Desafío

Los hermanos Julius y Lawrence Holmefjord-Sarabi lanzaron la Academia Aureus en 2013 con un enfoque diferente en la formación musical: en lugar de seguir los rígidos métodos de instrucción que se ofrecen en la mayoría de las escuelas de música, Aureus permite que los estudiantes aprendan lo que quieran a través de un enfoque inmersivo e individualizado. El modelo de Aureus ha sido un éxito, y la empresa cumplió con la creciente demanda de estudiantes abriendo constantemente nuevos centros de música en todo Singapur.

Para admitir ese crecimiento, Aureus se dio cuenta de que necesitaba pasar de los pagos en efectivo, que se utilizan habitualmente para los servicios educativos en Singapur, a un sistema basado en tarjetas de crédito que permitiera a la empresa dedicar menos tiempo a la gestión de los pagos y más tiempo en su misión de servir a los estudiantes. Aureus también planeó cambiar su modelo de suscripción para cobrar a una tarjeta archivada al principio de cada mes en lugar de aceptar pagos manualmente de cada estudiante.

En 2016, Aureus comenzó a implementar esos cambios con un proveedor de servicios de pago que ofrecía funcionalidades básicas de facturación y procesamiento de tarjetas de crédito, pero los servicios limitados de ese proveedor seguían dejando a Aureus con mucho trabajo. Por ejemplo, su equipo financiero tenía que conciliar manualmente las transacciones y las facturas, un proceso que requería mucho tiempo y trabajo.

Estaba claro que Aureus necesitaba un nuevo socio de pagos con la funcionalidad, la infraestructura y la flexibilidad necesarias para admitir el modelo en evolución de la empresa. Además de simplificar y automatizar aún más el proceso de facturación, pago y conciliación, Aureus quería más flexibilización para experimentar con modelos de precios para atraer y retener a los estudiantes. Otra necesidad clave era mejorar los datos de pago y las funcionalidades de elaboración de informes para dar a la empresa en crecimiento una mayor visibilidad de sus propias finanzas.

Y lo que es más importante, Aureus quería reducir el tiempo que su equipo dedicaba a gestionar los pagos y la facturación. «Quería que nuestro equipo técnico se centrara más en crear nuestro producto que en crear un producto relacionado con la infraestructura, como un sistema de pagos», afirma Julius Holmefjord-Sarabi, cofundador, director de tecnología y director financiero de la empresa.

Solución

Aureus decidió sustituir a su proveedor de servicios de pagos original por Stripe en 2018, añadiendo gradualmente productos del paquete de Revenue de Stripe para ayudar a automatizar todo el ciclo de vida de los ingresos de la empresa: desde la fijación de precios y la facturación hasta el cobro, la conciliación y la generación de informes. Además, Aureus también comenzó a reevaluar su estructura corporativa a través de 26 centros de enseñanza para poder gestionar de manera efectiva los flujos de fondos a cada centro de música utilizando Stripe Connect.

La empresa implantó en primer lugar Stripe Payments para procesar las transacciones con tarjeta de crédito, lo que permitió a la empresa procesarlas desde un centro de pagos central, en lugar de hacerlo con personal en cada lugar. Más tarde, Aureus adoptó Stripe Billing para sustituir su sistema de facturación interno, lo que le otorgó a la empresa más flexibilidad para ofrecer paquetes de clases y promociones especializados, como opciones para pagar por adelantado un año de clases a un precio con descuento.

Aureus también utilizó Connect para permitir que cada uno de sus centros facturara a sus propios alumnos y que esos pagos se cobraran a través de Billing. Eso ayudó a agilizar el proceso de facturación y facilitó la estandarización del momento en que se factura y se acepta el pago de las clases a los abonados. En lugar de tener los cobros repartidos a lo largo del mes, Aureus pudo concentrar a la mayoría de esas facturas al principio de cada mes. Además de mejorar el flujo de caja, eso también evitó que el equipo financiero de Aureus tuviera que gestionar las cuentas por cobrar o lidiar con problemas como la antigüedad de las facturas.

