Ett effektivt faktureringssystem bör vara utformat för att kunna skalas upp, hjälpa dig att expandera till nya marknader och uppfylla komplexa krav på finansiell rapportering och efterlevnad. När du växer kommer ditt företag oundvikligen att kräva mer flexibilitet från ditt faktureringssystem, till exempel möjligheten att experimentera med nya prismodeller och stödja en mängd olika betalningsmetoder.

För att hitta en leverantör av faktureringsprogram som uppfyller dina behov kan du starta en officiell upphandlingsprocess. När du skriver en anbudsinfordran (Request for Proposal, RFP) bör du definiera vad du behöver från ett faktureringssystem för att förstå vad leverantörerna erbjuder och enkelt kunna jämföra dem.

I den här guiden får du lära dig hur du utvärderar leverantörer och vilka kriterier som ska ingå i din RFP. Det finns ingen metod som passar alla, men vi har inkluderat några av de viktigaste frågorna att ställa och delat med oss av exempel från företag som MoonClerk, Slack, Noom och Figma. För att komma igång snabbt kan du också ladda ner vår RFP-mall med frågor som överensstämmer med de fem viktigaste områdena att tänka på:

1. Sälja och ta emot beställningar

2. Hantering av fakturering, abonnemangslivscykler och etablering

3. Samla in betalningar och minska kostnaderna

4. Behålla kunder och öka intäkterna

5. Rapportering och avstämning av intäkter

Sälja och ta emot beställningar

Rätt leverantör av faktureringsprogram bör stödja din nuvarande försäljningsrörelse och eventuella framtida marknadsföringsstrategier. Du kommer att prioritera olika faktureringsfunktioner beroende på om du har ett säljteam eller ett automatiserat, självbetjänande registreringsflöde på din webbplats. För företag som använder både och är det viktigt att ha ett integrerat faktureringssystem som inte bara kan onboarda en kund när säljteamet sluter ett avtal, utan också kan hantera proportioner när samma kund uppgraderar eller nedgraderar på egen hand.

Anpassning för säljteam

Leta efter en leverantör av faktureringsprogram som gör det enkelt att sluta avtal och fakturera kunder på ett och samma ställe. Genom att integrera direkt med ditt CRM-system kan en faktureringsleverantör till exempel göra det möjligt för dina säljteam att automatiskt konvertera ett undertecknat avtal till en faktura eller ett abonnemang och hantera avtalsuppdateringar när de dyker upp. På grund av de förhandlingar som ingår i försäljningsavtal är det också viktigt att ett faktureringssystem kan hantera anpassade avtal. En kund kanske vill förskottsbetala för 100 platser under de första 6 månaderna och 200 platser under de sista 6 månaderna av ett årslångt avtal. Kommer ditt faktureringssystem att göra det möjligt för dig att vinna den affären?

Optimerad kassaprocess för självbetjäningsföretag

För företag som säljer online är det viktigt att erbjuda en friktionsfri kassaupplevelse för att maximera konverteringen. Betalflödet ska göra det enkelt att beställa online, i butik eller på en mobil enhet, minska antalet avbrutna köp, optimera betalningsacceptansen, lagra kortinformation på ett säkert sätt och framgångsrikt identifiera och blockera bedrägliga debiteringar.

Inbäddad fakturering för SaaS-plattformar

Ett faktureringssystem fungerar inte bara som infrastruktur för att ta betalt av kunder. Beroende på din affärsmodell kan det också vara en integrerad del av ditt erbjudande. Om du är en SaaS-plattform kanske du vill integrera faktureringsfunktioner direkt i din kärnprodukt, så att dina användare kan debitera sina kunder med hjälp av återkommande betalningar och fakturering.

Global efterlevnad för alla affärsmodeller

Oavsett affärsmodell är det viktigt att ligga steget före de förändrade regelverk som styr den första ordermottagningen. Dessa standarder varierar beroende på var dina kunder befinner sig och vilken betalningsmetod som används. Till exempel måste kunder i USA som betalar med ACH-debitering verifiera sitt konto via mikrodepositioner eller direktbankintegrationer. För många onlineköp i Europa kräver Strong Customer Authentication (SCA) att företag använder tvåfaktorsautentisering, som 3D Secure, för att verifiera transaktioner. Och för B2B-inköp i Europa måste fakturor innehålla obligatoriska fält för att efterleva kraven.

