Eine Sales Tax-Ausnahme in Virginia befreit einen Kauf, der andernfalls steuerpflichtig wäre, von der Sales Tax des Bundesstaats in Höhe von 5,3 % oder den kombinierten Sätzen von 6 % bis 7 %, die in bestimmten Regionen gelten. Die Ausnahme hängt davon ab, wer kauft, was gekauft wird, oder von beidem. Einige Ausnahmen gelten automatisch, sobald Sie eine gültige Bescheinigung vorliegen haben. Eine Ausnahme, die darauf basiert, wer kauft, läuft auf eine vollständig ausgefüllte Bescheinigung hinaus, die die Steuerentscheidung und das damit verbundene Risiko auf die Kundin/den Kunden verlagert.

Im Folgenden behandeln wir, wer sich für diese Ausnahmen qualifiziert und wie Bescheinigungen funktionieren, einschließlich der beteiligten Formulare und was passiert, wenn sich eine als ungültig erweist.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Virginia gewährt bestimmten Kategorien von Kundinnen und Kunden Sales Tax-Ausnahmen, darunter Wiederverkäufer/innen, Hersteller/innen, landwirtschaftliche Erzeuger/innen, anerkannte gemeinnützige Organisationen und staatliche Stellen.

• Eine vollständig ausgefüllte Ausnahmebescheinigung verlagert die Haftung für eine unrechtmäßige Ausnahme von der Verkäuferin/dem Verkäufer auf die Kundin/den Kunden – vorausgesetzt, die Verkäuferin/der Verkäufer hat sie in gutem Glauben akzeptiert.

• Verkäufer/innen müssen Ausnahmebescheinigungen mindestens drei Jahre lang aufbewahren, um der Verjährungsfrist für Steuerfestsetzungen in Virginia zu entsprechen.

Was ist eine Sales Tax-Ausnahme in Virginia?

Eine Sales Tax-Ausnahme in Virginia befreit einen Kauf, der andernfalls steuerpflichtig wäre, von der Sales and Use Tax des Bundesstaats. Ausnahmen sind an die Kundin/den Kunden gebunden, wie z. B. eine gemeinnützige Organisation oder eine staatliche Behörde, oder an die Transaktion, wie z. B. einen Kauf für den Wiederverkauf oder Produktionsausrüstung, die für die Produktion gekauft wurde.

Wer qualifiziert sich in Virginia für eine Sales Tax-Ausnahme?

Die Ausnahmen in Virginia unterteilen sich in mehrere Kategorien. Jede davon hat ihren eigenen Qualifizierungsweg:

• Wiederverkäufer/innen: Jedes Unternehmen, das für den Einzug der Sales Tax in Virginia registriert ist, kann Inventar steuerfrei einkaufen, wenn es beabsichtigt, dieses Inventar weiterzuverkaufen. Diese Unternehmen verwenden das Formular ST-10, um den Kauf zu dokumentieren.

• Hersteller/innen: Unternehmen erhalten gemäß Va. Code § 58.1-609.3 eine Ausnahme für Maschinen, Werkzeuge und Vorräte, die direkt bei der Herstellung von zum Verkauf bestimmten Gütern verwendet werden. Das bedeutet, dass die Ausrüstung in der Produktionshalle gemeint ist, nicht aber der Gabelstapler, der fertige Paletten im Lager transportiert.

• Landwirtschaftliche Erzeuger/innen: Landwirtschaftliche Maschinen, Saatgut, Futtermittel und Dünger, die für den Anbau von Nutzpflanzen oder die Zucht von Nutztieren für den Markt verwendet werden, qualifizieren sich unter einer ähnlichen Ausnahme.

• Gemeinnützige Organisationen: Eine 501(c)(3)-, (c)(4)- oder (c)(19)-Organisation muss beim Department of Taxation online über „Nonprofit Online“ oder in Papierform mit dem Formular NP-1 eine Ausnahme von der Einzelhandels- und Nutzungssteuer (Retail Sales and Use Tax) beantragen. Nach der Gewährung läuft die Ausnahme in einem Erneuerungszyklus von fünf bis sieben Jahren, bevor die Organisation sie erneut beantragen muss.

• Staatliche Stellen: Bundes-, Bundesstaats- und Kommunalbehörden sind bei Käufen, die mit staatlichen Mitteln getätigt werden, von der Steuer befreit, obwohl sich der Papierkram unterscheidet, je nachdem, ob eine Auftragnehmerin/ein Auftragnehmer Materialien im Namen der Regierung kauft.

