Défi

Les frères Julius et Lawrence Holmefjord-Sarabi ont lancé Aureus Academy en 2013 avec une approche différente de l’enseignement musical : plutôt que de suivre les méthodes d’enseignement rigides proposées par la plupart des écoles de musique, Aureus permet aux élèves d’apprendre ce qu’ils veulent grâce à une approche immersive et personnalisée. Le modèle d’Aureus a été couronné de succès, et l’entreprise a répondu à la demande croissante des élèves en ouvrant régulièrement de nouveaux centres musicaux à Singapour.

Pour soutenir cette croissance, Aureus a réalisé qu’elle devait passer des paiements en espèces, couramment utilisés pour les services éducatifs à Singapour, à un système basé sur les cartes de crédit qui lui permettrait de consacrer moins de temps à la gestion des paiements et plus de temps à sa mission au service des élèves. Aureus a également prévu de modifier son modèle d’abonnement afin de débiter la carte enregistrée au début de chaque mois plutôt que de collecter manuellement les paiements auprès de chaque élève.

En 2016, Aureus a commencé à mettre en œuvre ces changements avec un prestataire de services de paiement qui offrait des fonctionnalités de base en matière de facturation et de traitement des cartes de crédit, mais les services limités de ce prestataire laissaient encore beaucoup de travail à Aureus. Par exemple, son personnel financier devait rapprocher manuellement les transactions et les factures, un processus long et fastidieux.

Il est devenu évident qu’Aureus avait besoin d’un nouveau partenaire de paiement disposant des capacités, de l’infrastructure et de la flexibilité nécessaires pour soutenir le modèle en pleine évolution de l’entreprise. Outre la simplification et l’automatisation accrues des processus de facturation, de paiement et de rapprochement, Aureus souhaitait bénéficier d’une plus grande flexibilité pour tester différents modèles de tarification afin d’attirer et de fidéliser les étudiants. Un autre besoin essentiel était l’amélioration des données de paiement et des capacités de reporting afin de donner à l’entreprise en pleine croissance une meilleure visibilité sur ses propres finances.

Plus important encore, Aureus souhaitait réduire le temps consacré par son équipe à la gestion des paiements et de la facturation. « Je voulais que notre équipe technique se concentre davantage sur le développement de notre produit plutôt que sur la création d’un produit lié à l’infrastructure, comme un système de paiement », a déclaré Julius Holmefjord-Sarabi, cofondateur, directeur technique et directeur financier de l’entreprise.

Solution

Aureus a décidé de remplacer son prestataire de services de paiement initial par Stripe en 2018, ajoutant progressivement des produits de la suite Revenus de Stripe afin d’automatiser l’ensemble du cycle de vie des revenus de l’entreprise, de la tarification et la facturation à l’encaissement des paiements, en passant par le rapprochement et le reporting. De plus, Aureus a également commencé à réévaluer sa structure d’entreprise dans ses 26 centres d’enseignement et la manière de gérer efficacement les flux financiers vers chaque centre musical à l’aide de Stripe Connect.

L’entreprise a d’abord mis en place Stripe Payments pour traiter les transactions par carte de crédit, ce qui lui a permis de les traiter à partir d’un centre de paiement centralisé, plutôt que par le personnel de chaque site. Plus tard, Aureus a adopté Stripe Billing pour remplacer son système de facturation interne, ce qui a donné à l’entreprise plus de flexibilité pour proposer des forfaits de cours spécialisés et des promotions, telles que des options de prépaiement pour une année de cours à un tarif réduit.

Aureus a également utilisé Connect pour permettre à chacun de ses centres de facturer ses propres élèves et de percevoir ces paiements via Billing. Cela a permis de simplifier le processus de facturation et de faciliter la standardisation des dates de facturation et de prélèvement des abonnés pour leurs cours. Au lieu d’avoir des créances réparties sur tout le mois, Aureus a pu regrouper la majorité de ces factures au début de chaque mois. En plus d’améliorer la trésorerie, cela a également évité à l’équipe financière d’Aureus d’avoir à gérer les comptes débiteurs ou à traiter des problèmes, tels que l’ancienneté des factures.

