Bij het oprichten van een GbR is een van de eerste vragen van de partners: hebben we een contract nodig? Dit artikel helpt je te ontdekken of je een GbR-contract nodig hebt en welke voordelen een contract kan hebben voor het bedrijf en zijn partners. We geven ook een overzicht van de belangrijkste elementen die je in een GbR-contract moet opnemen.

Wat staat er in dit artikel?

• Moet je echt een GbR-contract hebben?
  
• Wat zijn de voordelen van een schriftelijk GbR-contract?
  
• Wat moet er in een GbR-contract staan?
  

Moet je echt een GbR-contract hebben?

Een Gesellschaft bürgerlichen Rechts (burgerlijk rechtelijk samenwerkingsverband), of GbR, is een bedrijfsstructuur waarbij twee of meer mensen samenwerken om een project te realiseren en gemeenschappelijke zakelijke belangen na te streven. Kleine ondernemers, uitoefenaars van een vrij beroep en groepspraktijken of joint ventures kunnen met weinig administratieve rompslomp een GbR oprichten, omdat het bedrijf niet in het handelsregister wordt ingeschreven en relatief informeel kan worden opgericht.

Juridisch gezien wordt een GbR geacht te zijn opgericht op basis van een gezamenlijk besluit van de partners. De wetgever vereist geen GbR-contract of oprichtingsakte, noch mondeling noch schriftelijk. Er is echter één uitzondering: als de partners onroerend goed inbrengen in de GbR, is een overeenkomst vereist (artikel 311b van het Duitse Burgerlijk Wetboek). Als er geen GbR-overeenkomst wordt opgesteld, zijn de wettelijke vereisten van de artikelen 705 tot en met 740 van het Burgerlijk Wetboek van toepassing. Deze zijn echter algemeen en bieden slechts beperkte houvast.

Wat zijn de voordelen van een schriftelijk GbR-contract?

Hoewel een oprichtingsakte niet echt nodig is om een GbR op te zetten en te runnen, zijn er toch goede redenen om er een op te stellen. In plaats van alleen een mondelinge overeenkomst te sluiten, is het beter om deze schriftelijk vast te leggen. Mocht er later een conflict ontstaan binnen de GbR, dan kan een contractueel document nuttig zijn als basis voor de discussie. Als je niet naar een schriftelijk document kunt verwijzen, zullen de discussies uitsluitend plaatsvinden op basis van de subjectieve herinneringen van de partners aan eventuele afspraken. Een duidelijk voordeel van een GbR-contract is conflictbeheersing, bijvoorbeeld als de GbR ' ' wordt ontbonden, als er een verandering in de partners plaatsvindt of in geval van vragen over de verdeling van financiën of vertegenwoordigingsbevoegdheden. Het hebben van een GbR-contract vermindert het risico op onduidelijkheid en juridische geschillen. Bovendien zorgt het hebben van duidelijke afspraken ervoor dat het bedrijf soepel kan blijven draaien, zelfs als er uitzonderlijke situaties in de GbR voorkomen.

Bovendien kan een GbR-contract helpen om het aansprakelijkheidsrisico voor de individuele partners te verminderen. In tegenstelling tot een GmbH of vergelijkbare bedrijfsstructuren zijn alle partners in een GbR persoonlijk en volledig aansprakelijk – deze aansprakelijkheid omvat ook hun privévermogen (artikel 721 van het Duitse Burgerlijk Wetboek). Deze aansprakelijkheid heeft betrekking op alle schulden en aansprakelijkheden van de GbR, evenals op eventuele schade die het bedrijf of derden lijden als gevolg van onrechtmatige handelingen of slechte beslissingen van de partners. Als de handelingen van een of twee personen leiden tot financiële schade, moeten de anderen ook verantwoordelijkheid dragen. Daarom wordt je aangeraden om in een oprichtingsakte specifieke afspraken en verantwoordelijkheden vast te leggen die het aansprakelijkheidsrisico voor alle betrokken partijen tot een minimum beperken. Je kunt bijvoorbeeld een persoonlijke aansprakelijkheidslimiet voor individuele partners overwegen.

