Un sistema de puntos de venta (POS) para comerciantes es una combinación de hardware y software que les permite a las empresas completar transacciones y gestionar sus operaciones financieras. Por lo general, el hardware de un sistema POS incluye una caja registradora, una impresora de recibos, un escáner de código de barras y una terminal de pago para procesar tarjetas de crédito y débito. El software de un sistema POS puede hacer un seguimiento de las ventas, gestionar el inventario y generar informes, entre otras funciones. La demanda de sistemas POS con funcionalidad móvil es cada vez mayor: en 2022, el mercado de sistemas POS móviles se valoró en USD 36,000 millones, según Grand View Research.

A continuación, profundizaremos en lo que las empresas deben saber sobre los sistemas POS: sus componentes de hardware y software; cómo funcionan los sistemas POS modernos para mejorar la experiencia del cliente y optimizar las operaciones comerciales; y cómo Stripe Terminal responde a las necesidades más apremiantes de las empresas para ofrecer un sistema POS ágil y eficaz. Esto es lo que debes saber.

¿Qué contiene este artículo?

• Tendencias de los sistemas POS para comerciantes
  
• Componentes del sistema POS para comerciantes
  
• Cómo elegir el sistema POS para comerciantes adecuado
  
• Cómo funciona Stripe Terminal para las empresas
  

Tendencias de los sistemas POS para comerciantes

Los sistemas POS para comerciantes han evolucionado a lo largo de los años y ahora incluyen funcionalidades como la gestión de relaciones con los clientes (CRM), el seguimiento de los empleados e incluso la integración del comercio electrónico. Los diferentes tipos de empresas, desde comerciantes minoristas y restaurantes hasta salones de belleza y gimnasios, pueden personalizar los sistemas de POS para comerciantes y adaptarse a sus necesidades específicas.

Algunos sistemas están basados en la nube, ya que los avances en la computación en la nube han ampliado las funcionalidades de los sistemas POS. Estos sistemas ofrecen la ventaja del acceso en tiempo real a los datos desde cualquier lugar, lo que resulta particularmente útil para empresas con varias sucursales o para gerentes que monitorean las operaciones de forma remota. Los sistemas POS basados en la nube, a diferencia de los que no lo están, pueden reforzar la seguridad de los datos y mejorar las copias de seguridad, ya que la información se almacena en centros de datos seguros con medidas de redundancia.

Otra tendencia en los sistemas POS es centrarse cada vez más en la experiencia del cliente. Los sistemas modernos suelen incluir funcionalidades de CRM, programas de fidelización y funcionalidades de marketing dirigido, lo que les permite a las empresas ofrecer una experiencia de compra más personalizada. Los sistemas POS móviles, que les permiten a las empresas procesar transacciones en cualquier lugar dentro de una tienda mediante el uso de una tableta o un teléfono inteligente, también están ganando terreno, ya que mejoran las interacciones con los clientes.

Componentes del sistema POS para comerciantes

El hardware y el software de los sistemas POS cumplen funciones distintas pero interrelacionadas. Los componentes de hardware, como los lectores de tarjetas, los escáneres de códigos de barras y las cajas registradoras, facilitan los aspectos físicos de las transacciones. Los elementos de software gestionan los datos, se comunican con las pasarelas de pagos para la autorización y, a menudo, incluyen funcionalidades para la gestión del inventario y las relaciones con los clientes.

A continuación, explicamos los distintos componentes.

Componentes de hardware

• Caja registradora: almacena el dinero en efectivo, las monedas y otros objetos de valor. Por lo general, está conectada al sistema POS y se abre automáticamente para completar una transacción en efectivo.

• Impresora de recibos: imprime recibos en papel para los clientes. Algunos sistemas modernos les permiten a las empresas enviar recibos digitales por correo electrónico o por servicio de mensajes cortos (SMS).

• Escáner de código de barras: escanea el código de barras de los artículos para agregarlos rápidamente a la transacción. De esta forma, se automatiza el proceso de seguimiento del inventario y se mantiene la exactitud de los totales de la compra.

• Terminal de pagos: este dispositivo procesa los pagos con tarjetas de crédito y débito. Algunos terminales también pueden procesar pagos sin contacto, como Apple Pay o Google Wallet.

