Elektronische incasso (in het Duits 'elektronische Lastschriftverfahren' of 'ELV') is een populaire betaalmethode in de Duitse detailhandel. Als je aan de kassa wilt verkopen, moet je weten welke opties er zijn en wat de risico's zijn. In dit artikel leggen we uit wat elektronische incasso is, hoe het werkt, wat de voor- en nadelen zijn en aan welke eisen bedrijven moeten voldoen om deze betaalmethode aan de kassa aan te bieden.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een elektronische automatische incasso?
  
• Hoe werkt elektronisch automatische incasso?
  
• Wat moet je doen om elektronische incasso's te kunnen gebruiken?
  
• Wat zijn de voor- en nadelen van elektronische automatische incasso's?
  

Wat is een elektronische automatische incasso?

Elektronische automatische incasso, of ELV, is een veelgebruikte manier om zonder contant geld te betalen in Duitsland, vooral in winkels. Voor een ELV-betaling heb je geen pincode nodig; in plaats daarvan geef je de winkelier een eenmalige machtiging voor automatische incasso. De winkelier haalt dan het bedrag via automatische incasso van je bankrekening.

ELV wordt snel verwerkt, maar kan worden teruggedraaid als er onvoldoende saldo op de rekening van de klant staat. Dit is een belangrijk verschil met betalingsbevestiging via pincode, waarbij onmiddellijk wordt gecontroleerd of er voldoende saldo is en de betaling kan worden geweigerd als dat niet het geval is. Voor elektronische automatische incasso's is een geldige debetkaart nodig. Dit proces kan niet worden uitgevoerd met een girocard.

De elektronische incassoprocedure gebeurt offline, in tegenstelling tot de online elektronische incassoprocedure. Online elektronische incasso, of OLV, is speciaal ontworpen voor online betalingen en heeft als doel de risico's voor bedrijven te verlagen. De rekeninggegevens van de klant worden gecontroleerd aan de hand van scoringsparameters en landelijke blokkeringslijsten om betalingen te weigeren, bijvoorbeeld als een kaart is geblokkeerd. Deze extra beveiliging heeft echter een prijs: er zijn extra kosten verbonden aan OLV.

Wat is het verschil tussen een debetkaart en een girocard?

Girocards zijn een speciaal soort debetkaart. Debetkaarten en girocards worden vaak 'bankkaarten' genoemd. Net als een debetkaart worden girocards uitgegeven door banken en spaarbanken en zijn ze gekoppeld aan een betaalrekening. Beide worden gebruikt voor cashloze betalingen tijdens het winkelen en voor het opnemen van geld bij geldautomaten. Bovendien wordt het betaalde bedrag bij gebruik door de klant onmiddellijk na betaling van zijn rekening afgeschreven – het belangrijkste verschil met creditcards.

Het unieke aan girocards is echter dat ze alleen in Duitsland verkrijgbaar zijn. Met girocard heeft de Duitse banksector de krachten gebundeld om één enkel kaartbetalingssysteem te implementeren om de efficiëntie te verhogen en de kosten voor gebruikers te verlagen. Maar Duitse girocards hebben ook extra functies waardoor ze internationaal kunnen worden gebruikt: als gevolg van de fusie met het internationale debetkaartsysteem V Pay van Visa kunnen girocards nu in heel Europa worden gebruikt. Door een samenwerking met Maestro van Mastercard kun je girocards ook wereldwijd gebruiken om te betalen.

Sinds juli 2023 zijn er maar heel weinig girocards met de Maestro-functie uitgegeven. Volgens Mastercard is deze functie niet geschikt voor online transacties. Mastercard laat alleen een paar grote banken, zoals Deutsche Bank en Commerzbank, doorbetalen met de Maestro-functie. Maar het is niet duidelijk hoe lang dat nog kan. Kaarten met deze functie die door andere financiële instellingen zijn uitgegeven, kunnen alleen worden gebruikt tot eind 2027 of tot hun vervaldatum.

Hoe werken elektronische automatische incasso's?

ELV's werken volgens een simpel principe: klanten betalen het afgesproken bedrag door hun betaalkaart door de kaartlezer te halen of door contactloos te betalen. Als hun betaalkaart in een betaalapp is opgeslagen, kunnen klanten ook hun smartphone, smartwatch of tablet bij de kaartlezer houden. De Internationale bankrekeningnummer (IBAN) en bankidentificatiecode (BIC) van de betaalkaart worden dan doorgegeven.

Voor meer info over dit proces kun je onze handleiding over hoe kaartlezers werken checken. Je kunt ook geweldige ondersteuning krijgen voor betalingsverwerking op point-of-sale (POS)-systemen met onze handige Stripe Terminal.

Nadat de debetkaart of het apparaat is gescand, wordt er een SEPA-incassoopdracht aangemaakt voor het verschuldigde bedrag. Dit wordt weergegeven op de kaartlezer of wordt afgedrukt. De klant controleert de gegevens en ondertekent het apparaat of het afgedrukte ontvangstbewijs. Hiermee geeft hij een eenmalige incasso-machtiging voor de ELV-betaling. Klanten ontvangen een ontvangstbewijs voor het geval ze iets moeten retourneren of een terugbetaling moeten krijgen. Ten slotte stuurt de handelaar de automatische incasso-opdracht naar zijn bank, die vervolgens de betaling verwerkt. De bank van de klant schrijft het bedrag af van zijn rekening en maakt het over naar de bank van de handelaar.

