Uitdaging

De broers Julius en Lawrence Holmefjord-Sarabi hebben in 2013 Aureus Academy opgericht met een andere kijk op muziekonderwijs: in plaats van de vaste lesmethoden die de meeste muziekscholen gebruiken, laat Aureus studenten leren wat ze willen met een meeslepende en persoonlijke aanpak. Het model van Aureus is een succes en het bedrijf heeft aan de groeiende vraag van studenten voldaan door steeds nieuwe muziekcentra te openen in Singapore.

Om die groei te ondersteunen, besefte Aureus dat het moest overstappen van contante betalingen – die in Singapore veel worden gebruikt voor onderwijsdiensten – naar een systeem op basis van creditcards, waardoor het bedrijf minder tijd kwijt zou zijn aan het beheren van betalingen en meer tijd zou hebben om zijn missie om studenten van dienst te zijn na te streven. Aureus was ook van plan om zijn abonnementsmodel te veranderen, zodat aan het begin van elke maand de geregistreerde kaart zou worden belast in plaats van handmatig betalingen van elke student te innen.

In 2016 begon Aureus met het doorvoeren van die veranderingen met een betalingsprovider die basisfacturering en creditcardverwerking aanbood, maar door de beperkte diensten van die provider had Aureus nog steeds veel werk. Zo moesten de financiële medewerkers transacties en facturen handmatig afstemmen, een tijdrovend en arbeidsintensief proces.

Het werd duidelijk dat Aureus een nieuwe betalingspartner nodig had met de mogelijkheden, infrastructuur en flexibiliteit om het zich ontwikkelende model van het bedrijf te ondersteunen. Naast het verder vereenvoudigen en automatiseren van het facturerings-, betalings- en afstemmingsproces, wilde Aureus meer flexibiliteit om te experimenteren met prijsmodellen om studenten aan te trekken en te behouden. Een andere belangrijke behoefte was betere betalingsgegevens en rapportagemogelijkheden om het groeiende bedrijf meer inzicht te geven in zijn eigen financiën.

Het belangrijkste was dat Aureus de tijd die het team besteedde aan het beheren van betalingen en facturering wilde verminderen. "Ik wilde dat ons technische team zich meer zou richten op het ontwikkelen van ons product in plaats van op het bouwen van een infrastructuurgerelateerd product zoals een betalingssysteem", aldus Julius Holmefjord-Sarabi, medeoprichter, chief technology officer en chief financial officer van het bedrijf.

Oplossing

Aureus besloot in 2018 om zijn oude betalingsprovider te vervangen door Stripe en voegde beetje bij beetje producten uit Stripe's Revenue-pakket toe om de hele inkomstencyclus van het bedrijf te automatiseren, van prijsbepaling en facturering tot betalingsinning, afstemming en rapportage. Daarnaast begon Aureus ook zijn bedrijfsstructuur in 26 onderwijscentra te herzien en te kijken hoe het de geldstromen naar elk muziekcentrum efficiënt kon beheren met Stripe Connect.

Het bedrijf implementeerde eerst Stripe Payments om creditcardtransacties te verwerken, waardoor het bedrijf deze vanuit een centrale betalingshub kon verwerken in plaats van door medewerkers op elke locatie. Later nam Aureus Stripe Billing in gebruik ter vervanging van zijn interne factureringssysteem, waardoor het bedrijf meer flexibiliteit kreeg om gespecialiseerde lespakketten en promoties aan te bieden, zoals de mogelijkheid om een jaar les vooraf te betalen tegen een gereduceerd tarief.

Aureus gebruikte Connect ook om elk van zijn centra in staat te stellen zijn eigen studenten te factureren en die betalingen via Billing te innen. Dat hielp het factureringsproces te stroomlijnen en maakte het gemakkelijker om te standaardiseren wanneer abonnees worden gefactureerd en in rekening worden gebracht voor hun lessen. In plaats van vorderingen verspreid over de maand, kon Aureus het grootste deel van die facturen naar het begin van elke maand verschuiven. Dit verbeterde niet alleen de cashflow, maar zorgde er ook voor dat het financiële team van Aureus zich niet meer hoefde bezig te houden met het beheer van debiteuren of met zaken als verouderde facturen.

