Un sistema de facturación eficaz siempre debe estar diseñado para facilitar la expansión de tu negocio. Por ejemplo, debería ayudarte a acceder a nuevos mercados, a cumplir las estrictas (y, a menudo, complejas) normativas en materia de pagos y a generar informes financieros. La expansión de tu negocio, inevitablemente, exigirá mayor flexibilidad a tu sistema de facturación, como la capacidad de probar nuevos modelos de precios y de aceptar distintos métodos de pago.

Para encontrar a un proveedor de programas de facturación que pueda cubrir tus necesidades, resulta común abrir un proceso de contratación oficial. Cuando redactes la convocatoria de presentación de ofertas, debes explicar qué esperas de un sistema de facturación para poder identificar qué funcionalidades ofrecen los proveedores y compararlas fácilmente.

En esta guía encontrarás los criterios que debe incluir tu convocatoria para solicitar propuestas y qué debes tener en cuenta a la hora de evaluar a los proveedores. Si bien es cierto que aquí no existe ningún enfoque universal, hemos recogido algunas de las preguntas más importantes que debes plantearte y te ponemos ejemplos reales de empresas como MoonClerk, Slack, Noom y Figma. Para que puedas ponerte manos a la obra rápidamente, también puedes descargar nuestra plantilla para lanzar tu convocatoria de presentación de ofertas, en la que encontrarás preguntas sobre los cinco aspectos más importantes que debes tener en cuenta:

1. Ventas y aceptación de pedidos

2. Gestión de la facturación, ciclos de suscripciones y aprovisionamiento

3. Recaudación de pagos y reducción de costes

4. Retención de clientes y aumento de los ingresos

5. Elaboración de informes y conciliación de ingresos

Ventas y aceptación de pedidos

Un buen proveedor de programas de facturación no solo debe ser capaz de trabajar con tu sistema de ventas actual, sino que debería poder adaptarse a tus futuras estrategias de comercialización. En función de si tienes un equipo de ventas o bien un proceso de registro automático en tu sitio web, darás más importancia a unas funciones de facturación determinadas. Si tu empresa usa ambos métodos para conseguir nuevas ventas, es muy importante que dispongas de un sistema de facturación integrado que no solo permita hacer el onboarding de un cliente cuando tu equipo de ventas cierre un contrato, sino que también sea capaz de gestionar prorrateos cuando ese mismo cliente decida cambiar a un plan inferior o superior.

Personalización para equipos de ventas

Busca un proveedor de programas de facturación que facilite el cierre de contratos y la facturación a los clientes desde un único lugar. Gracias a la integración directa con tu sistema de CRM, por ejemplo, un proveedor de facturación puede permitir que tu equipo de ventas convierta automáticamente un contrato firmado en una factura o una suscripción y gestionar las actualizaciones del contrato siempre que sea necesario. Como las negociaciones son una parte fundamental de las ventas, también es importante que un sistema de facturación pueda gestionar contratos personalizados. Por ejemplo, en el marco de un contrato anual, puede que un cliente quiera pagar por adelantado por 100 usuarios durante los seis primeros meses y por 200 usuarios durante los seis últimos meses. ¿Te permitirá tu sistema de facturación cerrar esa venta?

Un checkout optimizado para empresas con sistema de autoservicio

Para las empresas que venden a través de Internet, conseguir que el proceso de compra sea ágil e intuitivo resulta indispensable a la hora maximizar las conversiones. El flujo del checkout debe compra debe conseguir que realizar un pedido —tanto si se hace por Internet, desde la tienda o con un dispositivo móvil— sea increíblemente fácil, así como reducir los abandonos de carritos, optimizar la aceptación de los pagos, almacenar los datos de la tarjeta de forma segura e identificar y bloquear con éxito los pagos fraudulentos.

Facturación integrada para plataformas de SaaS

Un sistema de facturación no solo debería servir como infraestructura para cobrar a los clientes. De hecho, en función de tu modelo de negocio, también puede acabar siendo una parte integral de tu oferta. Si tienes una plataforma de SaaS, puede resultarte muy útil integrar funciones de facturación en tu producto principal de forma directa. De este modo, tus usuarios podrán cobrar a sus clientes, aceptar pagos recurrentes e, incluso, aprovechar tu solución de facturación.

Cumplimiento de la normativa internacional para todos los modelos de negocio

Sea cual sea tu modelo de negocio, es imprescindible que te mantengas al día de los cambios en las normativas que rigen la aceptación de pedidos. Estas normas varían según la ubicación de los clientes y el método de pago utilizado. Por ejemplo, los clientes de Estados Unidos que eligen pagar con un adeudo ACH tienen que verificar su cuenta a través de microdepósitos o integraciones directas con su banco. Para muchas compras por Internet en Europa, la Autenticación reforzada de clientes (SCA) exige que las empresas usen la autenticación en dos pasos, como 3D Secure, para verificar las transacciones. Además, para las compras B2B en Europa, las facturas deben incluir todos los campos obligatorios para cumplir la normativa.