Meer info vind je in ons artikel over het accepteren van creditcard- en debetkaartbetalingen.

Wat moet je weten over elektronische automatische incasso's?

Om ELV aan te bieden, moeten bedrijven aan verschillende technische, organisatorische en wettelijke vereisten voldoen.

De basisvereiste voor ELV-betalingen is dat je de juiste hardware hebt om debetkaartgegevens te lezen. Stripe Terminal biedt je hiervoor verschillende opties: je kunt een vooraf gecertificeerde kaartlezer zoals de S700 gebruiken of een mobiel apparaat zoals de BBPOS WisePad 3. Als je een bestaande iPhone of Android-smartphone wilt gebruiken, kun je deze combineren met de Tap to Pay functie van Stripe combineren. Naast ELV-betalingen kun je ook online kaartbetalingen accepteren met Stripe-oplossingen zoals Stripe Payments en tools zoals Payment Links, Checkout of Elements.

Om ervoor te zorgen dat betalingen soepel verlopen, is het belangrijk om de integratie van ELV-betalingen in je bestaande boekhoudsoftware te automatiseren en iedereen die betalingen verwerkt en beheert te leren hoe ze kaartlezers goed moeten gebruiken.

Een van de organisatorische vereisten voor ELV is het hebben van een bankrekening. Handelaars moeten een zakelijke rekening hebben waarmee automatische incasso's kunnen worden verwerkt. Handelaren hebben ook een crediteuridentificatienummer nodig, dat kan worden verkregen bij de Deutsche Bundesbank (de centrale bank van Duitsland). Dit helpt om de begunstigde in de SEPA-zone duidelijk te identificeren. Daarnaast moeten handelaren een contract sluiten met een betalingsdienstaanbieder, zoals Stripe.

Handelaren moeten de wettelijke vereisten voor het gebruik van de elektronische incassoprocedure begrijpen, waaronder de belastingwetgeving, de wet op het toezicht op betalingsdiensten (ZAG) en de wet op het witwassen van geld (GwG), om zichzelf en hun activa te beschermen. Daarnaast moeten handelaren de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) naleven, omdat bij ELV-betalingen persoonsgegevens worden verwerkt. Om te voldoen aan de verplichting om informatie te verstrekken over gegevensverwerking (zie artikel 13 van de AVG), kunnen handelaren schriftelijke informatie verstrekken in de kassa met behulp van borden of flyers.

Wat zijn de voor- en nadelen van elektronische automatische incasso's?

Elektronische automatische incasso's staan vooral bekend om hun snelheid: betalingen worden binnen een paar seconden verwerkt. Dit kan omdat er geen lange identiteitscontroles of online vragen nodig zijn, in tegenstelling tot bij de OLV. Door de snelle verwerking hoef je minder lang te wachten bij de kassa en wordt de klantenservice beter. Bovendien zijn de kosten voor winkeliers laag. Elektronische automatische incasso's hebben geen ingewikkelde of dure installatie nodig en er zijn geen autorisatiekosten zoals bij andere betaalmethoden.

ELV is handig voor klanten; ze hoeven alleen hun kaart te laten zien en te tekenen, wat nog een reden is waarom deze methode veel gebruikt en populair is in Duitsland. Bovendien wordt het bedrag meestal pas een paar dagen na de aankoop van de rekening van de klant afgeschreven, waardoor de liquiditeit op korte termijn toeneemt.

Het grootste nadeel van ELV-betalingen voor bedrijven is het risico op wanbetaling, bijvoorbeeld als er niet genoeg geld op de rekening van de klant staat. Omdat de SEPA-incasso maar één keer wordt uitgevoerd, is het niet mogelijk om het bedrag opnieuw te innen als er een probleem is. Wanbetaling kan extra kosten voor het bedrijf met zich meebrengen, zoals kosten voor incassobureaus of advocaten. Klanten kunnen er ook voor kiezen om de betaalde bedragen terug te vorderen. In dergelijke gevallen dragen handelaren in eerste instantie zelf de kosten. Dit betekent dat elektronische automatische incasso's financiële risico's met zich meebrengen voor bedrijven.

ELV kan ook een risico zijn voor klanten: als hun betaalkaart in verkeerde handen valt, kunnen er ongeoorloofde aankopen op hun rekening worden geboekt. Dit komt omdat de handtekening niet altijd wordt gecontroleerd of vergeleken met de handtekening van de kaarthouder op het verkooppunt. Een pincode-verzoek biedt in deze situatie meer veiligheid.

Een overzicht van de voor- en nadelen van ELV-betalingen

Voor meer info over de mogelijke voordelen van kaartbetalingen voor bedrijven en klanten, check ons artikel over cashloze betalingen.