Une exemption de la taxe sur les ventes de l'État de Virginie permet de supprimer la taxe sur les ventes de 5,3 % de l'État ou les taux combinés de 6 % à 7 % qui s'appliquent dans certaines régions sur un achat qui serait autrement taxable. L'exemption dépend de l'acheteur, de l'objet de l'achat ou des deux. Certaines exemptions s'appliquent automatiquement dès que vous disposez d'un certificat valide dans vos dossiers. Une exemption fondée sur l'acheteur repose sur un certificat dûment rempli qui transfère la décision fiscale et les risques associés sur le client.

Nous expliquons ci-dessous qui a droit à ces exemptions et comment fonctionnent les certificats, notamment les formulaires requis et ce qui se passe lorsqu'un certificat s'avère non valide.

L’essentiel à retenir

• la Virginie accorde des exemptions de la taxe sur les ventes à des catégories spécifiques de clients, notamment les revendeurs, les fabricants, les producteurs agricoles, les associations à but non lucratif approuvées et les administrations publiques ;

• un certificat d'exemption dûment rempli transfère la responsabilité d'une exemption inappropriée du commerçant vers le client, à condition que le commerçant l'ait accepté de bonne foi ;

• les commerçants doivent conserver les certificats d'exemption dans leurs dossiers pendant au moins trois ans afin de respecter le délai de prescription de la Virginie en matière d'évaluation fiscale.

Qu'est-ce qu'une exemption de la taxe sur les ventes de Virginie ?

Une exemption de la taxe sur les ventes de Virginie supprime la taxe sur les ventes et l'utilisation de l'État d'un achat qui serait autrement taxable. Les exemptions sont liées au client, comme une association à but non lucratif ou une administration publique, ou à la transaction, comme un achat pour la revente ou l'achat de matériel de fabrication destiné à la production.

Qui a droit à une exemption de la taxe sur les ventes en Virginie ?

Les exemptions de la Virginie se divisent en plusieurs catégories. Chacune a ses propres critères de qualification :

• revendeurs : toute entreprise immatriculée pour percevoir la taxe sur les ventes de Virginie peut acheter des stocks hors taxes si elle prévoit de les revendre. Ces entreprises utilisent le formulaire ST-10 pour documenter l'achat ;

• fabricants : les entreprises bénéficient d'une exemption en vertu du code de Virginie, article 58.1-609.3 pour les machines, outils et fournitures utilisés directement dans la production de biens destinés à la vente, ce qui désigne l'équipement de l'atelier de production plutôt que le chariot élévateur déplaçant les palettes terminées dans un entrepôt ;

• producteurs agricoles : les machines agricoles, les semences, les aliments pour animaux et les engrais utilisés pour cultiver des plantes ou élever du bétail pour le marché sont admissibles à une exemption similaire ;

• associations à but non lucratif : une organisation 501(c)(3), (c)(4) ou (c)(19) doit demander au ministère des Impôts une exemption de la taxe sur les ventes au détail et de la taxe d'utilisation en ligne via Nonprofit Online ou sur papier avec le formulaire NP-1. Une fois accordée, l'exemption est soumise à un cycle de renouvellement de cinq à sept ans avant que l'organisation ne doive déposer une nouvelle demande ;

• administrations publiques : les agences fédérales, étatiques et locales sont exemptées pour les achats effectués avec des fonds publics, bien que les formalités administratives diffèrent selon qu'un sous-traitant achète du matériel au nom du gouvernement ou non ;

• revendeurs hors de l'État : les entreprises qui effectuent des achats pour la revente peuvent généralement utiliser le certificat de revente de leur État d'origine ou un certificat Streamlined Sales Tax au lieu de s'immatriculer en Virginie uniquement pour acheter des stocks.

Quels produits et services sont exemptés de la taxe sur les ventes en Virginie ?

Par défaut, la Virginie taxe les biens personnels corporels et exempte la plupart des services. Si vous vendez des services de conseil, de la main-d'œuvre de réparation ou un abonnement qui n'est pas lié à un bien taxable, aucune taxe ne s'applique. Les exemptions concernant les biens sont plus strictes et plus spécifiques.

