Un système de facturation efficace doit être conçu pour être évolutif, afin de vous aider à conquérir de nouveaux marchés et à répondre à des besoins complexes en matière de rapports financiers et de conformité. Inévitablement, à mesure que vous vous développerez, votre entreprise exigera davantage de flexibilité de la part de votre système de facturation, comme la possibilité d’expérimenter de nouveaux modèles de tarification et de prendre en charge divers modes de paiement.

Pour trouver un fournisseur de logiciel de facturation qui répond à vos besoins, vous pouvez lancer un processus d’appel d’offres officiel. Lorsque vous rédigez un appel d’offres, vous devez définir ce que vous attendez d’un système de facturation afin de comprendre les capacités des fournisseurs et de pouvoir facilement les comparer.

Dans ce guide, vous apprendrez comment évaluer les fournisseurs et quels critères inclure dans votre appel d’offres. Bien qu’il n’existe pas d’approche universelle, nous avons inclus certaines des questions les plus importantes à poser et partagé des exemples provenant d’entreprises telles que MoonClerk, Slack, Noom et Figma. Pour vous lancer rapidement, vous pouvez également télécharger notre modèle d’appel d’offres avec des questions classées selon les cinq domaines les plus importants à prendre en compte :

1. Vente et acceptation des commandes

2. Gestion de la facturation, des cycles de vie des abonnements et de l’approvisionnement

3. Recouvrement des paiements et réduction des coûts

4. Fidélisation des clients et augmentation des revenus

5. Déclaration et rapprochement des revenus

Vente et acceptation des commandes

Le bon fournisseur de logiciel de facturation doit prendre en charge votre stratégie commerciale actuelle et toutes vos stratégies de commercialisation futures. Vous accorderez la priorité à différentes fonctionnalités de facturation selon que vous disposez d’une équipe commerciale ou d’un processus d’inscription automatisé en libre-service sur votre site Web. Pour les entreprises qui utilisent les deux, il est essentiel de disposer d’un système de facturation intégré qui permette non seulement d’intégrer un client lorsque votre équipe commerciale conclut une vente, mais aussi de gérer les prorata lorsque ce même client passe à un forfait supérieur ou inférieur de son propre chef.

Personnalisation pour les équipes de vente

Recherchez un fournisseur de logiciel de facturation qui facilite la conclusion de contrats et la facturation des clients en un seul endroit. En s’intégrant directement à votre système GRC, par exemple, un fournisseur de facturation peut permettre à vos équipes commerciales de convertir automatiquement un contrat signé en facture ou en abonnement et de gérer les mises à jour des contrats lorsqu’elles surviennent. En raison des négociations inhérentes aux contrats de vente, il est également important qu’un système de facturation puisse gérer des contrats personnalisés. Un client peut souhaiter prépayer 100 sièges pour les 6 premiers mois et 200 sièges pour les 6 derniers mois d’un contrat d’un an. Votre système de facturation vous permettra-t-il de remporter ce contrat?

Paiement optimisé pour les entreprises en libre-service

Pour les entreprises qui vendent en ligne, offrir une expérience de paiement fluide est essentiel pour maximiser les conversions. Le flux de paiement doit faciliter les commandes en ligne, en personne ou sur un appareil mobile, réduire l’abandon des paniers, optimiser l’acceptation des paiements, enregistrer les informations bancaires en toute sécurité et identifier et bloquer efficacement les transactions frauduleuses.

Facturation intégrée pour les plateformes de logiciel-service

Un système de facturation ne sert pas uniquement d’infrastructure pour facturer les clients. Selon votre modèle économique, il peut également faire partie intégrante de votre offre. Si vous êtes une plateforme SaaS, vous pouvez intégrer des fonctionnalités de facturation directement dans votre produit principal, permettant ainsi à vos utilisateurs de facturer leurs clients à l’aide de paiements récurrents et de factures.

Conformité mondiale pour tous les modèles économiques

Quel que soit votre modèle économique, il est essentiel de rester à la pointe des exigences réglementaires en constante évolution qui régissent l’acceptation initiale des commandes. Ces normes varient en fonction de la localisation de vos clients et du mode de paiement utilisé. Par exemple, les clients aux États-Unis qui paient par prélèvement ACH doivent vérifier leur compte via des micro-dépôts ou des intégrations bancaires directes. Pour de nombreux achats en ligne en Europe, l’authentification forte du client (SCA) exige que les entreprises utilisent une authentification à deux facteurs, comme 3D Secure, pour vérifier les transactions. Et pour les achats interentreprises en Europe, les factures doivent inclure des champs obligatoires pour être conformes.