• Pantalla de visualización para el cliente: se trata de una pantalla que le muestra al cliente los artículos a medida que se van pasando, así como los precios y el costo total.

• Monitor con pantalla táctil: actúa como la interfaz del software del sistema POS. Los empleados pueden introducir artículos manualmente, aplicar descuentos y completar otras tareas necesarias.

• Básculas: se usan en negocios que venden artículos por peso, como tiendas de comestibles y charcuterías.

• Dispositivos de sistemas POS móviles: se trata de tabletas o teléfonos inteligentes que contienen software de un sistema POS y ofrecen una mayor flexibilidad a la hora de gestionar las transacciones. Suelen usarse en restaurantes para pagar en la mesa o en el comercio minorista para evitar que se formen colas, aligerar los tiempos de espera y reducir las largas colas para pagar.

Componentes de software

• Seguimiento de ventas: registra cada venta, lo que les permite a las empresas conciliar las cuentas y saber cómo le va al negocio.

• Gestión de inventarios: lleva un seguimiento de los niveles de existencias y les permite a las empresas automatizar los procesos de reordenamiento si el inventario cae por debajo de un cierto nivel.

• Gestión de relaciones con los clientes (CRM): almacena los datos de clientes y los historiales de compras, que pueden servir de base para iniciativas de marketing, como los programas de fidelización o las promociones dirigidas.

• Gestión de empleados: les permite a las empresas monitorizar las horas de los empleados, el rendimiento de las ventas y la gestión de tareas.

• Informes: genera informes sobre ventas, ingresos, inventario y otros indicadores clave de rendimiento (KPI).

• Configuración de impuestos: calcula automáticamente los impuestos en función de las leyes regionales, lo que simplifica la contabilidad al cierre de la jornada.

• Integración multicanal: si la empresa tiene una tienda en línea y una física, algunos sistemas POS pueden integrar las dos para gestionar las existencias de forma más coordinada.

• Procesamiento de pagos: gestiona las transacciones de pago de forma segura, lo que garantiza que todos los datos confidenciales estén cifrados y cumplan con las normas del sector.

Para las empresas que aceptan pagos en línea y en persona, una solución integrada, como la de Stripe, puede ofrecer importantes ventajas. Stripe Terminal trabaja con la plataforma de pagos electrónicos de Stripe para ofrecer una experiencia de comercio unificado. Las empresas pueden monitorear todos los datos de las transacciones desde un único Dashboard, independientemente de si la transacción se origina en una tienda física o en un carrito en línea. El beneficio que obtienen es doble: operaciones optimizadas para la empresa y una experiencia uniforme y fluida para el cliente a través en varios canales. Esta vista completa les permite a las empresas tomar decisiones más informadas y simplifica la interacción del cliente con la marca.

Cómo elegir el sistema POS para comerciantes adecuado

Seleccionar el sistema POS adecuado para tu empresa es un proceso multifacético. Estos son algunos aspectos que debes tener en cuenta:

• Necesidades específicas del negocio
  Haz un balance de las necesidades de tu negocio, que podría abarcar desde el procesamiento de transacciones de ventas básicas hasta otras actividades más complejas, como la gestión de inventario, el seguimiento de los empleados y la gestión de relaciones con los clientes. Para ello, debes guiarte por tus prioridades. Por ejemplo, una cafetería puede priorizar la velocidad y la facilidad de uso, mientras que una tienda de ropa puede centrarse más en la gestión del inventario y la recopilación de datos de los clientes.

• Escalabilidad
  Elige un sistema POS que pueda crecer junto con tu negocio. Esto supone buscar sistemas que te permitan agregar más terminales o integrar nuevas funcionalidades fácilmente. A menudo, una solución basada en la nube puede ofrecer la flexibilidad necesaria para agregar o eliminar funcionalidades a medida que se incrementan tus operaciones.

• Consideraciones de presupuesto
  Compara los costos iniciales y a largo plazo de diferentes sistemas POS. Algunos sistemas vienen con tarifas mensuales y otros tienen costos únicos de licencias. Ten en cuenta los costos de cualquier hardware o software relacionado, además del costo de las actualizaciones que necesitarás en el futuro.

