Utmaning

Bröderna Julius och Lawrence Holmefjord-Sarabi lanserade Aureus Academy 2013 med en annan syn på musikutbildning: istället för att följa de strikta undervisningsmetoder som erbjuds på de flesta musikskolor, ville Aureus låta eleverna lära sig vad de vill med hjälp av ett uppslukande och individanpassat tillvägagångssätt. Aureus modell har varit framgångsrik och företaget har mött en stigande efterfrågan från elever genom att fortsätta öppna nya musikcenter i Singapore.

På Aureus insåg man att man för att underbygga denna tillväxt behövde gå över från kontant betalning – som vanligtvis används för utbildningstjänster i Singapore – till ett system baserat på betalkort som skulle göra det möjligt för företaget att lägga mindre tid på att hantera betalningar och mer tid på att betjäna elever. Aureus planerade också att byta sin abonnemangsmodell till att debitera ett kort i början av varje månad, istället för att manuellt ta betalt från varje elev.

År 2016 började Aureus implementera dessa ändringar med en betalleverantör som erbjöd grundläggande funktioner för fakturering och behandling av kreditkort, men den leverantörens begränsade tjänster gjorde att Aureus fortfarande hade mycket arbete att göra. Företagets ekonomipersonal var till exempel tvungen att manuellt avstämma transaktioner och fakturor, en tidskrävande och arbetskrävande process.

Det blev tydligt att Aureus behövde en ny betalningspartner med kapaciteten, infrastrukturen och flexibiliteten för att hantera företagets föränderliga modell. Förutom att ytterligare förenkla och automatisera fakturerings-, betalnings- och avstämningsprocessen ville Aureus ha mer flexibilitet att experimentera med prismodeller för att locka till sig och behålla elever. Ett annat viktigt behov var bättre betalnings- och rapporteringsfunktioner för att ge det växande företaget mer insyn i sin egen ekonomi.

Viktigast av allt var att Aureus ville minska den tid som deras team ägnade åt att hantera betalningar och fakturering. ”Jag ville att vårt teknikteam skulle fokusera mer på att bygga vår produkt, snarare än att bygga en infrastrukturrelaterad produkt som ett betalningssystem”, säger Julius Holmefjord-Sarabi, företagets grundare, teknikchef och ekonomichef.

Lösning

Aureus beslutade att ersätta sin ursprungliga betalleverantör med Stripe 2018 och lade gradvis till produkter från Stripes intäktssvit för att automatisera företagets hela livscykel – från prissättning och fakturering till debitering, avstämning och rapportering av betalningar. Dessutom började Aureus omvärdera sin företagsstruktur i 26 undervisningscenter och hur man effektivt hanterar penningflöden till varje musikcenter med hjälp av Stripe Connect.

Företaget implementerade först Stripe Payments för att behandla transaktioner med betalkort, vilket gjorde det möjligt för företaget att behandla dem från en central betalningshubb snarare än av personal på varje plats. Senare införde Aureus Stripe Billing för att ersätta sitt interna faktureringssystem, vilket gav företaget mer flexibilitet att erbjuda specialiserade lektionspaket och kampanjer, till exempel alternativ för att betala i förskott för ett års lektioner till ett rabatterat pris.

Aureus använde också Connect för att göra det möjligt för vart och ett av sina center att fakturera sina egna elever och få dessa betalningar debiterade genom Billing. Detta hjälpte till att effektivisera behandlingen av fakturor och gjorde det lättare att standardisera när abonnenter faktureras och debiteras för sina lektioner. Istället för att ha fordringar utspridda över hela månaden kunde Aureus förlägga majoriteten av dessa fakturor till början av varje månad. Förutom att förbättra kassaflödet slapp Aureus ekonomiteam också hantera kundfordringar eller hantera frågor som åldrande fakturor.

Införandet av Stripe Revenue Recognition hjälpte företaget att förenkla och automatisera sin process för redovisning och avstämning, vilket gav Aureus mer insikt i varje plats intäkter i realtid och deras ekonomiska resultat. För att ytterligare förbättra den ekonomiska synligheten implementerade Aureus också Stripe Sigma för att utveckla anpassade rapporter som kunde ligga till grund för datadrivna beslut.

Tack vare detta fleråriga engagemang arbetade Aureus nära Stripes professionella tjänster för att implementera nya produkter. Stripes team för professionella tjänster gav till exempel extra vägledning och expertis genom implementeringen av Billing, vilket hjälpte Aureus att anpassa kraven till produktfunktionerna och hantera särskilda användningsfall. Teamet hade ett nära samarbete med Aureus för att förbereda och planera hur migrationsprocessen skulle behandlas och vägledde den inledande lanseringen av Billing till flera center. Detta tillvägagångssätt hjälpte till att minimera riskerna och gjorde det möjligt för Aureus att gå vidare med mer än 25 andra platser under sex månader, vilket säkerställde att varje plats fungerade smidigt innan de gick vidare till nästa plats.

Aureus djupa integration med Stripe har på senare tid stöttat en omstrukturering av företaget som separerade majoriteten av center i oberoende dotterbolag till moderbolaget. Connect- integrationen hjälpte Aureus att skapa en effektiv, automatiserad plattform som gör det möjligt för varje center att sömlöst ta emot betalningar från Aureus moderbolag. Aureus arbetade med Stripes team för professionella tjänster för att förklara företagsstrukturen och utforma en integrationsplan.

”Teamet hjälpte till att konfigurera de första två eller tre platserna och förstå hur man kontrollerar och konfigurerar Connect”, säger Julius. ”Sedan var det bara att göra samma process 20 gånger och lite till.”

Resultat

Payments minskar tiden som läggs på fakturahantering med 90 %

Genom att integrera Payments kunde Aureus minimera det manuella arbete som företagets ekonomiteam behövde utföra för att avstämma betalningar mot fakturor. ”Det var en mardröm att behandla det här”, säger Julius. ”Efter att ha migrerat över till Stripe Payments hade vi full klarhet.”

Cirka 30 % av utvecklarnas tid sparades genom integrationen med Billing

Migreringen till Billing minskade avsevärt den tid som Aureus utvecklare brukade lägga på att underhålla sitt interna faktureringssystem. ”Istället lade de tid på att bygga förbättrade funktioner för vår inlärningsapp, som vi kunde lansera i år eftersom vi inte hanterar förändringar kring faktureringarna”, säger Julius. Genom att använda Stripe för AWS får företag som Aureus de verktyg som behövs för att effektivisera driften.

95 % av fakturorna betalas nu i början av varje månad

Billing och Connect hjälpte till att effektivisera och standardisera behandlingen av faktureringen. Istället för att skicka och betala fakturor under hela månaden kan Aureus nu ta ut huvuddelen av intäkterna från abonnemangen inom de första dagarna i varje månad.

Stripe banar väg för internationell expansion

Inom de kommande fem åren förväntar sig Aureus att vara verksamma på internationella marknader som Korea, Indonesien, Förenade Arabemiraten och USA. Med Stripes finansiella infrastruktur har Aureus Academy kunnat lansera nya platser 50 % snabbare, vilket avsevärt påskyndar tidslinjen för expansion. Julius förväntar sig att Stripe kommer att spela en nyckelroll i dessa planer för expansion, inklusive att enkelt ta emot flera valutor och betalningsmetoder med Billing, för att sömlöst integrera nya företag med Connect. ”Vi skulle inte kunna göra det utan Stripe”, säger han.