Frågor att ställa

För säljteam:

För betalflödet:

För SaaS-plattformar:

För global efterlevnad:

Hantering av fakturering, abonnemangslivscykler och etablering

En modell för återkommande data, eller en dataarkitektur för återkommande betalningar, utgör kärnan i ett faktureringssystem och gör det möjligt att hantera fakturering, abonnemangslivscykler och provisionering. Den innehåller logiken bakom hur och när kunder debiteras, när kunder får eller förlorar åtkomst till olika funktioner och hur information skickas till och tas emot från andra interna system (t.ex. ett CRM-system, ERP-system, skatteleverantör eller orderhanteringslösning). För att få stöd när du introducerar nya produktlinjer, testar olika prissättningar och expanderar till nya marknader ska du leta efter en leverantör med en återkommande datamodell som är flexibel, automatiserad och enkel att använda.

Flexibelt

Innan du påbörjar en upphandlingsprocess är det viktigt att du funderar på hur du vill debitera dina kunder, så att du kan utvärdera hur olika faktureringssystem kommer att uppfylla dina nuvarande behov när det gäller prisstruktur. Med detta sagt är onlineföretag sällan enkla eller statiska. Företag med återkommande affärer utvecklar regelbundet sin paketering och prissättning som svar på konkurrens, förändringar i kundernas betalningsvilja och investeringar i sina produkterbjudanden. En idealisk faktureringslösning bör ge dig flexibiliteten att experimentera med olika prismodeller som t.ex. användningsbaserad prissättning, där faktureringen ändras baserat på hur många gigabyte lagringsutrymme kunderna använder eller hur många användare som är aktiva varje månad. Du kan också prova nivåbaserad prissättning och ta ut olika priser beroende på vilket paket med funktioner som kunderna väljer.

Hitta ett faktureringssystem som gör det enkelt att anpassa din kampanjstrategi (t.ex. genom att erbjuda rabatter eller kuponger), som gör det möjligt att erbjuda kostnadsfria provperioder (med eller utan förskottsbetalning) och som möjliggör olika faktureringsscenarier (t.ex. fakturering av kunder baserat på produktanvändning, schemaläggning av ett abonnemang för ett framtida startdatum, bakdatering av ett abonnemang eller fakturering i delbetalningar).

Automatiserat

Minska mängden mänskliga fel genom att automatisera komplexa uppgifter som skatteberäkning och skatteinsamling (vilket varierar drastiskt beroende på var dina kunder finns). Automatisering är särskilt viktigt när ditt företag växer, när det blir tradigt och monotont att korrekt redovisa intäkter och fördela fakturor proportionellt när kunder pausar, uppgraderar, nedgraderar eller säger upp sina abonnemang. Din återkommande datamodell bör också spela en viktig roll i etableringen, så att dina kunder får tillgång till de funktioner och möjligheter som de har betalat för.

Lätt att använda

Genom att visa viktiga fakturerings- och prenumerationsuppgifter i en instrumentpanel kan dina icke-tekniska medarbetare manuellt skapa eller uppdatera abonnemang och fakturor efter behov. Dina kunder bör också kunna hantera sina egna ärenden i en särskild portal där de kan hantera sina prenumerationer, betala utestående fakturor och se betalningsuppgifter på ett och samma ställe.

Frågor att ställa

Flexibilitet:

Automatisering:

Användarvänlighet:

Inkassera betalningar och minska kostnaderna

Genom att använda samma leverantör för att hantera betalningar och fakturera abonnenter kan du fördjupa abonnenternas lojalitet, öka intäkterna och minska kostnaderna. Alla de viktigaste betalbyggstenarna är lättillgängliga och anslutna. Och när nya betalningsmetoder blir tillgängliga kan du vara säker på att de fungerar med ditt faktureringssystem.

Betalleverantör

För att kunna samla in betalningsinformation på ett säkert sätt måste du ansluta till en betalleverantör. Betalleverantörer använder ofta tokenisering för att anonymisera betalningsuppgifter och hålla känsliga uppgifter borta från dina system, vilket hjälper dig att uppfylla de branschomfattande säkerhetsriktlinjer som kallas PCI-standarder.