L’adoption de Stripe Revenue Recognition a aidé l’entreprise à simplifier et à automatiser son processus de comptabilité et de rapprochement, donnant à Aureus plus d’informations sur les revenus et les performances financières en temps réel de chaque site. Afin d’améliorer encore la visibilité financière, Aureus a également mis en place Stripe Sigma pour développer des rapports personnalisés pouvant éclairer les décisions basées sur les données.

Au cours de cette collaboration pluriannuelle, Aureus a travaillé en étroite collaboration avec les services aux entreprises de Stripe pour mettre en œuvre de nouveaux produits. Par exemple, l’équipe des services professionnels de Stripe a fourni des conseils et une expertise supplémentaires lors de la mise en œuvre de la facturation, aidant Aureus à aligner ses exigences sur les fonctionnalités du produit et à traiter des cas d’utilisation particuliers. L’équipe a travaillé en étroite collaboration avec Aureus pour préparer et planifier le processus de migration, en guidant le déploiement initial de la facturation dans plusieurs centres. Cette approche a permis de minimiser les risques et a permis à Aureus de passer à plus de 25 autres sites en six mois, en s’assurant que chaque site fonctionnait correctement avant de passer au suivant.

L’intégration profonde d’Aureus avec Stripe a récemment permis de soutenir une restructuration de l’entreprise qui a séparé la majorité des centres en filiales indépendantes de la société mère. L’intégration Connect a aidé Aureus à créer une plateforme simplifiée et automatisée qui permet à chaque centre de recevoir de manière transparente les paiements de la société mère Aureus. Aureus a travaillé avec l’équipe des services aux entreprises de Stripe pour expliquer la structure de l’entreprise et élaborer un plan d’intégration.

« L’équipe nous a aidés à mettre en place les deux ou trois premiers sites et à comprendre comment contrôler et configurer Connect », a déclaré Julius. « Ensuite, il s’agissait simplement de répéter le même processus plus de 20 fois. »

Résultats

Payments réduit de 90 % le temps consacré à la gestion des factures

En intégrant Payments, Aureus a pu réduire au minimum le travail manuel que son équipe financière devait effectuer pour rapprocher les paiements et les factures. « La gestion de ce processus était auparavant un véritable cauchemar », explique Julius. « Après être passés à Stripe Payments, tout est devenu parfaitement clair. »

Environ 30 % du temps de développement économisé grâce à l’intégration de la facturation

La migration vers Billing a considérablement réduit le temps que les développeurs d’Aureus consacraient à la maintenance de son système de facturation interne. « Ils ont pu consacrer ce temps à l’amélioration des fonctionnalités de notre application d’apprentissage, que nous avons pu déployer cette année, car nous n’avons pas eu à gérer les changements liés à un produit de facturation », explique Julius. L’utilisation de Stripe sur AWS fournit à des entreprises comme Aureus les outils nécessaires pour simplifier leurs opérations.

95 % des factures sont désormais payées au début de chaque mois

Billing et Connect ont permis de simplifier et de normaliser le processus de facturation. Au lieu d’envoyer et de payer les factures tout au long du mois, Aureus est désormais en mesure de percevoir la majeure partie de ses revenus d’abonnement dans les premiers jours de chaque mois.

Stripe ouvre la voie à l’expansion internationale

Au cours des cinq prochaines années, Aureus prévoit d’ouvrir des centres sur les marchés internationaux, tels que la Corée, l’Indonésie, les Émirats arabes unis et les États-Unis. Grâce à l’infrastructure financière de Stripe, Aureus Academy a pu ouvrir de nouveaux sites 50 % plus rapidement, accélérant ainsi considérablement son calendrier d’expansion. Julius s’attend à ce que Stripe joue un rôle clé dans ces projets d’expansion, notamment en acceptant facilement plusieurs devises et modes de paiement avec Billing, et en intégrant de manière transparente de nouvelles entités commerciales avec Connect. « Nous ne pourrions pas y arriver sans Stripe », a-t-il déclaré.