Door Stripe Revenue Recognition te gebruiken, kon het bedrijf zijn boekhouding en afstemming vereenvoudigen en automatiseren, waardoor Aureus meer inzicht kreeg in de realtime inkomsten en financiële prestaties van elke locatie. Om de financiële zichtbaarheid nog verder te verbeteren, heeft Aureus ook Stripe Sigma geïmplementeerd om aangepaste rapporten te maken die kunnen helpen bij het nemen van datagestuurde beslissingen.

Tijdens deze meerjarige samenwerking werkte Aureus nauw samen met Stripe professional services om nieuwe producten te implementeren. Het professional services-team van Stripe gaf bijvoorbeeld extra begeleiding en expertise bij de implementatie van Billing, waardoor Aureus de vereisten kon afstemmen op de productfuncties en speciale gebruikssituaties kon doorlopen. Het team werkte nauw samen met Aureus om het migratieproces voor te bereiden en te plannen, en begeleidde de eerste uitrol van Billing naar verschillende centra. Deze aanpak hielp het risico te minimaliseren en stelde Aureus in staat om in zes maanden tijd meer dan 25 andere locaties te migreren, waarbij ervoor werd gezorgd dat elke locatie soepel draaide voordat werd overgegaan naar de volgende locatie.

De diepgaande integratie van Aureus met Stripe heeft recentelijk een bedrijfsherstructurering ondersteund waarbij het merendeel van de centra werd afgesplitst tot onafhankelijke dochterondernemingen van het moederbedrijf. De Connect-integratie hielp Aureus bij het creëren van een gestroomlijnd, geautomatiseerd platform waarmee elk centrum naadloos betalingen van het moederbedrijf Aureus kan ontvangen. Aureus werkte samen met het professionele serviceteam van Stripe om de bedrijfsstructuur uit te leggen en een integratieplan op te stellen.

"Het team was behulpzaam bij het opzetten van de eerste twee of drie locaties en het begrijpen van hoe Connect te beheren en configureren", aldus Julius. "Daarna was het gewoon een kwestie van hetzelfde proces meer dan twintig keer herhalen."

Resultaten

Betalingen verminderen de tijd die je kwijt bent aan het beheren van facturen met 90%

Door Payments te integreren, kon Aureus het handmatige werk dat het financiële team moest doen om betalingen en facturen op elkaar af te stemmen, tot een minimum beperken. "Het beheren van dit proces was vroeger een nachtmerrie", aldus Julius. "Na de overstap naar Stripe Payments hadden we volledig overzicht."

Ongeveer 30% van de ontwikkelaarstijd bespaard door de integratie van Billing

Door de overstap naar Billing hebben de ontwikkelaars van Aureus veel minder tijd nodig om hun eigen factureringssysteem te onderhouden. "In plaats daarvan hebben ze tijd besteed aan het bouwen van verbeterde functies voor onze leerapp, die we dit jaar kunnen uitrollen omdat we niet bezig zijn met veranderingen rond een factureringsproduct", aldus Julius. Door Stripe op AWS te gebruiken, krijgen bedrijven als Aureus de tools om hun operaties te stroomlijnen.

95% van de facturen wordt nu aan het begin van elke maand betaald

Billing and Connect heeft geholpen om het factureringsproces te stroomlijnen en te standaardiseren. In plaats van dat facturen gedurende de hele maand worden verstuurd en betaald, kan Aureus nu het grootste deel van zijn abonnementsinkomsten binnen de eerste paar dagen van elke maand innen.

Stripe maakt de weg vrij voor internationale groei

Aureus denkt dat ze binnen vijf jaar centra hebben in landen als Korea, Indonesië, de Verenigde Arabische Emiraten en de VS. Dankzij de financiële infrastructuur van Stripe heeft Aureus Academy nieuwe locaties 50% sneller kunnen openen, waardoor hun groei veel sneller gaat. Julius denkt dat Stripe een belangrijke rol gaat spelen in die groeiplannen, bijvoorbeeld door makkelijk meerdere valuta's en betaalmethoden te accepteren met Billing en door nieuwe bedrijven soepel te integreren met Connect. "Zonder Stripe zouden we dit niet kunnen doen", zegt hij.