante interface de programmation d’application (API).

Stripe Tax vous aide à surveiller vos obligations et vous alerte lorsque vous dépassez un seuil d'inscription fiscale en fonction de vos transactions Stripe. Elle peut également s'inscrire pour percevoir la taxe en votre nom aux États-Unis, automatiser les déclarations américaines dans le Dashboard et gérer les déclarations à l'échelle mondiale par l'intermédiaire de partenaires de confiance. Stripe Tax calcule et perçoit automatiquement la taxe de vente, la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et la taxe sur les produits et services (TPS) sur :

• Biens et services numériques dans tous les États américains et dans plus de 100 autres pays
  
• Biens matériels dans tous les États américains et dans 42 pays
  

Stripe Tax peut vous aider à :

• Comprendre où vous inscrire et collecter des taxes : découvrez où vous devez collecter des taxes en fonction de vos transactions Stripe. Après votre inscription, activez la collecte de taxes dans un nouvel État ou pays en quelques secondes. Vous pouvez commencer à collecter des taxes en ajoutant une seule ligne de code à votre intégration Stripe existante ou en activant la collecte directement dans le Dashboard Stripe en un simple clic.

• S'inscrire pour payer la taxe : si vous devez vous inscrire à la taxe de vente aux États-Unis, laissez Stripe gérer vos inscriptions fiscales. Vous profiterez d'un processus simplifié qui préremplit les détails de la demande, ce qui vous fera gagner du temps et simplifiera la conformité aux réglementations locales. Si vous avez besoin d'aide pour vous inscrire à l'extérieur des États-Unis, Stripe s'associe à Taxually pour vous aider à vous inscrire auprès des autorités fiscales locales.

• Collecter automatiquement les taxes : Stripe Tax calcule et collecte le montant exact de taxe dû, quels que soient les produits que vous vendez et les pays dans lesquels vous les vendez. Il prend en charge des centaines de produits et services et est à jour en ce qui concerne les règles fiscales et les modifications des taux.
   

• Simplifier la déclaration : Stripe Tax automatise les déclarations américaines dans le Dashboard, propulsé par TaxJar. Pour les déclarations à l'échelle mondiale, Stripe Tax s'intègre de manière transparente aux partenaires de déclaration, afin que vos déclarations mondiales soient exactes et ponctuelles. Laissez nos partenaires gérer vos déclarations afin que vous puissiez vous concentrer sur la croissance de votre entreprise. 

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FAQ sur les exemptions de taxe de vente de la Virginie