• Procesamiento de pagos
  Los diferentes sistemas POS aceptan diferentes formas de pago, como las tarjetas de crédito, los pagos móviles e incluso las criptomonedas. Elige un sistema que admita varios métodos de pago para tener una mayor la probabilidad de que un cliente finalice una compra.

• Capacidad de uso
  Un sistema POS debe ser fácil de usar para empleados y clientes. El personal debe poder operar el sistema con la mínima capacitación, y a los clientes les debe resultar fácil usar cualquier componente orientado a ellos, como los quioscos o las plataformas de compra digitales.

• Informes y análisis de datos
  Los sistemas POS avanzados ofrecen funcionalidades de análisis de datos, lo que les permite a las empresas llevar un seguimiento de las ventas, el comportamiento de los clientes y el inventario. Estos datos pueden ser una herramienta sumamente valiosa para tomar decisiones comerciales informadas.

• Compatibilidad con el hardware
  Si ya tienes hardware, como cajas registradoras o escáneres de códigos de barras, puedes reducir los gastos extra. Sin embargo, asegúrate de que el sistema POS sea compatible con tu hardware.

• Seguridad
  Para protegerte contra las filtraciones de datos y el fraude, prioriza los sistemas POS con medidas de seguridad eficaces, como el cifrado y la autenticación de dos factores.

• Cumplimiento de la normativa
  Asegúrate de que el sistema que elijas cumpla con todas las leyes y normativas pertinentes. Esto incluye el cálculo de impuestos y cualquier requisito específico del sector, como la verificación de la edad en las licorerías.

• Reseñas y recomendaciones
  Aprovecha el boca a boca y las reseñas en línea. Consulta a otras empresas que hayan usado los sistemas POS que estás considerando implementar para aprender de sus experiencias.

Ten en cuenta estos factores a la hora de tomar una decisión informada que se adecue a tus requisitos operativos.

Cómo funciona Stripe Terminal para las empresas

Stripe Terminal es una solución de pago para las transacciones en persona que funciona a la perfección con la plataforma de pagos en línea de Stripe. Les ofrece a las empresas el hardware y el software necesarios para aceptar pagos en una tienda física a la vez que se integra en su configuración actual de Stripe. Así es como funciona:

Hardware

Stripe Terminal ofrece una variedad de lectores de tarjetas que pueden aceptar tarjetas con chip, pagos sin contacto como Apple Pay y tarjetas con banda magnética tradicionales. Estos lectores se conectan a tu sistema de puntos de venta a través de Bluetooth, USB o Internet.

Software

El componente de software es un kit de desarrollo de software (SDK) que se integra en tu sistema POS actual para crear una experiencia coherente en toda tu presencia en línea y en persona. Si ya usas Stripe para los pagos en línea, Terminal puede ser una extensión sencilla con la que gestionar los pagos en persona.

Funcionamiento como sistema POS

• Proceso de compra del cliente: cuando un cliente tiene todo listo para realizar una compra, tu sistema POS envía una solicitud al SDK de Terminal para iniciar el pago.

• Lectura de tarjetas: el cliente acerca su tarjeta al lector de tarjetas de Stripe, la inserta en él o la desliza por la ranura para tarjetas.

• Procesamiento de pagos: el SDK de Terminal se comunica de forma segura con los servidores de Stripe para procesar el pago. Todos los datos de la tarjeta se cifran.

• Finalización de la transacción: una vez que se aprueba el pago, el SDK de Terminal notifica a tu sistema POS, que imprime un recibo o le envía al cliente un recibo digital.

• Sincronización de datos: dado que Terminal forma parte del amplio entorno de pagos de Stripe, puedes encontrar todos los datos de las transacciones en tu Dashboard de Stripe, lo que facilita el seguimiento de las ventas en línea y en persona, la elaboración de análisis y la gestión de reembolsos y disputas de clientes.

• Inventario e informes: si tu configuración de Stripe ya tiene integrada la gestión de inventario, Terminal actualizará los recuentos de inventario en tiempo real a medida que se finalicen las transacciones.

Gracias a Stripe Terminal, las empresas pueden ofrecer a sus clientes varias opciones de pago con más facilidad y aprovechar las operaciones de transacciones en el back-end más sencillas. Esta experiencia integrada les permite a las empresas gestionar todos los pagos de manera uniforme, ya sea que se realicen en línea o en persona.

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