Idealiter wordt een GbR-contract afgestemd op de specifieke behoeften en doelstellingen van de partners. Hierbij worden onder meer regels vastgelegd voor de besluitvormingsprocessen of de verdeling van winsten en verliezen. Het Duitse Burgerlijk Wetboek gaat er bijvoorbeeld van uit dat alle partners een gelijk aandeel hebben ingebracht en dat de winst daarom gelijk wordt verdeeld. De individuele winstverdeling moet duidelijk worden omschreven in de oprichtingsakte. Ook de rechten, plichten en verantwoordelijkheden van de partners kunnen duidelijk worden gestructureerd. Een oprichtingsakte kan dus zorgen voor meer zekerheid en duidelijkheid.

Extern kan een schriftelijk GbR-contract aan potentiële partners, investeerders en andere belanghebbenden laten zien dat het bedrijf op een professionele manier werkt. Dit kan de geloofwaardigheid van de GbR vergroten en het vertrouwen in het bedrijf versterken.

Wat moet er in een GbR-contract staan?

Vanuit puur juridisch oogpunt hebben de partners van de GbR veel vrijheid bij het opstellen van het GbR-contract. Toch zijn er een paar elementen die je echt moet opnemen:

Doel van de onderneming

In de oprichtingsakte moet duidelijk staan wat de partners met hun activiteiten willen bereiken (artikel 705 van het Duitse Burgerlijk Wetboek). Het is goed als het doel van het bedrijf duidelijk is en niet te breed of te smal is. Er moet in ieder geval ruimte zijn om de activiteiten in de toekomst een beetje uit te breiden of te beperken. Zeer algemene omschrijvingen zoals "verkoop van alle soorten producten" worden afgeraden. In de oprichtingsakte zou een zin waarin het doel van de onderneming wordt omschreven als volgt kunnen luiden:

"Met het oog op het gezamenlijk exploiteren van een kunsthandel voor de aan- en verkoop van kunstwerken, richten de ondertekenaars een burgerlijk rechtelijk samenwerkingsverband (GbR) op onder de naam: Schmidt & Müller Art Dealers GbR."

Management

Het management van de GbR wordt gedeeld door de partners. Daarom is voor alle beslissingen en deals de toestemming van alle partners nodig. De enige uitzondering is als er andere afspraken zijn gemaakt in de oprichtingsakte. Om snelle besluitvorming en dagelijkse activiteiten makkelijker te maken, wordt het management van de GbR vaak overgedragen aan één persoon of een paar mensen. Het is een goed idee om contractueel vast te leggen wat de reikwijdte van individuele transacties is en deze te beperken tot beheersbare bedragen. Het management kan dan tot een overeengekomen bedrag zelfstandig handelen, zonder dat het de toestemming van de andere partners nodig heeft. Het managementteam kan het bedrijf en alle partners ook naar buiten toe vertegenwoordigen. Daarom zijn er verschillende varianten mogelijk in de oprichtingsakte:

"Het management en de vertegenwoordiging van het bedrijf worden gezamenlijk door alle partners uitgevoerd."

“De partners hebben samen het recht om het bedrijf te leiden en te vertegenwoordigen. Maar elke partner kan het bedrijf ook alleen vertegenwoordigen in externe relaties.”

“Het bedrijf wordt geleid en vertegenwoordigd door partner Martina Müller.”

Beslissingen

Het GbR-contract moet ook het besluitvormingsproces van het bedrijf regelen. Het Duitse Burgerlijk Wetboek vereist over het algemeen dat beslissingen unaniem worden genomen, wat niet altijd praktisch is. Daarom moeten de partners zorgvuldig overwegen of beslissingen unaniem of bij meerderheid van stemmen kunnen worden genomen. Onder andere de volgende twee zinnen kunnen in de oprichtingsakte worden opgenomen:

"De partners nemen beslissingen over de zaken van het bedrijf door middel van besluiten. Elke partner heeft één stem. De besluiten van het bedrijf worden met eenparigheid van stemmen genomen."

