Zodra je je eerste factuur verstuurt als eenmanszaak in Zweden, zul je ontdekken hoeveel werk dat met zich meebrengt. Binnenlandse klanten verwachten meestal facturen in Zweedse kronen (SEK) die lokale betaalmethoden accepteren. Voor het factureren aan EU-klanten moet je verschillende regels voor belasting over de toegevoegde waarde (btw) volgen en heb je mogelijk een internationaal bankrekeningnummer (IBAN) of SWIFT-code nodig. Als je deze details begrijpt, kun je voldoen aan de regels van de Zweedse belastingdienst (Skatteverket), je facturen sneller laten goedkeuren en voorkomen dat je btw betaalt die je niet verschuldigd bent.

Hieronder leggen we de factureringsregels voor eenmanszaken in Zweden uit.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe werkt facturering voor eenmanszaken in Zweden?
  
• Wat moet er op een factuur van een eenmanszaak staan?
  
• Hoe factureer je als eenmanszaak aan binnenlandse klanten?
  
• Hoe factureer je binnen de EU als eenmanszaak?
  
• Hoe factureer je klanten buiten de EU?
  
• Hoe Stripe Invoicing kan helpen
  

Hoe werkt facturering voor eenmanszaken in Zweden?

Factureren als eenmanszaak (enskild firma in het Zweeds) werkt ongeveer hetzelfde als factureren voor elk ander Zweeds bedrijf. Eenmanszaken moeten dezelfde wettelijke info op hun facturen zetten, dezelfde boekhoudregels volgen en hun facturen op tijd versturen. Het verschil is dat je geen apart btw-nummer hebt voor een eenmanszaak. In plaats daarvan is je identificatienummer je persoonlijke identificatienummer (personnummer in het Zweeds). Als je geregistreerd bent voor btw, is je btw-nummer "SE", gevolgd door je personnummer en vervolgens "01". Vermeld dit op elke btw-factuur en vermeld "Godkänd för F-skatt". Dit geeft aan dat je zelf je belastingen en sociale premies regelt, zodat klanten deze niet inhouden.

Wat moet er op een factuur van een eenmanszaak staan?

Een factuur is een juridisch document en als je belangrijke details weglaat, kan dat leiden tot vertraging in de betaling of problemen met de compliance.

Dit moet je erbij zetten.

Bedrijfsgegevens

• Je volledige naam of geregistreerde handelsnaam, adres en contactgegevens

• Je btw-nummer, als je btw-plichtig bent

• De regel "Godkänd för F-skatt" om te laten zien dat je zelf je belastingen regelt

Klantgegevens

• De wettelijke naam of bedrijfsnaam en het adres van de klant

• Voor B2B-betalingen binnen de EU, het btw-nummer van de klant

Factuuridentificatiegegevens

• Een uniek, opeenvolgend factuurnummer (zonder gaten in de reeks)

• Factuurdatum en de leverings- of servicedatum (als die anders zijn)

Factuurregels

• Duidelijke beschrijvingen van goederen of diensten

• Hoeveelheden, prijzen per stuk en totalen zonder btw

• BTW-tarieven voor elk artikel en aangegeven vrijstellingen, indien van toepassing

Btw-gegevens

• BTW-tarief en bedrag, of een duidelijke opmerking als 0% van toepassing is (bijv. "Verleggingsregeling", "Export – 0% BTW", "BTW-vrij")
  

Totaal verschuldigd bedrag

• Het totaalbedrag, inclusief btw indien van toepassing
  

Betalingsvoorwaarden

• Een concrete vervaldatum (bijvoorbeeld 'Vervalt op 30/10/2025')

• Manieren om te betalen die je kunt gebruiken (zoals Bankgirot, Autogiro, Swish, bankoverschrijving)

• Een opmerking dat je het recht hebt om rente in rekening te brengen bij te late betaling, indien van toepassing

Een factuur die aan de regels voldoet, is een juridische bescherming voor eenmanszaken. Het is ook een teken van vertrouwen, waarmee je klanten laat zien dat je professioneel bent en het voor hun financiële teams makkelijker maakt om betalingen goed te keuren.