Questions à se poser

_Pour les équipes commerciales : _

_Pour le flux de paiement : _

_Pour les plateformes logiciel-service : _

_Pour conformité à l’échelle mondiale : _

Gestion de la facturation, des cycles de vie des abonnements et de l’approvisionnement

Un modèle de données récurrentes, ou architecture de données récurrentes, est au cœur d’un système de facturation et vous permet de gérer la facturation, les cycles de vie des abonnements et l’approvisionnement. Il comprend la logique qui détermine comment et quand les clients sont facturés, quand ils obtiennent ou perdent l’accès à différentes fonctionnalités, et comment les informations sont envoyées et reçues par d’autres systèmes internes (tels qu’un système de GRC, un système de PGI, un prestataire fiscal ou une solution de gestion des commandes). Pour vous aider à lancer de nouvelles gammes de produits, à tester différentes tarifications et à vous développer sur de nouveaux marchés, recherchez un fournisseur proposant un modèle de données récurrent flexible, automatisé et facile à utiliser.

Flexible

Avant de lancer un processus d’approvisionnement, il est important de réfléchir à la manière dont vous souhaitez débiter un client afin d’évaluer dans quelle mesure les différents systèmes de facturation répondent ou non à vos besoins actuels en matière de structure tarifaire. Cela dit, les entreprises en ligne sont rarement simples ou statiques. Les entreprises récurrentes font régulièrement évoluer leurs offres et leurs tarifs en fonction de la concurrence, de l’évolution de la disposition des clients à payer et des investissements dans leurs offres de produits. Une solution de facturation idéale devrait vous offrir la flexibilité nécessaire pour tester différents modèles de tarification, comme la tarification basée sur l’utilisation, où la facturation varie en fonction du nombre de gigaoctets de stockage utilisés par les clients ou du nombre d’utilisateurs actifs chaque mois. Vous pouvez également essayer la tarification progressive et facturer des prix différents en fonction du forfait choisi par les clients.

Trouvez un système de facturation qui facilite la personnalisation de votre stratégie promotionnelle (par exemple, en proposant des remises ou des bons de réduction), vous permet d’offrir des essais gratuits (avec ou sans paiement préalable) et s’adapte à divers scénarios de facturation (par exemple, facturation des clients en fonction de l’utilisation du produit, planification d’un abonnement pour une date de début future, antidatage d’un abonnement ou facturation échelonnée).

Automatisée

Réduisez les erreurs humaines en automatisant les tâches complexes, telles que le calcul et le recouvrement des taxes (qui varient considérablement en fonction de la localisation de vos clients). L’automatisation est particulièrement importante à mesure que votre entreprise se développe, lorsqu’il devient fastidieux et lent de comptabiliser avec précision les revenus et de calculer au prorata les factures lorsque les clients suspendent, mettent à niveau, rétrogradent ou annulent leurs abonnements. Votre modèle de données récurrentes doit également jouer un rôle essentiel dans l’approvisionnement, en garantissant à vos clients l’accès aux fonctionnalités et capacités qu’ils ont achetées.

Facile à utiliser

En affichant les informations clés relatives à la facturation et aux abonnements dans un dashboard, vos collègues non techniciens peuvent créer ou mettre à jour manuellement les abonnements et les factures selon les besoins. Vos clients doivent également pouvoir gérer eux-mêmes leurs abonnements, payer leurs factures en attente et consulter les détails de leurs paiements depuis un portail dédié.

Questions à se poser

_Flexibilité : _

Automatisation :

_Facilité d’utilisation : _

Recouvrement des paiements et réduction des coûts

En utilisant le même fournisseur pour traiter les paiements et facturer les abonnés, vous pouvez renforcer la fidélité de ces derniers, augmenter vos revenus et réduire vos coûts. Tous les éléments essentiels du paiement sont facilement accessibles et connectés. Et lorsque de nouveaux modes de paiement apparaissent, vous pouvez être sûr qu’ils fonctionneront avec votre système de facturation.

Prestataire de services de paiement

Afin de saisir les informations de paiement en toute sécurité, vous devez vous connecter à un prestataire de services de paiement. Les prestataires utilisent souvent les jetons pour anonymiser les données de paiement et conserver les données sensibles hors de vos systèmes, ce qui vous aide à respecter les directives de sécurité du secteur appelées normes PCI.

