Sobald Sie Ihre erste Rechnung als Einzelunternehmer/in in Schweden versenden, werden Sie feststellen, wie umfangreich dieser Prozess ist. Inländische Kundinnen und Kunden erwarten in der Regel Rechnungen in Schwedischen Kronen (SEK) und die Nutzung lokaler Zahlungsmethoden. Bei Rechnungen an EU-Kunden/Kundinnen müssen Sie andere Mehrwertsteuervorschriften beachten und möglicherweise benötigen Sie eine International Bank Account Number (IBAN) oder einen SWIFT-Code. Diese Details zu kennen hilft Ihnen, den Vorgaben der Schwedischen Steuerbehörde (Skatteverket) zu entsprechen, schnellere Freigaben für Ihre Rechnungen zu erhalten und keine unnötige Mehrwertsteuer zu zahlen.

Im Folgenden erläutern wir die Regeln zur Rechnungstellung für Einzelunternehmer/innen in Schweden.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie funktioniert die Rechnungstellung für Einzelunternehmer/innen in Schweden?
  
• Welche Angaben muss eine Rechnung eines Einzelunternehmens enthalten?
  
• Wie stellt man als Einzelunternehmer/in inländischen Kundinnen/Kunden eine Rechnung aus?
  
• Wie stellt man als Einzelunternehmer/in Rechnungen innerhalb der EU aus?
  
• Wie stellt man Kundinnen/Kunden außerhalb der EU Rechnungen aus?
  
• So kann Stripe Invoicing helfen
  

Wie funktioniert die Rechnungsstellung für Einzelunternehmer/innen in Schweden

Die Rechnungsstellung als Einzelunternehmer/in („enskild firma“ auf Schwedisch) funktioniert ähnlich wie die Rechnungsstellung jedes anderen schwedischen Unternehmens. Einzelunternehmer/innen müssen denselben gesetzlich vorgeschriebenen Inhalt in ihren Rechnungen angeben, dieselben Buchhaltungsanforderungen erfüllen und ihre Rechnungen fristgerecht versenden. Der Unterschied besteht darin, dass ein Einzelunternehmen keine eigene Steuernummer hat. Stattdessen ist Ihre Kennung Ihre persönliche Identifikationsnummer („personnummer“ auf Schwedisch). Wenn Sie für die Mehrwertsteuer registriert sind, lautet Ihre Mehrwertsteuernummer „SE“, gefolgt von Ihrer Personnummer und „01“. Geben Sie diese auf jeder mehrwertsteuerpflichtigen Rechnung an und vermerken Sie „Godkänd för F-skatt“. Dies signalisiert, dass Sie Ihre Steuern und Sozialabgaben selbst abführen, sodass Kundinnen und Kunden diese nicht einbehalten.

Welche Angaben muss eine Rechnung eines Einzelunternehmens enthalten?

Eine Rechnung ist ein rechtliches Dokument und das Weglassen wichtiger Angaben kann die Zahlung verzögern oder zu Compliance-Problemen führen.

Folgendes sollte enthalten sein.

Unternehmensangaben

• Ihr vollständiger Name oder eingetragener Handelsname, Adresse und Kontaktdaten

• Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), falls Sie für die Umsatzsteuer registriert sind.

• Der Hinweis „Godkänd för F-skatt“, um zu bestätigen, dass Sie Ihre Steuern selbst abführen

Kundendaten

• Der rechtsgültige Name oder Firmenname der Kundin/des Kunden und die Adresse

• Bei B2B-Zahlungen innerhalb der EU: die Mehrwertsteuernummer der Kundin bzw. des Kunden

Rechnungsidentifikatoren

• Eine eindeutige fortlaufende Rechnungsnummer (ohne Lücken in der Reihenfolge)

• Rechnungsdatum sowie Liefer- oder Leistungsdatum (falls abweichend)

Einzelposten

• Klare Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen

• Mengen, Einzelpreise und Zwischensummen vor Mehrwertsteuer

• Mehrwertsteuersätze für jeden Einzelposten sowie gekennzeichnete Befreiungen, falls zutreffend

Mehrwertsteuerangaben

• Mehrwertsteuersatz und -betrag oder ein expliziter Hinweis, wenn 0 % gilt (z. B. „Reverse Charge“, „Export – 0 % USt.“, „Mehrwertsteuerbefreit“)
  

Gesamtbetrag

• Die Gesamtsumme, einschließlich Mehrwertsteuer, falls zutreffend
  

Zahlungsbedingungen

• Ein konkretes Fälligkeitsdatum (z. B. „Fällig am 30.10.2025“)

• Akzeptierte Zahlungsmethoden (z. B. Bankgirot, Autogiro, Swish, Banküberweisung)

• Ein Hinweis, dass Sie sich das Recht vorbehalten, gegebenenfalls Verzugszinsen zu berechnen

Eine konforme Rechnung ist ein rechtlicher Schutz für Einzelunternehmer/innen. Sie signalisiert zudem Vertrauen, zeigt Kundinnen und Kund Ihre Professionalität und erleichtert den Finanzteams die Genehmigung der Zahlungen.

Wie stellt man als Einzelunternehmer/in inländischen Kundinnen/Kunden eine Rechnung aus?