“De besluiten van het bedrijf worden genomen met een gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen binnen het bedrijf.”

Voor bedrijven met vier of meer partners is het handig om regelmatig een partnersvergadering te houden. Hier kunnen partners info delen over de financiële situatie van de GbR en beslissingen nemen. Specifieke afspraken over hoe vaak en hoe de vergadering gaat, en waarom er een vergadering wordt gehouden en wat er beslist wordt, kunnen in de oprichtingsakte worden vastgelegd.

Bijdragen

Over het algemeen gaat het Duitse Burgerlijk Wetboek ervan uit dat elke partner evenveel heeft bijgedragen aan de GbR. De wet zegt niet hoeveel je minimaal moet inleggen. Terwijl je voor een GmbH wel geld moet inleggen, kan een GbR ook niet-geldelijke bijdragen krijgen, zoals bijdragen in natura, contacten of kennisdeling. Deze persoonlijke bijdragen van partners kunnen en moeten in het GbR-contract worden vermeld, vooral als ze qua omvang flink verschillen. Dit heeft te maken met de winstverdeling. In de oprichtingsakte kan de volgende formulering worden gebruikt:

"Manuel Schmidt draagt € 3.000 in contanten bij aan de GbR, samen met technische apparatuur ter waarde van € 2.500."

"Martina Müller geeft € 1.000 in contanten aan de GbR en meubilair ter waarde van € 4.500."

Winstdeling en toewijzing

Als de partners evenveel inbrengen in de GbR, zegt het Duitse Burgerlijk Wetboek dat ze ook gelijk moeten delen in de winst en verlies van de GbR. Maar als de inbreng niet gelijk is, moet de winstverdeling in de oprichtingsakte evenredig worden aangepast. Je kunt bijvoorbeeld deze zinnen gebruiken:

"De partners hebben een gelijk aandeel in het bedrijf, met name in de winsten en verliezen."

"De partner Manuel Schmidt heeft 60% van de GbR. De partner Martina Müller heeft 40%. Dit geldt vooral voor aandelen in de winst en het verlies van het bedrijf."

De verdeling van winst kan ook in de oprichtingsakte worden geregeld. Zo kunnen vennoten bijvoorbeeld bepalen dat een bepaald percentage van de winst als reserve moet worden aangehouden.

Beloning

Het Duitse Burgerlijk Wetboek zegt niks over wat de partners van een GbR moeten verdienen. Partners krijgen vooral betaald via hun deel van de winst. Bij een GbR die voor onbepaalde tijd is opgericht, wordt deze winst een keer per jaar uitgekeerd. Bij een GbR met een beperkte looptijd wordt deze winst alleen uitgekeerd als de GbR wordt ontbonden. Er is echter een alternatieve optie voor partners die kapitaal van de GbR willen ontvangen: in de oprichtingsakte kan worden afgesproken dat er privéopnames mogelijk zijn. Partners moeten alleen het bedrag en de frequentie van de vergoeding bepalen:

"Partners krijgen maandelijks een vergoeding voor hun werk in de GbR, ongeacht of het bedrijf winst of verlies maakt. Partner Manual Schmidt krijgt € 3.000 per maand. Partner Martina Müller krijgt € 3.500 per maand."