Preguntas imprescindibles

Para los equipos de ventas:

Para el flujo del checkout:

Para plataformas de SaaS:

Para el cumplimiento de la normativa internacional:

Gestión de la facturación, ciclos de suscripciones y aprovisionamiento

Un modelo de datos recurrente (o una arquitectura de datos recurrentes) actúa como eje de un sistema de facturación y te permite gestionar tus facturas, los ciclos de tus suscripciones y el aprovisionamiento. Es lo que se encarga de gestionar las reglas lógicas que definen cómo y cuándo se cobra a los clientes, cuándo se concede o revoca el acceso a los clientes a las distintas funciones y cómo otros sistemas internos (como un sistema de CRM, un sistema de ERP, un proveedor de servicios fiscales o una solución de gestión de pedidos) envían y reciben información. Para que puedas recibir la ayuda necesaria a medida que introduces nuevas líneas de productos, pruebas otros modelos de precios y te expandes a nuevos mercados, busca un proveedor que ofrezca un modelo de datos recurrente que sea flexible, automatizado y fácil de utilizar.

Flexibilidad

Antes de poner en marcha un proceso de contratación, es importante que pienses en cómo quieres cobrar a tus clientes: solo así podrás evaluar adecuadamente hasta qué punto los distintos sistemas de facturación se ajustan a las necesidades de tu estructura de precios. Dicho esto, es raro que la estructura de precios de una empresa online sea especialmente sencilla o estática. Los negocios con modelos de suscripción suelen ajustar sus paquetes y precios para responder a la competencia, los cambios en la disposición al pago de los clientes y las inversiones en sus ofertas de productos. Una solución de facturación ideal debe ofrecerte la flexibilidad para experimentar con distintos modelos de precios. Por ejemplo, podrías querer probar una nueva tarifa en función del consumo, en la que el precio cambia en función de cuántos gigabytes de almacenamiento usan tus clientes o de cuántos usuarios están activos cada mes. También puedes probar tarifas por niveles y fijar un precio distinto en función de qué paquete de funciones elijan los clientes.

Busca un sistema de facturación que te permita personalizar tu estrategia promocional con facilidad (como ofrecer códigos de descuento o fijar una rebaja temporal), ofrecer pruebas gratuitas (con o sin un pago inicial) y que sea capaz de adaptarse a distintos escenarios de facturación (como facturar a los clientes en función del uso que hagan del producto, programar el alta de una suscripción para una fecha posterior, activar suscripciones de forma retroactiva o facturar por cuotas).

Automatización

Reduce errores humanos con la automatización de tareas complejas, como el cálculo y la recaudación de impuestos, que varían significativamente en función de la ubicación de los clientes. La automatización adquiere mayor importancia a medida que tu negocio crece: contabilizar con precisión los ingresos y prorratear las facturas cuando los clientes pausan, cambian su tarifa a un plan inferior o superior o cancelan sus suscripciones resulta cada vez más lento y complicado. Tu modelo de datos recurrente también debe desempeñar un papel fundamental en el aprovisionamiento, ya que deberás garantizar que tus clientes tengan acceso a las funciones y prestaciones que han contratado.

Facilidad de uso

Al presentar toda la información relevante sobre la facturación y las suscripciones desde un panel de control, los miembros de tu equipo pueden crear o actualizar manualmente las suscripciones y facturas siempre que sea necesario (aunque no tengan experiencia en los aspectos más técnicos). También debes ofrecer un portal dedicado desde el que tus clientes puedan gestionar sus suscripciones, pagar las facturas pendientes y consultar los detalles de los pagos por su cuenta y de forma centralizada.

Preguntas imprescindibles

Flexibilidad:

Automatización:

Facilidad de uso:

Recaudación de pagos y reducción de costes

Usar el mismo proveedor para procesar los pagos y facturar a los suscriptores permite aumentar la fidelidad de tus clientes, generar más ingresos y reducir los costes. Además, será muy fácil acceder a todos los componentes principales de los pagos, porque todos están conectados. Por otra parte, cuando se habiliten nuevos métodos de pago, puedes tener la seguridad de que funcionarán con tu sistema de facturación.

Procesador de pagos

Debes conectarte a un procesador de pagos para poder recopilar la información de pago de forma segura. Los procesadores de pagos suelen utilizar el proceso de tokenización para que los datos del pago sean anónimos y que la información confidencial no se almacene en tus sistemas. Esto ayuda a que se cumpla la Normativa PCI, es decir, las directrices de seguridad que se aplican en todo el sector.