Voici ce que vous devez savoir :

• produits d'alimentation et d'hygiène personnelle : la Virginie a supprimé la part étatique de la taxe sur les ventes concernant les aliments destinés à la consommation à domicile et les articles d'hygiène de base. Les localités appliquent toujours la taxe locale facultative de 1 % sur ces achats, de sorte que même si le prix de vente n'est pas hors taxes partout, il n'est plus assujetti au taux applicable à l'échelle de l'État ;

• médicaments sur ordonnance et certains équipements médicaux : les médicaments sur ordonnance, l'insuline et les équipements médicaux durables tels que les fauteuils roulants et les prothèses auditives sont exemptés lorsqu'ils sont achetés pour l'usage d'un patient ;

• moyens de production et intrants agricoles : les matières premières qui entrent dans la composition d'un produit fini, ainsi que les machines utilisées directement pour la production, sont admissibles aux exemptions décrites ci-dessus ;

• manuels achetés par des étudiants inscrits à l'université : ils sont exemptés lorsqu'ils sont vendus par l'établissement scolaire ou par un autre commerçant lorsqu'un département ou un professeur a certifié que le manuel est obligatoire pour un cours spécifique ;

• certains achats des associations à but non lucratif et des administrations publiques : dès lors qu'une organisation détient un certificat d'exemption valide, ses achats admissibles sont exemptés, quelle que soit leur nature, à condition qu'ils soient destinés à l'usage de l'organisation.

Comment fonctionnent les certificats d'exemption de la taxe sur les ventes en Virginie ?

Un certificat d'exemption transfère la responsabilité de la décision fiscale de votre entreprise vers votre client. Lorsqu'un client vous remet un formulaire dûment rempli, il certifie par sa signature que l'achat remplit les conditions requises. Ensuite, vous conservez le certificat dans vos dossiers au lieu de percevoir la taxe. Si l'État décide que l'exemption ne s'appliquait pas, la responsabilité incombe généralement au client qui a fait la fausse déclaration, et non à vous.

La Virginie autorise les certificats généraux, qui couvrent tous les achats futurs de ce client sans nécessiter de nouveau formulaire à chaque transaction. De nombreuses entreprises y ont recours, car il n'est généralement pas possible de demander un nouveau certificat pour chaque commande d'un client grossiste régulier.

Un certificat dûment rempli doit comporter le nom et l'adresse de l'acheteur, son numéro d'immatriculation pour la taxe sur les ventes lorsque l'exemption est fondée sur la revente, le motif de l'exemption ainsi qu'une signature. Conservez les certificats en cas d'audit, mais vous n'avez pas besoin de les soumettre au ministère des Impôts.

Différents types d'exemption utilisent différents formulaires :

• achats pour la revente : formulaire ST-10, qui est rempli par le client au moment de l'achat ;

• achats des administrations publiques : formulaire ST-12, qui est lié au statut d'exonération de l'organisme ;

• achats des associations à but non lucratif : formulaire NP-1, une fois que l'organisation détient un certificat d'exemption valide ;

• achats pour la recherche et le développement : formulaire ST-11, soit le même formulaire que celui utilisé pour la fabrication.

Quelles sont les exigences en matière de conservation des dossiers pour l'acceptation des certificats d'exemption ?

Le délai de prescription général de la Virginie pour une évaluation de la taxe sur les ventes est de trois ans à compter de la date d'échéance de la déclaration. Les certificats et les transactions qu'ils couvrent doivent rester dans vos dossiers au moins pendant cette durée.

Ces bonnes pratiques peuvent rendre un audit beaucoup moins douloureux s'il se produit :

• stockage numérique des certificats et association au dossier client : ne les associez pas à des factures individuelles. Un seul certificat général peut couvrir des centaines de transactions sur plusieurs années. Le lien doit donc être évident pour toute personne examinant vos dossiers ;

• vérification de l'exhaustivité de chaque certificat avant son acceptation : l'absence de signature, de motif d'exemption ou d'un numéro d'exemption d'une association à but non lucratif expiré vous laisse sans protection en cas d'audit ;

• vérification périodique des exemptions des associations à but non lucratif : étant donné que celles-ci expirent selon un cycle de renouvellement, un certificat valide il y a trois ans peut ne plus l'être aujourd'hui, et le commerçant est responsable de maintenir sa documentation à jour ;

• conservation des certificats même après la fin d'une relation client : la durée de conservation de trois ans court à compter de la date de la transaction.

Que se passe-t-il si une entreprise accepte un certificat d'exemption non valide ?

L'État de Virginie protège généralement un commerçant qui a accepté un certificat de bonne foi. Cela signifie que le certificat était complet à première vue et qu'il n'y avait aucune raison de soupçonner que l'achat ne remplissait pas les conditions. Dans ce scénario, si l'exemption s'avère inappropriée, le Department of Taxation poursuit l'acheteur pour la taxe impayée, et non le commerçant.

Cependant, un formulaire incomplet, une signature qui ne correspond pas au client ou un motif d'exemption inadapté à la transaction transfère la responsabilité au commerçant. Si un auditeur décide que vous saviez ou auriez dû savoir que l'exemption ne s'appliquait pas, vous devrez payer la taxe non perçue ainsi que les pénalités et les intérêts calculés jusqu'à la date de la transaction initiale.