• Auswärtige Wiederverkäufer/innen: Unternehmen, die für den Wiederverkauf einkaufen, können in der Regel ihre Wiederverkaufsbescheinigung ihres Heimatstaates oder eine Streamlined Sales Tax-Bescheinigung verwenden, anstatt sich in Virginia zu registrieren, nur um Inventar zu kaufen.

Welche Produkte und Dienstleistungen sind in Virginia von der Sales Tax ausgenommen?

Virginia besteuert standardmäßig materielle bewegliche Sachen und nimmt die meisten Dienstleistungen aus. Wenn Sie Beratung, Reparaturarbeiten oder ein Abonnement verkaufen, das nicht an ein steuerpflichtiges Gut gebunden ist, fällt keine Steuer an. Die Ausnahmen für Waren sind enger gefasst und spezifischer.

Hier erfahren Sie, was Sie wissen sollten.

• Lebensmittel und Körperpflegeprodukte: Virginia hat den bundesstaatlichen Anteil der Sales Tax auf Lebensmittel für den häuslichen Verzehr und grundlegende Hygieneartikel abgeschafft. Die Gemeinden erheben auf diese Käufe weiterhin die lokale Optionssteuer von 1 %. Obwohl der Regalpreis also nicht überall steuerfrei ist, unterliegt er nicht mehr dem landesweiten Steuersatz.

• Verschreibungspflichtige Medikamente und bestimmte medizinische Geräte: Verschreibungspflichtige Medikamente, Insulin und langlebige medizinische Geräte wie Rollstühle und Hörgeräte sind ausgenommen, wenn sie für den Gebrauch durch Patientinnen und Patienten gekauft werden.

• Produktionsmittel und landwirtschaftliche Betriebsmittel: Rohstoffe, die Teil eines fertigen Produkts werden, sowie Maschinen, die direkt in der Produktion verwendet werden, fallen unter die oben beschriebenen Ausnahmen.

• Von immatrikulierten Studierenden gekaufte Lehrbücher: Diese sind ausgenommen, wenn sie von der Hochschule oder von einer anderen Verkäuferin/einem anderen Verkäufer verkauft werden, sofern ein Fachbereich oder eine Lehrkraft das Buch als erforderliches Lehrbuch für einen bestimmten Kurs bescheinigt hat.

• Bestimmte Käufe durch gemeinnützige Organisationen und staatliche Stellen: Sobald eine Organisation über eine gültige Ausnahmebescheinigung verfügt, sind ihre qualifizierten Käufe unabhängig davon, was gekauft wird, ausgenommen, solange dies für den Gebrauch der Organisation bestimmt ist.

Wie funktionieren Sales Tax-Ausnahmebescheinigungen in Virginia?

Eine Ausnahmebescheinigung verlagert die Verantwortung für die Steuerentscheidung von Ihnen auf Ihre Kundin/Ihren Kunden. Wenn eine Kundin/ein Kunde Ihnen ein ausgefülltes Formular übergibt, bescheinigt sie/er mit der Unterschrift, dass der Kauf qualifiziert ist. Anschließend bewahren Sie die Bescheinigung auf, anstatt die Steuer einzuziehen. Wenn der Bundesstaat entscheidet, dass die Ausnahme nicht anwendbar war, fällt die Haftung in der Regel auf die Kundin/den Kunden, die/der die falsche Bescheinigung ausgestellt hat, und nicht auf Sie.

Virginia erlaubt Pauschalbescheinigungen, die alle zukünftigen Käufe dieser Kundin/dieses Kunden abdecken, ohne dass für jede Transaktion ein neues Formular erforderlich ist. Viele Unternehmen nutzen dies, da es normalerweise nicht machbar ist, für jede Bestellung einer wiederkehrenden Großhandelskundin/eines wiederkehrenden Großhandelskunden eine neue Bescheinigung einzuholen.

Eine vollständig ausgefüllte Bescheinigung muss den Namen und die Adresse der kaufenden Person, deren Sales Tax-Registrierungsnummer (wenn die Ausnahme auf einem Wiederverkauf basiert), den Grund für die Ausnahme und eine Unterschrift enthalten. Bewahren Sie Bescheinigungen für den Fall eines Audits auf, aber Sie müssen diese nicht beim Department of Taxation einreichen.

