Op 1 oktober 2023 is het gekwalificeerde factuurstelsel ingevoerd in Japan.

Het heeft grotendeels te maken met belastbare aankopen. Bedrijven moeten een gekwalificeerde factuur (meestal gewoon een factuur genoemd) leveren en bewaren die voldoet aan de vereisten van het stelsel om belastingkredieten voor aankopen correct toe te passen en de verbruiksbelasting correct te betalen.

Dit artikel geeft een eenvoudige uitleg van de basisprincipes van het factuurstelsel aan de hand van illustraties.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is het factuurstelsel?
  
• Impact van het factuurstelsel op van belasting vrijgestelde bedrijven
  
• Gekwalificeerde en vereenvoudigde facturen
  
• Het correct begrijpen van en reageren op het factuurstelsel
  

Wat is het factuurstelsel?

Het factuurstelsel werd ingevoerd als een manier om belastingen af te trekken op aankopen die overeenkomen met meerdere verbruiksbelastingtarieven, ter vervanging van de voormalige Invoice with Classification Retention Method. De officiële naam van dit proces is de 'Qualified Invoice Retention Method', waarvoor meer gedetailleerde informatie vereist is dan de voormalige.

Nadat je het factuurstelsel hebt geïmplementeerd, moet je eerst de registratie als gekwalificeerde factuuruitgever aanvragen om ze te kunnen versturen. Na voltooiing van de facturatiestructuur krijgt het bedrijf een registratienummer toegewezen. Dit registratienummer moet op de gekwalificeerde factuur worden vermeld, omdat hiermee wordt bevestigd dat de uitgever is geregistreerd.

Om aanspraak te kunnen maken op het belastingkrediet voor belastbare aankopen door het bedrijf van de koper, moet het bronbedrijf (de verkoper) zich registreren bij het factuurstelsel, een gekwalificeerde factuur aan de koper leveren en gedurende een bepaalde periode een kopie bewaren. Evenzo moet de koper de facturen die deze ontvangt gedurende een bepaalde periode bewaren. Voor meer informatie over de bewaarperiode verwijzen wij je naar de "Outline of Qualified Invoice Retention Method (pagina 11 en 13)" van de nationale belastingdienst.

Illustratie van het factuurstelsel

Zoals hierboven geïllustreerd, bepaalt de vraag of de verkoper al dan niet een gekwalificeerde factuur uitgeeft, de toepasselijkheid van het belastingkrediet voor aankopen.

Impact van het factuurstelsel op bedrijven die zijn vrijgesteld van belasting

In beginsel is het factuurstelsel van toepassing op entiteiten die verplicht zijn verbruiksbelasting te betalen. Dus als een van belasting vrijgesteld bedrijf een gekwalificeerde factuur wil uitgeven, moet het zich bij het factuurstelsel registreren als een gekwalificeerde uitgever en een belastingplichtig bedrijf worden.

Registratie bij het factuurstelsel is niet verplicht en niet alle bedrijven hoeven dit te doen. Daarom kan iedereen kiezen om dit al dan niet te doen met het facturatieschema.

De meeste belastingplichtige bedrijven hebben echter een gekwalificeerde factuur nodig om de bestelling aan te vragen. Met andere woorden, als een aankoop wordt gedaan bij een van belasting vrijgesteld bedrijf, ontvangt het belastingplichtige bedrijf van de koper geen gekwalificeerde factuur en wordt het bedrag van de geheven verbruiksbelasting verhoogd. Als gevolg hiervan kan het van belasting vrijgestelde bedrijf dat het product levert kansen mislopen, omdat de koper kan verzoeken om de transactie te beëindigen of de verkoopprijs te herzien. Het kan ook moeilijk worden om nieuwe klanten te ontwikkelen.

Om dergelijke risico's te vermijden, is er een toenemende behoefte aan van belasting vrijgestelde bedrijven met veel belastingplichtige bedrijven als klanten om compliance van het factuurstelsel te overwegen.

Er zijn overgangsmaatregelen voorzien voor aankopen bij deze entiteiten. Een bepaald percentage van het bedrag aan verbruiksbelasting zou kunnen worden verrekend met de aankoopbelasting.

Gekwalificeerde en vereenvoudigde facturen

Naast gekwalificeerde facturen ondersteunt het factuursysteem ook vereenvoudigde facturen, afhankelijk van het bedrijfstype.

Hieronder volgt een lijst met vereiste items die op de gekwalificeerde en vereenvoudigde factuur moeten worden opgenomen.

Zie de volgende illustratie voor het schrijven van respectievelijk een gekwalificeerde factuur en een vereenvoudigde factuur.

Voorbeeld van een gekwalificeerde factuur

Voorbeeld van een vereenvoudigde factuur

Het correct begrijpen van en reageren op het factuurstelsel

De verkoper en koper moeten passende maatregelen nemen zodat bedrijven gemakkelijk het belastingkrediet kunnen ontvangen voor aankopen onder het huidige factuurstelsel. Het is met name belangrijk voor verkopers die gekwalificeerde of vereenvoudigde facturen opstellen om over een compatibele omgeving te beschikken, zodat de levering en opslag van documenten soepel kan verlopen.

Met de toenemende digitalisering van documenten als gevolg van wijzigingen in de regelgeving en de toenemende behoefte aan efficiëntere en DX-georiënteerde activiteiten, herzien veel bedrijven bovendien hun boekhoudsoftware en introduceren ze processen die compatibel zijn met het factuurstelsel en de Electronic Books Preservation Act.

Een manier om dit probleem aan te pakken, is door gebruik te maken van het factuurstelsel en een oplossing te overwegen die de uitgifte, opslag en het beheer van documenten verenigt. Stripe Invoicing, die kan worden gebruikt om facturen te maken die voldoen aan deze stelsels en voor verschillende activiteiten, zal de efficiëntie van de backoffice verhogen.