Desafío

Los hermanos Julius y Lawrence Holmefjord-Sarabi lanzaron la Academia Aureus en 2013 con un enfoque diferente de la educación musical: en lugar de seguir los rígidos métodos de enseñanza que se ofrecen en la mayoría de las escuelas de música, Aureus dejaba a los estudiantes aprender lo que quisieran utilizando un enfoque inmersivo e individualizado. El modelo de Aureus ha sido un éxito y la empresa ha satisfecho la creciente demanda de estudiantes abriendo constantemente nuevos centros de música en todo Singapur.

Para apoyar ese crecimiento, Aureus se dio cuenta de que necesitaba pasar de los pagos en efectivo, que se utilizan habitualmente para los servicios educativos en Singapur, a un sistema basado en tarjetas de crédito que permitiera a la empresa dedicar menos tiempo a la gestión de los pagos y más a su misión de enseñar a los estudiantes. Aureus también planeó cambiar su modelo de suscripción para efectuar un cargo en una tarjeta almacenada al principio de cada mes en lugar de cobrar manualmente los pagos de cada estudiante.

En 2016, Aureus comenzó a aplicar esos cambios con un proveedor de pagos que ofrecía funcionalidades básicas de facturación y procesamiento de tarjetas de crédito, pero los limitados servicios de ese proveedor seguían dejando a Aureus con mucho trabajo. Por ejemplo, su personal financiero tenía que conciliar manualmente las transacciones y las facturas, un proceso que requería mucho tiempo y trabajo.

Estaba claro que Aureus necesitaba un nuevo socio de pagos con la funcionalidad, la infraestructura y la flexibilidad necesarias para aceptar el modelo evolutivo de la empresa. Además de simplificar y automatizar aún más el proceso de facturación, pago y conciliación, Aureus quería más flexibilidad para experimentar con modelos de precios a fin de atraer y retener a los estudiantes. Otra necesidad clave era mejorar los datos de pago y las funcionalidades de elaboración de informes para dar a la empresa en crecimiento una mayor visibilidad de sus propias finanzas.

Y lo que es más importante, Aureus quería reducir el tiempo que su equipo dedicaba a gestionar los pagos y la facturación. «Quería que nuestro equipo técnico se centrara más en crear nuestro producto que en crear un producto relacionado con la infraestructura, como un sistema de pagos», afirma Julius Holmefjord-Sarabi, cofundador, Director de Tecnología y Director Financiero de la empresa.

Solución

Aureus decidió sustituir a su proveedor de pagos original por Stripe en 2018, añadiendo gradualmente productos del paquete Revenue de Stripe para ayudar a automatizar todo el ciclo de ingresos de la empresa: desde la fijación de precios y la facturación hasta el cobro, la conciliación y la generación de informes. Además, Aureus también comenzó a reevaluar su estructura corporativa en 26 centros de enseñanza y la gestión eficiente de los flujos de fondos en cada centro de música utilizando Stripe Connect.

La empresa implantó en primer lugar Stripe Payments para procesar las transacciones con tarjeta de crédito, lo que permitió a la empresa procesarlas desde un centro de pagos central, en lugar de hacerlo con personal en cada sitio. Más tarde, Aureus adoptó Stripe Billing para sustituir su sistema de facturación interno, lo que dio a la empresa más flexibilidad para ofrecer paquetes de clases especializados y promociones, como opciones para pagar por adelantado un año de clases con un descuento en el precio.

Aureus también utilizó Connect para permitir que cada uno de sus centros facturara a sus propios alumnos y que esos pagos se cobraran a través de Billing. Eso ayudó a agilizar el proceso de facturación y facilitó la estandarización de facturación y cobro a los estudiantes por sus clases. En lugar de tener los cobros repartidos a lo largo del mes, Aureus pudo emitir la mayoría de esas facturas al principio de cada mes. Además de mejorar el flujo de caja, eso también evitó que el equipo financiero de Aureus tuviera que gestionar las cuentas por cobrar o lidiar con problemas como el vencimiento de las facturas.

La adopción de Stripe Revenue Recognition ayudó a la empresa a simplificar y automatizar su proceso de contabilidad y conciliación, proporcionando a Aureus más información sobre los ingresos y el rendimiento financiero en tiempo real de cada centro. Para mejorar aún más la visibilidad financiera, Aureus también implementó Stripe Sigma a fin de desarrollar informes personalizados que pudieran orientar decisiones basadas en datos.

A través de este compromiso plurianual, Aureus trabajó estrechamente con los servicios profesionales de Stripe para implementar nuevos productos. Por ejemplo, el equipo de servicios profesionales de Stripe proporcionó orientación y experiencia adicionales durante la implementación de Billing, ayudando a Aureus a alinear los requisitos con las funciones del producto y trabajando en casos de uso especiales. El equipo trabajó estrechamente con Aureus para preparar y planificar el proceso de migración, guiando el despliegue inicial de Billing en varios centros. Este enfoque ayudó a minimizar el riesgo y permitió a Aureus con más de 25 centros a lo largo de seis meses, asegurándose de que cada una funcionaba sin problemas antes de pasar a la siguiente.

La profunda integración de Aureus con Stripe ha aceptado más recientemente una reestructuración corporativa que ha separado a la mayoría de los centros en filiales independientes de la empresa matriz. La integración de Connect ayudó a Aureus a crear una plataforma ágil y automatizada que permite a cada centro recibir sin problemas los pagos de la empresa matriz de Aureus. Aureus trabajó con el equipo de servicios profesionales de Stripe para explicar la estructura corporativa e idear un plan de integración.

«El equipo nos ayudó a poner en marcha los dos o tres primeros centros y a entender cómo controlar y configurar Connect», dice Julius. «Luego sólo fue cuestión de hacer el mismo proceso 20 veces más».

Resultados

Payments reduce en un 90 % el tiempo dedicado a la gestión de facturas

Al integrar Payments, Aureus ha podido minimizar la cantidad de trabajo manual que su equipo financiero necesitaba para conciliar los pagos con las facturas. «Gestionar este proceso solía ser una pesadilla», dijo Julius. "Después de migrar a Stripe Payments, logramos total claridad".

Aproximadamente, los desarrolladores ahorran un 30 % de su tiempo gracias a la integración de Billing

La migración a Billing redujo sustancialmente el tiempo que los desarrolladores de Aureus dedicaban a mantener su sistema de facturación interno. «En su lugar, dedican tiempo a crear funciones mejoradas para nuestra aplicación de aprendizaje, que podemos cambiar este año porque no tenemos que lidiar con cambios para un producto de facturación», afirma Julius. El uso de Stripe en AWS proporciona a empresas como Aureus las herramientas necesarias para agilizar las operaciones.

El 95 % de las facturas se paga ahora a principios de cada mes

Billing y Connect ayudaron a agilizar y estandarizar el proceso de facturación. En lugar de enviar y pagar las facturas a lo largo del mes, Aureus puede ahora cobrar la mayor parte de sus ingresos por suscripción a principios de mes.

Stripe prepara el terreno para su expansión internacional

En los próximos cinco años, Aureus espera estar operando centros en mercados internacionales como Corea, Indonesia, Emiratos Árabes Unidos y EE. UU. Con la infraestructura financiera de Stripe, Aureus Academy ha podido poner en marcha nuevos centros un 50% más rápido, acelerando significativamente su calendario expansión. Julius espera que Stripe desempeñe una función clave en esos planes de expansión, incluida la aceptación de múltiples divisas y métodos de pago fácilmente con Billing, para integrar sin problemas nuevas entidades empresariales con Connect. «No podríamos hacerlo sin Stripe», afirma.