Verschiedene Arten von Ausnahmen erfordern unterschiedliche Formulare:

• Käufe für den Wiederverkauf: Formular ST-10, das zum Zeitpunkt des Kaufs von der Kundin/dem Kunden ausgefüllt wird

• Staatliche Käufe: Formular ST-12, das an den Ausnahmestatus der Behörde gebunden ist

• Käufe durch gemeinnützige Organisationen: Formular NP-1, sobald die Organisation über eine gültige Ausnahmebescheinigung verfügt

• Käufe für Forschung und Entwicklung: Formular ST-11, das gleiche Formular, das auch für die Produktion verwendet wird

Welche Anforderungen an die Aufbewahrung von Unterlagen gelten für die Akzeptanz von Ausnahmebescheinigungen?

Virginias allgemeine Verjährungsfrist für eine Sales Tax-Festsetzung beträgt drei Jahre ab dem Datum, an dem die Steuererklärung fällig war. Bescheinigungen und die Transaktionen, die sie abdecken, müssen mindestens so lange in Ihren Unterlagen verbleiben.

Diese Best Practices können ein Audit im Falle eines Falles weitaus weniger schmerzhaft machen:

• Bewahren Sie Bescheinigungen digital auf und verknüpfen Sie sie mit dem Datensatz der Kundin/des Kunden: Verknüpfen Sie sie nicht mit einzelnen Rechnungen. Eine einzige Pauschalbescheinigung kann Hunderte von Transaktionen über mehrere Jahre abdecken, daher muss die Verbindung für jede Person, die Ihre Akten überprüft, offensichtlich sein.

• Überprüfen Sie, ob jede Bescheinigung vollständig ist, bevor Sie sie akzeptieren: Eine fehlende Unterschrift, ein leerer Ausnahmegrund oder eine abgelaufene Ausnahmenummer einer gemeinnützigen Organisation lässt Sie im Falle eines Audits ungeschützt.

• Überprüfen Sie Ausnahmen für gemeinnützige Organisationen regelmäßig neu: Da diese in einem Erneuerungszyklus ablaufen, ist eine Bescheinigung, die vor drei Jahren gültig war, heute möglicherweise nicht mehr gültig, und die Verkäuferin/der Verkäufer ist dafür verantwortlich, die Dokumentation auf dem neuesten Stand zu halten.

• Bewahren Sie Bescheinigungen auch nach Beendigung einer Kundin-/Kundenbeziehung auf: Die dreijährige Aufbewahrungsfrist beginnt ab dem Transaktionsdatum.

Was passiert, wenn ein Unternehmen ein ungültiges Ausnahmezertifikat akzeptiert?

Virginia schützt in der Regel eine Verkäuferin oder einen Verkäufer, die oder der ein Zertifikat in gutem Glauben akzeptiert hat. Das bedeutet, dass das Zertifikat auf den ersten Blick vollständig war und es keinen Grund gab zu vermuten, dass der Kauf nicht berechtigt war. Wenn sich die Ausnahme in diesem Szenario als unzulässig herausstellt, fordert das Department of Taxation die unbezahlte Steuer von der Käuferin oder dem Käufer ein und nicht von der Verkäuferin oder dem Verkäufer.

Ein unvollständiges Formular, eine Unterschrift, die nicht zur Kundin oder zum Kunden passt, oder ein Ausnahmegrund, der nicht zur Transaktion passt, verlagert die Verantwortung jedoch auf die Verkäuferin oder den Verkäufer. Wenn ein Wirtschaftsprüfer entscheidet, dass Sie wussten oder hätten wissen müssen, dass die Ausnahme nicht gilt, schulden Sie die nicht eingezogene Steuer zuzüglich Strafen und Zinsen, die ab dem ursprünglichen Transaktionsdatum berechnet werden.

Welche Tools können bei der Verwaltung von Ausnahmezertifikaten helfen?

Die meiste Arbeit im Zusammenhang mit Ausnahmezertifikaten, von der Erfassung bis zur Speicherung, findet außerhalb Ihrer Zahlungsinfrastruktur statt. Ein Zahlungsdienstleister wie Stripe kommt bei der Berechnung ins Spiel, sobald Sie festgestellt haben, dass eine Kundin oder ein Kunde qualifiziert ist.