Aansprakelijkheid

Bij een GbR kun je geen beperking van aansprakelijkheid of uitsluiting van persoonlijke aansprakelijkheid van individuele partners opnemen. In principe zijn alle partijen even aansprakelijk. Deze aansprakelijkheid geldt ook voor hun privévermogen. Door individuele bevoegdheden in het GbR-contract te vermelden, kunnen partners zich wel beschermen tegen schade die bijvoorbeeld ontstaat doordat individuele partners hun bevoegdheden overschrijden. Een mogelijke formulering in het GbR-contract zou kunnen zijn:

"Partners zijn gezamenlijk en onbeperkt aansprakelijk jegens derden voor de aansprakelijkheden van de GbR. Intern zijn partners aansprakelijk in geval van lichte nalatigheid in verhouding tot het aandelenbezit. In geval van opzettelijke of grove nalatigheid zijn de partners die verantwoordelijk zijn voor deze schade als enige aansprakelijk."

Bovendien kan in het GbR-contract worden bepaald hoe de naam van het bedrijf kan worden gewijzigd, wat van kracht kan worden zodra de vooraf vastgestelde omstandigheden zich voordoen. Dit kan bijvoorbeeld een specifieke omzetdoelstelling zijn.

Ontslag

Volgens artikel 723 van het Duitse Burgerlijk Wetboek kunnen de partners in een GbR op elk moment opzeggen, als de GbR voor onbepaalde tijd is opgericht. Bij een GbR met een vaste looptijd kan je alleen opzeggen voor het einde van de looptijd als je daar een goede reden voor hebt. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij grove nalatigheid van een van de andere partners, waardoor de GbR in financiële moeilijkheden komt. Ontslag kan persoonlijke schade voorkomen. Een dergelijk ontslag is echter alleen toegestaan als het niet "ongelegen" is. Een ontslag wordt bijvoorbeeld als "ongelegen" beschouwd als het bedrijf financiële schade lijdt als gevolg van een plotseling ontslag. Een mogelijke formulering in de oprichtingsakte zou kunnen zijn:

"Elke partner kan zich met een opzegtermijn van zes maanden terugtrekken uit de oprichtingsakte
tot het einde van een kalenderjaar.”

De datum waarop iemand voor het eerst kan stoppen, moet altijd in de oprichtingsakte staan. Er moet ook een schriftelijke overeenkomst zijn over de opzegtermijnen. Verder kan het slim zijn om vast te leggen hoeveel er aan vertrekkende partners wordt betaald.

Ontbinding

Er zijn verschillende redenen om een GbR op te heffen, zoals als het bedrijf of een van de partners failliet gaat. Als het bedrijf failliet gaat, moet je een standaard faillissementsprocedure starten. Volgens deze procedure wordt de GbR ofwel ontbonden ofwel geherstructureerd en voortgezet. In het geval van persoonlijke insolventie van een van de vennoten kan de GbR alleen door de andere vennoten worden voortgezet als dit uitdrukkelijk in de oprichtingsakte is bepaald.

Bij GbR's met een beperkte looptijd kan het langdurig niet verwezenlijken van het bedrijfsdoel of het definitief verwezenlijken van dit doel ook leiden tot ontbinding. Als de partners de GbR echter willen voortzetten totdat de gestelde termijn is verstreken, zelfs als het doel is verwezenlijkt, is dit altijd mogelijk. Dit doel kan worden vastgelegd in de oprichtingsakte.

Hetzelfde geldt voor de voortzetting van de GbR in geval van overlijden van een partner. Het overlijden van een partner betekent niet automatisch het einde van de GbR, aangezien dit scenario over het algemeen bij wet is geregeld. Dit geldt zelfs als slechts één andere partner het bedrijf kan leiden. In dit scenario kan de GbR als eenmanszaak blijven functioneren. Om dit te regelen, kan de volgende formulering in de oprichtingsakte worden gebruikt:

"Bij overlijden van een partner wordt de GbR niet ontbonden. Het bedrijf kan worden voortgezet door de nakomelingen van de overledene als zij als erfgenamen zijn aangewezen. Alle rechten en plichten van de overledene gaan over op de erfgenamen, die optreden als opvolgers van de overledene."

Voor meer info over het starten van een bedrijf, controleer de Stripe-bronnenportal. Als je op zoek bent naar professionele hulp bij je financiële processen, meld je dan vandaag nog aan.