Quels outils peuvent aider à gérer les certificats d'exemption ?

La majeure partie du travail lié aux certificats d'exemption, de la collecte au stockage, se déroule en dehors de votre infrastructure de paiement. Un prestataire de paiement tel que Stripe intervient au niveau du calcul, une fois que vous avez déterminé qu'un client remplit les conditions.

Stripe Tax vous permet de marquer des clients individuels comme exonérés de taxes dans leur dossier client via un champ avec trois valeurs possibles : aucune, exonéré ou autoliquidation. Cette dernière s'applique aux transactions B2B dans les régimes fiscaux appliquant des règles d'autoliquidation de la TVA, ce qui ne s'applique pas aux ventes intérieures en Virginie. Une fois qu'un client est marqué comme exonéré, Stripe Tax l'exclut automatiquement du calcul des taxes sur les factures et paiements ultérieurs. Ainsi, vous n'avez pas besoin de mettre manuellement la taxe à zéro pour chaque transaction concernant un client régulier, qu'il s'agisse d'un grossiste ou d'une association à but non lucratif.

Un outil automatisé ne valide ni ne stocke le certificat à votre place. Le simple fait d'avoir marqué un client comme exonéré ne signifie pas que vous l'avez vérifié. Cela repose sur un certificat que vous avez examiné et classé ailleurs, ce qui correspond à la tenue de registres attendue par l'État. Les entreprises qui traitent des volumes importants de ventes exonérées associent généralement ce paramètre à un processus documentaire distinct, qu'il s'agisse d'un lecteur partagé organisé par client ou d'un système dédié de suivi des certificats. L'objectif est d'avoir une trace écrite pour chaque dossier de client exonéré, qui soit facile à produire si le Department of Taxation le demande.

Comment Stripe Tax peut vous aider

Stripe Tax simplifie la conformité fiscale afin que vous puissiez vous consacrer pleinement au développement de votre entreprise. Commencez à percevoir les taxes dans le monde entier en ajoutant une seule ligne de code à votre intégration existante, en cliquant sur un bouton dans le Dashboard ou en utilisant notre puissante interface de programmation d’application (API).

Stripe Tax vous aide à surveiller vos obligations et vous alerte lorsque vous dépassez un seuil d'immatriculation fiscale en fonction de vos transactions Stripe. Elle peut également s'immatriculer pour percevoir des taxes en votre nom aux États-Unis, automatiser les déclarations américaines dans le Dashboard et gérer les déclarations mondiales par l'intermédiaire de partenaires de confiance. Stripe Tax calcule et perçoit automatiquement la taxe sur les ventes, la TVA et la TPS sur :

• Les biens et services numériques dans l’ensemble des États américains et dans plus de 100 pays
  
• Les biens matériels dans tous les États américains et dans 42 pays
  

Stripe Tax peut vous aider à :

• Comprendre où vous immatriculer et collecter les taxes : identifiez les pays et territoires dans lesquels vous devez collecter des taxes en fonction de vos transactions Stripe. Une fois immatriculé, vous pouvez activer la collecte des taxes dans un nouvel État ou un nouveau pays en quelques secondes. Il suffit d’ajouter une ligne de code à votre intégration Stripe existante ou d’activer la fonctionnalité en un clic depuis le Dashboard Stripe.

• immatriculation pour le paiement des taxes : si vous devez vous immatriculer pour la taxe sur les ventes aux États-Unis, laissez Stripe gérer vos immatriculations fiscales. Vous bénéficierez d'un processus simplifié qui préremplit les informations du formulaire d'inscription, ce qui vous fera gagner du temps et simplifiera votre conformité aux réglementations locales. Si vous avez besoin d'aide pour vous immatriculer en dehors des États-Unis, Stripe s'associe à Taxually pour vous aider à vous immatriculer auprès des autorités fiscales locales ;

• Automatiser la collecte des taxes : Stripe Tax calcule et collecte le montant de taxe applicable, quels que soient ce que vous vendez et l’endroit où vous le vendez.. L’outil prend en charge des centaines de produits et services, et reste à jour sur les règles fiscales et les changements de taux.
   

• simplification des déclarations : Stripe Tax automatise les déclarations américaines dans le Dashboard, grâce à TaxJar. Pour les déclarations mondiales, Stripe Tax s'intègre parfaitement avec des partenaires de déclaration, afin que vos déclarations mondiales soient exactes et ponctuelles. Laissez nos partenaires gérer vos déclarations pour vous concentrer sur la croissance de votre entreprise. 

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FAQ sur les exemptions de la taxe sur les ventes en Virginie