En effektiv betalleverantör bör göra det möjligt att anpassa betalningsmetoderna utifrån kundernas preferenser. Exempelvis sker 54 % av onlinetransaktionerna i Kina via plånböcker som Alipay eller WeChat Pay och 20 % använder det lokala kortbetalningsnätverket China UnionPay. Om du inte stöder dessa betalningsmetoder riskerar du att gå miste om den stora och växande köpkraften som kinesiska konsumenter utgör.

Lägre kostnader

Din leverantör av faktureringsprogramvara bör också kunna bidra till att minska kostnaderna i samband med behandling av betalningar, inklusive möjligheten till följande:

• Lokal inlösen: Nätverkskostnaderna ökar när företag expanderar globalt och behandlar fler transaktioner med internationella betalningsmetoder. Kort som utfärdats utanför ditt land har en annan struktur för interchange-avgifter och debiteras ytterligare avgifter för gränsöverskridande transaktioner. Inlösen i den region där kunderna befinner sig är dock mindre dyrt, eftersom du kan få inhemska priser och undvika gränsöverskridande avgifter.

• Vidarebefordra mer transaktionsdata till utfärdare: All kortinnehavardata som du kan skicka till utfärdarna är värdefulla och hjälper dem att verifiera om en transaktion är legitim, vilket kompenserar för kostnader. Det är framför allt två uppgifter, postnummer och data på nivå II eller III, som kan ha stor betydelse för att minska kostnaderna.

• Erbjuda betalningsmetoder med lägre kostnad: Du kan dra nytta av lägre kostnader genom att acceptera betalningsmetoder som inte går via kortbetalningsnätverken, som ACH Debit i USA, SEPA-autogiro i Europa och BECS Direct Debit i Australien och Nya Zeeland. Det kan också finnas möjligheter att spara på kostnader genom att erbjuda billigare betalningsmetoder som ändå går via kortbetalningsnätverken. Digitala plånböcker som Apple Pay och Google Pay har samma transaktionspriser som kort, men dessa betalningsmetoder kräver multifaktorautentisering, vilket leder till färre återkrediteringar (chargebacks) och tvister (vilket minskar kostnaderna förknippade med detta).

Frågor att ställa

Optimerade och lokaliserade betalningar:

Lägre kostnader:

Behålla kunder och öka intäkterna

Företag med återkommande intäkter måste hantera både ofrivilligt kundbortfall (när en kund har för avsikt att betala för en produkt men betalningsförsöket misslyckas) och frivilligt kundbortfall (när en kund medvetet säger upp sitt abonnemang). En leverantör av faktureringsprogram bör erbjuda skalbara lösningar för att minimera risken för båda typerna av kundbortfall. I slutändan är det mycket svårare och mer kostsamt att skaffa nya kunder än att behålla befintliga.

Minska ofrivilligt kundbortfall

Nästan en fjärdedel av kundbortfallet är ofrivilligt – det orsakas av uteblivna betalningar och nekade kort. Men med robusta system där de kan försöka betala igen kan mer än en tredjedel av de uteblivna betalningarna återställas. Leta efter en leverantör av faktureringsprogramvara som möjliggör automatiska betalningsförsök, så att du antingen kan ställa in ditt eget anpassade schema för nya försök eller använda maskininlärningsalgoritmer för att driva logiken för nya försök. Du vill också automatiskt kunna meddela kunder om misslyckade betalningar, göra det enkelt att uppdatera deras betalningsinformation och skicka proaktiva påminnelser om att uppdatera deras kortuppgifter före utgångsdatumet. Vissa faktureringsleverantörer arbetar till och med direkt med kortbetalningsnätverk för att automatiskt uppdatera borttappade, utgångna, stulna eller skadade kort.

Minska frivilligt kundbortfall

En leverantör av faktureringsprogramvara hanterar och underhåller kundinformation, vilket underlättar din löpande relation med kunderna. Som ett resultat är din faktureringsleverantör naturligtvis väl positionerad för att skydda dessa relationer och minska frivilligt kundbortfall, som tenderar att representera majoriteten av kundbortfallet. När kunder visar tecken på att vilja avbryta kan automatiserad logik för bekämpning av kundbortfall (som att erbjuda anpassade rabatter baserat på varför de vill avbryta) locka kunderna att stanna kvar. Du kanske också vill meddela försäljnings- och supportteam om riskkunder för att erbjuda personlig kontakt och ta itu med eventuella problem eller funderingar.