Stripe Tax ermöglicht es Ihnen, einzelne Kundinnen und Kunden in deren Kundendatensatz über ein Feld mit drei möglichen Werten als steuerbefreit zu markieren: none, exempt oder reverse. Der letzte Wert gilt für B2B-Transaktionen in Steuersystemen mit Reverse Charge-Regelungen, was auf inländische Verkäufe in Virginia nicht zutrifft. Sobald eine Kundin oder ein Kunde als befreit markiert ist, schließt Stripe Tax diese Person bei nachfolgenden Rechnungen und Abbuchungen automatisch von den Steuerberechnungen aus. Auf diese Weise müssen Sie die Steuer bei einer wiederkehrenden Großhandels- oder Non-Profit-Kundschaft nicht bei jeder Transaktion manuell auf null setzen.

Ein automatisiertes Tool überprüft oder speichert das Zertifikat nicht für Sie. Nur weil Sie eine Kundin oder einen Kunden als befreit markiert haben, bedeutet das nicht, dass Sie diese Person verifiziert haben. Die Verifizierung basiert auf einem Zertifikat, das Sie überprüft und an anderer Stelle abgelegt haben, was der vom Bundesstaat erwarteten Aufbewahrungspflicht entspricht. Unternehmen, die ein erhebliches Volumen an befreiten Verkäufen abwickeln, kombinieren diese Einstellung in der Regel mit einem separaten Dokumentenprozess, sei es ein freigegebenes Laufwerk, das nach Kundschaft organisiert ist, oder ein spezielles System zur Nachverfolgung von Zertifikaten. Das Ziel ist eine lückenlose Dokumentation hinter jedem befreiten Kundendatensatz – eine, die sich leicht vorlegen lässt, wenn das Department of Taxation dies verlangt.

So kann Stripe Tax Sie unterstützen

Stripe Tax reduziert die Komplexität der Steuer-Compliance, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können. Beginnen Sie mit der weltweiten Steuererhebung, indem Sie Ihrer bestehenden Integration eine einzige Codezeile hinzufügen, im Dashboard auf eine Schaltfläche klicken oder unsere leistungsstarke Programmierschnittstelle (API) nutzen.

Stripe Tax hilft Ihnen bei der Überwachung Ihrer Verpflichtungen und benachrichtigt Sie, wenn Sie aufgrund Ihrer Stripe-Transaktionen einen Schwellenwert für die Steuerregistrierung überschreiten. Es kann sich auch in Ihrem Namen in den USA für den Einzug von Steuern registrieren, US-Einreichungen im Dashboard automatisieren und weltweite Einreichungen über vertrauenswürdige Partner verwalten. Stripe Tax berechnet und zieht Sales Tax, Umsatzsteuer (VAT) und Goods and Services Tax (GST) automatisch ein für:

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• Physische Waren in allen US-Bundesstaaten und in 42 Ländern
  

Stripe Tax kann Sie bei Folgendem unterstützen:

• Steuerliche Melde- und Erhebungspflichten ermitteln:: Erkennen Sie anhand Ihrer Stripe-Transaktionen, wo Sie Steuern einziehen müssen, und aktivieren Sie die Steuereinziehung in neuen Bundesstaaten und Ländern in Sekunden. Fügen Sie dafür eine Codezeile in Ihre bestehende Stripe-Integration ein oder aktivieren Sie die Steuereinziehung mit einem Mausklick im Stripe-Dashboard.

• Für die Steuerzahlung registrieren: Wenn Sie sich für die Sales Tax in den USA registrieren müssen, lassen Sie Stripe Ihre Steuerregistrierungen verwalten. Sie profitieren von einem vereinfachten Prozess, bei dem Anmeldedetails vorausgefüllt werden – das spart Ihnen Zeit und vereinfacht die Compliance mit lokalen Vorschriften. Wenn Sie Hilfe bei der Registrierung außerhalb der USA benötigen, arbeitet Stripe mit Taxually zusammen, um Sie bei der Registrierung bei lokalen Steuerbehörden zu unterstützen.

• Steuern automatisch erheben: Stripe Tax berechnet und erhebt den richtigen Steuerbetrag unter Berücksichtigung von Produktangebot und Verkaufsort. Stripe Tax eignet sich für unzählige Produkte und Dienstleistungen und ist bei Steuerregelungen und Steuersätzen immer auf dem neuesten Stand.
   

• Einreichung vereinfachen: Stripe Tax automatisiert US-Einreichungen im Dashboard, unterstützt durch TaxJar. Für weltweite Einreichungen lässt sich Stripe Tax nahtlos in Einreichungspartner integrieren, sodass Ihre weltweiten Einreichungen korrekt und fristgerecht erfolgen. Lassen Sie unsere Partner Ihre Einreichungen verwalten, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.

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FAQs zu Sales Tax-Ausnahmen in Virginia