Un prestataire de services de paiement efficace doit permettre de personnaliser les modes de paiement en fonction des préférences des clients. Par exemple, 54 % des transactions en ligne en Chine passent par des portefeuilles numériques tels qu’Alipay ou WeChat Pay, et 20 % utilisent le réseau de cartes local China UnionPay. Si vous ne prenez pas en charge ces modes de paiement, vous risquez de passer à côté du pouvoir d’achat considérable et toujours croissant des consommateurs chinois.

Réduction des coûts

Votre fournisseur de logiciel de facturation doit également vous aider à réduire les coûts associés au traitement des paiements, notamment en ce qui concerne la capacité à effectuer ce qui suit :

• Procéder à une acquisition locale : Les frais de réseau augmentent à mesure que les entreprises se développent à l’international et traitent davantage de transactions avec des moyens de paiement internationaux. Les cartes émises en dehors de votre pays suivent une structure de taux d’interchange différente et sont débitées de frais transfrontaliers supplémentaires. Cependant, il est moins coûteux de les acquérir dans la région où se trouvent les clients, car vous pouvez bénéficier des tarifs nationaux et éviter les frais transfrontaliers.

• Transmettre plus de données de transaction aux émetteurs : Toutes les données sur les titulaires de carte que vous pouvez transmettre aux émetteurs peuvent être utiles et leur permettent de vérifier si une transaction est légitime, ce qui vous permet de compenser les coûts. Deux informations en particulier, le code postal et les données de niveau II ou III, peuvent avoir un impact significatif sur la réduction des coûts.

• Offrir des moyens de paiement moins coûteux : Vous pouvez bénéficier de coûts réduits en acceptant des moyens de paiement qui ne passent pas par les réseaux de cartes, comme le prélèvement ACH aux États-Unis, le prélèvement SEPA en Europe et le prélèvement automatique BECS en Australie et en Nouvelle-Zélande. Il peut également être possible de réaliser des économies en proposant des moyens de paiement moins coûteux qui passent toujours par les réseaux de cartes. Bien que les portefeuilles numériques comme Apple Pay et Google Pay appliquent les mêmes tarifs de transaction que les cartes, ces moyens de paiement nécessitent une authentification multifacteur du client, ce qui réduit les contestations de paiement et les litiges (ce qui réduit les coûts associés).

Questions à se poser

Paiements optimisés et localisés :

_Réduction des coûts : _

Fidélisation des clients et augmentation des revenus

Les entreprises générant des revenus récurrents doivent gérer à la fois les pertes involontaires (lorsqu’un client a l’intention de payer pour un produit, mais que son paiement échoue) et les pertes volontaires (lorsqu’un client résilie délibérément son abonnement). Un fournisseur de logiciels de facturation doit proposer des solutions évolutives afin de minimiser le risque lié à ces deux types de pertes. En fin de compte, il est beaucoup plus difficile et coûteux d’acquérir de nouveaux clients que de fidéliser ceux qui existent déjà.

Réduire le désabonnement involontaire

Près d’un quart des désabonnements sont involontaires : ils sont dus à des paiements manqués et à des cartes refusées. Cependant, des systèmes de relance de paiement robustes permettent de récupérer plus d’un tiers des paiements échoués. Recherchez un fournisseur de logiciels de facturation qui permet des relances de paiement automatiques, vous permettant soit de définir votre propre calendrier de relance personnalisé, soit d’utiliser des algorithmes d’apprentissage automatique pour alimenter la logique de relance. Vous souhaitez également pouvoir informer automatiquement les clients des paiements échoués, leur permettre de mettre à jour facilement leurs informations de paiement et leur envoyer des rappels proactifs pour mettre à jour les informations de leur carte avant la date d’expiration. Certains fournisseurs de facturation travaillent même directement avec les réseaux de cartes pour mettre à jour automatiquement les cartes perdues, expirées, volées ou endommagées.

Réduction du désabonnement volontaire

Un fournisseur de logiciels de facturation gère et conserve les informations relatives aux clients, facilitant ainsi votre relation continue avec ces derniers. Par conséquent, votre fournisseur de services de facturation est naturellement bien placé pour protéger ces relations et réduire les résiliations volontaires, qui représentent généralement la majorité des pertes de clientèle. Lorsque les clients montrent des signes de résiliation, une logique automatisée de prévention des pertes (comme l’offre de remises personnalisées en fonction de la raison de leur résiliation) peut les inciter à rester. Vous pouvez également informer les équipes commerciales et d’assistance des clients à risque afin qu’elles leur proposent une approche personnalisée et répondent à leurs questions ou préoccupations.