Die Rechnungstellung erfolgt nach einem einheitlichen Schema für schwedische Kundinnen und Kunden.

Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, geben Sie den korrekten schwedischen Umsatzsteuersatz an: 25 % für die meisten Verkäufe, 12 % für Lebensmittel und Gastronomie sowie 6 % für Bücher, Museen und Transport. Zeigen Sie den Umsatzsteuersatz und -betrag getrennt an und danach die Gesamtsumme inklusive Umsatzsteuer. Wenn Ihr Unternehmen aufgrund eines Jahresumsatzes von weniger als 120.000 SEK von der Umsatzsteuer befreit ist, berechnen Sie keine Umsatzsteuer. Fügen Sie stattdessen eine Zeile in die Rechnung ein, in der Sie erläutern, warum keine Umsatzsteuer berechnet wird.

Geben Sie auch inländische Zahlungsinformationen an, z. B. eine Bankgirot- oder Swish-Nummer. Vermerken Sie Verzugszinsen, falls Sie diese berechnen möchten.

Wie stellt man als Einzelunternehmer/in Rechnungen innerhalb der EU aus?

Um EU-Kundinnen/Kunden Rechnungen auszustellen, müssen Sie das Szenario der richtigen Mehrwertsteuerregel zuordnen und die korrekten Kennungen und Hinweise angeben. Wenn Sie diese Anforderungen erfüllen, sind Ihre Rechnungen konform und für Ihre Kundinnen und Kunden leichter zu bearbeiten.

Hier ist eine allgemeine Checkliste für diese Rechnungen:

• Weisen Sie immer Ihre USt.-Nummer aus und fügen Sie bei B2B-Zahlungen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) der Kundin/es Kunden hinzu.

• Geben Sie klar an, falls keine Mehrwertsteuer erhoben wird und erläutern Sie den Grund (z. B. „Reverse-Charge-USt.“)

• Verwenden Sie zur besseren Verständlichkeit die passende Währung und Sprache.

• Melden Sie korrekt: Schwedische Mehrwertsteuererklärung und EC-Umsatzliste für B2B oder falls zutreffend, die One-Stop-Shop-(OSS)-Mehrwertsteuererklärung für B2C.

Hier ein genauerer Blick darauf, wie Sie Rechnungen für jede Kategorie erstellen.

B2C

Bei EU-B2C-Verkäufen wird standardmäßig die schwedische Mehrwertsteuer erhoben. Überschreiten Ihre gesamten EU-B2C-Umsätze 10.000 € pro Jahr, berechnen Sie stattdessen den lokalen Mehrwertsteuersatz der Kundin/des Kunden über das One-Stop-Shop-(OSS)-Verfahren.

B2B

EU-B2B-Verkäufe werden als innergemeinschaftliche Lieferungen bezeichnet. Hat die Käuferin/der Käufer eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), greift das Reverse-Charge-Verfahren und die Kundin/der Kunde führt die Mehrwertsteuer in ihrem seinem Land ab. Ihre Rechnung muss die Mehrwertsteuernummer der Kundin/des Kunden sowie einen Hinweis wie „Intra-EU-Lieferung – 0 % USt.“ enthalten. Bewahren Sie den Transportnachweis auf, um den 0 %-Steuersatz zu rechtfertigen.

Wie stellt man Kundinnen/Kunden außerhalb der EU Rechnungen aus?

Bei Verkäufen außerhalb der EU sind die Mehrwertsteuervorschriften einfacher. Exporte, unabhängig davon, ob es sich um Waren oder Dienstleistungen handelt, sind von der schwedischen Mehrwertsteuer befreit. In Ihren Rechnungen muss dennoch angegeben werden, warum keine Mehrwertsteuer berechnet wird und Sie müssen diese Exporte weiterhin in Ihrer schwedischen Mehrwertsteuererklärung angeben. Sie müssen auch Anpassungen hinsichtlich Sprache, Währung und Zahlungsmethode vornehmen. Geben Sie Ihre IBAN- und SWIFT- oder Bank Identifier Code (BIC)-Daten an, nicht nur Bankgirot und stellen Sie die Rechnung in gängigen Währungen (z. B. US-Dollar, Euro) und auf Englisch aus, sofern nicht anders vereinbart.

Die Rechnung sollte deutlich den Hinweis „Export – 0 % USt“ enthalten. Bewahren Sie für Waren den Transportnachweis auf (z. B. Zollformulare, Versanddokumente), falls Skatteverket überprüft, warum keine Mehrwertsteuer erhoben wurde. Ihr/e Käufer/in zahlt in der Regel Einfuhrabgaben oder Steuern bei Ankunft der Waren. Es kann sinnvoll sein, sie/ihn im Voraus darauf hinzuweisen.

So kann Stripe Invoicing helfen

Mit Stripe Invoicing vereinfacht Ihre Debitorenbuchhaltung – von der Erstellung der Rechnung bis zum Einzug der Zahlungen. Ganz gleich, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, Stripe hilft Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.

• Cashflow beschleunigen: Reduzieren Sie die Forderungslaufzeit und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Dunning-Tools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.

• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Selfservice-Portal ganz leicht aufrufen und bezahlen.

• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen in Minuten und reduzieren Sie die Zeit, die für das Inkasso aufgewendet wird, durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.

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