Hoe factureer je als eenmanszaak aan binnenlandse klanten?

Het factureren aan Zweedse klanten gaat volgens een vast stramien.

Als je geregistreerd bent voor btw, voeg dan het juiste Zweedse btw-tarief toe: 25% voor de meeste verkopen, 12% voor eten en drinken en 6% voor boeken, musea en vervoer. Vermeld het btw-tarief en het bedrag apart, en daarna het totaalbedrag inclusief btw. Als je bedrijf vrijgesteld is omdat je jaarlijkse omzet minder dan 120.000 SEK is, hoef je geen btw in rekening te brengen. Vermeld in plaats daarvan op de factuur waarom er geen btw wordt toegepast.

Vermeld ook binnenlandse betalingsgegevens, zoals een Bankgirot- of Swish-nummer. Vermeld eventuele rente bij te late betaling als je van plan bent deze in rekening te brengen.

Hoe factureer je binnen de EU als eenmanszaak?

Om EU-klanten te factureren, moet je het scenario afstemmen op de juiste btw-regel en de juiste ID's en opmerkingen vermelden. Als je aan deze vereisten voldoet, zijn je facturen conform en gemakkelijker te verwerken voor je klanten.

Hier is een algemene checklist voor deze facturen:

• Zet altijd je btw-nummer erop en voeg het btw-nummer van de klant toe voor B2B-betalingen.

• Zeg duidelijk of er geen btw wordt berekend en waarom (bijvoorbeeld 'verleggingsregeling btw').

• Gebruik de juiste valuta en taal voor duidelijkheid.

• Doe je aangifte goed: Zweedse btw-aangifte en EC-verkooplijst voor B2B, of One Stop Shop (OSS) btw-aangifte, als dat van toepassing is, voor B2C.

Hieronder wordt nader ingegaan op hoe je facturen voor elke categorie opstelt.

B2C

Voor B2C-verkopen binnen de EU wordt standaard Zweedse btw in rekening gebracht. Als je totale B2C-verkopen binnen de EU meer dan € 10.000 per jaar bedragen, breng je in plaats daarvan het lokale btw-tarief van de klant in rekening onder de OSS.

B2B

EU B2B-verkopen worden intracommunautaire leveringen genoemd. Als de koper een geldig btw-nummer heeft, geldt de verleggingsregeling en betaalt de klant de btw in zijn land. Op je factuur moet hun btw-nummer staan en een opmerking zoals 'Intra-EU-levering – 0% btw'. Bewaar het bewijs van transport om het tarief van 0% te kunnen rechtvaardigen.

Hoe factureer je klanten buiten de EU?

Als je buiten de EU verkoopt, zijn de btw-regels makkelijker. Voor export, of het nu om goederen of diensten gaat, geldt een nultarief voor Zweedse btw. Op je facturen moet je nog steeds aangeven waarom er geen btw in rekening wordt gebracht, en je moet deze export nog steeds aangeven in je Zweedse btw-aangifte. Je moet ook rekening houden met de taal, valuta en betaalmethode. Vermeld je IBAN- en SWIFT- of Bank Identifier Code (BIC)-gegevens, niet alleen Bankgirot, en factureer in gangbare valuta (bijv. Amerikaanse dollars, euro's) en in het Engels, tenzij anders overeengekomen.

Op de factuur moet duidelijk 'Export – 0% btw' staan. Bewaar bewijzen van het transport van goederen (bijvoorbeeld douaneformulieren, verzenddocumenten) voor het geval Skatteverket controleert waarom er geen btw in rekening is gebracht. Je koper betaalt meestal invoerrechten of belastingen wanneer de goederen aankomen. Het is misschien een goed idee om hen hier vooraf op te wijzen.

De voordelen van Stripe Invoicing

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt bedrijven sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je daarvoor hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow altijd onder controle hebt.

• Versnel je cashflow: Verkort je debiteurendagen en ontvang sneller betalingen met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.

• Verbeter de klantervaring: Bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk te bekijken en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.

• Verminder de werkdruk van je backoffice: maak facturen binnen een paar minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.

• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software, zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.

[Meer informatie () over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.