Questions à se poser

_Réduire le désabonnement involontaire : _

_Réduction du désabonnement volontaire : _

Déclaration et rapprochement des revenus

Les logiciels de facturation constituent une source cruciale d’informations sur l’activité des clients et la santé de l’entreprise. Ils doivent présenter ces informations dans des rapports afin de vous aider à comprendre les performances de l’entreprise, à rapprocher et à comptabiliser les revenus à des fins comptables et financières.

Rapports sur la performance de l’entreprise

Pour répondre aux besoins en matière de rapports et de conformité, tout système de facturation doit offrir un dashboard présentant un aperçu des indicateurs tels que le RMM, la valeur à vie, le taux de désabonnement, la fidélisation des abonnés, l’efficacité de la récupération, l’ancienneté des créances, etc. Vous devez pouvoir explorer, segmenter et analyser les données afin de comprendre les facteurs sous-jacents qui influencent les performances. Si nécessaire, vous devez pouvoir envoyer les données vers un entrepôt de données externe pour une analyse plus complexe.

Rapports sur les revenus

Pour les entreprises qui proposent des abonnements récurrents, une utilisation effective ou des modèles de facturation basés sur les traitements, la comptabilisation manuelle des revenus pour chaque facture conformément aux normes ASC 606 et IFRS 15 peut s’avérer fastidieuse et chronophage, en particulier à mesure que votre entreprise se développe. L’utilisation d’un logiciel de comptabilisation et de rapprochement des revenus peut vous aider à rationaliser les processus manuels et à obtenir une vue d’ensemble des revenus et des performances financières de votre entreprise. Votre solution de rapports financiers doit gérer automatiquement les contrats et comptabiliser les événements tels que les mises à niveau, les rétrogradations, les remboursements, les créances irrécouvrables et les litiges, afin que vos équipes financières puissent préparer des états financiers prêts à être audités.

Questions à se poser

_Rapports sur la performance de l’entreprise : _

_Comptabilisation des revenus et rapprochement : _

Comment Stripe peut aider les entreprises

Plus de 150 000 entreprises, dont Slack et Atlassian, utilisent Stripe Billing pour encaisser des paiements ponctuels ou récurrents dans le monde entier, par carte, ACH et d’autres modes de paiement courants. L’API Billing s’intègre facilement aux sites Web, applications mobiles et systèmes de GRC existants, et les développeurs peuvent rapidement concevoir, tester et lancer des modèles de tarification et de logique d’abonnement personnalisés.

• _Lancer de nouvelles sources de revenus : _ Gardez une longueur d’avance sur les préférences des clients et les évolutions du secteur en introduisant de nouveaux modèles économiques. La facturation offre une prise en charge prête à l’emploi pour de nombreux modèles de tarification, notamment la tarification par utilisateur, la facturation à l’utilisation et la tarification personnalisée.

• _Pénétrer de nouveaux marchés : _ Utilisez une seule intégration API pour déployer plus rapidement et atteindre vos clients où qu’ils se trouvent. Stripe Billing et Invoicing sont également régulièrement mis à jour en fonction des nouvelles réglementations et facilitent la personnalisation des modèles de factures en fonction des exigences de chaque pays.

• _Augmenter vos revenus : _ Stripe utilise des millions de signaux de données provenant de l’ensemble du réseau Stripe pour relancer les paiements qui ont échoué lorsqu’ils ont le plus de chances d’aboutir. En 2021, Stripe Billing a aidé les entreprises à récupérer en moyenne 38 % des factures ayant échoué. Stripe tire également parti de sa relation directe avec les réseaux de cartes pour mettre à jour les informations de paiement avec les nouveaux numéros de carte ou les dates d’expiration.

• _Réduire les erreurs comptables et les oublis dans les rapports : _ Réduisez les coûts et les risques grâce à une plateforme unique pour des rapports unifiés et une comptabilité précise. La comptabilisation des revenus et le rapprochement, le calcul et le recouvrement des taxes, ainsi que de solides capacités d’analyse sont intégrés nativement à Stripe Billing.

• _Intégrer les solutions de Stripe à vos systèmes existants : _ Stripe Billing s’intègre au cœur de votre processus de commande à la facturation en se connectant à des systèmes de GRC tels que Salesforce, à des systèmes de PGI et comptabilité tels que NetSuite, et bien plus encore.

Pour plus d’informations, consultez notre documentation sur les abonnements et notre documentation sur la facturation. Pour commencer à facturer vos clients et accepter des paiements avec Stripe, créez un compte ou contactez notre équipe commerciale.