La adopción de Stripe Revenue Recognition ayudó a la empresa a simplificar y automatizar su proceso de contabilidad y conciliación, proporcionando a Aureus más información sobre los ingresos y el rendimiento financiero en tiempo real de cada lugar. Para mejorar aún más la visibilidad financiera, Aureus también implementó Stripe Sigma para desarrollar informes personalizados que pudieran determinar decisiones basadas en datos.

A través de este compromiso plurianual, Aureus trabajó estrechamente con los servicios profesionales de Stripe para implementar nuevos productos. Por ejemplo, el equipo de servicios profesionales de Stripe proporcionó orientación y experiencia adicionales durante la implementación de Billing, ayudando a Aureus a alinear los requisitos con las funcionalidades del producto y trabajando en casos de uso especiales. El equipo trabajó estrechamente con Aureus en la preparación y planificación del proceso de migración, guiando el despliegue inicial de Billing en varios centros. Este enfoque ayudó a minimizar el riesgo y permitió a Aureus avanzar con más de otros 25 lugares a lo largo de seis meses, asegurándose de que cada lugar funcionaba sin problemas antes de pasar al siguiente lugar.

La profunda integración de Aureus con Stripe ha admitido más recientemente una reestructuración corporativa que separó a la mayoría de los centros en filiales independientes de la empresa matriz. La integración de Connect ayudó a Aureus a crear una plataforma ágil y automatizada que permite a cada centro recibir sin problemas los pagos de la empresa matriz de Aureus. Aureus trabajó con el equipo de servicios profesionales de Stripe para explicar la estructura corporativa e idear un plan de integración.

«El equipo nos ayudó a poner en marcha los dos o tres primeros lugares y a entender cómo controlar y configurar Connect», dijo Julius. «Luego sólo fue cuestión de hacer el mismo proceso más de 20 veces».

Resultados

Payments reduce en un 90 % el tiempo dedicado a la gestión de facturas

Al integrar Payments, Aureus pudo minimizar la cantidad de trabajo manual que su equipo financiero necesitaba para conciliar los pagos con las facturas. «Gestionar este proceso solía ser una pesadilla», dijo Julius.«Después de migrar a Stripe Payments, tuvimos total claridad».

Aproximadamente un 30 % del tiempo de los desarrolladores se ahorra con la integración de Billing

La migración a Billing redujo sustancialmente el tiempo que los desarrolladores de Aureus dedicaban a mantener su sistema de facturación interno. «En su lugar, dedicaron tiempo a crear funcionalidades mejoradas para nuestra aplicación de aprendizaje, que podemos implementar este año porque no estamos lidiando con cambios en torno a un producto de facturación», dijo Julius. El uso de Stripe en AWS proporciona a empresas como Aureus las herramientas para agilizar las operaciones

El 95 % de las facturas se pagan ahora a principios de cada mes

Billing y Connect ayudaron a agilizar y estandarizar el proceso de facturación. En lugar de enviar y pagar las facturas a lo largo del mes, Aureus puede ahora cobrar la mayor parte de sus ingresos por suscripción en los primeros días de cada mes.

Stripe allana el camino para su expansión internacional

En los próximos cinco años, Aureus espera estar operando centros en mercados internacionales como Corea, Indonesia, Emiratos Árabes Unidos y EE. UU. Con la infraestructura financiera de Stripe, Aureus Academy ha podido poner en marcha nuevos lugares un 50 % más rápido, acelerando significativamente su historial de expansión. Julius espera que Stripe desempeñe una función clave en esos planes de expansión, incluida la aceptación de múltiples monedas y métodos de pago fáciles con Billing, hasta la integración sin problemas de nuevas entidades empresariales con Connect. «No podríamos hacerlo sin Stripe», afirmó.