Un procesador de pagos eficaz debe permitir personalizar los métodos de pago conforme a las preferencias del cliente. Por ejemplo, en China se utilizan monederos como Alipay o WeChat Pay en el 54 % de las transacciones en línea, mientras que la red de tarjetas local China, Union Pay, se utiliza en un 20 % de ellas. Si no aceptas estos métodos de pago, puedes arriesgarte a perder clientes de este país, que tienen un gran poder adquisitivo que está en constante crecimiento.

Costes más bajos

El proveedor de tu programa de facturación también debe propiciar una reducción de los costes asociados al procesamiento de los pagos. Estas son algunas de las posibilidades que debería ofrecerte:

• Actuar como adquirente local: los costes de red aumentan a medida que las empresas se expanden por el mundo y procesan más transacciones con métodos de pago internacionales. Las tarjetas emitidas fuera de tu país se rigen por un sistema de tipo de cambio distinto y se les aplican cargos adicionales por comisiones de las redes de tarjeta transfronterizas. Sin embargo, resulta más económico gestionar los pagos en la misma región en la que se encuentran los clientes, porque solo tienes que afrontar las tarifas nacionales y evitas así las comisiones por operaciones internacionales.

• Compartir más información sobre las transacciones con los emisores: los datos del titular de la tarjeta que compartas con los emisores aportan valor y les ayudan a validar si una transacción es legítima, lo que les permite compensar los costes. Hay dos tipos de datos en concreto (el código postal y los datos de nivel II o III) que pueden reducir los costes considerablemente.

• Ofrecer métodos de pago de bajo coste: puedes reducir costes al aceptar métodos de pago que no se procesen a través de las redes de tarjetas, como el adeudo directo SEPA en Europa, el adeudo ACH en Estados Unidos y el adeudo directo BECS en Australia. Aunque también existen algunos métodos de pago de bajo coste que se procesan a través de redes de tarjetas que te permitirán ahorrar costes desde el momento que empieces a aceptarlos. Por ejemplo, los monederos digitales, como Apple Pay y Google Pay, pese a tener los mismos precios por transacción que las tarjetas, son métodos que exigen la autenticación de los clientes en varios pasos, lo que reduce los contracargos y las disputas y, en consecuencia, sus costes asociados.

Preguntas imprescindibles

Pagos optimizados y adaptados a la ubicación de tus clientes:

Costes más bajos:

Retención de clientes y aumento de los ingresos

Las empresas con ingresos recurrentes tienen que lidiar con el abandono involuntario de clientes (cuando estos pretenden pagar un producto, pero su intento de pago falla) y el abandono voluntario (cuando un cliente cancela su suscripción a propósito). Un proveedor de programas de facturación debe ofrecer soluciones escalables para minimizar el riesgo de ambos tipos de abandono (lo que se conoce por su voz inglesa como «hurn rate»). Esto es especialmente importante si tenemos en cuenta que es mucho más difícil y caro captar nuevos clientes que conservar a tus clientes actuales.

Reducción del abandono involuntario

Casi una cuarta parte del abandono es involuntario y, en su gran mayoría, esos abandonos están causados por impagos y tarjetas rechazadas. Sin embargo, unos sistemas sólidos de reintentos de pago pueden recuperar más de un tercio de los pagos fallidos. Busca un proveedor de programas de facturación que realice reintentos automáticos de los pagos, que te permita configurar tu propio calendario de reintentos y que use algoritmos de machine learning para reforzar la lógica de esos reintentos. También es conveniente que puedas informar a los clientes de los errores en los pagos, facilitarles la actualización de sus datos de pago y enviarles recordatorios para que actualicen los datos de la tarjeta antes de que caduque. Algunos proveedores de facturación incluso trabajan directamente con las redes de tarjetas para actualizar automáticamente las tarjetas extraviadas, caducadas, robadas o dañadas.

Reducción del abandono voluntario

Un proveedor de programas de facturación gestiona y mantiene la información del cliente, para favorecer la relación que mantienes con él. Por tanto, tu proveedor de facturación goza de una posición privilegiada para ayudarte a velar por tales relaciones y reducir las cancelaciones voluntarias, que suelen representar la mayoría de los casos de abandono de clientes. Si los clientes manifiestan la intención de cancelar, la lógica automática para reducir las bajas (como ofrecer descuentos personalizados en función del motivo de la cancelación) puede servir de aliciente para que se queden. También es conveniente que informes a los equipos de ventas y soporte sobre los clientes en riesgo para ofrecer una ayuda personalizada y resolver cualquier problema o duda.

