Am 1. Oktober 2023 wurde in Japan das Qualified Invoice System eingeführt.

Sie steht weitgehend im Zusammenhang mit steuerpflichtigen Käufen. Unternehmen müssen eine qualifizierte Rechnung (in der Regel einfach nur Rechnung genannt) liefern und aufbewahren, die die Anforderungen des Systems erfüllt, um Steuergutschriften für Einkäufe korrekt anzuwenden und die Verbrauchssteuer korrekt zu zahlen.

In diesem Artikel werden die Grundlagen des Invoice System anhand von Illustrationen vereinfacht erklärt.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist das Invoice System?
  
• Auswirkungen des Invoice System auf steuerbefreite Unternehmen
  
• Qualifizierte und vereinfachte Rechnungen
  
• Grundlegendes zum Invoice System und dessen korrekte Handhabung
  

Was ist das Invoice System?

Das Invoice System wurde als Möglichkeit eingeführt, Steuern auf Einkäufe abzuziehen, die mehreren Verbrauchsteuersätzen entsprechen, und ersetzt die bisherige Invoice with Classification Retention Method. Der offizielle Name dieses Verfahrens lautet „Qualified Invoice Retention Method“ (Methode zur Aufbewahrung qualifizierter Rechnungen), die detailliertere Informationen als die vorherige erfordert.

Nach der Implementierung des Invoice System müssen Sie sich zunächst als qualifizierter Rechnungsaussteller registrieren, um diese versenden zu können. Nach Abschluss der Abrechnungsstruktur erhält das Unternehmen eine Registrierungsnummer. Diese Registrierungsnummer muss auf der qualifizierten Rechnung enthalten sein, da sie bescheinigt, dass der Aussteller registriert ist.

Damit das Unternehmen des Käufers/der Käuferin die Steuergutschrift für steuerpflichtige Einkäufe in Anspruch nehmen kann, muss sich das Ursprungsunternehmen (Verkäufer/in) beim Rechnungsstellungssystem registrieren, dem Käufer/der Käuferin eine qualifizierte Rechnung aushändigen und eine Kopie für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren. Ebenso muss der Käufer/die Käuferin die Rechnungen, die er/sie erhält, für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren. Weitere Informationen zur Aufbewahrungsfrist finden Sie in der „Übersicht über die Aufbewahrungsmethode für qualifizierte Rechnungen (P11, 13)“ der Nationalen Steuerbehörde.

Darstellung des Invoice System

Wie oben dargestellt, hängt die Anwendbarkeit der Steuergutschrift für Einkäufe davon ab, ob der/die Verkäufer/in eine qualifizierte Rechnung ausstellt oder nicht.

Auswirkungen des Invoice System auf steuerbefreite Unternehmen

Grundsätzlich gilt das Invoice System für Unternehmen, die zur Zahlung der Verbrauchssteuer verpflichtet sind. Damit ein steuerbefreites Unternehmen also eine qualifizierte Rechnung ausstellen kann, muss es sich im System als qualifizierter Aussteller registrieren und ein steuerpflichtiges Unternehmen werden.

Die Registrierung im Invoice System ist nicht zwingend erforderlich und muss auch nicht von allen Unternehmen durchgeführt werden. Daher wird jedem freigestellt, ob er/sie dies mit dem Rechnungsstellungsschema tun möchte oder nicht.

Die meisten steuerpflichtigen Unternehmen verlangen jedoch eine qualifizierte Rechnung, um die Bestellung zu beantragen. Mit anderen Worten: Wenn ein Kauf von einem steuerbefreiten Unternehmen getätigt wird, erhält das steuerpflichtige Unternehmen des Käufers/der Käuferin keine qualifizierte Rechnung, und der Betrag der erhobenen Verbrauchssteuer steigt. Infolgedessen könnte das steuerbefreite Unternehmen, das das Produkt anbietet, Chancen verlieren, da der/die Käufer/in verlangen könnte, die Transaktion zu beenden oder den Verkaufspreis zu überprüfen. Es kann auch schwierig werden, neue Kundinnen und Kunden zu gewinnen.

Um derartige Risiken zu vermeiden, müssen steuerbefreite Unternehmen mit vielen steuerpflichtigen Unternehmen als Kunden zunehmend die Einhaltung des Rechnungssystems in Betracht ziehen.

Für Käufe bei diesen Unternehmen sind Übergangsmaßnahmen vorgesehen, und ein bestimmter Prozentsatz des Verbrauchssteuerbetrags könnte als Gutschrift auf die Erwerbssteuer angewendet werden.

Qualifizierte und vereinfachte Rechnungen

Neben qualifizierten Rechnungen unterstützt das Rechnungssystem je nach Unternehmenstyp auch vereinfachte Rechnungen.

Im Folgenden finden Sie eine Liste der erforderlichen Elemente, die in der qualifizierten und vereinfachten Rechnung enthalten sein müssen.

In der folgenden Abbildung erfahren Sie, wie Sie eine qualifizierte Rechnung bzw. eine vereinfachte Rechnung schreiben.

Beispiel für eine qualifizierte Rechnung

Beispiel für eine vereinfachte Rechnung

Grundlegendes zum Invoice System und dessen korrekte Handhabung

Verkäufer/innen und Käufer/innen müssen geeignete Maßnahmen ergreifen, damit Unternehmen die Steuergutschrift für Einkäufe nach dem derzeitigen Rechnungsstellungssystem problemlos erhalten können. Insbesondere für Verkäufer/innen, die qualifizierte oder vereinfachte Rechnungen erstellen, ist es wichtig, über eine kompatible Umgebung zu verfügen, damit die Zustellung und Speicherung von Dokumenten reibungslos ablaufen kann.

Angesichts der zunehmenden Digitalisierung von Dokumenten aufgrund gesetzlicher Änderungen und des steigenden Bedarfs an effizienteren und DX-orientierten Abläufen überprüfen viele Unternehmen ihre Buchhaltungssoftware und führen Prozesse ein, die mit dem Rechnungsstellungssystem und dem Gesetz zur Erhaltung elektronischer Bücher kompatibel sind.

Eine Möglichkeit, dieses Problem anzugehen, besteht darin, das Rechnungssystem zu nutzen und eine Lösung in Betracht zu ziehen, die die Erstellung, Speicherung und Verwaltung von Dokumenten vereinheitlicht. Stripe Invoicing, mit dem Rechnungen erstellt werden können, die mit diesen Systemen und für verschiedene Vorgänge kompatibel sind, steigert die Effizienz im Backoffice.