Frågor att ställa

Minskning av ofrivilligt kundbortfall:

_Minska frivilligt kundbortfall: _

Rapportering och avstämning av intäkter

Faktureringsprogram är en viktig källa till insikt i kundaktivitet och företagets hälsa. Den bör omvandla dessa insikter till rapporter som hjälper dig att förstå företagets resultat och att stämma av och redovisa intäkter för redovisnings- och finansändamål.

Rapporter om affärsresultat

För att tillgodose rapporterings- och efterlevnadsbehov bör alla faktureringssystem erbjuda en instrumentpanel med en ögonblicksbild av mätvärden som MRR, LTV, kundbortfall, retention av abonnentkohort, återhämtningseffektivitet, AR-åldersanalys med mera. Du bör kunna gå ner på detaljnivå, segmentera och analysera data för att förstå de underliggande drivkrafterna bakom resultaten. Om det behövs ska du kunna skicka data till ett externt datalager för mer komplexa analyser.

Intäktsrapportering

För företag med återkommande abonnemang, förbrukningsbaserad användning eller faktureringsmodeller som bygger på orderhantering kan det vara monotont och tidskrävande att manuellt redovisa intäkter för varje faktura i enlighet med ASC 606 och IFRS 15, särskilt när företaget växer. Att använda programvara för intäktsredovisning och avstämning kan hjälpa dig att effektivisera manuella processer och få en heltäckande bild av företagets intäkter och finansiella resultat. Din lösning för finansiell rapportering bör automatiskt hantera avtal och redogöra för händelser som uppgraderingar, nedgraderingar, återbetalningar, osäkra fordringar och tvister, så att dina ekonomiteam kan förbereda revisionsklara finansiella rapporter.

Frågor att ställa

Rapporter om företagets resultat:

Intäktsredovisning och avstämning:

Hur Stripe kan hjälpa företag

Mer än 150 000 företag, inklusive företag som Slack och Atlassian, använder Stripe Billing för att samla in engångsbetalningar eller återkommande betalningar globalt, via kort, ACH och andra populära betalningsmetoder. Billings-API:et är enkelt att integrera med befintliga webbplatser, mobilappar och CRM-system, och utvecklare kan snabbt utforma, testa och lansera anpassad abonnemangslogik och anpassade prismodeller.

• Lansera nya intäktsströmmar: Ligg steget före kundernas preferenser och branschförändringar genom att introducera nya affärsmodeller. Billing erbjuder stöd för många olika prismodeller, inklusive användarbaserad prissättning, kvantitetsbaserad fakturering och anpassad prissättning.

• Utöka till nya marknader: Använd en enda API-integration för att distribuera snabbare och nå kunder var de än befinner sig. Stripe Billing och Invoicing uppdateras också regelbundet baserat på nya regler och gör det enkelt att anpassa fakturamallar beroende på ett lands krav.

• Ta in mer intäkter: Stripe använder miljontals datasignaler från hela Stripe-nätverket för att försöka genomföra misslyckade betalningar igen när det är mest troligt att de lyckas. Under 2021 hjälpte Stripe Billing företag att återhämta 38 % av misslyckade fakturor i genomsnitt. Stripe utnyttjar också sin direkta relation med kortbetalningsnätverk för att uppdatera betalningsuppgifterna med nya kortnummer eller utgångsdatum.

• Minska redovisningsfel och rapportmissar: Minska kostnader och risker med en enda plattform för enhetlig rapportering och korrekt redovisning. Intäktsredovisning och avstämning, skatteberäkning och inkassering och robusta analysfunktioner är inbyggda i Stripe Billing.

• __ Integrera med dina befintliga system:__ Stripe Billing passar in i ditt order-till-intäkter-arbetsflöde genom att ansluta till CRM-system som Salesforce, ERP- och redovisningssystem som NetSuite och mer.

För mer information, läs vår abonnemangsdokumentation och faktureringsdokumentation. För att börja fakturera kunder och ta emot betalningar med Stripe, registrera dig för ett konto eller kontakta vårt säljteam.