Preguntas imprescindibles

Reducción del abandono involuntario:

Reducción del abandono voluntario:

Elaboración de informes y conciliación de ingresos

El programa de facturación es una fuente de información fundamental sobre la actividad del cliente y la situación de una empresa. Debe presentar esta información en informes para que puedas saber el rendimiento de la empresa y conciliar y reconocer los ingresos a efectos contables y financieros.

Informes sobre el rendimiento de la empresa

A fin de satisfacer las necesidades de elaboración de informes y cumplimiento de la normativa, todo sistema de facturación debe ofrecer un panel de control en el que puedas ver fácilmente un resumen de las métricas más relevantes: los ingresos recurrentes mensuales (MRR), el valor vitalicio del cliente (LTV), la tasa de abandono, la permanencia de los suscriptores, la eficacia de la recuperación y el vencimiento de las cuentas por cobrar, entre otras. También debes tener la posibilidad de estudiar, segmentar y analizar los datos para analizar qué factores están impulsando tu rendimiento. Si fuera necesario, también debes tener la opción de enviar toda esa información a un almacén de datos externos para realizar un análisis más exhaustivo.

Informes sobre ingresos

Para las empresas con suscripciones recurrentes, tarifas de consumo según uso o modelos de facturación basados en el cumplimiento de objetivos, el reconocimiento manual de los ingresos en cada factura puede resultar tedioso y llevar una buena cantidad de tiempo, sobre todo si se trata de una empresa en expansión. Además, el cumplimiento de las normativas IFRS 15 y ASC 606 no hace sino dificultar aún más ese proceso. Utilizar un programa para la conciliación y el reconocimiento de ingresos puede ayudarte a optimizar los procesos manuales y a obtener una imagen completa de los resultados financieros y los ingresos de tu empresa. La solución para la elaboración de informes financieros que elijas debe gestionar automáticamente los contratos y tener en cuenta ciertos elementos (como los cambios entre planes de tarifas, los reembolsos, las deudas incobrables y las disputas) que permitan que tus equipos financieros puedan preparar todos los informes necesarios en el caso de estar sujetos a una auditoría.

Preguntas imprescindibles

Informes sobre el rendimiento de la empresa:

Conciliación y elaboración de informes sobre los ingresos::

Ventajas de Stripe para las empresas

Más de 150.000 empresas, como Slack y Atlassian, usan Stripe Billing para recaudar pagos, tanto únicos como recurrentes, a escala internacional, ya sea a través de tarjetas, débitos directos SEPA, transferencias ACH o decenas de otros métodos de pago populares. La API de Billing es fácil de integrar con sitios web, aplicaciones móviles y sistemas de CRM, y los desarrolladores pueden diseñar, probar y aplicar rápidamente modelos personalizados de precios y lógica por suscripción.

• Crea nuevas fuentes de ingresos: lanza nuevos modelos de negocio para mantenerte a la vanguardia de las preferencias de los clientes y los cambios del sector. Billing te permite trabajar desde el primer minuto con muchísimos modelos de precios, desde tarifas por usuario o facturación según el uso hasta ofrecer precios personalizados para los casos más particulares.

• Expándete a nuevos mercados: utiliza una única integración de API para realizar nuevas implementaciones más rápido y alcanzar clientes en cualquier lugar. Además, Billing e Invoicing se actualizan constantemente para adaptarse a los cambios en las normativas y facilitan la personalización de las plantillas de facturas en función de los requisitos de cada país.

• Consigue más ingresos: Stripe usa millones de puntos de datos de toda su red para reintentar los pagos fallidos cuando hay más probabilidades de tramitarlos con éxito. En 2021, gracias a Billing, las empresas consiguieron recuperar una media del 38 % de los pagos fallidos. Stripe también aprovecha su relación directa con las redes de tarjetas para actualizar los datos de los pagos con los números de tarjeta o las fechas de caducidad que se hayan actualizado.

• Minimiza los errores de contabilidad y los descuidos en los informes: reduce los costes y el riesgo con una sola plataforma que ofrece informes unificados y una contabilidad precisa. Billing integra de forma nativa Revenue Recognition, nuestra herramienta que automatiza y configura los informes sobre ingresos, además de funcionalidades que te facilitarán la conciliación, el cálculo y la recaudación de impuestos y la realización de análisis exhaustivos.

• Intégralo con tus sistemas actuales: Billing se integra perfectamente en cualquier punto de tu flujo de trabajo, desde que se genera un pedido hasta que recibes los ingresos. Puedes conectarlo con tus sistemas de CRM, como Salesforce, y con los sistemas de ERP y contables, como NetSuite, entre otros.

Para obtener más información, consulta nuestra documentación sobre suscripciones y sobre facturación. Para empezar a facturar a tus clientes y a aceptar pagos con Stripe, crea una cuenta o contacta con nuestro equipo de ventas.